Дипломная работа (ВКР) — колледж, техникум на тему Правовое обеспечение организации архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции: проблемы и перспективы

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА АРХИВНОГО ДЕЛА В
СУДАХ.. 7

1.1. Сущность и задачи архивного дела в судах. 7

1.2. Правовое регулирование архивного дела в
судах. 10

2. ПРОБЛЕМЫ И НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА СУДА.. 23

2.1. Проблемы правового регулирования
деятельности архива суда. 23

2.2. Направления совершенствования
деятельности архива суда. 31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 40

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.. 45

Введение:

Ежедневно сотрудники
судов сталкиваются с множеством проблем, значительная часть которых приходится
на сложность работы с судебными архивами. Отсутствие возможности производить
оперативный поиск дел в архивах и необходимых документов в делах -значительно
затрудняет процесс отправления правосудия и создает, в конечном итоге, иллюзию
закрытости судебной системы в глазах граждан.

На текущий момент,
одновременно только один сотрудник суда либо одно заинтересованное лицо может
осуществлять работу с делом в бумажном архиве. В случае работы с бумажными
оригиналами всегда сохраняется риск порчи или утраты процессуально значимых
материалов по делу. Это ставит перед аппаратом суда дополнительные задачи по
обеспечению сохранности и неизменности информации в судебных делах, в
результате увеличиваются нагрузки на его сотрудников.

Перевод судебных дел в
электронную форму ускоряет обмен информацией между подразделениями суда, а
также дает возможность снизить нагрузку на участках ксерокопирования. Кроме
того, система управления электронным архивом суда обеспечивает
автоматизированный контроль поступления документов в архив и автоматизацию
процесса предоставления отчетности.

Крайне важным является и
то, что всем документам, хранящимся в электронном архиве, гарантирована
сохранность и неизменность на физическом уровне, что сводит на нет риск утраты
части архива даже в чрезвычайных ситуациях, таких как пожар или затопление. А
система управления электронным архивом, в свою очередь, позволяет распределять
права доступа к хранящимся данным для разных категорий пользователей и защитить
данные от случайного или умышленного удаления.

Таким образом, на
сегодняшний день архивное дело в суде проходит стадию модернизации, при этом на
уровне правового регулирования данный процесс еще не завершен – существует
множество разноуровневых актов, некоторые из которых уже морально устарели, при
том, что в отношении электронных архивов, напротив, не все вопросы
законодательно регламентированы.

Целью выпускной квалификационной
работы является анализ правового регламентирования деятельности архива судов,
выявление существующих проблем, коллизий и путей их преодоления.

Для достижения поставленной цели
необходимо решить следующие задачи:

— рассмотреть сущность и задачи
архивного дела в судах,

— проанализировать правовое
регулирование архивного дела в судах,

— выявить проблемы правового
регулирования деятельности архива суда,

— изучить направления
совершенствования деятельности архива суда.

Объектом исследования настоящей
работы являются общественные отношения, складывающиеся в сфере правового
регулирования деятельности архива суда. Предметом – нормативно-правовые
акты, научная и учебная литература, отражающие различные аспекты правового
регулирования деятельности архива суда.

Степень разработанности
проблемы. Теоретические проблемы ведения судебного делопроизводства о его
предназначении в общей структуре судебной деятельности и внутреннем содержании
исследовали В.Б. Алексеев, М.В. Блинов, Н.Б. Блинова, В.П. Божьев, В.М. Бозров,
В.С. Гинзбург, К.Г. Горшенин, А.А. Гравин, В.В. Гребенников, А.В. Гусев, Т.Н.
Добровольская, В.В. Ершов, А.И. Казаков, Ю.А. Каленов, С.Д. Карев, В.П.
Кашепов, М.И. Клеандров, Н.А. Колоколов, Н.В. Крыленко, Н.О. Лаговиер, В.М.
Лебедев, О.Я. Липцис, А.С. Мамыкин, Н.А. Петухов, А.Д. Пронякин, Г.Д.
Рындзюнский, Н.М. Рычков, Ф.Г. Тарасенко, Ю.А. Тихомиров, Л.В. Филатова, Л.Е.
Фрадкин, С.М. Ходыревский и др.

Генезису контроля ведения
судебного делопроизводства посвящены труды В.А. Бобренёва, А.И. Казакова, А.Я.
Кодинцева, М.В. Кожевникова, Д.О. Серова, А.С. Смыкалина, С.В. Труфанова О.И.
Чистякова и др.

В современных реалиях
информационного общества и масштабного курса на цифровизацию, вопросы,
связанные с адаптацией системы архивного судопроизводства к новым условиям
существования и развития, являются недостаточно исследованными, поскольку
отсутствует комплексный подход, а авторы в научных публикациях рассматривают в
основном точечные аспекты вопросов, связанных с архивным делопроизводстовом в
судах общей юрисдикции, что не позволяет в полной мере применять результаты
таких исследований на практике.

