Дипломная работа (ВКР) — колледж, техникум на тему Организация работы службы ДОУ на примере конкретной организации.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРАВОВОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 5

1.1. Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления 5

1.2. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа 10

2. АНАЛИЗ РЕГУЛИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ФГКУ «СПЕЦИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ФПС № 72 МЧС РОССИИ» 26

2.1. Современное состояние документационного обеспечения управления деятельностью ФГКУ «Специальное управление ФПС № 72 МЧС России» 26

2.2 Совершенствование управления документационным обеспечением ФГКУ «Специальное управление ФПС № 72 МЧС России» 36

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 39

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 43

Введение:

Актуальность темы исследования. Современное общество характеризуется как информационное в связи с той неоспоримой ролью, которую играет информация в наше время. Способность ее распространяться при использовании различных каналов, образуя все более объемные информационные потоки, проявляется в постоянном умножении разнообразия окружающего мира. Владение информацией, умение работать с нею определяет место ее обладателя в социуме, комфортность существования в нем и — во многом — успешность деятельности в профессиональной сфере. Это связано с наличием навыков фиксации и трансляции информации, необходимой и достаточной для обеспечения контактов в бытовой и деловой сферах.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов. Работа с документами — это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на результативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательном учреждении тесным образом связан с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления образовательным учреждением достигается посредством унификации состава и форм действующих документов, отработкой технологий работы ответственных лиц с ними и осуществлением контроля по исполнению документов. Научная и методическая литература по документационному обеспечению управления образовательным учреждением сводится к ссылкам на нормативные основы делопроизводства. Отсутствует разработка нормативно-методической базы по созданию и внедрению документационного обеспечения.

Вышеназванные проблемы составляют актуальность исследования документационного обеспечения управления учебным процессом в среднем общеобразовательном учреждении.

Проблемы документооборота учреждений нашли свое отражение в трудах как зарубежных (Р.В. Гутча, C. Дворачека, A. Хайека, Т. Питере, X. Решке, X. Шелле), так и отечественных ученых в области управления(В.Н. Буркова, В.И. Воропаева, З.М. Гальперина, И.И. Мазу., М.Л. Разу, В.Д. Шапиро, М.В. Шейнберга, и др.). В работах акцентируется внимание на значимости управленческой информации.

Теоретические вопросы управления рассмотрены в работах Н.Н Кушнаренко., М.П. Бобылева., Е.П. Смирновой., Л.Н. Качалина., В.А. Кудряева., К.Г. Митяева., А.В. Пшенко., В.В. Баронова., Г.Н Калянова., И.Н. Титова, Н.В. Варадинова и др.

Проблема исследования заключается в определении нормативно-правовых основ службы документационного обеспечения управления.

Объект исследования основы документационного обеспечения управленческой деятельности.

Предмет исследования состояние и оптимизация документационного обеспечения управления как условие повышения эффективности деятельности аппарата управления.

Гипотеза — процесс управления организацией будет успешным при условии соблюдения нормативно-правовых основ управленческой деятельности ДОУ.

Задачи исследования:

— изучить нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления;

— охарактеризовать понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа;

— исследовать современное состояние документационного обеспечения управления деятельностью ФГКУ «Специальное управление ФПС № 72 МЧС России»;

— выявить методы совершенствования управления документационным обеспечением ФГКУ «Специальное управление ФПС № 72 МЧС России».

Методы исследования. Методологической основой исследования выступают общенаучные методы исследования, включая диалектический метод; метод системного анализа, а также сравнительно-правовой, технико-юридический способ научного познания, метод системности.

Структура исследования. Данная работа состоит из введения, в котором раскрывается актуальность выбранной темы, ставятся цели и задачи, двух глав и четырех параграфов, в которых раскрывается сущность рассматриваемого в данной работе вопроса, заключения, в котором делаются выводы и списка использованной литературы, который содержит перечень материалов, использованных при написании данной работы.

Заключение:

Деятельность современной организации обязательно подразумевает сбор, обработку, накопление, хранение, поиск и распространение информации. При этом информация принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термин документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Фиксирование информации — естественная и объективная необходимость, которая появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы закрепления информации на материальном носителе и, соответственно, сами носители. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Фиксирование информации ведет к созданию документа.

