Эссе на тему Разработка положений о подразделении и должностных инструкций

Содержание:

Эссе 3

Список использованной литературы 12

Фрагмент текста работы:

Документационное обеспечение управления существует в любой организации независимо от ее организационной формы, а также характера и содержания деятельности. Документационное обеспечение управления является отраслью деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. В качестве документа следует признать основной способ реализации фиксации и передачи управленческой и прочей информации в ходе исполнения ряда бизнес-процессов. Эффективность организационной работы с документацией определяет в существенной степени качество принимаемых решений и потому от этого зависит еще и результативность осуществляемой деятельности компании. Отдельная, не входящая в комплексную систему измерений, проводится в отношении прикладных функций, в частности, в части обучения и повышения квалификации персонала.

Разработкой фиксации управленческих данных занимаются специальные службы. В настоящее время разработаны документальные методы, позволяющие получать такие характеристики процесса, как частоты возникновения и характера колебаний, моменты их возникновения и характер изменений, а также топологические характеристики мест их возникновения и т. д.

Актуальность рассматриваемого вопроса определяется необходимостью эффективной структуры документационного обеспечения управления и соответственно разработки положений о подразделении и должностных инструкций. Возникновение ошибок в документах организационного характера приводит к многочисленным трудностям в процессе исполнения той или ной работы. Кроме того, эффективность реализации стратегии предприятия в существенной степени зависит от качества организационного проектирования в документационном обеспечении управления. В соответствии с последним определяется порядок представления документов, регламентируются отношения между документами и информацией, содержащейся в них. Важнейшим качеством документов выступает их характер. Существуют два подхода к отбору документов, связанных с планированием и технологией. Первый из них — на основе определения цели и предмета планирования, а второй — на основе определения параметров отдельных документов.

Для качественной работы сотрудников компании крайне важна определенность. По-настоящему эффективная работа не представляется достижимой, если нет четких указаний относительного того, что требуется сделать и что в результате ожидается. В этой связи речь идет о четко прописанных обязанностях, правах, возможностях сотрудников предприятия. Подобная информация непосредственно указывается в соответствующих должностных инструкциях, а также в положениях о подразделении .

В положении о подразделении прописываются конкретные направления деятельности, функции структурного подразделения предприятия. В данном положении прописывается специфика организации рабочего места персонала, особенности реализации контроля текущей деятельности, оценка работы персонала, может присутствовать характеристика элементов корпоративной культуры с пояснением их роли в деятельности конкретного сотрудника.

Положение о структурном подразделении является локальным нормативным документом, который не является с точки зрения российского законодательства обязательным, однако желательным для уточнения функций и ролей и их распределения между различными подразделениями организации.

Основой организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регулируют статус организации, ее структуру, персонал, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее отдельных, структурных подразделений и должностных лиц .

Все организационно–правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если таковой имеется): Советом директоров, Собранием акционеров и т.д. Все нормы в этих документах обязательны к исполнению .

Практическое преимущество положений заключается в том, что в них как можно более конкретно указано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. Это, в свою очередь, облегчает контроль за выполнением указаний руководителя. Когда два подразделения организации «передают» выполнение задачи друг другу, откладывая решение, и не могут договориться между собой, кто что будет делать, положения о подразделениях помогут разобраться. Поэтому дальновидные менеджеры обычно лично заинтересованы в том, чтобы подготовить положение о подразделении и сделать его как можно более подробным .

Самый простой пример: отдел хочет архивировать неформализованные документы — в папках. Документы не были отсортированы, и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, чтобы секретарь сортировал эти документы и формировал их в дела. Секретарь, открыв правила архива, обращает внимание начальника на то, что архив принимает документы, сформированные по делам в соответствии с номенклатурой дел. Это внутреннее корпоративное право, и необходимо это учитывать.

Положения о структурных подразделениях, пожалуй, являются наиболее распространенной и популярной формой регулирования. Поскольку правила, определяющие схемы для структурных подразделений, и правила их разработки не установлены законом, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны регулироваться в этих локальных схемах.

