Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Управление системой документооборота в администрации муниципального образования г. Мончегорск

Содержание:

Введение. 3

1. Общие основы организации документального
обеспечения муниципальных органов управления в РФ.. 6

1.1 Сущность и правовые основы регулирования
делопроизводства в РФ.. 6

1.2 Документирование управленческой
деятельности  муниципальных органов  22

1.3 Порядок формирования и оформления основных
видов документов муниципального управления. 26

1.4 Технология работы с документами муниципальных
органов. 33

2. Практика документационного обеспечения
управления в администрации г. Мончегорск. 44

2.1 Общая характеристика деятельности
администрации г. Мончегорск. 44

2.2 Видовой состав документов Администрации г.
Мончегорск. 46

2.3 Организация работы с документами в
Администрации г. Мончегорск. 53

2.4 Анализ системы документационного обеспечения
управления. 61

2.5 Рекомендации по совершенствованию
документационного обеспечения управления Администрации г. Мончегорск. 63

Заключение. 74

Список литературы.. 76

Приложения. 84

Введение:

создания
многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи
планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения
деятельности.

Основные
задачи делопроизводства в органах власти — это сокращение информационных
потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления
процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий
автоматизации этих процессов. Актуальность
исследования. Сегодня основным ресурсом управления, несомненно, является
информация. Документы являются основным инструментом управления в любой
российской организации независимо от направления деятельности и
организационно–правовой формы. Информация фиксируется в документах, которые
придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве.
Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений.
Эффективность управления документами определяет, таким образом, эффективность
управления организацией.

В
условиях современного общества реализация любых технологий управления
процессами деятельности и организацией в целом требует корректной организации
информационно–документационного обеспечения – управления. В этой связи одним из
путей повышения эффективности управления является поддержание системы
документационного обеспечения в актуальном состоянии посредством
целенаправленного анализа порядка документирования и возможностей современных
информационных технологий.

Правильная
и точная организация документационной работы в муниципальном образовании,
повышает эффективность использования человеческого потенциала, как отдельного
сотрудника, так и всей организации в целом. Вопрос о необходимости
автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую
плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы
электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте
оценить преимущества новой технологии работы с документами.

В
связи с чем, остро встает вопрос о внедрении современных технологий, как
элемента, способствующего рационализации, необходимым для успешного достижения
и решения, стоящих перед государством целей и задач развитие и совершенствование
кадровой работы, как на федеральном, так и на муниципальном уровнях.

Каждый
этап процесса принятия управленческого решения в организации теснейшим образом
связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе органах
власти требуется системный подход к организации управления, следовательно,
возникает необходимость документационного обеспечения управленческой
деятельности. Актуальность исследования обусловила выбор темы выпускной
квалификационной работы: «Управление системой документооборота в администрации
муниципального образования г. Мончегорск».

Цель выпускной
квалификационной работы – разработка рекомендаций по совершенствованию системы
документационного обеспечения управления 
администрации г. Мончегорск.

Задачи выпускной
квалификационной работы:

— рассмотреть сущность и
правовые основы регулирования делопроизводства в РФ;

— изучить документирование
управленческой деятельности 
муниципальных органов;

— раскрыть порядок
формирования и оформления основных видов документов муниципального управления;

— проанализировать технологию
работы с документами муниципальных органов;

Заключение:

К настоящему времени
российским делопроизводством накоплен значительный опыт изучения
документационного обеспечения управления, его обследования, проверки, и
анализа. Изучение организации делопроизводства в исполнительных органах
местного самоуправления, оценки её эффективности и результативности является
сложным процессом и требует больших усилий.

Цель выпускной
квалификационной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию
системы документационного обеспечения управления  администрации г. Мончегорск.

Для достижения цели
работы были определены задачи, указанные во введении выпускной квалификационной
работы, а их достижение велось путём анализа организации делопроизводства
Администрации г. Мончегорск.

На основе проведенного
анализа документооборота администрации г. Мончегорск и выявленных проблем
предложен план мероприятий для улучшения документооборота рассматриваемого
муниципального учреждения. Внедрение электронного оборота документов в
администрации г. Мончегорск позволит решить наибольшее количество возникших
проблем. Это положительно отразится на документационном обеспечении учреждения
в целом и всех его подразделениях в частности.

