Дипломная работа (ВКР) — колледж, техникум на тему Работа секретаря в приемной (на примере конкретной организации)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ 6

1.1. Особенности организации деятельность секретаря в приемной 6

1.2 Нормативная база деятельности секретаря 16

2. АНАЛИЗ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ КСКК «АКВАЛОО», Г. СОЧИ 22

2.1. Организационно-экономическая характеристика КСКК «АкваЛоо», г. Сочи 22

2.2 Анализ результатов деятельности секретаря в приемной и его место в системе ДОУ КСКК «АкваЛоо», г. Сочи 34

2.3 Рекомендации по совершенствованию организации работы секретаря в системе ДОУ КСКК «АкваЛоо», г. Сочи 37

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 42

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 46

ПРИЛОЖЕНИЯ 49

Введение:

Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие «стиль руководителя» включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обонянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по нему зачастую судят как о руководителе, так и об организации.

Актуальность данной работы определяется тем, что современное учреждение невозможно представить себе без секретаря. Специалисты этой профессии способствуют улучшению организации труда руководящих работников и повышению его эффективности, являются посредниками между ними и остальными членами организации. Секретарь – это лицо учреждения. В его труде все важно, в нем нет мелочей. Отписка, неряшливо оформленный служебный документ, не по адресу и не вовремя отправленное письмо, забывчивость, небрежность могут принести большой ущерб делу. Возрастание роли руководства предприятием заставляют по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в структуре управления.

Целью дипломной работы является рассмотрение технологии работы секретаря в приемной КСКК «АкваЛоо» в городе Сочи.

Исходя из поставленной цели, были определены следующие задачи:

— рассмотреть особенности организации деятельность секретаря в приемной

-рассмотреть нормативную базу деятельности секретаря

-дать организационно-экономическую характеристику КСКК «АкваЛоо», г. Сочи

-проанализировать результаты деятельности секретаря в приемной и его место в системе ДОУ КСКК «АкваЛоо», г. Сочи

-разработать рекомендации по совершенствованию организации работы секретаря в системе ДОУ КСКК «АкваЛоо», г. Сочи

Объектом исследования является КСКК «АкваЛоо», г. Сочи

Предметом исследования является технология работы секретаря в приемной КСКК «АкваЛоо», г. Сочи

Теоретической основой исследования послужили научные труды российских и зарубежных ученых, таких как: М.Ю. Рогожина, М.В. Стенюкова, В.И. Андрееву, М.И. Басакова и др.

В работе использовались разные методы исследования: анализ, оценка, прогнозирование, обобщение показателей коммерческой деятельности и т.д.

Практическая значимость исследования заключается в возможности внедрения предложенных рекомендаций в деятельность компании для совершенствования технологи работы секретаря в приемной и системы ДОУ.

Работа состоит из введения двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

 

Заключение:

В первой главе работы были исследованы теоретические основы деятельность секретаря. По итогам проведенного исследования можно сделать следующие выводы:

Секретарь – первый, с кем сталкивается посетитель, придя в учреждение. Секретарю необходимо придерживаться «делового фирменного стиля». Основные принципы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей работе – точность, компетентность, оперативность, корректность, вежливость, лаконизм и доброжелательность.

Секретарю необходимо знать:

 правовые основы управления;

 правила делопроизводства;

 административное, трудовое и хозяйственное право, законодательно-нормативные акты, которыми определяется порядок работы организации того типа, где он работает;

 основы управления;

 принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

 функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее вертикальные и горизонтальные связи;

 основы научной организации управленческого труда;

 основы общей социальной психологии;

 основы этики и эстетики делопроизводства.

Секретарь должен уметь:

 обеспечить эффективность работы руководителя, помогать планировать рабочий день руководителю;

 организовывать рабочее место руководителя;

 контролировать сроки исполнения поручений руководства;

 организовывать информационное обслуживание руководителя;

 принимать посетителей и налаживать контакты;

 организовывать и обеспечивать работу совещаний;

 составлять и правильно оформлять документацию с использованием ПЭВМ;

 использовать ПЭВМ и базы данных;

 быстро передавать информацию посредством использования средств связи;

 принимать, обрабатывать, распределять, регистрировать и контролировать документы, а также вести информационно-справочную работу по документам, хранить и уничтожать их.

Работе секретаря характерно быстрое изменение ситуации, разнообразие выполняемых задач и потребность решать их оперативно, а также необходимость часто вести параллельно несколько типов работ.