В обязательном порядке с утвержденным регламентом должны ознакомиться все заинтересованные сотрудники предприятия: если это ведомственный регламент, то все сотрудники отдела; если регламент по работе с претензиями, то все те, кто работает с претензиями и т.д. Каждый новый сотрудник организации в свой первый рабочий день должен изучить все положения и должностную инструкцию, в соответствии с которыми ему придется работать.

Должностная инструкция — это внутренний нормативный документ организации, который определяет права и обязанности работника предприятия. В должностной инструкции указываются права, полномочия, требования к квалификации специалиста, специфика поощрений и санкций. Использование должностных инструкций направлено на регулирование деятельности сотрудника, поскольку в этом документе указывается, что именно сотрудник делает на своем рабочем месте и как взаимодействовать с начальством и коллегами .

Должностная инструкция дает ответы на такие вопросы: как обеспечить рациональное распределение труда, как правильно подобрать персонал, осуществить их расстановку и рациональное использование, как добиться объективности при аттестации сотрудника, поощрить его или наложить на него дисциплинарные взыскания. Должностная инструкция является кратким теоретическим обоснованием. Она представляет собой раздел учебной литературы, разъясняющий положение об иерархическом устройстве организации и принятых в ней методах управления персоналом.

Благодаря должностным инструкциям можно свободно следить за тем, за что отвечают сотрудники. Практически любая ошибка, как правило, является результатом неправильных действий. Если сотрудник совершил дисциплинарный проступок, прежде всего, необходимо прибегнуть к тексту должностной инструкции, чтобы выяснить, какие правила нарушил сотрудник, входило ли их выполнение в перечень его обязанностей. Материальная и дисциплинарная ответственность исключается, если работник не обязан выполнять определенные действия.

Должностные инструкции являются необходимым средством управления персоналом. Они помогают:

— избегать дублирования при выполнении определенных видов работ;

— обеспечить взаимосвязь сотрудников, занимающих различные должности, при решении производственных и управленческих задач;;

— давать объективную оценку деятельности сотрудника при принятии решения;

— обосновать необходимость применения дисциплинарных взысканий в случае неисполнения или некачественного выполнения работником возложенных на него обязанностей .

Прежде всего, должностная инструкция — это руководство к действию для самого сотрудника, в котором содержится информация о том, каких действий от него ожидают, и по каким критериям будут оцениваться результаты его работы. Далее, должностная инструкция должна быть устроена таким образом, чтобы ее можно было легко скопировать, а затем распространить в качестве служебной документации в корпоративной среде.

Должностная инструкция является основанием для отказа в работе лицам, которые недееспособны из-за своих деловых качеств или ранее были уволены по «негативным» причинам. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, таким бывшим сотрудникам запрещается отказывать в работе, если они обладают соответствующими профессиональными качествами. Но даже в этих ситуациях инструкция может прийти на помощь работодателю, если в ней содержатся такие критерии для занятия должности, которым соискатель не соответствует.

Должностная инструкция является необходимой составляющей, продолжением штатного расписания организации, поскольку именно этот локальный документ устанавливает трудовую функцию работника, то есть работу по должности, профессии, квалификации, его взаимоотношения в трудовом процессе и, в первую очередь, его подчиненность в иерархической системе, а кроме того, возможность замены смежных должностей, специальностей. Кроме того, инструкция неразрывно связана с трудовым договором, который, устанавливая обязательные и дополнительные условия, определяет объем полномочий работника .

Функции сотрудника — это сфера деятельности работника, которая передается ему в качестве ответственности за регулярное достижение ожидаемых результатов. Область деятельности сотрудника — это также зона ответственности. Работник осуществляет свою деятельность в конкретной области и достигает запланированных результатов. Целью деятельности сотрудника является поддержание эффективности работы предприятия. Достижение поставленных целей и выделение времени для их осуществления является обязанностью всех сотрудников. Поэтому не существует никаких иных целей, кроме достижения тех, которые предусмотрены действующим законодательством .

Обратим внимание, что в большом количестве компаний (особенно средних и малых) должностные инструкции вообще не составляются. Сотруднику устно объясняют, что ему нужно делать, и объем его обязанностей в этом случае может меняться изо дня в день. Понятно, что, пытаясь описать все функции и виды работ, на которых он работает, разумный человек, как правило, запутывается, ему будет трудно, даже невозможно передать всю полноту обстоятельств работы. А практика показывает, что работа в таких компаниях часто проходит по принципу взаимозаменяемости.

