Контрольная работа на тему 10. Составление и оформление информационно-справочных документов

Содержание:

Введение 3
1 Понятие и виды информационно-справочных документов 4
2 Составление и оформление информационно-справочных документов 6
Заключение 13
Список использованных источников 14

Введение:

Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации в малом бизнесе является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом.
Документ – материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых судами.
Работа с документами, прежде всего, представляет собой четкий отлаженный механизм (документооборот), направленный на слаженную работу сотрудников таким образом, чтобы не отвлекать их от основных производственных целей предприятия. И здесь абсолютно все равно как будут организованы вопросы делопроизводства: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами – в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Цель контрольной работы является изучение справочно-информационных документов, используемых в деятельности предприятия.
В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:
1. Дать определение и рассмотреть особенности информационно-справочных документов.
2. Проанализировать некоторые виды информационно-справочных документов. Понять их назначение, правила оформления.
Предмет исследования – система документационного обеспечения.

Заключение:

В результате проведенного исследования, можно сделать следующие выводы.
Информационно – справочные документы содержат те сведения, за сообщением из которых последуют соответствующие установки. Другими словами, это приказ к выполнению. Однако они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Основное назначение информационно-справочных документов состоит в сообщении сведений одному лицу от другого. В качестве получателей информации выступают как отдельные сотрудники, так и целые отделы или учреждения.
В превалирующем количестве ситуаций рассматриваемые в работе документы можно охарактеризовать как способ взаимодействия на предприятии, в организации, учреждении: например, докладная записка, направленная начальнику отдела его подчиненным, ставит руководство в известность об определенных событиях в подведомственном ему подразделении. На содержание записки последует реакция руководителя, которая будет выражаться в разработке управленческого решения.
Используемая любым предприятием система информационно-справочных документов условно делится на две группы: справочно-аналитические документы, к которым принято относить сводки, отзывы и другие документы подобного содержания, и непосредственно информационные документы, такие как предложения, заявления и т. д.
Порядок, в котором происходит составление информационно-справочных документов, регламентируется локальными актами предприятия.

Фрагмент текста работы:

1 Понятие и виды информационно-справочных документов
Документ от текста отличается особой структурой и формой подачи содержания. Документ состоит из реквизитов, пишется в определенном стиле и несет в себе информацию от автора адресату. Количество авторов и адресатов может быть различно, содержание и структура документа может меняться, но обычно это оформляется в формате «изменения и дополнения». То есть как отдельный документ, прилагаемый к основному.
Приоритетной и даже необходимой составляющей частью кадрового документооборота на предприятии являются информационно-справочные документы. Им отводится второстепенное место: они просто доводят до сведения ответственных лиц какие-либо факты, а уже на основе этих фактов выносятся решения уполномоченных лиц.
В отличие от распорядительных документов, эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. Информационно-справочные документы обычно служат основанием для издания приказов по личному составу.
Каждое предприятие формирует свой собственный спектр наименований документов, которые принято использовать. Как правило, воля работников и руководителей не ограничивается в творческом аспекте, но основная канва определяется менталитетом и стратегией компании внутри и в отношениях с внешним миром.
Справочные документы делятся на внутренние и внешние (в зависимости от получателя справки), выдаются одному человеку, по одному запросу.
Отчетно-справочные делятся на внутренние и внешние, подготавливаются в определенные периоды (квартал, год и т. д.). Для них существуют определенные типовые формы.
Виды информационно-справочных документов, входящие в документооборот компании, их назначение и особенности представлены в таблице.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.
Таблица. Виды информационно-справочных документов, входящие в документооборот предприятия, их назначение и особенности.