Секретарю необходимо обладать высоким уровнем самоорганизованности, так как именно он занимается организационным обслуживанием руководителя компании. Он должен обеспечивать своевременную подготовку совещаний, приемов, оформлять документы и пр.

При рассмотрении деятельности секретаря, особое место отводится нормативно-методической базе, которая представляет собой совокупность норм, правил, требований, и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных НПА, инструкциями, стандартами и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база секретарского дела направлена на регулирование:

 правил обработки документов и работы с ними;

 обеспечения сохранности документов;

 порядка передачи документов на архивное хранение;

 работы службы делопроизводства;

 использования современных ИТ в работе с документами;

 работы с документами, которые имеют гриф ограничения доступа;

 юридических аспектов, которые связаны с документами, и т.д.

Нормативно-методическая база в сфере секретарского дела включает в себя:

 законы РФ;

 государственные и отраслевые стандарты;

 общероссийские классификаторы;

 государственные и отраслевые инструкции по делопроизводству;

 инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Во второй главе работы был проведен анализ систем документационного и информационного обеспечения на примере ООО «КСКК «АКВАЛОО», г. Сочи. По результатам анализа можно сделать следующие выводы:

ООО «Клинический санаторно-курортный комплекс «АКВАЛОО» – грандиозный комплекс для санаторно-курортного отдыха, самый крупный из всех, способных удовлетворить запросы самой различной категории отдыхающих в течение целого года. Это настоящий курортный городок, в котором одновременно может проживать более 3 тысяч человек. Он расположен в зоне субтропиков и имеет мощную инфраструктуру всевозможных бытовых, лечебно-оздоровительных, деловых и развлекательных услуг.

Руководителем организации (лицом, имеющим право без доверенности действовать от имени юридического лица) с 4 марта 2021 г. является генеральный директор Тишин Андрей Сергеевич (ИНН: 616266736201).

Основной вид деятельности организации: Деятельность санаторно-курортных организаций (код по ОКВЭД 86.90.4).

Уставный капитал ООО «КСКК «АКВАЛОО» составляет 100 тыс. руб.

В 2021 году организация получила выручку в сумме 1,6 млрд руб., что на 600 млн руб., или на 61,2%, больше, чем годом ранее.

По состоянию на 31 декабря 2021 года совокупные активы организации составляли 1,4 млрд руб. Это на 291 млн руб. (на 27%) больше, чем годом ранее.

Чистые активы ООО «КСКК «АКВАЛОО» по состоянию на 31.12.2021 составили 1 млрд руб.

Результатом работы ООО «КСКК «АКВАЛОО» за 2021 год стала прибыль в размере 107 млн руб. Это на 108,1% больше, чем в 2020 г.

Анализ деятельности секретаря ООО «КСКК «АКВАЛОО» показал, что в работе я секретаря, есть следующие недостатки:

Существующая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможностей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того, увеличивает расходование материальных средств – бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей. Еще одно неудобство в работе с документами – отсутствие базы документов. В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы ООО «КСКК «АКВАЛОО». Отсутствие общей базы документов крайне не удобно и в других случаях – когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.

Исходя из проведённого анализа и выявленных проблем, следует принять следующие меры для их устранения или минимизации:

1. Разработать новую должностную инструкцию секретаря.

2. Внедрить электронную систему документооборота.

 

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ

1.1. Особенности организации деятельность секретаря в приемной

На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет

— основные функции:

Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.

Ведение делопроизводства.

Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

— права:

Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

— знание каких нормативных документов необходимо.

— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— организацию делопроизводства;

— методы оформления и обработки документов;

— архивное дело;

— машинопись;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— основы организации труда и управления;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права;

— основы трудового законодательства;

— Правила внутреннего трудового распорядка;

-правила охраны труда и пожарной безопасности

Рабочее место секретаря можно разделить на три зоны: основную, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зону обслуживания посетителей и вспомогательную, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д. Свет и цвет лампы, шум в офисе, высота стула и все, что окружает секретаря, может стать причиной ежедневных стрессовых состояний или снижения уровня работоспособности, действуя на работника на подсознательном уровне .

Организация и планирование рабочего времени руководителя — необходимое и обязательное условие результативного управления.

Организация рабочего времени базируется на основных принципах тайм-менеджмента (time-management) — технологии управления временем. Технология управления временем включает в себя постановку целей и задач, краткосрочное и ежедневное планирование, анализ использованного времени и оценку эффективности планирования.