Другое на тему Управление документацией

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССАМИ 5

1.1. Понятие процесса 5

1.2. Характеристика процессного подхода к управлению 6

1.3. Общие сведения о методология моделирования IDEF 10

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ» 15

2.1. Общая характеристика предприятия ПАО «Газпром» 15

2.2.Описание процесса «Управление документацией» 16

2.2.1. Особенности стратегического планирования 16

2.2.2. Методология стратегического планирования 17

2.2.3. Подходы к составлению стратегий 18

2.2.4. Этапы стратегического планирования 19

2.3. Функциональное моделирование процесса «Управление документацией» на базе стандарта IDEF0 20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 33

Введение:

ВВЕДЕНИЕ

Процесс управления документацией является одним из элементов системы качества. Система документооборота организации требует последовательности, своевременности и упорядоченности. От этого в первую очередь зависит эффективность управления предприятием в целом.

Для того, чтобы извлечь из деятельности положительный экономический эффект важно, в первую очередь, качественно отобрать, обработать и интерпретировать информацию. При этом стоит отметить, что информация является основной необходимой оставляющей процессов функционирования предприятия.

Это важно учитывать в процессе разработки системы документооборота компании, поскольку это влияет на достижение целей и задач, фактическое поведение заказчиков и пользователей, участвующих в процессе текущей деятельности. Также различными могут быть и требования к знаниям тех специалистов, которые будут выстраивать эти процессы.

Каждый процесс имеет достаточно стабильный маршрут движения, который определен принятым управленческим процессом в организации и зависит от типа, состава и содержания документов, степени регламентации функций и распределения обязанностей между руководителями и структурными подразделениями, а также от принятой в организации технологии работы с документами.

Актуальность представленной темы состоит в том, что при разработке системы управления документацией много внимания уделяется составу документации, движению документов, правилам их обработки. Данная процедура задает единые правила обращения с документацией, от соблюдения которых во многом зависит эффективность работы не только самой системы качества, но и организации в целом.

Цель работы — обосновать необходимость проектирования процесса «управление документацией» на примере ПАО «Газпром».

Объект работы — ПАО «Газпром».

Предмет работы — функциональное моделирование процесса «управление документацией» на базе стандарта IDEF0.

Задачи работы:

1. Раскрыть понятие процесс функционирования предприятия.

2. Охарактеризовать элементы процессного подхода в управлении.

3. Изложить общие сведения о методологии моделирования IDEF.

4. Дать общую характеристику предприятия ПАО «Газпром».

5. Описать процесс «Управление документацией» ПАО «Газпром».

6. Оценить функциональное моделирование процесса «Управление документацией» на базе стандарта IDEF0.

Степень научной разработанности проблемы. Разработка теоретических, методических и практических вопросов, связанных с формированием системы управления на предприятии нашла отражение в работах следующих отечественных и зарубежных ученых: Марковой В. Д., Кузнецова С. А и многих других.

В процессе проведения исследования были использованы методы системного подхода, методы оптимизации и принятия решений.

Работа включает введение, теоретический раздел, практический раздел, заключение, список использованных источников.

Практическая значимость работы выражена в необходимости моделирования процесса документационного управления.

Заключение:

Изучив вопрос, касающийся управлением документации на предприятии, можно прийти к выводу о том, что управление документацией является неотъемлемой частью экономической политики любого крупного предприятия. Управление документацией – это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. Оно о включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — с помощью средств механизации, в-третьих — эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более-с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб

В данной курсовой работе был рассмотрен процесс «Управление документацией» и составлены схемы по методологии IDEF0 на основе деятельности предприятия. Поставленная цель достигнута, задачи решены.

Методология IDEF0 основана на подходе, получившем название SADT (Structured Analysis & Design Technique — метод структурного анализа и проектирования). Основу этого подхода и методологии IDEF0 составляет графический язык описания (моделирования) систем. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы, и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности.

В ходе выполнения курсовой работы получено графическое представление модели управление документацией в виде иерархии диаграмм, обеспечивающее компактность представления информации, а также максимальную выразительность, возможность визуально представить все процессы, связанные с деятельностью предприятия. Создание контекстной диаграммы для данной функциональной модели выполнялось в программе MicrosoftVisio 2010, которая поддерживает методологию IDEF0. Курсовая работа содержит описание создания диаграммы для функциональной модели и диаграммы декомпозиции.

А также были рассмотрены процессный подход и аспекты управления процессами. Поставленные цели были достигнуты и выполнены.

Изучив вопрос, касающийся управлением документации на предприятии, можно прийти к выводу о том, что управление документацией является неотъемлемой частью экономической политики любого крупного предприятия. Управление документацией – это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения

. Оно о включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — с помощью средств механизации, в третьих — эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более — с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССАМИ

1.1. Понятие процесса

В настоящее время большинство предприятий находятся в эпицентре кардинальных преобразований. Предприятия, достаточно долгое время функционировавшие на основе принципов конкуренции, начали устаревать. В рыночных условиях, сложившихся к настоящему моменту, достаточно сложно, а порой просто невозможно существовать, имея в арсенале лишь своевременное внедрение новых технологий в производство и отличное управление финансовыми активами. ХХI век охарактеризовал себя как «информационная эпоха» — время, когда для успешного функционирования организации необходимо мобилизовать и в полной мере использовать как свои материальные, так и нематериальные активы.

Желаемый результат достигается более эффективно, когда соответствующими ресурсами и видами деятельности управляют как процессами2.

В ИСО Р 900-2015 есть такой термин процесса:

Процесс — это совокупность взаимосвязанных и(или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения намеченного результата.1.

Процессы можно разделить на 5 блоков:

1.Основные —ориентированы на производство продукции или оказание услуг, направленной на получение прибыли.

2.Вспомогательные процессы —процессы, обеспечивающие нормальную и бесперебойную работу основных процессов, которые на прямую связанны с продукцией. Результаты их деятельности «поддерживают» производство продукции.

3.Обеспечивающие, или вспомогательные, процессы снабжают ресурсами все процессы предприятия. В отличие от основных количество