Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Управление жизненным циклом электронного документа

Содержание:

Введение. 3

1 Понятие электронного документа. 6

1.1 Электронный документ и системы
электронного  документооборота. 6

1.2 Нормативно-правовое регулирование электронных
документов и  систем электронного
документооборота. 10

1.3 Понятие жизненного цикла внедрения системы
электронного документооборота  14

1.4 Организация 
внедрения систем  электронного
документооборота. 22

2 Исследование 
жизненного  цикла электронного документа в ДОУ
заведения  30

2.1 Основные бизнес-процессы высшего учебного
заведения. 30

2.2 Описание жизненного цикла электронного
документа. 48

2.2.1 Создание электронного документа. 48

2.2.2 Включение ЭД в СЭД.. 57

2.2.3 Передача электронного документа в архив. 62

Заключение. 67

Список
использованной литературы   70

Введение:

Информационные
потоки в современных учреждениях расширяются лавинообразно, увеличивается
динамика развития предприятий, изменяются требования к функционированию,
быстроте обработки и получению данных. Все это требует того, чтобы находить и
внедрять более эффективные направления деятельности в области применения
информационно-телекоммуникационных технологий, использовать преимущества,
которые дают данные технологии.

Одна
из важных составляющих улучшения процесса функционирования любого предприятия
заключается в том, чтобы оптимизировать процессы управления документооборотом,
что позволит снизить нагрузку на сотрудников, уменьшая объем создаваемых
документов и сокращая время поиска нужной информации из документов.

В
настоящее время использование электронных документов и систем, позволяющих ими
управлять становится актуальным. Этому есть несколько причин. Первое –
возникает необходимость обработать быстро и качественно полученную  информацию. Второе – потеря информации или получение
ее посторонними людьми приведет к серьезным проблемам, начиная от усиления
конкурентов, заканчивая физической ликвидацией компании (предприятия). Проблемы,
которые возникают при работе с документами традиционным способом:

— высокая
вероятность потери документов;

— сложность
архивирования и хранения неиспользуемых документов;

— место, связанное с
хранение документов постоянно растет и требует увеличения площадей;

— информация в
документах не является защищенной и может быть доступна большому кругу
пользователей;

— поиск документа и
формирование отчетности занимает большой промежуток времени, теряется
оперативность и своевременность принятия решений;

— появление
дубликатов документов, в которые вносятся исправления, что со временем может
привести к непониманию, где наиболее правильный вариант документа;

— большой промежуток
времени требуется на согласование документа.

Описанные
проблемы способствуют распространению электронных документов и особенно систем
электронного документооборота. Использование данных решений позволяет:

— обеспечить слаженную работу между
подразделениями предприятия;

— упростить работу с документами, повысить
ее эффективность;

— производительность труда сотрудников будет
повышена по той причине, что время на создание, обработку и поиск документов
значительно сократиться;

— оперативно получать необходимую информацию;

— обеспечивать разграничение прав доступа между
сотрудниками к информации, что позволит обеспечить необходимую защиту данных.

Предметом исследования
является электронный документ.

Объектом исследования
является жизненный цикл электронного документа.

Целью работы является
управление жизненным циклом электронного документа в документационном
обеспечении управлении предприятия.

Задачи работы:

– дать определение электронного документа и
систем электронного  документооборота;

– проанализировать нормативно-правовые аспекты
ведения электронных документов и систем электронного документооборота;

– представить основные этапы жизненного
цикла электронного документа;

– описать проблемы, с которыми приходится
сталкиваться при внедрении систем электронного документооборота и способы их
решения;

– дать описание основных бизнес-процессов
компании в которой исследуется жизненный цикл электронного документа;

– представить описание жизненного цикла
электронного документа на предприятии, отобразить его создание, включение документа
в систему электронного документооборота, передачу электронного документа в
архив.

Теоретической базой
являются работы Кузнецовой Т. В., Соковой А. Н., Ларина М. В., Румыниной Л.А.,
Охотникова А.В., Булавиной Е.А., Кузнецова И.Н., Костомарова М.Н., Соколова
А.В., Янковой В.Ф., Кузнецова С.Л., Пшенко А.В., Славко Т.И., Алексенцева А.И.,
Митченко О.Ю., Подольской И.А. и др.

Значимость работы
заключается в изучении принципов проектирования и моделирования таких сложно
структурированных систем как система электронного документооборота,
представленный материал может быть использован при изучении дисциплин,
связанных с документооборотом.

