Дипломная работа (ВКР) — колледж, техникум на тему Организация работы помощника руководителя и направления ее совершенствования (на примере конкретной организации).

Содержание:

Введение 3

Глава 1. Теоретические основы деятельности помощника руководителя 6

1.1. Основные требования, предъявляемые к кандидату на должность помощника руководителя 6

1.2. Функциональные обязанности помощника руководителя 14

1.3. Нормативно-правовая основа деятельности помощника руководителя 20

Глава 2. Специфика деятельности помощника руководителя в ООО «Производство керамического кирпича на Закаменной» 26

2.1. Характеристика деятельности ООО «Производство керамического кирпича на Закаменной» 26

2.2. Анализ работы помощника руководителя в ООО «Производство керамического кирпича на Закаменной» 30

2.3. Рекомендации по совершенствованию работы помощника руководителя в ООО «Производство керамического кирпича на Закаменной» 35

Заключение 42

Список использованной литературы 45

Введение:

В настоящее время в условиях социально-экономического развития страны и отдельных организаций в частности, роль помощника руководителя резко возросла. При этом, сам термин «помощник руководителя» является сложным понятием и имеет градацию от технического секретаря до секретаря-референта и помощника руководителя как такового. Исходя из многогранного значения термина, вытекает и разнообразие требований к профессиональной подготовке помощника руководителя.

Помощник руководителя является правой рукой руководителя, сотрудником, владеющим оперативной информацией и находящемся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

Специфика работы помощника руководителя заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документами, с современной оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами; подготовка заседаний и совещаний и т. п.

Таким образом, помощник руководителя должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Помощник руководителя вносит большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более грамотно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.

Однако вне зависимости от того, насколько функционально нагружен секретарь, к данной должности предъявляется достаточно большое количество квалификационных знаний и четкой организации деятельности, т.к. именно от секретаря во многом зависит эффективность деятельности организации.

Актуальность выбранной темы исследования обусловлена тем, что от качества организации деятельности помощника руководителя зависит эффективность организации работы руководителя, а также эффективное функционирование организации в целом.

Целью данной выпускной квалификационной работы является изучение особенностей работы помощника руководителя в ООО «Производство керамического кирпича на Закаменной», а также разработка рекомендаций по рационализации и автоматизации деятельности помощника руководителя в компании.

В соответствии с поставленной целью определены следующие задачи:

1. Определить основные требования, предъявляемые к кандидату на должность помощника руководителя.

2. Рассмотреть функциональные обязанности помощника руководителя.

3. Изучить нормативно-правовую основу деятельности помощника руководителя.

4. Дать общую характеристику деятельности ООО «Производство керамического кирпича на Закаменной».

5. Провести анализ работы помощника руководителя в ООО «Производство керамического кирпича на Закаменной» .

6. Предложить рекомендации по совершенствованию работы помощника руководителя в ООО «Производство керамического кирпича на Закаменной».

Объектом исследования является помощник руководителя ООО «Производство керамического кирпича на Закаменной».

Предметом исследования являются технологии организации деятельности помощника руководителя ООО «Производство керамического кирпича на Закаменной».

Теоретической базой исследования послужили труды отечественных ученых в области секретарской деятельности и документационного обслуживания управления, в том числе: Абуладзе Д. Г., Алексеев В.М., Басаков М. И., Галахов В.В., Грозова О. С., Доронина Л. А., Жижерина Ю.Ю., Казакевич Т. А., Кожанова Е.Н., Комышев, А. П., Кузнецова А. Н., Кузнецов И. Н., Михайлова О.В., Поздняков К.К., Халитова Л.Р., Чубова Е.П., Чудиновских С.А., Шувалова Н. Н., Юдакова М.А., Янковая В.Ф.

Методологической основой исследования являются такие методы, как изучение, обобщение, анализ учебной и научной литературы по теме, периодических изданий, ресурсов глобальной сети Internet; расчетно-аналитический метод. Комплексный подход позволил проанализировать рассматриваемые вопросы во всем многообразии их связей и отношений.

Теоретическая и практическая значимость результатов выполненного исследования состоит в том, что разработанные положения дополняют сформировавшиеся представления о сущности деятельности помощника руководителя, а предложенные рекомендации по рационализации и автоматизации деятельности помощника руководителя ООО «Производство керамического кирпича на Закаменной» могут быть использованы на практике и другими компаниями.

Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

Работа помощника руководителя весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.

Помощник руководителя должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Помощник руководителя – это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.

Данная выпускная квалификационная работа посвящена актуальной проблеме – организации работы помощника руководителя ООО «ПКК на Закаменной».

Подводя итоги данной выпускной квалификационной работы, можно сказать, что цель, поставленная в начале исследования достигнута, а задачи выполнены в полном объеме.

Под термином «помощник руководителя» понимается работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения.

В обязанности помощника руководителя входит работа с почтовой корреспонденцией; прием входящих телефонных звонков и их распределение; встреча гостей и посетителей.

К помощнику руководителя предъявляется большое количество требований, в том числе к квалификации персонала, его знаниям или умениям, а также к деловым и личностным качествам секретаря.

В обязанности помощника руководителя по документному обслуживанию входит организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами организации.

В обязанности помощника руководителя по бездокументному обслуживанию входят обеспечение и обслуживание работы руководителя; получение сведений от отделов; приглашение сотрудников по поручению руководителя; организация телефонных переговоров; прием посетителей; приём и передача телефонограмм; участие в подготовке совещаний, в том числе техническое обслуживание.

