Дипломная работа (ВКР) — колледж, техникум на тему Исследование назначения делового письма, основные виды деловой переписки.

Содержание:

В В Е Д Е Н И Е. 4

1 Назначение делового письма. Виды деловой переписки. 7

1.1 Система
организационно-распорядительной документации. Нормативно-правовые и
методические документы, регламентирующие работу с ОРД.. 7

1.2 Понятие «Информационно-справочные документы». 10

1.2.1 Виды информационно-справочных документов. 12

1.2.2 Назначение информационно-справочных документов. 14

1.2.3 Деловое письмо. Разновидности писем. 15

1.3 Стадии подготовки деловых писем. 18

1.3.1 Инициирование решения, сбор и анализ информации. 18

1.3.2 Подготовка проекта документа в двух экземплярах. 19

1.3.3 Придание юридической значимости деловому и рабочему экземплярам.
Регистрация, подписание, заверение печатью.. 21

1.3.4 Экспедиционная обработка и направление делового экземпляра адресату.
Последовательность работы с рабочим экземпляром. 23

1.3.5 Доведение информации до руководителя организации по деловому
экземпляру  26

1.3.6 Доведение информации до исполнителей. Постановка на контроль и
исполнение  26

1.3.7. Снятие с контроля и подшивка в дело. 28

1.4 Особенности составления и оформления писем. 30

1.5 Требования и сроки хранения писем. 33

Глава 2. Исследование назначения
делового письма, основные виды деловой переписки в государственном бюджетном
дошкольном образовательном учреждении города Москвы «Детский сад присмотра и
оздоровления № 766». 35

2.1. Характер деятельности
государственного бюджетного дошкольного образовательного учреждении города
Москвы «Детский сад присмотра и оздоровления № 766». 35

2.2. Процедура составления и
оформления различных видов писем в государственном бюджетном дошкольном
образовательном учреждении города Москвы «Детский сад присмотра и оздоровления
№ 766». 41

2.3.Типичные ошибки в составлении и
оформлении писем и пути решения. 44

З А К Л Ю Ч Е Н И Е. 50

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ  ИСТОЧНИКОВ.. 53

ПРИЛОЖЕНИЕ А.. 56

ПРИЛОЖЕНИЕ Б. 57

Введение:

Тема выпускной квалификационной работы: «Исследование назначения делового письма, основные виды деловой переписки».

В мире, где
существует множество различных организаций, деловой контакт зачастую берёт своё начало с деловой переписки, которая имеет
много правил и особенностей.

Каждый сотрудник какой-либо организации должен уметь вести деловую переписку, а для этого ему нужно знать правила написания письма.

Написание
письма является целым искусством, со своими правилами
и тонкостями. Письмо на одну и ту же тему может быть написано в разных стилях и
разных форматах. Для некоторых, написание письма является очень трудной задачей
именно из-за формата написания.

В настоящий
момент, деловая переписка более динамична, чем лет
десять назад, и она очень важна в современном мире. Её нельзя заменить на
телефонный разговор или встречу, т.к. на словах идеи могут быть не очень
убедительны для оппонента, и они не несут никакого юридического доказательства.

Актуальность темы исследования заключается в том, что в современном динамичном мире у деловых людей отсутствует свободное время для
встреч и телефонных переговоров со всеми желающими поделиться своей идеей,
поэтому, поэтому написание делового письма значительно повышает шансы быть
услышанным и понятым.

Стиль деловой
переписки может меняться в зависимости от традиций
и языка различных стран, однако существуют общие правила, которые определяются
международной практикой и условностями.

Таким
образом, грамотная деловая переписка – залог успешных отношений, и если контрагенты умеют ее вести, то перед
ними открываются многие двери в мире деловых отношений.

Целью
выпускной квалификационной работы является комплексный анализ особенностей
деловой переписки.

Для
достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:

·
рассмотреть систему
организационно-распорядительной документации и нормативное-правовые и методические документы,
регламентирующие
работу с организационно-распорядительной документацией;

·
изучить понятие «Информационно-справочные документы»;

·
проанализировать стадии подготовки деловых писем;

·
исследовать особенности составления и оформления писем;

·
изучить требования и сроки хранения писем;

·
описать характер деятельности организации ХХХ;

·
проанализировать процедуру составления и оформления различных
видов писем в ХХХ;

·
выявить типичные ошибки в составлении и оформлении писем и пути
решения.

Степень изученности
темы. Рассматриваемые вопросы нашли свое
отражение в работах Быковой Т.А.[1], которая в своём учебнике «Делопроизводство» рассматривает
современные требования к оформлению документов;
Дорониной Л.А.[2],
которая в учебнике «Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для среднего профессионального образования» подробно освещает правила оформления
документов, документооборот и
технологии работы с документами; также деловое письмо было рассмотрено
Кирсановой М.В.[3] и
другими документоведами.

Объектом
исследования настоящей работы является деловая переписка и её виды.

Предметом –
особенности оформления и ведения деловой переписки.

В работе были использованы следующие методы
исследования: наблюдение, изучение документов, анализ литературы,
описание, сравнение, обобщение.

Практическая значимость работысостоит в том, что в
ходе исследования планируется выявить проблемы оформления
документов в ХХХ и предложить пути их решения.

Структура выпускной квалификационной работы выглядит следующим образом:

1. Введение, в
котором показана актуальность темы, цель, задачи,
степень изученности темы, объект, предмет,
методы исследования, практическая значимость и структура работы.

2. Теоретическая
часть, где проводится исследование назначение делового письма и видов деловой
переписки.