Однако должностная инструкция необходима, прежде всего, для упорядочения работы не только подразделения, но и всей организации. Чаще всего в должностной инструкции описываются обязанности и права сотрудников. При отсутствии таких указаний возможно, что обязанности, возложенные на сотрудника, не будут выполнены, и такому лицу нельзя будет объявить выговор за халатное отношение к своим обязанностям, невозможно будет применить меры административной ответственности, поскольку его обязанности как таковые не были зафиксированы в документах. Для выполнения обязанностей, изложенных в должностной инструкции, необходимо наличие соответствующих положений, закрепляющих практическую сторону деятельности.

Еще одна ошибка — составление должностной инструкции без соответствующей основы. Эта ошибка часто совершается на этапе разработки должностной инструкции. Каждая должностная инструкция должна быть разработана на основе нормативных актов в конкретном подразделении, к примеру, положение о подразделении. Все функции, возложенные на подразделение, должны быть распределены между сотрудниками. Поэтому позиция подразделения очень важна. Второй документ, который нужен для составления должностной инструкции – это устав организации, а также штатное расписание. Руководители сами утверждают штатное расписание, поэтому имеют право добавлять в него необходимые им функции. Работа руководителя – это разработка и согласование совместно разрабатываемого документа.

Кроме того, должностные инструкции часто составляются сотрудниками отдела кадров. Однако кадровик не может и не должен составлять должностную инструкцию, поскольку он не обладает достаточно глубокими знаниями обо всех сферах деятельности компании и об особенностях всех профессий – от уборщицы до директора.

Инструкции должны быть разработаны руководителями структурных подразделений и подписаны ими. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и подписывается им. Руководитель структурного подразделения или специалист, выполняющий такие обязанности, обеспечивает выполнение всех указаний в соответствии с принятыми положениями.

Следующей проблемой можно отметить неполноту оформляемых документов, отсутствие определенных важных моментов, влияющих на деятельность сотрудника. Итак, должностная инструкция обязательно должна содержать следующие пункты.

1. Прямое подчинение сотрудника. В целом считается, что прямое подчинение подразумевается само по себе. Главные бухгалтеры обычно не довольны тем, когда их обязывают указывать, что кассир отчитывается перед главным бухгалтером. Действительна только та позиция, которая существует на бумаге. И если в соответствующем документе не указано, что кассир подчиняется непосредственно главному бухгалтеру, это означает, что он подчиняется директору, при этом косвенно подчиняясь директору через главного бухгалтера.

2. Порядок назначения и увольнения. Эта процедура не изменилась, назначение и увольнение производятся приказом, а не по договоренности. Контракт является только основой для заказа.

3. Чем руководствуется сотрудник в своей деятельности. Это довольно простой момент, который не влияет на юридическую силу документа. Необходимо обратить внимание на следующее: когда руководитель кадровой службы пишет своему подчиненному, что он руководствуется должностной инструкцией в своей деятельности, это звучит абсолютно безграмотно. Прямой ссылки на описание вакансии недостаточно: вам перечислить ряд нормативных актов. Каждый сотрудник, независимо от занимаемой должности, руководствуется, прежде всего, действующим законодательством (несмотря на то, что в нем постоянно происходят изменения). За этим следуют различные локальные нормативные акты: инструкции, положения, пояснительные записки, нормативные материалы межотраслевых органов. Затем нужно указать стандарты отрасли. Если организация является филиалом или представительством, необходимо указать организацию более высокого уровня. И последняя строка — это положение об отделе и текущая должностная инструкция .

Таким образом, система нормативных документов представляет собой целостную систему. Правила для структурных подразделений должны быть увязаны с правилами работы сотрудников. Персональные должностные инструкции, по сути, являются одним из компонентов положения для отдела, которое содержится в отдельном документе исключительно для удобства пользователей. Поэтому нужно стараться использовать одну и ту же формулировку во всех документах.

В заключении добавим, что должностные инструкции занимают одно из центральных мест в локальном регулировании трудовых отношений. Они являются необходимым и эффективным средством организации труда, соответствуют защитным и воспитательным принципам трудового законодательства.