Документ — это материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документирование — это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Организация работы с документами — это осуществление документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Развитие и совершенствование системы электронного документооборота — один из самых популярных способов оптимизации документационного обеспечения управления. Развитие такой системы приводит к ускорению процессов документооборота, к сокращению времени для поиска документа.

Системы электронного документооборота позволит автоматизировать работу с документами любых типов и на всех ступенях документационного цикла, начиная от разработки и заканчивая сдачей документа в архив на хранение.

Существует два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

1. Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и в рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации «жить сегодняшним днем» и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления;

2. Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций.

Каждая организация проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты — от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

В рассматриваемой проблеме можно найти как исторически унаследованные характеристики, так и новые, связанные с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, “субъектного” и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов.

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть закон о документации Российской Федерации. Он позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе обязательность документирования деятельности всех организаций, его формы и способы, электронное документирование, обмен информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является необходимой задачей ближайшего будущего.

Исключительно важна также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи информации.

Кроме того, важное значение имеют последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в том числе форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

Таким образом в настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят не координируемый характер. В связи с принятием Закона об информатизации (от 20.02.95 № 24- ФЗ), а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране необходимо обновить весь комплекс нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления.

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРАВОВОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления

Управление организацией – сложный, непрерывной, многоступенчатый процесс, предполагающий систематическое воздействие субъекта управления на объект управления с целью достижения лучших результатов с позиции поставленной цели. Количество информации, возникающее при управлении организацией, постоянно увеличивается.

Социальная организация имеет дело не с информацией вообще, а с конкретной информацией, имеющей определенную форму, обычно в виде структурных единиц, что принято считать информационными потоками. Информационный поток образует совокупность сообщений, необходимых для осуществления управления деятельностью, и циркулирующих в определенном направлении.

Информационный поток обслуживает основные функции управления организацией: прогнозирование, планирование, организацию, регулирование, координацию, контроль, принятие решений и другие.

Модель информационных потоков можно представить в виде определённых блоков:

планирование и бюджетирование, включающее план производства и продаж, планирование потребностей в материалах, мощностях, распределении финансов, оптимизации;

управление сбытом (взаимоотношениями с клиентами, ведение договорной деятельности, учет расходов, формирование отчетности по поставкам продукции;

контроль ожидаемых денежных средств);

управление закупками (ведение реестра договоров на закупку сырья и материалов, оформление приходных и расходных документов, формирование данных для расчетов с поставщиками и подрядчиками, управление и оптимизация цепочек поставок);

управление производством (диспетчирование производства, учет трудозатрат, ведение производственного журнала);

конструкторские программы и управление капитальным строительством для определенных организаций;

управление персоналом (планирование трудовых ресурсов, штатное расписание и кадровый учет; подготовка отчетности для ПФР);

бухгалтерский учет (отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета);

управление финансами и экономический анализ хозяйственной деятельности;

маркетинг (прогнозирование состояния рынка сбыта готовой продукции, планирование рекламных компаний);

служебное администрирование и управление политикой безопасности.

На каждом этапе управления возникают определенные комплексы документов, составляющие основу информационных потоков.

Классифицировать информационные потоки необходимо, прежде всего, по направленности движения информации (вертикальные и горизонтальные) и признаку использования при передаче информации сложившихся организационных структур (формальные и неформальные).

Вертикальные потоки бывают восходящими и нисходящими, горизонтальные – между равнозначными лицами или структурными элементами. Формальные потоки содержат сведения официального, делового характера в бумажном или электронном виде. Подобного рода потоки являются отражением использования субъектом управления, прежде всего, административных методов управления. Неформальные потоки опираются на имеющиеся неформальные связи между работниками, организациями (необязательно одного уровня управления), строятся на экспрессивных связях. Указанные потоки возникают, в частности, в результате стремления работников обойти установленные ограничения на распространение служебной (закрытой) информации.

В управлении организацией необходимо учитывать влияние внешней среды на внутреннюю среду организации. В этой связи следует постоянно отслеживать разного рода информационные потоки, передающие воздействие на субъект и объект управления внешней среды. Внутренние потоки циркулируют исключительно в рамках самой организации, не выходя за ее пределы, и содержат служебную информацию.

Основанием для классификации информационных потоков также является наличие ограничений на распространение составляющих эти потоки информации.

