Дипломная работа (ВКР) — колледж, техникум на тему Регламентация ведения делопроизводства

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 4

Глава 1 Теоретические аспекты исследования регламентации ведения делопроизводства 7

1.1 Значение и основные понятия ведения делопроизводства 7

1.2 Правовая регламентация делопроизводства 9

1.3 Отраслевые особенности ведения и регламентации делопроизводства 15

Глава 2 Практические аспекты исследования регламентации ведения делопроизводства на примере Управления социальной политики по Тавдинскому и Таборинскому районам №7 19

2.1 Порядок и особенности делопроизводства в Управлении социальной политики по Тавдинскому и Таборинскому районам 19

2.2 Существующие проблемы регламентации ведения делопроизводства в Управлении 32

2.3 Возможные пути решения выявленных проблем 36

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 50

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 52

ПРИЛОЖЕ-НИЯ………………………………………………………………….55

Введение:

С появлением письменности, как одним из способов изложения ин-формации, появилась необходимость в создании разных документов, например, договоров соглашений. С развитием письменности способом общения и передачи помимо государственного значения стали документы. Совершенствование управленческой работы обуславливается насущными потребностями формирования общей государственной системы делопро-изводства, поскольку существенной формой работы аппарата управления является организационной деятельности документирования.

Необходимо отметить, что эффективное управление делопроизвод-ства трудно построить, если оно не налажено в организации. Налаженная организация делопроизводства и документооборота, обуславливает не только эффективность и оперативность управленческих решений, а также общие показатели результативности учреждения. Поэтому важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посред-ством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную си-туацию. Проблема организации делопроизводства актуальна на современ-ном этапе. Многочисленные ошибки при неверном оформлении докумен-тов — это то, с чем мы сталкиваемся каждый день. Для правильной орга-низации делопроизводства в учреждении существует достаточное количе-ство нормативно правовых и законодательных актов.

Делопроизводство составляет полный оборот и движения докумен-тов с этапа их получения и до окончания исполнения, отправки является базой развития организации. Деятельность государственного учреждения напрямую связана с документационной работой. Информация посред-ством документа передается во времени и пространстве. В связи с вышеиз-ложенным актуальность настоящей работы определяется следующим об-разом. Носитель информации в качестве непременного элемента выступает организация деятельности учреждения. Не имея представления о структу-ре, виде, назначении, классификации документа невозможно грамотное его составление. Организованный документооборот распределение функций между исполнителями облегчает работу учреждения. Входящие и исходя-щие документы являются неотъемлемой частью документооборота учре-ждения, а именно они связывают учреждение с органами власти и сторон-ними организациями. От правильного их движения документов зависит их своевременное исполнение.

Тема актуальна в настоящее время, т.к. в государственных учрежде-ниях документообороту уделяется особое внимание, потому что, учрежде-нию важна грамотная постановка работы документооборота, чтобы иметь престижную репутацию, учреждению недопустимо совершение ошибок в оформлении документов, поскольку современное общество развивается и совершенствуется в правильном оформлении документов.

Объект исследования: организация делопроизводства в государ-ственных учреждениях.

Предмет исследования: анализ регламентации делопроизводства.

Цель исследования: изучение документооборота в службе делопро-изводства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. раскрыть основные понятия и термины, применяемые в делопро-изводстве;

2. проанализировать нормативно-правовую базу, регламентирую-щую делопроизводственные процессы;

3. исследовать делопроизводство и документооборот в государ-ственных учреждениях.

Источниковая база:

— нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопро-сам информатизации, архивного дела, управления документацией, дело-производства (например, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информа-ции», Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подпи-си» и т.д.);

— государственные стандарты сферы делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требова-ния» , 5. ГОСТ Р 54471-2011. Системы электронного документооборота и т.д.), который послужат в качестве хорошей терминологической базы для нашего исследования.

Теоретическую основу работы составили труды и научные публика-ции таких авторов как: Е. Носкова, Л.П. Татузова, Н.А. Птицын, Э.Г. Дадян и других. Перечисленные работы послужат опорой для проведения исследования. В них можно почерпнуть много полезной информации, свя-занной непосредственно с электронным документом.

Цель и задачи исследования определили структуру работы, которая представлена введением, двумя главами, заключением и списком исполь-зованных источников.

