Эссе на тему Современная документация в волонтерском менеджменте

Содержание:

Введение 3

Основная часть 4

Заключение 8

Список использованной литературы 9

Введение:

Прежде всего, следует отметить, что документирование  это не «ненужная, пустая формальность, отнимающая много времени понапрасну», а неотъемлемая и обязательная часть успешной волонтерской программы (организации волонтерской работы). Любая деятельность должна быть документирована, если вы хотите, чтобы она была продуктивной, имела продолжение и была известна не только вам.

В первую очередь, это необходимо для самой организации, так как документация позволяет более эффективно осуществлять все части управления волонтерами, начиная от привлечения волонтеров, проведения собеседований и обучения, поддержки, контроля, признания и заканчивая оценкой самой программы. Документируя эти шаги, вы обеспечиваете сохранение данных, преемственность (поскольку человек, отвечающий за волонтеров, может уйти или перейти на другую должность), а также точную картину того, сколько волонтеров работает в вашей организации, чем они занимаются, каков их вклад в деятельность Национального общества, какими знаниями и навыками они обладают.

Имея задокументированные данные, Национальное общество может предоставить донорам и общественности точный отчет о своей деятельности, например, сколько человек получили помощь или сколько часов добровольцы провели в программе. Это, в свою очередь, положительно скажется как на укреплении имиджа организации, так и на привлечении дополнительных средств и новых добровольцев.

Ведение документации также важно для добровольцев. Это показывает, что Национальное общество серьезно настроено на работу с ними и интересуется их нуждами. Волонтер может получить рекомендательное письмо от Национального общества на основании таких документов, как удостоверение личности и табель учета рабочего времени.

 

Заключение:

Организация должна протестировать различные методы коммуникации, такие как информационные бюллетени, электронная почта, сайты социальных сетей и т.д., чтобы узнать, какой метод коммуникации предпочитают добровольцы. Кроме того, организация должна убедиться, что ее коммуникация последовательна и понятна, чтобы она была удобна для волонтеров.

Организационная культура строится на общих ценностях, системах убеждений, установках и предположениях, которые разделяют люди в организации. Хотя каждый человек привносит свои собственные взгляды, на которые влияют окружающая среда и опыт, все вместе люди в организации могут работать над созданием общей культуры.

По большому счету, именно руководство и менеджмент организации определяют культурные требования и обеспечивают рамки, сигналы и подсказки, которые позволяют людям в организации создавать и поддерживать требуемую культуру.

Для успешной программы добровольцев необходимо, чтобы выгода была двусторонней. Роли, которые выполняют добровольцы, должны помогать организации в достижении ее целей и в то же время быть полезными для добровольца. Главное при разработке новых ролей — убедиться, что это так. Чтобы роли были значимыми, необходимо описать, как они способствуют достижению общей цели организации.

Все в организации должны быть в курсе того, что вы собираетесь ввести добровольчество или когда вы создаете новые роли. Необходимо проконсультироваться с сотрудниками, особенно если участие волонтера/волонтеров повлияет на их рабочую нагрузку. Существующие волонтеры могут иметь ценный опыт, и всегда полезно посмотреть на роль с точки зрения волонтера. Пользователи услуг/клиенты могут иметь идеи о том, как можно улучшить или развить услуги с помощью волонтеров.

Фрагмент текста работы:

Основная часть

Управление волонтерами  это процесс создания систем набора, обучения, привлечения и координации волонтеров. Проще говоря, это управление добровольцами в некоммерческой организации и работой, которую они выполняют. Создание надлежащего плана управления добровольцами может помочь организации ускорить ход своей деятельности, а также достичь своих целей [2].

Удостоверение личности волонтера официально подтверждает его статус и роль в организации, что важно для проведения мероприятий. Кроме того, волонтер и организация лучше понимают, чего ожидать друг от друга, поскольку взаимные обязательства и права подтверждены в письменном виде.

Ключевые документы по управлению волонтерами: анкета волонтера; лист интервью; должностная инструкция волонтера; контракт волонтера; кадровая карта волонтера; табель учета рабочего времени; удостоверение личности волонтера; отзыв руководителя о работе волонтера; рекомендательное письмо волонтеру от организации; благодарственное письмо волонтеру и месту его работы/учебы. В зависимости от потребностей программы и способности организации вести учет, могут быть включены дополнительные документы [4].

Соглашение с волонтером Соглашение с волонтером  это описание отношений между организацией и волонтером [7]. Заключение договора между волонтером и организацией целесообразно, если [3]:

 Это обязательное требование (в силу закона страны).

 Волонтер работает в организации длительное время.

 Выполнение работы предполагает конфиденциальность.

 Если волонтер работает с детьми или другими категориями уязвимых граждан — При выполнении поручения государственной организации.