Заключение:

Внедрение СЭД на любом
предприятии позволяет оптимизировать и автоматизировать все процессы, связанные
с созданием документов, их согласование, утверждение, ознакомление, выполнением
поручений и контроля прохождения документа по всем заданным стадиях. Решения
большинства СЭД базируются на концепции единого информационного пространства и
позволяют создать унифицированную систему работы с любым содержанием в разных
форматах.

Выгоды от внедрения СЭД:

– быстрая и качественная обработка входящей,
внутренней и исходящей документации;

– ускорение процессов прохождения и
согласования документов внутри организации;

– сокращение ошибок в работе с документами;

– возможность постановки на контроль
определенного документа, группы документов, выполнение поручений и др.;

– широкие аналитические возможности по
параметрам, задаются или настраиваются;

– возможность групповой работы (в том числе
и удаленных пользователей);

– возможность криптографической защиты
данных при пересылке (защита данных от изменений при передаче);

– возможность использования электронной
цифровой подписи (в пределах организации) для точной идентификации документа и
подтверждение его целостности;

– существенное сокращение затрат на
подготовку исходной документации (в том числе большого количества документов
для рассылки клиентам или партнерам).

Высшее учебное заведение
является многоструктурированной, специфической организацией, в которой
переплетается ведение бухгалтерского учета, кадрового учета с такими процессами
как расчет учебной нагрузки, проведение сессии, дипломирование, формирование
индивидуального плана преподавателя и др.

В рамках
данной работы были выполнены следующие задачи:

– дано определение СЭД, определены основные
понятия, назначение СЭД, виды таких систем;

– рассмотрено
нормативно-правовое регулирование проектирования и внедрения СЭД;

– изучена роль
СЭД в деятельности предприятия;

– определены основные стадии и этапы
внедрения СЭД;

– определено, что жизненный цикл
электронного документа будет представлен на основе ДОУ ВУЗа;

– проведен анализ основных процессов
деятельности ВУЗа, для наглядности данные процессы представлены с помощью
нотаций IDEF0,DFD, IDEF3;

– представлено описание документов, которые
формируются при работе ВУЗа;

– выполнено построение алгоритмов работы СЭД
ВУЗа, для наглядности отображения алгоритмов работы СЭД были использованы
диаграммы деятельности языка моделирования UML.

Внедрение СЭД в ВУЗы преследует следующие цели:

— освобождение от рутинной работы специалистов;

— автоматизация работы таких отделов ВУЗа как деканаты,
кафедры, учебные отделы, диспетчерская;

— повышения
производительности исполнителей, работающих с документами ВУЗа;

— уменьшения затрат на
организацию взаимодействия между сотрудниками и подразделениями ВУЗа [17].

СЭД ВУЗа избавит от
рутинных работ, связанных с заполнением данных по учебной нагрузке,
индивидуальным планам, отчетам по фактически отработанным часам,
экзаменационным ведомостям, расписанию учеьных занятй, консультаций,
формированию различных приказов и пр. Система должна быть проста в эксплуатации,
удобна и эргономична, не требовать особых знаний от пользователя в области
программирования и теории баз данных.

Фрагмент текста работы:

1 Понятие
электронного документа 1.1 Электронный документ и
системы электронного  документооборота Компьютер
активно используется в современном мире и выполняет большое количество рутинной
работы, все более внедряясь в  различные
сферы деятельности человека. Это приводит к тому, что появившиеся возможности
позволяют переложить выполнение неинтересной и сложной работы на компьютер,
освободив, таким образом, свое время непосредственно работе, не отвлекаясь на формирование
и заполнение документов.

Работа с
документами сопровождается постоянными исправлениями, доработками или
дополнениями документа, исправленный документ должен быть распечатан,
согласован, подписан ответственными лицами и передан далее для обработки. После
публикации и выполнения документа, возникает необходимость хранение документа,
его архивации. Место архивов постоянно растет, хранение бумажных вариантов
становится сложным процессом, требующим дополнительных затрат.

Перечисленные
факторы стали определяющими при появлении систем электронного документооборота.
В начальный период эксплуатации данные решения представляли собой электронные
журналы регистрации бумажных документов и исполняли роль регистраторов. На
данный момент современные системы электронного документооборота обеспечивают решение
основных проблем ведения документооборота, сводя основные недостатки к
минимуму.

Работа с
электронным документом на данный момент является одной из основных аспектов успешной
деятельности организации. Под электронным документом следует понимать документ в
цифровой форме, как текстовый, графический или иной файл, который является
результатом работы в данной компьютерной программе. Его можно сохранить и
прочитать, просто используя соответствующее программное обеспечение. Чтобы
электронный документ, также известный как цифровой или двоичный документ, был
распознан как таковой, он должен иметь характеристики традиционного документа,
то есть подтверждать истинность произошедшего события.