Дипломная работа (ВКР) — колледж, техникум на тему Использование новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. Современные информационные технологии в информационно-документационном обеспечении управления 6

1.1. Основные нормативные и правовые акты, регламентирующие применение новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления 6

1.2. Государственные стандарты, регламентирующие применение новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления 8

1.3. Информационные технологии в документационном обеспечении управления. Автоматизация создания и обработки документов 12

1.3.1. Анализ новых информационных технологий, используемых в процессе создания и управления документами 12

1.3.1.1. Программные средства создания, обработки и хранения документов 15

1.3.1.2. Технические средства создания и обработки документов 21

1.3.1. Анализ новых информационных технологий для реализации внедрения системы электронного документооборота 23

1.4. Анализ новых информационных технологий, используемых в информационном обеспечении управления 25

2. Практическая часть 36

2.1. Характеристика организации: наименование, история деятельности, предмет деятельности, организационная структура, состав сотрудников 36

2.2. Использование новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления в конкретной организации 39

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 47

ПРИЛОЖЕНИЕ А 50

ПРИЛОЖЕНИЕ Б 51

ПРИЛОЖЕНИЕ В 52

Введение:

Для успешного управления потоком документов необходимы специализированные компьютерные системы, а именно системы электронного документооборота (СЭД).

Данные системы позволяют организовывать передачу документов в электронном виде, сокращают временные затраты на обработку документов, повышают оперативность, налаживают эффективное взаимодействие между отделами организации.

Актуальность внедрения систем электронного документооборота обусловлена следующими причинами:

масштабный переход госорганов и хозяйствующих субъектов на электронный документооборот;

 рост объема документов, образующихся в деятельности организаций, и, соответственно, увеличение издержек на хранение и обработку бумажных документов;

— экономия рабочего времени сотрудников, а также экономия средств на расходные материалы;

— требования к оптимизации бизнес-процессов в целях сокращения времени и удешевления процедуры.

На сегодняшний день существует множество предприятий, которые активно используют средства электронного документооборота, рассматриваемая в работе ООО «РЕ-КАР» в этом отношении не является исключением.

Использование современных технологий более, чем актуально, поскольку позволит упростить кадровое делопроизводство, повысить его эффективность, сделать прозрачным механизм взаимоотношений между работодателями, работниками и государственными и контрольно-надзорными органами, а также судами.

Рассматриваемая сфера является молодой и динамично развивающейся, в связи с чем, различным аспектам внедрения информационных технологий и электронного документооборота посвящены многочисленные научные статьи, например, таких авторов как Агафонова Ю.О., Бокова А.В.,

Власова Д.А., Головко М.В., Мачуха А.А., Фатеева Н.Б., Щеголева Х.А. и др.

Целью данной темы исследования является анализ информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления ООО «РЕ-КАР».

Для достижения поставленных целей поставлены следующие задачи:

— рассмотреть основные нормативные и правовые акты, регламентирующие применение новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления,

— изучить государственные стандарты, регламентирующие применение новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления,

— исследовать информационные технологии в документационном обеспечении управления, автоматизацию создания и обработки документов,

— проанализировать программные средства создания, обработки и хранения документов,

— исследовать технические средства создания и обработки документов,

— проанализировать новые информационные технологии для реализации внедрения системы электронного документооборота,

— проанализировать новые информационные технологии, используемые в информационном обеспечении управления,

— охарактеризовать организацию: наименование, история деятельности, предмет деятельности, организационная структура, состав сотрудников,

— выявить особенности использования новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления в конкретной организации.

Объектом выпускной квалификационной работы являются особенности использования новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления.

Предмет выпускной квалификационной работы – новые информационные технологии в информационно-документационном обеспечении управления ООО «РЕ-КАР».

Методологической основой исследования являются общенаучный диалектический метод познания и вытекающие из него частнонаучные методы: анализ, синтез, обобщение, сравнение и др.

Нормативную базу исследования составили: федеральные законы, подзаконные и ведомственные акты.

Заключение:

Подводя итог, можно сделать следующие выводы и предложения.

Информационные технологии кардинальным образом изменили все сферы общественной жизни, документационное обеспечение управления в этом отношении не стало исключением.

Огромные возможности предоставляют новые технологии — если раньше документация в основном велась на бумажных носителях независимо от того, какой размах деятельности был у компании, то сейчас практически вся документация, за редким исключением, переводится в электронный вид, что гораздо проще, удобнее и экономит время сотрудников.

Так, в частности, на смену печатным машинкам пришли персональные компьютеры, бумажная почта заменилась электронной, проведение очных совещаний стало необязательно, поскольку существует множество программ, которые позволяют проводить онлайн-совещания, а также мессенджеры, которые в любой момент времени позволяют с необходимым человеком.

Кроме того, всё больше организаций придерживаются позиции, согласно которой введение электронного документооборота существенно повышает эффективность деятельности организации — речь идёт о полном цикле с момента регистрации документа до момента ответа заявителям либо направления отдельного письма в какой-либо орган.

Исследование строилось на материалах компании ООО «РЕ-КАР», которая специализируется на транспортной логистике, перевозке грузов для переезда, предоставлении возможности хранения этих грузов на определённом этапе времени.

Компания работает в основном с сотрудниками, которые оформлены в рамках гражданско-правового договора, поэтому штат компании невелик, и включает всего шесть человек:

— директор,

— бухгалтер,

— юрист,

— три менеджера.

При необходимости любые иные специальности могут привлекаться в рамках обозначенных договоров. Кадровую работу также ведёт юрист.

В настоящее время компания полностью перешла на внутренний электронный документооборот, что связано с большим объемом документации. В ближайших планах переход на внешний электронный документооборот в сфере транспортных перевозок, вся документация специального назначения будет проведена в электронный вид и стандартизирована. Безусловно ООО «РЕ-КАР» есть ещё над чем работать, поскольку основная достаточно скудная информация размещена исключительно на сайте, каких-либо буклетов, информационных листовок или иной печатной продукции, которая позволила бы дополнительно рекламировать деятельность компании нет — в основном работает так называемое «сарафанное радио».

Сайт является также недостаточно информативным, поскольку не позволяет как-то отчётливо выделить компанию среди аналогичных, кроме того, видится целесообразным введение в штат единицы кадрового работника и архивариуса, поскольку скопившаяся с 2007 года документация требует оцифровки и соответствующего хранения, кроме того, необходимо наладить работу, связанную с сохранностью персональных данных сотрудников, а также лиц, работающих по гражданско-правовым договорам.

В целом, новые информационные технологии сделали работу ООО более эффективной, позволили высвободить время непосредственно на ту деятельность, которая приносит прибыль этой коммерческой организации, в частности, менеджер имеет больше возможностей контактировать с потенциальными клиентами за счёт того, что документация, которой он пользуется, стандартизирована и не надо тратить время на то, чтобы её оформлять в том объёме, в котором это было ранее.

Фрагмент текста работы:

. Основные нормативные и правовые акты, регламентирующие применение новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015 , Перечень 2019 и Примерное положение об ЭК.

1. Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее -Правила 2015).

На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.

Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения .

Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).

Перечень 2019, как и утративший силу Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.