Нормативно-правовое обеспечение деятельности помощника руководителя включает в себя как нормы действующего законодательства в области организации делопроизводства и архивного дела, ГОСТы и стандартны документационного обеспечения управления, а также локальные нормативные акты организации (трудовой договор, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка).

Анализ работы помощника руководителя на практике осуществлялся на примере ООО «ПКК на Закаменной».

В результате анализа работы помощника руководителя ООО «ПКК на Закаменной» было определено, что в целом, деятельность секретаря организована хорошо, за исключением того, что в силу загруженности или в силу забывчивости сотрудников, поручения исполняются в предельные сроки или с нарушением контрольных сроков исполнения поручений.

Для оптимизации секретарской деятельности и автоматизации системы планирования и контроля исполнения поручений руководителя предлагается внедрить систему планирования деятельности на основе внедрения CRM Битрикс24.

Для автоматизации работы с документами предлагается внедрить в практику работы секретаря АРМ Секретарь.

При этом, внедрение данного программного комплекса принесет такие эффекты, как

1. Повышение содержательности труда.

2. Наиболее полное использование потенциала сотрудников.

3. Обеспечение стабильности персонала.

4. Формирование организационной культуры.

5. Повышение лояльности персонала к учреждению.

6. Формирование благоприятного имиджа учреждению.

Таким образом, предлагаемые мероприятия являются эффективными и рекомендованными к реализации на практике.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические основы деятельности помощника руководителя

1.1. Основные требования, предъявляемые к кандидату на должность помощника руководителя

Должность помощника руководителя на российском рынке труда возникла сравнительно недавно. Исходя из должностных обязанностей, можно резюмировать, что личный помощник — тот же секретарь руководителя, но с расширенными обязанностями. Дело в том, что работа личного ассистента не ограничивается только обязанностями секретаря: к ним также добавляются, например, обязанности по планированию графика руководителя, организации мероприятий, проведению телефонных переговоров . Можно сказать, что основной долг личного помощника — разгрузить руководителя. То есть именно личный работник выполняет большую часть работы руководителя. Рамки, естественно, каждый начальник определяет индивидуально. Бывают даже такие случаи, когда ассистент руководителя, фактически, замещает шефа. В большинстве случаев круг обязанностей личного помощника, закрепленных в должностной инструкции, значительно меньше, чем на практике .

Должностные обязанности помощника руководителя регламентирует профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 г. №333н.

Данный документ содержит перечень обязанностей для таких сотрудников, как секретарь-референт и секретарь руководителя. Известно, что соблюдение профстандарта в компаниях, не относящихся к числу муниципальных и государственных, не является обязательным. Однако рекомендации, указанные в данной документации, отражаются в определении должностных обязанностей секретарей в частных компаниях.

В соответствии с данным профстандартом основными требованиями к личности помощника руководителя являются:

1. Высшее образование — бакалавриат, дополнительное профессиональное образование.

2. Наличие опыта работы по профилю деятельности организации не менее 3 лет .

Помимо прочего, в соответствии с профстандартом помощник руководителя должен знать:

1. Внутреннюю и внешнюю политику организации.

2. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними.

3. Принципы и методы администрирования.

4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков.

5. Структуру организации, руководство структурных подразделений, направление деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц.

6. Правила формирования и использования баз данных.

7. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации.

8. Современные информационные технологии.

9. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации.

10. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации.

11. Формы предоставления управленческой информации.

12. Источники управленческой информации, методику отбора источников информации.

13. Требования, предъявляемые к управленческой информации.

14. Особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов.

15. Категории потребителей, на которые будет рассчитан данный обзор, доклад.

16. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникации и связи, вычислительной техники.

17. Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий.

18. Современные средства сбора, обработки, систематизации информации.

19. Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, электронные базы данных.

20. Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке.

21. Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров.

22. Правила работы с внешними носителями информации.

23. Понятие и специфику библиографического, реферативного и аналитического информационного издания.

24. Справочные правовые системы.

25. Психологию делового общения, основы конфликтологии.

26. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.

27. Этикет и основы международного протокола.

28. Правила составления и оформления документов.

29. Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

30. Информационно-коммуникационные технологии.

31. Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя.

32. Технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя.

33. Правила внутреннего трудового распорядка.

34. Требования охраны труда и правила пожарной безопасности .

К умениям помощника руководителя предъявляются следующие требования:

1. Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации.

2. Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями.

3. Передавать информацию в систематизированном виде.

4. Обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы.

5. Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков.

6. Разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки.

7. Обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке.

8. Пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям.

9. Правильно интерпретировать полученные данные и представлять их в систематизированном виде.

10. Определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов.

11. Излагать материал в логической последовательности.

12. Производить анализ и оценку изложенного материала.

13. Оформлять текст в соответствующем стиле.

14. Редактировать текст документов.

15. Формулировать выводы и рекомендации.

16. Осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации.

17. Пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами.

18. Производить литературно-стилистическую обработку текста, проверку логической последовательности изложения, анализа и оценки, написания выводов и рекомендаций.

19. Применять основы психологии делового общения.

20. Составлять план поездки руководителя.

21. Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя.

22. Составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и других конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов.

23. Составлять пресс-релизы.

24. Вести переговоры с партнерами.

25. Работать в режиме многозадачности.

26. Работать с большим объемом информации.

27. Создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя.