Дипломная работа (ВКР) — колледж, техникум на тему Организация защищенного документооборота и порядок работы персонала с конфиденциальными документами.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ ЗАЩИЩЕННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 5

1.1. Организация документооборота 5

1.2. Организация конфиденциального делопроизводства 6

1.3. Принципы защиты конфиденциального документооборота 9

1.4. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения 10

1.5. Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам 11

Выводы по 1 главе 13

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 17

2.1. Учет и исполнение конфиденциальных документов 17

2.2. Подготовка конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение 23

Выводы по 2 главе 26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 29

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 35

Введение:

Дипломная работа посвящена характеристике организации защищенного документооборота и порядка работы персонала с конфиденциальными документами.

Актуальность выбранной темы исследования обусловлена тем, что на сегодняшний день одной из важнейших проблем, стоящих как в государственных, так и в негосударственных структурах, является проблема построения защищенного документооборота.

Под защищенным документооборотом (документопотоком) понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.

Проблема защиты информационных ресурсов организации гораздо более сложная и многоплановая чем может показаться на первый взгляд, и для её успешного решения необходимо использовать не только силы и средства, имеющиеся в распоряжении службы информационных технологий, но и возможности и опыт, накопленный другими службами организации. С моей точки зрения на каждом предприятии должны защищаться все информационные ресурсы организации, в этой работе должны участвовать все сотрудники организации, и для достижения требуемого уровня безопасности должны активно применяться кадровая политика, разнообразные организационные меры, обучение и переподготовка персонала и т.п.

Цель исследования — провести комплексную характеристику организации защищенного документооборота и порядка работы персонала с конфиденциальными документами.

Задачи исследования:

1.Привести специфику организации документооборота.

2. Проанализировать особенности организации конфиденциального делопроизводства.

3.Выявить принципы защиты конфиденциального документооборота.

4. Проанализировать процесс уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

5. Охарактеризовать расширительную систему доступа к конфиденциальным документам.

6. Охарактеризовать учет и исполнение конфиденциальных документов.

7. Выявить этапы подготовки конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение.

Объект исследования — процесс защищенного документооборота, конфиденциальные документы.

Предмет исследования — особенности организации защищенного документооборота и порядка работы персонала с конфиденциальными документами.

Методология исследования представлена общенаучными методами (анализ, синтез, индукция, дедукция, абстрагирование).

Структура курсовой работы обусловлена задачами исследования. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.

Заключение:

Анализ выбранной темы исследования позволяет сделать следующие выводы:

1. Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает:

5. организацию документооборота;

6. создание информационно-поисковых систем по документам;

7. контроль их исполнения;

8. подготовку документов к передаче на архивное хранение.

По определению «Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» образует документооборот. Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли управления, государства в целом.

Действующие нормативные акты и методические документы, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

ГСДОУ требует закрепления порядка движения документов внутри организаций в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и утверждаемых руководством организаций.

2. Правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты. Как известно, специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности утверждают, что порядка 80% конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие упорядочить работу в фирме с конфиденциальными документами.

Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:

3. открытую;

4. с ограниченным доступом.

В свою очередь информация с ограниченным доступом может быть:

3. государственной тайной;

4. конфиденциальной информацией.

А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Конфиденциальные документы соответственно с грифами «Коммерческая тайна» и т.д.

В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.

По своей природе конфиденциальные документы бывают:

8. нормативно-методические;

9. руководящие;

10. распорядительные;

11. информационно-справочные;

12. организационные;

13. финансово-бухгалтерские;

14. кадровые (по личному составу).

Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах.

3. Организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:

9. Разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;

10. Обеспечения пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работы;

11. Исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;

12. Целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;

13. Исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;

14. Фиксированной передачи конфиденциальных документов;

15. Обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов;

16. Персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений и ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление.

3. Для сохранности конфиденциальных документов в учетных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, но и любое движение и местонахождения документа.

Учет конфиденциальных документов и их носителей осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.

Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну.

Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших документов, документов выделенного хранения.

Учет изданных документов, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способом или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними.

Учет поступивших документов охватывает документы поступившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.

Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивки в дела. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дело. Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дело (большой формат, сброшюрованный, чертежно-графический и так далее).

4. Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизованно в службе конфиденциального делопроизводства.

Под одним заголовком обычно заводят конфиденциальное и открытое дело.

При составлении номенклатуры дел к графам, которые используются в открытом делопроизводстве: индекс дела, заголовок дела, количество единиц хранения, срок хранения и номер статей по перечню, примечание, добавляются графы: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата).

Описи подшиваются в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов.

Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие коммерческую тайну, не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. Обязательно составление внутренней описи, которая содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.

После снятия грифа конфиденциальности документ передается в службу открытого делопроизводства. Об изменении или снятии грифа делается отметка на документе, которая удостоверяется подписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ.

Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Конфиденциальные документы в помещениях архива должны храниться в сейфах, металлических шкафах или стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудником, ответственным за учет и хранение документов. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по тому же принципу.

Фрагмент текста работы:

1. МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ ЗАЩИЩЕННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1. Организация документооборота

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами . Она включает:

1. организацию документооборота;

2. создание информационно-поисковых систем по документам;

3. контроль их исполнения;

4. подготовку документов к передаче на архивное хранение.

По определению «Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» образует документооборот. Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли управления, государства в целом.

Действующие нормативные акты и методические документы, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

ГСДОУ требует закрепления порядка движения документов внутри организаций в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и утверждаемых руководством организаций. В подобные схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Самостоятельные схемы разрабатываются для различных категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и т.д. В эти схемы включаются, как правило, этапы создания документов от момента написания черновика. В случае утверждения схем движения документов руководством организации они приобретают нормативную силу.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

1.2. Организация конфиденциального делопроизводства

Правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты. Как известно, специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности утверждают, что порядка 80% конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие упорядочить работу в фирме с конфиденциальными документами .

Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:

1. открытую;

2. с ограниченным доступом.

В свою очередь информация с ограниченным доступом может быть:

1. государственной тайной;

2. конфиденциальной информацией.

А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Конфиденциальные документы соответственно с грифами «Коммерческая тайна» и т.д.

В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.

По своей природе конфиденциальные документы бывают:

1. нормативно-методические;

2. руководящие;

3. распорядительные;

4. информационно-справочные;

5. организационные;

6. финансово-бухгалтерские;

7. кадровые (по личному составу).