Дипломная работа (ВКР) — колледж, техникум на тему Обеспечение сохранности архивных документов на примере организации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 2

ГЛАВА 1.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ. 4

1.1 Обеспечение архива организации. 4

1.2 Порядок помещения документации в архив. 9

1.3 Режимы хранения архивов. 17

ГЛАВА 2.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ ЗАВОДА «АВТОГЛУШИТЕЛЬ». 26

2.1
Определение роли архива в структуре завода. 26

2.2. Проведение анализа
сохранности документов на заводе. 29

ГЛАВА 3.
ПРОБЛЕМЫ И ПИТУ РЕШЕНИЯ ОТНОСИТЕЛЬНО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ.. 34

3.1
Выявление основных проблем сохранности документов. 34

3.2 Пути
решения проблем сохранности архивных документов. 37

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 43

СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 45

Введение:

В настоящее время активно развивается цифровизация.
Ввиду этого появилось мнение, что востребованность архивов весьма низкая. Однако
это ошибочная позиция, так как архивы необходимы и для документации в
электронном виде, также есть перечень документов, которые необходимо хранить в
нескольких форматах, в том числе и бумажном.

Вопрос сохранности документов стоял очень остро
всегда. Для того, чтобы обеспечить сохранность документации необходимо
предусмотреть воздействие каждого внешнего и внутреннего фактора, поскольку
повреждение документа может повлиять на деятельность определенного органа,
организации или даже государства. Все это обуславливает актуальность выбранной
темы.

Объектом работы выступает сохранность документации в
архиве.

Предмет – сохранность документации на заводе
«Автоглушитель».

Основная цель работы заключается в выявлении наиболее
грамотного пути помещения, хранения документации в архиве, а также определение
мер для их сохранности.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить
ряд следующих задач:

— Определить обеспечение архива организации;

— Выявить порядок помещения документации в архив;

— Изучить режимы хранения архивов;

— Рассмотреть роль архива в структуре завода
«Автоглушитель»;

— Провести анализ сохранности документов на заводе
«Автоглушитель»;

— Выявить основные проблемы сохранности документов;

— Предложить пути решения проблем сохранности архивных
документов.

Структура работы состоит из введения, трех глав и
заключения.

Первая глава – теоретическая, она состоит из трех
пунктов и содержит данные об обеспечении сохранности документов. Вторая глава –
практическая. В ней два пункта, которые посвящены архиву и документации на
заводе «Автоглушитель». Третья глава также состоит из двух пунктов, которые
содержат основную проблематику сохранности документации и рекомендации по
совершенствованию и устранению данных проблем.

Методологической основой исследования являются как
теоретические, так и практические методы, а именно анализ, изучение научной
литературы.

В процессе написания данной работы использовалась такая
литература, как: учебные пособия, статистические данные, монографии, статьи
журналов.

Заключение:

Подводя итоги работы,
можно сделать следующие выводы:

1) Архив – это вся
совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное
подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и
хранение архивных документов в интересах пользователей.

2) Работа архива
организации должна быть основана на нормативно-правовой базе, которая состоит
из Федеральных законов, основных методических рекомендаций и указаний по
обеспечению сохранности документов.

3) Общий порядок передачи документов в архив

Процесс
происходит в несколько этапов:

¾ Экспертиза
и отбор документов.

¾ Подготовка
и оформление.

¾ Составление
описей.

¾ Передача
в архив.

4) Существуют следующие режимы хранения:

1. световой;

2. температурно-влажностный;

3. противопожарный;

4. охранный.

5) Документооборот на заводе «Автоглушитель» достаточно
большой, что свидетельствует о наличии архивов в компании.

6)
Все документы имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть
заново востребованы после окончания работы с ними. Хранение информации из
хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся
документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки.

7) Хранению
подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, прошедшие регистрацию, а
также документы первичного кадрового, административно-хозяйственного,
бухгалтерского, финансового и налогового учета.

8)Основные проблемы сохранности документов:

1.
Отсутствие локальной документации, регламентирующей деятельность архива;

2.
Отсутствие должностных инструкций работников архива;

3.
Несоблюдение требований к помещению архива;

4.
Отсутствие профессионального образования у работников архива.

Модернизация практики ведения архивов должна включать
основанные на результатах предварительного обследования оптимизацию состава
хранимых документов (прежде всего за счет перехода на преимущественно
электронный документооборот) и перевод части хранимых документов в электронный
вид.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ 1.1
Обеспечение архива организации Архив – это вся совокупность архивных документов, а
также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации
или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в
интересах пользователей.

Архив требуется для каждой организации. Это зависит от
вида деятельности организации, так могут создаваться следующие виды архивов:

— центральный архив федерального органа власти или
органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа
власти, документы организаций непосредственного подчинения и других
организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный
руководителем органа власти;

— центральный отраслевой архив, хранящий документы
всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности
и независимо от их территориального расположения;

— объединенный архив, хранящий документы нескольких
организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по
профилю деятельности;

— архив организации, хранящий документы только данной
организации и ее предшественников. В основные задачи архива организации входят:

— комплектование архива документами, состав которых
определен положением об архиве;

— учет и обеспечение сохранности документов;

— создание научно-справочного аппарата к документам
архива;

— использование хранящихся в архиве документов;

— подготовка и передача документов, относящихся к
Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со
сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и
органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. В
зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут
создаваться:

— архив управленческой документации;

— архив документации на электронных носителях;

— научно-технический архив;

— аудиовизуальный архив.

Архив может выступать в роли самостоятельной единицы или
же в качестве структурного подразделения, входя в состав архива организации,
состав документов обуславливается носителем и способом записи информации. Для
организаций, которые осуществляют временное депозитарное хранение документов
Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяют
руководствуясь соглашениями и договорами, которые заключены ими с учреждениями
Федеральной архивной службы России.

Архивы организаций реализуют прием электронных
документов (далее– ЭД), занимаются обеспечиванием их учета, сохранности, отбора
и использования, а также подготовки и передачи на государственное хранение. Все
операции, которые осуществляют с электронными документами, передавая на
архивное хранение и в процессе хранения (сжатия, конвертирования в новые
форматы перезаписи и др.), должны быть задокументированы для обеспечения
аутентичности ЭД.

Нормативно-правовая база работы архива – это архивное
законодательство, нормы трудового, административного, и гражданского права и
Российской Федерации, постановления и указы правительства, ведомственные
нормативные акты.

Рассмотрим подробнее на основных Федеральных законах и
методических рекомендациях по сохранности архивных документов.[1] К
таким документам относят следующие нормативно-правовые акты. Федеральный закон
от 22 октября 2004 г. № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации». [1] Архивное законодательство :
Законы и иные нормативные правовые акты // Архивы России / Федерал.
архив. Агентство. – М., 2013.