 Если волонтеру доверены материальные ценности.

В остальных случаях описание работы волонтера выполняет функцию договора.

Заключение договора позволяет:

 Закрепить круг прав и обязанностей сторон (волонтера и организации).

 Повысить ответственность волонтера и организации за выполнение взятых на себя обязанностей.

 Улучшить отношения между волонтерами, сотрудниками и клиентами — Повысить социальный статус волонтера.

 В случае возникновения спорной ситуации помогает ее разрешить.

 Обеспечивает правовую основу для возмещения расходов волонтера.

Помимо планирования набора и обучения добровольцев, организации необходимо разработать стратегии контроля за работой, выполняемой добровольцами, и мотивировать их продолжать выполнять свои обязанности. В связи с разнообразием некоммерческих организаций, стратегии, которые они применяют, могут отличаться от одной организации к другой. Однако при разработке методов управления волонтерами организации следует сосредоточиться на лучших стратегиях, которые помогут волонтерам выполнять свою работу и одновременно будут способствовать достижению общих целей организации [1].

Существует несколько стратегий, которые организации могут использовать для управления своими добровольцами и использования их навыков и талантов. Некоторые из этих стратегий включают в себя [2]:

#1 Рекрутинг

Первым шагом в управлении добровольцами является привлечение нужных добровольцев. Организации необходимо создать систему, которая поможет найти нужных добровольцев с определенными навыками и талантами, которые принесут пользу организации. Создание заранее определенных предпочтений в отношении типа добровольцев, в которых заинтересована организация, может помочь ускорить процесс набора и получить людей с конкретными навыками и опытом.

При наборе добровольцев организация должна собрать данные о добровольцах, такие как образовательный ценз, навыки, хобби и языки, которыми они владеют. Это поможет организации распределить обязанности в соответствии с тем, чем увлекаются добровольцы или над чем им удобнее всего работать. Сопоставление обязанностей с набором навыков может помочь повысить производительность и сплоченность команд добровольцев.

#Вовлечение №2

После привлечения и приветствия добровольцев в компании следующим шагом является их вовлечение в работу, чтобы они чувствовали себя ценными и полезными для организации. Одна из ошибок, которую допускают компании, — поручение добровольцам задач, в которых они не разбираются, что приводит к снижению производительности и высокой текучести кадров.

Организация может поддерживать активность добровольцев, признавая их навыки и создавая возможности для вовлечения их в продуктивную деятельность. Если позволить волонтерам большую часть времени бездействовать, они могут почувствовать себя невостребованными, и это может побудить их искать другие пути, где их навыки могут быть использованы более эффективно [5].

Другой способ привлечения волонтеров — сделать волонтерство увлекательным занятием, организуя спортивные мероприятия, в которых команды волонтеров соревнуются и получают награды. Другие мероприятия, в которых могут участвовать добровольцы, включают кулинарные конкурсы, фитнес-лагеря, барбекю и тренировки на открытом воздухе.

#3 Удержание

Для большинства некоммерческих организаций удержание добровольцев часто является сложной задачей из-за сложности управления большими командами добровольцев с различными навыками и способностями, если нет надлежащей системы управления добровольцами. Один из способов, с помощью которого организация может повысить уровень удержания, — поддерживать связь волонтеров с менеджерами. Волонтеры должны иметь возможность легко изложить свои вопросы, рекомендации и выводы менеджерам по работе с волонтерами и быстро получить ответ.

Кроме того, организация должна предоставить добровольцам возможность увидеть влияние их работы на достижение целей организации. Например, если волонтеры создают мобильное приложение для защиты диких животных от браконьерства, организация должна обеспечить обратную связь о прогрессе приложения в борьбе с браконьерством, предоставив статистику спасенных от браконьерства животных. Это дает ощущение успеха и достижений, что мотивирует добровольцев создавать более совершенные системы.

#4 Отслеживание

Отслеживание — еще одна стратегия, которая может помочь в управлении волонтерами. Она предполагает автоматизацию рабочего процесса, чтобы помочь волонтерам узнать количество программ, которые они поддерживали в течение определенного периода, и количество часов, которые они внесли в каждую программу.

Знание уровня вклада, который они внесли в работу организации, может помочь волонтерам учитывать свое время и составлять отчеты о своем прогрессе в организации. Если организация контролирует программу признания и награждения, она может использовать свои системы отслеживания для выявления добровольцев, которые внесли наибольший вклад в работу организации.

#5 Коммуникация

Важнейшим инструментом в управлении волонтерами является создание эффективного канала связи, который волонтеры и руководство могут использовать для передачи информации друг другу. Организации необходим эффективный канал связи, который она могла бы использовать для продвижения предстоящих волонтерских мероприятий.