Организация
документооборота в органах власти является важной частью процесса управления и
принятия стратегических решений, которая непосредственно влияет на быстроту и
качество управления в целом. Поэтому автоматизированный оборот документов важен
для:

— формирования целостной картины деятельности муниципалитета;

— повышения эффективности работы сотрудников (автоматизации
рутинных операций);

— координирования действий структурных подразделений в рамках
единого управленческого процесса;

— мониторинга движения документов;

— оперативной обработки информации, поддержки ее актуальности,
достоверности и непротиворечивости;

— коллективной работы с документами; контроля исполнения;
организации поиска, хранения и архивирования документов;

— эффективного использования людских, коммуникационных,
технических и информационных ресурсов.

При изучении
теоретико-методологической базы, в которой были рассмотрены: сущность,
принципы, этапы документооборота, его место в документационном обеспечении
управления и пути совершенствования, были выявлены положения, послужившие основой
для реализации поставленных задач.

Принятие управленческих
решений – главная задача каждой государственной организации. Чтобы принимать
решения первичные данные и необходимая информация для этого предоставляются в
учреждения в документальном виде.

Объем оборота документов
и работы с ними с каждым годом растет и обычно слишком велик, поэтому
загораживает, заменяет основную деятельность. Следовательно, автоматизация
документооборота позволит существенно повысить эффективность деятельности
администрации Камышлова. Не следует забывать, что бумажный оборот документов
вряд ли полностью перестанет быть актуальным. Важные документы по- прежнему
будут издаваться в бумажном виде.

Фрагмент текста работы:

1. Общие основы организации документального обеспечения
муниципальных органов управления в РФ

1.1 Сущность и правовые основы регулирования делопроизводства
в РФ

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно
широко и встречается в описании практически каждой информационной системы.
Изучение теоретических основ документооборота предполагает анализ содержания
понятийного аппарата (понятий «документ», «документооборот»), а также
рассмотрение данного процесса в историко-логическом аспекте.

Документ — это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или
право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя;
это письменные свидетельства о чем-либо.

С научной точки зрения документ — это средство закрепления различными
способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях
объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной
сфере деятельности, составляет систему документации [13, 5].

По определению Гутгарц Р.Д. — документ — понятие информационное,
которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется
юридическим значением. Документом является любая семантическая информация,
выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с
целью ее постоянного использования в динамической информационной системе.
Использование в данном случае означает последовательную смену информационных
процессов: его передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение [12,
13].

Исследователи различают три основных потока документов:

— Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних
партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие
исходящие документы, причем в заранее установленные сроки. Сроки
устанавливаются или нормативными актами, которые приписывают то или иное время
ответа на соответствующий входящий документ, или сроком выполнения, указанным
непосредственно во входном документе.

— Исходящие. Большинство таких документов является ответом организации
на соответствующие входящие документы. Некоторая часть этих документов
готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число
документов может требовать поступления входящих документов.

— Внутренние. Данные документы используются для организации работы
предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только
переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если
они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. В частности,
по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо
или материалы к внешней организации это направить внутренний документ в
канцелярию, где его преобразуют и отправят в стороннюю организацию [25, 16].

Понятие «документооборот» впервые появилось в литературе 1920-х годов
в работах ведущих специалистов в области управленческого труда и
делопроизводства. Были сформулированы основные положения его рациональной
организации.

В 1960-х гг. термин «документооборот» практически не употреблялся,
понятие, обозначаемое им, заменял термин «организация переписки».

На современном этапе, существует много подходов к трактовке термина
«документооборот», но базовым является понятие, закрепленное в стандарте на
терминологию. Организация документооборота является важнейшей задачей
управления, поскольку четкая организация движения документов устраняет много
недостатков в деятельности аппарата управления.

Правильная организация документооборота способствует оперативному
прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке
подразделений и должностных лиц, надежности функционирования предприятия,
оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом [54;
263].

Виноградова О.Б. считает, что модель делопроизводства на предприятии,
которая организована в соответствии с действующим законодательством, требует
изучения таких аспектов:

— Организация системы рационального документооборота и делового
технологического цикла на предприятии.

— Определение наиболее эффективных форм и методов документирования
управленческой деятельности.

— Обеспечение системы организации и ведения служебной документации в
организациих, организациях различных типов и видов.

Котдиева Я.И. определяет, что правильная организация документооборота
достаточно важна для становления имиджа современного организации.

Существует четкая система последовательных операций с документами:

— прием и регистрация;

— рассмотрение руководителем;

— порядок прохождения в организации;

— выполнение;

— контроль исполнения;

— формирование дел;