По этому основанию различают открытые и закрытые информационные потоки. Закрытые потоки образуют сведения конфиденциального характера, на распространение которых в определенном законом порядке установлены ограничения (государственная тайна, коммерческая тайна, служебная информация).

Управление информационным потоком предполагает осуществление основных функций: фильтрацию потока, накопление информации и хранение данных в информационном массиве, объединение и разделение информационных потоков в структуре информационной системы, транспортировку потоков информации, информационные преобразования, обработку информации, направленную на получение данных, связанных с осуществлением логистических операций.

К самой информации предъявляются следующие требования:

 достоверность,

 релевантность,

 понятность,

 эффективность.

В современных российских организациях регулирование информационных потоков осуществляется в рамках документационного обеспечения управления, что в соответствии с ГОСТом Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами .

В основе организации работы с документами – документооборот, определяемый, как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки и характеризующийся определенным объемом, количеством документов, поступивших в организацию или созданных ею за определенный период.

Электронный документооборот осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы.

Документопоток — совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

Вся документация организации по отношению к управленческой системе делится на три документопотока:

входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);

исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);

внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы организации).

С внедрением информационных технологий в управление документами проблемы защиты информации приобрели иное значение.

Нормативно-правовое регулирование документопотоками организации осуществляется на законодательном уровне и нормативно-методическом.

Основными законами в сфере защиты информации являются Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» содержит правовые основы доступа к информации и его ограничения, документирования информации и государственного регулирования в сфере применения информационных технологий.

Законом закреплен тот факт, что государственные органы и органы местного самоуправления обязаны обеспечивать доступ к информации о своей деятельности на русском языке и государственном языке соответствующей республики в составе Российской Федерации. Подобная информация должна быть доступна при ее размещении соответствующими органами в информационно-телекоммуникационных сетях.

Существует ограничение доступа к информации, являющейся государственной тайной, доступ к которой ограничен федеральными законами

Федеральный закон РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет основные понятия, в частности, определяет порядок создания, получения и использования различных видов электронной подписи.

Именно электронная подпись, как информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию, позволяет осуществлять жизненный цикл электронного документа.

Так как информация в настоящее время является ценным ресурсом, то государство и организации пытаются обеспечить её сохранность от хакерства, краж и использования информации не по назначению. За эти противоправные действия существует уголовная ответственность в соответствии с главой 28 «Преступления в сфере компьютерной информации» Уголовного кодекса РФ от 13.06.1996 № 63-ФЗ, в соответствии с которой к нарушителю применяются санкции в виде штрафа, лишения свободы или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет.

В процессе управления организацией возникает необходимость решения вопросов с обращениями граждан. Федеральный закон РФ от 02.05.2006 № 59- ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Управление персоналом требует использования Федерального закона РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в частности, отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, в том числе органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

В процессе управления документопотоками организации в большей или меньшей степени задействована вся нормативно-методическая база делопроизводства, однако особое внимание уделяется нормативно-методическим актам, позволяющим осуществлять работу по управлению документами, деятельности, обеспечивающей реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Национальные стандарты по информационной защите можно разделить на три основные группы: содержащие сведения о методах, средствах и технологиях обеспечения информационной безопасности и защиты информации, о технологических и технических аспектах обеспечения информационной безопасности и защиты информации, а также описывающие системы управления информационной безопасности. ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» распространяется на управление документами, создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы.

По вопросу документирования управленческой информации по-прежнему действует ГОСТ Р 6.30 — 2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», а с 01 июля 2018 г. утвержденный ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», в котором отмечается, что положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях, а, в части защиты информации, вводится реквизит гриф ограничения доступа к документу и оговаривается обязательное условие соответствия видов грифов ограничения законодательным и иным нормативным правовым актам РФ .

Национальные стандарты, используемые в целях информационной безопасности, в основном, привязаны к направлениям деятельности организации, ее масштабу и финансовым возможностям, однако, ГОСТ Р 52069.0-2013 «Защита информации. Система стандартов. Основные положения» устанавливает единые требования к самим национальным стандартам, разрабатываемым с целью защиты информации и информационной безопасности .

Общий анализ нормативно-правовых основ управления информационными потоками организации позволяет сделать вывод о том, что нормативно-правовое регулирование защиты информации довольно обширно, но не все правовые и нормативные акты согласованы между собой в достаточной степени.