Нормативную основу исследования
составили Конституция Российской Федерации, федеральные законы, указы
Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской
Федерации и ведомственные правовые акты в рассматриваемой сфере.

Теоретическую основу исследования
составили работы таких ученых как Асфандиярова И.Г.,
Брагина Е.М., Бурдина Е.В., Ершова В.В., Кузина И.Л., Лапина М.А., Латышева
Н.А., Мамыкин А.С., Медведева О.В. Фионова Л.Р., Харитошкина Е.А. и др.

Методологической основой
исследования являются общенаучный диалектический метод познания и вытекающие из
него частнонаучные методы: исторический, системно-структурный, социологический,
технико — юридический, лингвистический, сравнительного правоведения,
нормативно-логический, аналитический, синтеза и др.

Эмпирической основой послужили:
статистические данные, материалы правоприменительной практики.

Теоретическая значимость
исследования состоит в том в комплексности предпринятого анализа правового
регламентирования деятельности архива судов, выявлении существующих проблем,
коллизий и путей их преодоления.

Заключение:

Подводя итог, можно
сделать следующие выводы.

При каждом
федеральном суде РФ действует архив, который отражает историю работы структуры
с момента ее создания. Важнейшие направления работы архива суда – ведение учета
и предоставление дел по запросу судей местного и прочих судов, сотрудников
соответствующего аппарата, органов предварительного следствия, адвокатуры,
прокуратуры, фигурантов судебных процессов, представителей СМИ и иных лиц и
организаций.

Организацию
архивного дела регламентируют ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от
22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Инструкция о порядке отбора на хранение в архив
федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и
использования, утвержденная приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005
г. № 157, а также ряд иных нормативных актов. Судебный архив является
структурным подразделением соответствующего органа, осуществляющим хранение,
упорядочивание, учет и использование документов. Руководство над работой архива
находится в компетенции председателя суда, а непосредственно деятельность ведут
работники судебного аппарата.

Архив суда
призван выполнять следующие функции:

• прием,
учет, хранение, обеспечение сохранности и использования документов,
появляющихся в процессе работы суда;

• отбор,
подготовка и передача документации на хранение в архивы государственного
подчинения;

• подготовка
и передача председателю суда материалов о состоянии архивного дела в суде;

• разработка
и внедрение более совершенных методов организации работы;

• участие в
подготовке и исполнении решений председателя суда;

• выдача дел,
документов или их копий для работы в помещении архива с целью служебного и
научного применения;

• выполнение
иных функций соответственно задачам суда.

Архивная
деятельность — совокупность действий, направленных на организацию хранения,
комплектования, учета и использования архивных документов.

Основные задачи
архива суда:

— комплектование архива
документами, переданными на хранение структурными подразделениями суда,
согласно номенклатуре дел суда;

— учёт и обеспечение
сохранности и качества обработки документов;

— создание
учётно-справочного аппарата к документам архива;

— использование
документов, хранящихся в архиве;

— подготовка и передача
документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив
субъекта РФ.

Правовое регулирование
деятельности архива суда осуществляется на основе Федерального закона от 22
октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил
организации, хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах
государственной власти, органах местного самоуправления и организациях,
утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта
2015 г. № 526 а также других актов.

Среди проблем правового регулирования в
рассматриваемой сфере можно отметить, на федеральном уровне принят целый ряд
нормативных актов для судов (гораздо больше, чем во многих других сферах),
регламентирующих различные вопросы, касающиеся электронных документов, их
создания, описания, учета, использования, хранения.

Появление электронных
документов было обусловлено тем, что бумажные архивы требуют для себя много
места, специальных условий хранения; кроме того, документы могут быть
повреждены, украдены или вовсе уничтожены вследствие стихийных бедствий или
техногенных катастроф (например, летом 2019 года в Росархиве произошел
пожар, в результате чего были уничтожены редкие документы,
относящиеся к литературе и искусству).

Оцифровка
архивов имеет ряд преимуществ:

— организация доступа к
нужным документам нескольким сотрудникам одновременно;

— доступ к архиву из
любой точки, где есть возможность выхода в интернет;

— наличие резервных копий
документов снижает вероятность их уничтожения или утери;

— перевод документов в
электронный вид делается с их одновременной систематизацией и
структурированием;

— документы с
ограниченным доступом смогут просматривать только люди с соответствующими
полномочиями;

— возможное освобождение
площадей, занятых под бумажные архивы;

— оптимизация рабочих
мест в архиве.

После перевода бумажных
документов в цифровую форму и атрибутирования (создания поисковых полей) их
можно загружать в специальные системы – электронные архивы на хранение, где
есть:

Поиск документов.
Бумажные хранилища с каждым годом становятся все более дорогостоящими и менее
эффективными. На поиск документов уходит неоправданно много времени. Иногда их
невозможно найти из-за отсутствия или расположения не на своем месте. В
противовес этому поиск по электронным архивам занимает считаные секунды.

