Эссе на тему Развитие документоведческой мысли в трудах А.Н. Соковой.

Фрагмент текста работы:

Начало зарождения архивного дела как дисциплины в СССР в рамках архивоведения связано с определенными историческими событиями. В первые годы советской власти проблему управления архивами приходилось решать в одном контексте с созданием и развитием советской государственной службы. В 1920 году были созданы Центральное контрольное управление и Народные комиссии инспекции рабочих и крестьян (НКК-РКИК), совместный партийно-государственный орган. В их задачи входило осуществление мероприятий по постоянному совершенствованию государственного аппарата, рационализации методов управления, бухгалтерского учета, учета и отчетности. CCK-RCT активно участвует в рационализации бухгалтерского учета как на практическом, так и на теоретическом уровне.

В 1925 году под руководством Народного комиссариата по делам промышленности и культуры был создан Национальный отдел организации труда (Оргстрой), который организовал разветвленную сеть филиалов по всему СССР, а в 1926 году был создан Институт технического управления (ИТМ), который обеспечивал научно-методическое сопровождение деятельности Оргстроя. За время существования CCCР, в основном из руководства проблемы совершенствования архивного дела на национальном уровне с точки зрения повышения эффективности, изучены проблемы раздельного формирования документов и возможности рационализации архивного дела. Со своей стороны, архивные органы регулируют классификацию и систематизацию документов с момента хранения и учитывают ценность документа с момента прекращения его хранения.

Говоря современным языком, существует «ответственная» структура режима, в которой документы каждой стадии жизненного цикла взаимодействуют друг с другом. Реализация этой модели не была идеальной по нескольким причинам, но она себя оправдала. Ссылки на архивные учреждения, сотрудничающие с НКРСИ, можно найти в Руководстве по архивной работе и до 1930 года.

Однако после роспуска Оргстроя, МСЭ и упразднения НКРКИ ситуация изменилась: система, регламентирующая управление архивами, в основном была направлена на защиту архивных документов, исторических и архаичных.

В 1960-х годах архивный менеджмент начал оказывать методологическую поддержку управлению архивами, ставя такие задачи, как организация потоков документов и гармонизация функций управления архивами, а также создание коллекций документов для существующих организаций. Руководящие принципы и методы совершенствования управления национальными архивами в этот период были изложены в ряде нормативных документов. Наиболее важными из них были Постановление Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР и Постановление Совета Министров СССР «О повышении компьютеризации архивного дела и улучшении подготовки архивистов».

На основе этих документов был создан Всесоюзный институт корпоративной документации и архивного дела (1966), одной из главных задач которого было создание единой национальной системы управления документами и национальной школы управления документами (1964). В 1960-е годы были созданы ВНИИДАД и ФГД МГИАИ, которые надолго стали двумя важными центрами развития советского архивного дела.

Как отмечает А.Н. Сокова, в конце 1960-х — начале 1970-х годов, после создания ВНИИДАД, фокус анализа документов сместился с выявления исторических закономерностей на область практики. Анализируя различные определения термина «документоведение» в разные годы, П.Н. Сокова называет это работой fgd — document making, так как отмечает эту тенденцию в ее формулировке и указывает на изменение предмета изучения в фокусе внимания документоведов — в структуре отрасли, на подготовку специалистов для работы государственных органов Его разработка является профи исследования для исследователей документов Все это сформировало практическое направление исследований и оказало существенное влияние на дальнейшее развитие отрасли.

В 1980-х годах А.Н. Сокова утверждала, что различные структуры (ИТ, автоматические системы управления, отделы стандартизации) работают параллельно на национальном уровне, между различными ведомствами и на конкретных организационных уровнях, координируя документы, потоки документов А.Н. Сокова связывает это с распространением электронных информационных технологий в обработке информации и развитием работ по стандартизации.

В связи с этим, в то же время, она подчеркивает трансформацию документов в контексте новых информационных технологий как научную проблему. Эти проблемы заставили историков документов расширить сферу своей деятельности от управления архивами до управления документами и попытаться создать систему, объединяющую традиционную коллекцию документов с коллекцией информации, управляемой информационными технологиями, чтобы устранить дублирование.

Тесная взаимосвязь между управлением документами и архивами, кибернетикой и информационными технологиями, а также практические задачи управления документами и архивами стимулировали и положительно повлияли на развитие многих направлений управления документами. Помимо оптимизации организации создания документов и управления ими, к числу практических задач, стоящих перед менеджерами по работе с документами, относятся распределение труда в филиалах и расчет экономических показателей, связанных с управлением документами, решение проблем обеспечения юридической значимости документов и изучение особенностей обработки документной информации на различных носителях, а также многие другие задачи работы с документами аспекты, среди прочего.

