Дипломная работа (ВКР) — колледж, техникум на тему Автоматизированная информационная система документооборота службы социального обеспечения (Реализация 1С)

Содержание:

Содержание Введение. 4

Глава 1. Анализ предметной области. 7

1.1 Описание деятельности службы социального
обеспечения. 7

1.2 Анализ  процессов
функционирования службы социального обеспечения  16

1.3 Выявление основных проблем и обоснование
автоматизации. 22

1.4 Определение преимуществ использования систем
электронного документооборота. 29

1.5 Анализ существующих программных решений. 31

1.6 Постановка задачи на разработку
автоматизированной информационной системы документооборота службы социального
обеспечения. 35

Глава 2.
Проектирование структуры системы.. 38

2.1 Определение этапов разработки
автоматизированной информационной системы   38

2.2 Определение функций пользователей системы.. 46

2.3 Описание алгоритмов работы основных объектов
системы.. 50

2.4 Проектирование структуры базы данных. 57

2.5 Проектирование структуры интерфейса системы.. 61

Глава 3. Реализация
автоматизированной информационной системы документооборота службы социального
обеспечения. 64

3.1 Определение и обоснование среды программной
реализации. 64

3.2 Описание реализации объектов системы.. 67

3.3 Тестирование системы.. 71

4 Экономический
анализ. 79

Заключение. 84

Список
использованной литературы.. 87

Приложение. Код
программы.. 90

Введение:

На данный момент
увеличивается количество нуждающихся в государственной социальной помощи, это
связано как с общими тенденциями, так и с пандемией. Для получения необходимой
помощи население может обратиться в службу социального обеспечения. Работа
данной службы характеризуется предоставлением различной социальной помощи –
оказание услуг, предоставление лекарств, средств передвижения для инвалидов,
оздоровительных путевок, выплата денежного пособия и многое другое. Служба социального
обеспечения объединяет несколько отделов, которые выполняют большой объем
работы, обрабатывая большое количество данных и документов. При ведение
бумажного документооборота служба социального обеспечения сталкивается со
следующими проблемами:

— высокая
вероятность потери документов;

— сложность
архивирования и хранения неиспользуемых документов;

— место, связанное с
хранение документов постоянно растет и требует увеличения площадей;

— информация в
документах не является защищенной и может быть доступна большому кругу
пользователей;

— поиск документа и
формирование отчетности занимает большой промежуток времени, теряется
оперативность и своевременность принятия решений;

— появление
дубликатов документов, в которые вносятся исправления, что со временем может
привести к непониманию, где наиболее правильный вариант документа;

— большой промежуток
времени требуется на согласование документа.

Актуальностью
данной работы является разработка системы электронного документооборота,
которая решит данные проблемы и позволит:

— обеспечить
слаженную работу между отделами учреждения;

— упростить
работу с документами, повысить ее эффективность;

— производительность
труда сотрудников будет повышена по той причине, что время на создание,
обработку и поиск документов значительно сократиться;

— оперативно
получать необходимую информацию;

— обеспечивать
разграничение прав доступа между сотрудниками к информации, что позволит
обеспечить необходимую защиту данных.

Предметом исследования
является служба социального обеспечения.

Объектом исследования
является система электронного документооборота.

Целью работы является
разработка автоматизированной информационной системы электронного
документооборота для службы социального обеспечения.

Задачи работы:

— представить
описание деятельности службы социального обеспечения;

— осуществить
анализ процессов функционирования службы социального обеспечения, выявить
основные проблемы и обосновать автоматизацию;

— определить
преимущества использования систем электронного документооборота;

— проанализировать
существующие программные решения, которые используются для автоматизации
документооборота;

— сформировать
постановку задачи на разработку автоматизированной информационной системы
документооборота службы социального обеспечения;

— определить
этапы разработки автоматизированной информационной системы, представить функции
пользователей системы;

— представить
описание алгоритмов работы основных объектов системы, спроектировать структуру
базы данных и интерфейс системы;

— дать
обоснование среды программной реализации и представить реализацию объектов
системы;

— выполнить
тестирование системы;

— выполнить
расчет показателей экономической эффективности проекта.

Теоретической базой
являются работы Кузнецовой Т. В., Соковой А. Н., Ларина М. В., Румыниной Л.А.,
Охотникова А.В., Булавиной Е.А., Кузнецова И.Н., Костомарова М.Н., Соколова
А.В., Янковой В.Ф., Кузнецова С.Л., Пшенко А.В., Славко Т.И., Алексенцева А.И.,
Митченко О.Ю., Подольской И.А. и др.

Значимость работы
заключается в изучении принципов проектирования и моделирования таких сложно
структурированных систем как система электронного документооборота,
представленный материал может быть использован при изучении дисциплин,
связанных с документооборотом.

Заключение:

Внедрение системы
электронного документооборота на любом предприятии позволяет оптимизировать и
автоматизировать все процессы, связанные с созданием документов, их
согласование, утверждение, ознакомление, выполнением поручений и контроля
прохождения документа по всем заданным стадиях. Решения большинства систем базируются
на концепции единого информационного пространства и позволяют создать
унифицированную систему работы с любым содержанием в разных форматах.

Выгоды от внедрения
систем электронного докуменнтооборота:

– быстрая
и качественная обработка входящей, внутренней и исходящей документации;

– ускорение
процессов прохождения и согласования документов внутри организации;

– сокращение
ошибок в работе с документами;

– возможность
постановки на контроль определенного документа, группы документов, выполнение
поручений и др.;

– широкие
аналитические возможности по параметрам, задаются или настраиваются;

– возможность
групповой работы (в том числе и удаленных пользователей);

– возможность
криптографической защиты данных при пересылке (защита данных от изменений при
передаче);

– возможность
использования электронной цифровой подписи (в пределах организации) для точной
идентификации документа и подтверждение его целостности;

– существенное
сокращение затрат на подготовку исходной документации (в том числе большого
количества документов для рассылки клиентам или партнерам).

Работа службы социального
обеспечения представляет собой разнонаправленную деятельность, которая
подчинена защите населения и предоставления ей необходимой социальной помощи.
Использование системы электронного документооборота позволит оптимизировать
процессы, уменьшить время на выполнение рутинных операций, позволит освободить
время для выполнения непосредственных обязанностей, даст инструменты анализа и
контроля.

В рамках данной работы
решены следующие задачи:

– представлено
описание службы социального обеспечения – отображена сфера деятельности данного
учреждения, отображена организационная и ИТ структура;

– проведен
анализ существующих бизнес процессов, построена модель «Как есть», которая
позволила определить основные проблемы и обосновать необходимость использования
системы электронного документооборота;

– проведен
анализ систем электронного документооборота, определены преимущества их
использования, рассмотрен функционал существующих программных решений, которые
используются для автоматизации и управления документооборота;

– на
основании проведенного анализа были определены требования к функциональности
автоматизированной информационной системе электронного документооборота для
службы социального обеспечения и сформулирована постановка задачи на ее
разработку

– с
помощью диаграмм вариантов использования представлены функции пользователей;

– представлены
алгоритмы работы с системой, для этого были использованы диаграммы
последовательности и деятельности;

– выполнено
проектирование структуры базы данных системы и интерфейса;

– выполнен
анализ средств разработки – MS Access, GBase, 1C, FileMaker Pro, выбран наиболее оптимальный вариант –
платформа 1С Предприятие;

– представлено
описание реализации основных объектов конфигурации – справочников, отчетов,
документов;

– отображена
работа системы в режиме тестирования, представленные формы позволяют определить
корректность работы системы;

– представлен
экономический анализ показателей проекта, по полученным данным можно сделать
вывод – что внедрение автоматизированной информационной системы электронного
документооборота для службы социального обеспечения позволяет сэкономить
средства и получить прибыль.

Внедрение системы электронного документооборота в службу социального
обеспечения преследует следующие цели:

— освобождение от рутинной работы специалистов;

— автоматизация работы отделов службы социального
обеспечения;

— повышения
производительности исполнителей, работающих с документами службы;

— уменьшения затрат на
организацию взаимодействия между сотрудниками и подразделениями учреждения
[17].

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Анализ предметной
области 1.1 Описание деятельности
службы социального обеспечения Социальная работа как вид
профессиональной деятельности, включает в себя социальную работу с пожилыми
людьми и людьми льготной категории – участниками ликвидации аварии ЧАЭС,
многодетные семьи, инвалиды. Поскольку в настоящее время наблюдается рост числа
людей, которые нуждаются в социальной защите, социальная работа с этой
категорией является необходимым для их полноценного функционирования и
предотвращения развития экономических, бытовых, психологических и духовных
проблем. Поэтому необходимо, чтобы социальная работа в данном направлении
развивалась, совершенствовалась и приобретала больших объемов, которые
охватывали бы все сферы жизнедеятельности данной категории населения, а это
позволило бы повысить активность данной социальной группы, уменьшить их
изоляцию от общества (более характерно для людей пожилого возраста и инвалидов).
Именно поэтому социальная работа должна быть направлена на поддержку,
сопровождение, защиту, помощь и заботу о людях, которые требуют социального
обеспечения.

Службы социального
обеспечения предоставляют такие социальные услуги: уход дома, дневной уход,
социальная адаптация, паллиативный уход, консультирование, натуральная помощь,
транспортные и другие социальные услуги.

Доминирующей формой обслуживания является предоставление
социально-бытовой помощи одиноким нетрудоспособным гражданам в домашних
условиях. В службах социального обеспечения работают отделения социальной
помощи на дому. Социальные работники оказывают услуги по уходу дома, а именно:
закупка и доставка продуктов питания,