Дипломная работа (ВКР) — колледж, техникум на тему Разработка информационной системы документооборота бухгалтерии школы

Содержание:

Введение. 4

1 Описание деятельности бухгалтерии МОУ СОШ Перспектива. 6

1.1 Деятельность МОУ СОШ
Перспектива и ее структура. 6

1.2 Функции бухгалтерии. 8

1.3 Анализ процессов деятельности бухгалтерии школы.. 9

1.4 Определение требований к информационной системе документооборота
бухгалтерии МОУ СОШ Перспектива. 21

2 Проектирование и реализация информационной системы.. 25

2.1 Определение функций пользователей системы.. 25

2.2 Алгоритмы работы объектов системы.. 28

2.3 Разработка структуры базы данных системы.. 32

2.4 Описание реализации объектов системы.. 37

2.5 Работа информационной системы.. 44

Заключение. 49

Перечень использованных источников. 51

Приложение. Код программы   54

Введение:

Одна из важных составляющих улучшения процесса
функционирования любого предприятия заключается в том, чтобы оптимизировать
процессы управления документооборотом, что позволит снизить нагрузку на
сотрудников, уменьшая объем создаваемых документов и сокращая время поиска
нужной информации из документов.

В настоящее время использование систем электронного
документооборота становится актуальным. Этому есть несколько причин. Первое –
возникает необходимость обработать быстро и качественно полученную  информацию. Второе – потеря информации или
получение ее посторонними людьми приведет к серьезным проблемам, начиная от усиления
конкурентов, заканчивая физической ликвидацией компании (предприятия).
Проблемы, которые возникают при работе с документами традиционным способом:

— высокая
вероятность потери документов;

— сложность
архивирования и хранения неиспользуемых документов;

— место, связанное с
хранение документов постоянно растет и требует увеличения площадей;

— информация в
документах не является защищенной и может быть доступна большому кругу
пользователей;

— поиск документа и
формирование отчетности занимает большой промежуток времени, теряется
оперативность и своевременность принятия решений;

— появление
дубликатов документов, в которые вносятся исправления, что со временем может
привести к непониманию, где наиболее правильный вариант документа;

— большой промежуток
времени требуется на согласование документа.

Описанные проблемы способствуют распространению систем
электронного документооборота. Использование данных решений позволяет:

— обеспечить слаженную работу между подразделениями
предприятия;

— упростить работу с документами, повысить ее
эффективность;

— производительность труда сотрудников будет повышена по
той причине, что время на создание, обработку и поиск документов значительно
сократиться;

— обеспечивать разграничение прав доступа между
сотрудниками к информации, что позволит обеспечить необходимую защиту данных.

Особенно
актуальным становится использования систем документооборота для бухгалтера
школы, который должен вести учет бухгалтерских операций школы и обеспечивать
формирование отчетности в органы, которые являются руководящими по отношению к
школе – ГорОНО, Министерство образования, муниципальные отделы образования и
т.п.

Предметом
исследования является общеобразовательное заведение.

Объектом
исследования является деятельность бухгалтера школы.

Целью
работы является разработка информационной системы документооборота бухгалтерии
школы.

Задачи
работы:

– представить описание деятельности школы и отобразить ее
структуру, определить функции бухгалтерии;

– выполнить анализ процессов деятельности бухгалтерии школы,
определить требования к информационной системе документооборота бухгалтерии
школы;

– представить функций пользователей и алгоритмы работы
объектов системы, выполнить разработку структуры базы данных системы;

– представить описание реализации объектов и работу
информационной системы.

Реализованное
решение позволит упорядочить документооборот и обеспечить более быстрое
взаимодействие бухгалтерии школы как с внутренними подразделениями школы, так и
внешними учреждениями, которые сотрудничают со школой.