Заключение:

Сегодня в большинстве развивающихся стран осуществляется тради-ционное управление бумажными документами, но электронные формы до-кументации, хранящиеся на компьютерах и серверах, такие как электрон-ная почта, веб-страницы и базы данных, становятся широко распростра-ненными. Развитие цифровой экономики приводит к тому, что российские компании отказываются от ранее свойственного им консервативно-скептического подхода к новым технологиям.

Документооборот в России в большей части все еще остается бумаж-ным; для России в отличие от зарубежных стран характерен чётко выра-женный вертикальный характер движения документов с жесткой регламен-тацией маршрутов движения документов, а также наличие специальных служб для выполнения основных делопроизводственных операций.

Российским организациям необходимо учитывать, как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные запад-ные для рациональной работы с документами и для повышения конкурен-тоспособности. Поэтому руководитель должен предъявлять особые требо-вания к профессиональным знаниям работников, стимулируя их к актив-ному поиску оптимальных решений, в том числе и путем обращения к международной практике.

К основным направлениям совершенствования документационного обеспечения управления в России можно отнести:

разработку единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

стандартизацию и унификацию документов, в том числе стандарти-зацию и унификацию новых информационных технологий;

обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа;

реализацию «Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ре-сурсов»;

повышение уровня подготовленности работников аппарата управле-ния в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

Совершенствование документационного обеспечения управления становится обязательным в современных условиях интеграции России в мировое информационное пространство.

Фрагмент текста работы:

Глава 1 Теоретические аспекты исследования регламентации

ведения делопроизводства

1.1 Значение и основные понятия ведения делопроизводства

Термин делопроизводство был образован от сочетания слов «произ-водство дела» возник во второй половине XVIII века. Этот термин «произ-водства дела» означал решение судебных или административных вопросов и понимался как деятельность, которая связанна с принятием решений, то есть с производством дел . Именно это и было заложено в основу понятия «Делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящих-ся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Современную терминологию делопроизводства ре-гламентирует ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором «Делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документи-рование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется синони-мичный ему термин «документационное обеспечение управления». Его возникновение обусловлено изменением организационной базы делопро-изводства в связи с внедрением в документационное обеспечение управле-ния современных информационных технологий, а именно использования информации, поиска, создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска. Подготовка любого документа заключается в правильном оформ-лении его реквизитов, из которых оно составляется, а именно текст, адрес, подпись, виза утверждения и согласования документа. Весь объём доку-ментов, обращающихся в учреждении – это своеобразная память учре-ждении, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу учреждения, прини-мать наилучшие решения.

Систему документации составляет совокупность различных видов и разновидностей документов, взаимосвязанных по признакам происхожде-ния, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформ-лению. Документ способен вызывать определенные юридические послед-ствия, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положе-ния не противоречат действующему законодательству, а оформление – принятому порядку. Только при соблюдении этих условий документ при-обретает юридическую силу (юридическая сила — это свойство официаль-ного документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления).

Перемещение документов с этапа их формирования или получения до полного окончания выполнения, помещения в дело согласно номенкла-турному номеру подразделения или отправки называется документообо-ротом. Информационная система, обеспечивает сбор, то есть включение документов в систему, обработку, управление и доступ к документам, это и составляет систему электронного документооборота.

Система электронного документооборота является автоматизирован-ной информационной системой, обеспечивающей создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хране-ние и доступ к ним, а также регистрацию документов. Электронный доку-ментооборот — документооборот с использованием информационной конвенции. В технологию деятельности работы с документами входит при-ем и обрабатывание документов; заблаговременный анализ и разделение документов; регистрация и надзор исполнения документов, и их отправле-ние, а кроме того, формирование дел и хранение документов . Основными носителями различной социально значимой информации в обществе явля-ются документы.

Можно сделать вывод, что делопроизводство в учреждении охваты-вает все вопросы документооборота и организацию работы с документа-ми, которая включает в себя оформление и составление документов, веде-ние переписки, в общем, весь комплекс работ с документами. Также хочет-ся отметить, что каждому гражданину тоже необходимо владеть знаниями по правильному созданию и подготовки документов, ими могут быть заяв-ления и многие другие документы, для подачи в любую организацию или учреждение.