3. Практическая
часть, в которой представлен анализ оформления
документации в ХХХс выявлением имеющихся
проблем и разработкой путей их решения.

4. Заключение, в
котором содержатся краткие выводы. [1] Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство:
учеб. 3-е изд., перераб.
и доп. / ред. Т.В. Кузнецова. М.: ИНФРА-М, 2019. 364 с. [2] Доронина Л.А., Иритикова В.С. Документационное
обеспечение управления: учебник и практикум для среднего профессионального
образования. М.: Юрайт, 2018. 233 с. [3] Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие. 4-е
изд. М.:

ИНФРА-М, 2017. 320 с.

Заключение:

Целью выпускной
квалификационной работы являлся комплексный анализ особенностей деловой
переписки.

Для
достижения данной цели был определён ряд задач, обозначенных во введении.

В
ходе решения первой задачи было установлено, что
организационно-распорядительная документация (ОРД) представляет собой
совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления.

Выделяют
три группы документов: организационные документы, распорядительные документы,
организационно-распорядительная документация.

Для
решения второй задачи проанализированы информационно-справочные документы – это
совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел,
служащих основанием для принятия решений.

Установлено,
что данная группа документов не требует подготовки ответа, они направляются для
ознакомления, в качестве методических рекомендаций, в рекламных целей, для
приглашения на различные семинары, в целях организации обучения и т.д.

С
этой группой документов ознакамливают сотрудников, непосредственно работающих в
данном направлении либо всех сотрудников.

Третья
задача подразумевала под собой анализ стадий подготовки деловых писем.

В
том случае, если деловое письмо являлось ответом на поступившее обращение,
заведующий определяет исполнителя и устанавливает сроки. По результатам
проведенной работы подготавливается два экземпляра проекта письма, один рабочий
с визами сотрудников, второй на отправку. После подписания писем заведующим, им
присваивается регистрационный номер и дата, что отмечается в журнале, рабочий
экземпляр подшивается в дело, а основной направляется адресату по почте.

При
решении четвёртой задачи были изучены особенности составления и оформления писем.
Определено, что письма печатаются на бланке организации, содержат наименование
и адрес лица, которому оно предназначено.

Письмо
оформляется в официально-деловом стиле, содержит описание той или иной ситуации
или проблемы, в заключении излагаются выводы, вопросы, пожелания, предложения.

Пятая
задача включала в себя рассмотрение сроков хранения писем. Определено, что они
зависят от значимости, ценности информации, содержащейся в документах.

В
основной массе срок хранения писем составляет 5 лет, 3 года для переписки по
оперативным правовым вопросам и 1 год для переписки о сроках представления
бухгалтерской и финансовой отчетности

В
рамках шестой задачи исследована деятельность государственного бюджетного
дошкольного образовательного учреждения города Москвы «Детский сад присмотра и
оздоровления № 766».

Организация
осуществляет образовательную деятельность в отношении детей дошкольного
возраста в соответствии с действующим законодательством, ведется
культурно-просветительская работа, большое внимание уделяется физическому и
эстетическому развитию дошкольников.

Педагогический
коллектив осуществляет тесное взаимодействие с родителями, внедряет новые
методики и технологии, применяет интерактивные формы обучения, работает
психолог, дети проходят регулярные медицинские осмотры.

В
соответствии с шестой задачей проанализирована процедура составления и
оформления различных видов писем.

Ответственным
за подготовку и отправку корреспонденции является делопроизводитель. Он
регистрирует входящую документацию (при необходимости) и передает ее
заведующему для наложения резолюции. Далее в соответствии с указаниями
руководителя уполномоченным лицом осуществляется двух экземпляров (рабочего и
адресату) писем, осуществляется их подписание, отправка адресату и подшивание
второго экземпляра в дело.

В
рамках седьмой задачи были выявлены наиболее распространенные ошибки при
составлении деловой корреспонденции.

Так,
нередко исполнители, если текст не помещается на странице, меняют поля в
официально установленных бланках, уплотняют шрифт и т.д. Допускаются ошибки при
склонении сложных фамилий, синтаксические, пунктационные. Проведенный анализ
выявил необходимость подготовки соответствующих разъяснений о необходимости
использовать толковые словари, тематические интернет-ресурсы и при необходимости
обращаться за помощью к делопроизводителю.

Фрагмент текста работы:

1 Назначение делового письма. Виды деловой переписки 1.1 Система организационно-распорядительной
документации. Нормативно-правовые и методические документы, регламентирующие
работу с ОРД Практически все системы документации являются унифицированными. Система
документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам
происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их
оформлению.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) представляет собой совокупность взаимоувязанных документов,
функционирующих в сфере управления. Она состоит из различных видов документов.
На основании ГОСТ Р 7.0.97-2016 выделяют 3
основные группы организационно-распорядительной документации[1].

Первая группа – это организационные документы. Они представляют
собой те документы, которые организуют деятельность организации или
предприятия, это своего рода комплекс документов, регламентирующие структуру, задачи, функции предприятия, организацию работы,
права, обязанности и ответственность руководства и специалистов данного
предприятия (Устав предприятия, Положения у предприятия и его структурных
подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание, структура и штатная
численность). Рассмотрим каждый вид организационных документов.

Устав предприятия – это свод правил, которые регулируют деятельность
организации, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанность в сфере государственной
или хозяйственной деятельности. Основные положения текста Устава: общие
положения, организационного единства, регламент
деятельности, финансово-материальная база, отчётная
и ревизионная деятельность, порядок
ликвидации и ответственность по делам организации. [1] Шувалова
Н.Н., Иванова А.Ю. Основы делопроизводства. Язык служебного
документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. С.376.