Заключение:

Внедрение
систем документооборота на любом предприятии позволяет оптимизировать и
автоматизировать все процессы, связанные с созданием документов, их
согласование, утверждение, ознакомление, выполнением поручений и контроля
прохождения документа по всем заданным стадиях. Решения большинства
информационных систем документооборота базируются на концепции единого
информационного пространства и позволяют создать унифицированную систему работы
с любым содержанием в разных форматах.

Выгоды
от внедрения систем документооборота:

– быстрая и качественная обработка входящей, внутренней и
исходящей документации;

– ускорение процессов прохождения и согласования документов
внутри организации;

– сокращение ошибок в работе с документами;

– возможность постановки на контроль определенного
документа, группы документов, выполнение поручений и др.;

– широкие аналитические возможности по параметрам, задаются
или настраиваются;

– возможность групповой работы (в том числе и удаленных
пользователей);

– возможность криптографической защиты данных при пересылке
(защита данных от изменений при передаче);

– возможность использования электронной цифровой подписи (в
пределах организации) для точной идентификации документа и подтверждение его
целостности;

– существенное сокращение затрат на подготовку исходной
документации (в том числе большого количества документов для рассылки клиентам
или партнерам).

Школа
является много структурированной, специфической организацией, в которой
переплетается ведение бухгалтерского учета, кадрового учета с такими процессами
как расчет учебной нагрузки, проведение учебных занятий, формирование
индивидуального плана учителя и др.

В рамках данной работы были
выполнены следующие задачи:

– представлено направление деятельности МОУ
СОШ Перспектива, ее организационная структура;

– определена роль бухгалтерии и
представлены основные процессы деятельности бухгалтера школы, для визуализации
процессы были представлены с помощью диаграмм нотаций IDEF0, DFD;

– определены требования к информационной системе
документооборота;

– разработаны диаграммы вариантов использования и
деятельности, которые позволили определить функции пользователей системы и
алгоритмы работы объектов;

– представлена схема базы данных;

– отображена разработка объектов и их работа в режиме
исполнения.

Внедрение информационной системы документооборота
бухгалтера школы преследует следующие цели:

— освобождение от рутинной работы специалистов;

— автоматизация работы бухгалтерии при ведении учета
материальных средств и начисления заработной платы;

— повышения
производительности исполнителей, работающих с документами в отделе бухгалтерии;

— уменьшения затрат на
организацию взаимодействия между сотрудниками и подразделениями школы, а также
сторонними инстанциями [17].

Фрагмент текста работы:

1
Описание деятельности бухгалтерии МОУ СОШ Перспектива 1.1 Деятельность МОУ СОШ
Перспектива и ее структура Задача
МОУ СОШ Перспектива это последовательное введение ребенка в мир знаний,
подготовка к упражнениям, обязательствам студента и его реализации на
саморазвитие. Обучение в школе обеспечивает безопасные условия и дружескую
атмосферу обучения с учетом индивидуальных возможностей и потребностей, которые
затем будут востребованы в процессе обучения студентом. Важнейшей целью
образования в начальной школе является раскрытие для интегрального
биологического, познавательного, эмоционального, социального и нравственного
развития ученика. Образование в МОУ СОШ Перспектива продолжается
одиннадцать лет и условно разделено на три образовательных этапа:

1)
1-й образовательный этап, охватывающий I-IV класса начальной школы — начальное
школьное образование;

2)
второй образовательный этап, охватывающий 5-9 классы начальной школы, основной
общее образование;

3)
третий этап — полное общее образование.

Можно
выделить такие направления деятельности МОУ СОШ Перспектива:

– обеспечить непрерывный учебный процесс;

– ведение школьной документации по успеваемости – классный
журнал;

– повышение качества образования, стимулирование учеников
для участия в различных конкурсах и олимпиадах;

– формирование учебных планов в соответствии с требованиями
Министерства науки и образования;

– вести учет хозяйственных объектов школы;

– осуществлять работу по повышению квалификации имеющихся
кадров, с привлечением более опытных педагогов для улучшения качества
образования;

– взаимодействие с родителями учеников – проведение
собраний, информирование об успеваемости, оповещение.