Перемещение документов. Если организация большая, а
тем более когда ее структурные подразделения физически удалены друг от друга,
это порождает длительное ожидание в очереди на просмотр необходимой
документации: сначала ее нужно найти в архиве, оформить бумаги на переезд
оригиналов, а потом ждать завершения логистического процесса. За цифровыми
копиями не нужно никуда ходить, и доступ к ним одновременно

Фрагмент текста работы:

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА АРХИВНОГО
ДЕЛА В СУДАХ 1.1. Сущность и задачи архивного дела в судах Архивное дело в судах
судебной системы Российской Федерации -судебная деятельность обеспечительного
характера, осуществляемая работниками аппаратов судов под руководством судей,
которая направлена на комплектование, хранение, учёт и использование
документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного
делопроизводства

Из этого определения
следует, что архивное дело в суде — это один из видов судебной деятельности.

По своему предназначению
эта деятельность носит обеспечительный характер. Она призвана удовлетворить
потребности судебных органов, иных органов государственной власти, органов
местного самоуправления, организаций и иных субъектов, чья деятельность тем или
иным образом связана с архивными делами, в информации, содержащейся в архивных
документах;

Данная деятельность осуществляется специалистами (главным специалистом,
старшим специалистом 1 разряда и т. д.) аппаратов судов, обеспечивающими
деятельность архива суда под руководством председателя соответствующего суда.

Архивная деятельность — совокупность действий, направленных на организацию
хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

В соответствии
Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»[1]
суды судебной системы РФ обязаны создавать архивы в целях хранения,
комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности
архивных документов.

Задачи и функции
архива суда определяются положением, утверждаемым председателем суда[2].

Основные задачи
архива суда:

— комплектование архива
документами, переданными на хранение структурными подразделениями суда,
согласно номенклатуре дел суда;

— учёт и обеспечение
сохранности и качества обработки документов;

— создание
учётно-справочного аппарата к документам архива;

— использование
документов, хранящихся в архиве;

— подготовка и передача
документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив
субъекта РФ.

В целях выполнения своих
основных задач архив суда осуществляет функции — направления и виды
деятельности в сфере ведения архивного дела:

— принимает на хранение
документы структурных подразделений суда;

— составляет планы
взаимодействия со структурными подразделениями суда, являющимися источниками
комплектования архива, по приёму-сдаче дел на архивное хранение, осуществляет
их реализацию;

— учитывает и
обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

— создаёт и поддерживает
в актуальном состоянии справочно-поисковый аппарат к документам архива;

— участвует в электронном
документообороте суда в рамках действия Государственной автоматизированной
системы «Правосудие»;

— обеспечивает
консультативное и информационное обеспечение деятельности судей и работников
аппарата суда;

— обеспечивает
использование архивных документов по запросам судей и работников аппарата суда,
граждан, государственных органов и организаций, ведёт учёт и анализ
использования единиц архивного хранения;

— осуществляет
необходимую подготовку в решении вопросов, предлагаемых для рассмотрения на
заседаниях экспертной комиссии суда;

— проводит комплекс
организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное
хранение;

— обеспечивает
своевременное уничтожение архивных документов суда, сроки хранения которых
истекли;

— осуществляет проверку
правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях суда
при их подготовке к сдаче в архив;

— организует работу по
составлению номенклатуры дел суда, а также внесению в её текст изменений в
текущем порядке;

— участвует в подготовке
локальных нормативных актов по ведению архивного делопроизводства в суде,
утверждаемых приказами (распоряжениями) председателя суда;

— во взаимодействии с
отделом информатизации суда, специалистами ФГБУ «ИАЦ ГАС «Правосудие» в ХХХ
области участвует в создании электронного архива суда, обеспечивает сохранность
и использование электронных дел.

Деятельность суда по организации хранения,
комплектования, учета и использования архивных документов осуществляется на
основе единых принципов (общих началах, положениях), которыми должны
руководствоваться государственные органы, органы местного самоуправления,
организации и граждане при организации хранения, комплектования, учета и
использования архивных документов[3].

Учет
документов в архиве суда осуществляется на основе соблюдения принципов
централизации; унификации; динамичности; полноты и достоверности учета;
применение единых единиц учета; соблюдение преемственности учета архивных
документов на всех стадиях работы с ними; своевременное и оперативное внесение
изменений в учетные документы или [1] Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном
деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. № 201. 27.10.2004. [2] Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах
государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»// http://www.pravo.gov.ru,
10.09.2015 (дата обращения 03.05.2022). [3] Приказ Министерства
культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации
хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной
власти, органах местного самоуправления и организациях» // www.pravo.gov.ru (дата обращения 15.02.2022).