Решение такого широкого круга проблем требует участия специалистов с различным опытом и использования методов из других дисциплин, «адаптированных» к архивным проблемам, и архивных исследований В конце 1980-х годов во ВНИИД начала развиваться практика создания рабочих групп с участием различных специалистов для решения конкретных проблем. начали развиваться. Помимо библиографов и архивистов, в эти проектные группы входили лингвисты, юристы, экономисты, компьютерщики и химики. Эта междисциплинарная модель организации исследований не смогла повлиять на развитие документального анализа.

На сегодняшний день не проводился детальный анализ конкретных методов документирования, а также не изучался процесс «заимствования» конкретных методов из других отраслей, связанных с документацией. Можно выделить группы методов, которые четко интегрированы в документацию соответствующих дисциплин и адаптированы к потребностям документации. Например, в сотрудничестве с лингвистикой можно проследить методы интеграции текстов в документы, методы структурной лингвистики, психолингвистические методы и т.д.

Методы, возникшие в результате развития «библиотеки» школы документов, четко выделяются в библиографии, наукометрии и т.д. П.Н. Сокова рассмотрела возможность применения психологических методов к документальным исследованиям. Большой интерес представляет комплекс методов оптимизации процесса управления документацией, разработанный в рамках применения международных стандартов в этой области.

Схожую группу методов и их происхождение можно выделить практически во всех областях документации. Такие исследования являются своего рода «инвентаризацией» специальных методов документации и могут рассматриваться как часть процесса стандартизации документации как научной дисциплины.

Таким образом, мы видим, что в прошлом веке делопроизводство развивалось сначала в структуре РЦ КД как инструмент повышения эффективности управления, а затем в структуре архивных принципов как инструмент формирования целостных документальных фондов, и что баланс между этими двумя подходами к делопроизводству начали восстанавливаться с 1960-х годов и к концу 1980-х годов, как можно видеть, были вытеснены разработками, основанными на единой концепции, сформированной сильными органами управления архивами.

Документоведение как научная дисциплина возникло как часть архивного знания и не теряло с ним связи на протяжении всего своего развития, более того, его принципы, методологические, технические и технологические

Специфика документа обусловила существование тесной связи управления документами со многими научными дисциплинами и практическими областями человеческой деятельности Документ является предметом нескольких научных направлений, каждое из которых выделяет различные аспекты его как предмета. Этот документ — не просто, так сказать, междисциплинарный предмет. По этой причине споры вокруг «теории документоведения» не утихают.

Документоведение как научная дисциплина пока не имеет устоявшейся теоретической базы: даже вопрос о предмете и объекте демонстрации окончательно не решен, активно ведутся споры о терминологии и понятийном аппарате. Развитие на протяжении многих лет в рамках государственных структур, созданных для поддержки системы государственного делопроизводства, не требует даже «теории» управления документами.

В документальном сообществе до сих пор нет единого мнения по основным теоретическим вопросам документалистики.

Учебники, полностью отвечающие стандартам обучения документоведению, составляют небольшую часть предлагаемых изданий. Из-за небольшого тиража и других причин они не доступны широкому кругу студентов. Электронные ресурсы, столь популярные среди современных студентов, также не восполняют этот пробел.

Укрепление теоретических исследований в области документалистики только начинается. Опубликованные работы по теории управления документами, несомненно, интересны, но они, как правило, охватывают лишь некоторые аспекты этой темы.

А. Н. Сокова предложила рассматривать управление документами как сложную, комплексную научную дисциплину, которая является результатом развития теории и практики управления документами как формы управленческого труда. Документоведение разрабатывает методы создания документов, принципы управления документами, принципы построения документных систем, изучает законы формирования документов и документных систем в их историческом развитии. Это определение очень важно, поскольку оно объединяет два подхода, относя документалистику как к наукам об управлении социальными процессами, так и к историческим наукам. Принято считать, что в центре внимания документоведения находятся в основном управленческие документы.

А. Н. Сокова рассматривает услуги по поддержке управления документами как систематизацию документации и управление всеми системами документов с целью сокращения потока документов, повышения качества документов и предоставления своевременной и актуальной информации для принятия решений при применении современной техники и новых информационных технологий.

Из этого утверждения можно сделать вывод о двух важных различиях между управлением документами. Во-первых, управление документами охватывает все документы в организации, в то время как управление записями в основном охватывает только организационную и административную документацию. Во-вторых, управление документацией позволяет гораздо шире использовать информацию и технологии в работе с документами.

По словам Ларина, управление записями – это термин, который описывает переходный этап от традиционного управления записями к управлению документацией.

Современный документооборот не обязательно должен ограничиваться административным документооборотом. В условиях перехода к информационному обществу специалисту по управлению документами необходима базовая подготовка, позволяющая ему работать во всех областях информационной и документационной деятельности. Такой тип обучения в значительной степени обеспечивается зарождающейся тенденцией в классическом университете.

Выпускники классического университета не только востребованы на рынке труда, но и способны позитивно влиять на различные сферы информационно-документационной деятельности и формировать цивилизованное информационное пространство России.