Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Управление документооборотом в РГСУ

Содержание:

Введение. 3

Глава 1. Теоретические
основы документооборота в кадровой службе. 5

1.1 Сущность и значение
документооборота в кадровой службе. 5

1.2 Организация
документооборота в кадровой службе. 10

1.3 Программное обеспечение
документооборота. 19

Глава 2. Анализ организации
документооборота в РГСУ.. 32

2.1. Краткая характеристика
РГСУ.. 32

2.2. Схема движения и
технология обработки документов в университете. 33

2.3. Регистрация и контроль
исполнения документов. 36

Глава 3. Совершенствование
организации документооборота в РГСУ.. 40

3.1. Применение АСУ
документооборота в институте. 40

3.2. Рекомендации по
улучшению организации документооборота в кадровой службе. 46

Заключение. 59

Список использованных
источников. 61

Приложения. 65

Введение:

Система управления документами должна быть частью целостной стратегии
управления информацией, и это необходимо для успешной цифровой трансформации.
Это обеспечивает измеримую экономию средств, повышение эффективности и
улучшение предоставления услуг для государственных учреждений и частного
бизнеса. Программное обеспечение включает в себя функции, критически важные для
того, чтобы помочь организациям выжить и процветать в реальности после
COVID-19. Цель состоит в том, чтобы сократить и в конечном итоге устранить
бумажные и бумажные процессы, которые замедляют операции и обслуживание.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-х
годах. В творчестве выдающихся специалистов в области управленческого труда и
делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др.
сформулировали основные положения организации документооборота, дали
теоретическое обоснование основных положений рациональной организации
документооборота — распределения документов по контрагентам, сокращения случаев
их прохождения, направления документов в непосредственные подрядчик, регламент
подписания. Литература того времени поддерживала методику изучения маршрутов,
перевозочных документов и технологии их доставки.

Первая попытка регламентировать единые принципы документооборота была
предпринята в 1931 г. Институтом технологий управления в проекте «Общие
принципы документооборота и документооборота». В проекте определяются правила
организации работы с документацией и документооборота, правила приема,
сортировки, доставки, обработки, контроля подачи документов, то есть все этапы
обработки документов.

Организация движения документов является важной частью офисного рабочего
процесса. Необходимо знать, как правильно его настроить, какие условия создать
для обеспечения четкого, последовательного и бесперебойного движения
документов, так как содержащаяся в нем информация необходима для принятия
управленческого решения и доведения его до исполнителя, определившего
актуальность темы НИР «Документооборот в РГСУ».

Цель исследования – изучить управление
документооборотом в РГСУ

Объектом
исследования является РГСУ.

Предметом
исследования: управление документооборотом в РГСУ.

Задачи:

1.Теоретические основы
документооборота в кадровой службе

2.Анализ организации
документооборота в РГСУ

3.Разработать
рекомендации по улучшению организации документооборота в кадровой службе

Методы
научного исследования: анализ литературы, сравнение, дедукция,
индукция, математические исследования.

Проект базируется на
работах следующих авторов: Гаджинского А. М., Зайцева Н.Л., Стояновой Е. С., и
др.

Практическая и
теоретическая значимость работы состоит в том, что данный проект может быть
использован в дальнейшем изучении темы управление документооборотом, а также в
качестве пособия для педагогов и студентов по предмету «Кадровое
делопроизводство».

Структура работы состоит
из введения, содержания, трех глав, списка литературы и приложений.

Заключение:

Программное
обеспечение для управления документами используется предприятиями для
организации, защиты и управления документами компании. Система управления
документами (DMS) позволяет улучшить рабочий процесс, поскольку документы можно
отслеживать через единую систему и классифицировать для легкого доступа в любое
время.

Когда
участники могут оставаться на одной странице, следуя одной и той же
методологии, только тогда проблемы со стороны внедрения могут быть медленно, но
постепенно преодолены.

С другой
стороны, чтобы преодолеть первую проблему, нужно будет организовать учебный
центр для сотрудников, чтобы полностью понять новое решение.

Только
тогда эта новая интеграция может оказаться полезной для компании в долгосрочной
перспективе. Новое решение может оптимизировать ваш бизнес, открывая двери для
новых возможностей в ближайшем будущем. Более того, лучшее преодоление проблем
также зависит от того, насколько хорошо разработали стратегию всего процесса
внедрения ERP в электронной коммерции.

Технология,
естественно, становится более гибкой с течением времени. Таким образом, как
только привыкнуть к внедренной технологии, работа станет намного проще в
эксплуатации и управлении. Для всех интегрированных решений существует определенный
процесс внедрения и стратегии, которым необходимо следовать, чтобы получить
наилучший результат. Это не отличается для интеграции ERP и электронной
коммерции.

Хотя для
любой организации оцифровка имеет очевидные преимущества, понимание конкретных потребностей
— на основе таких факторов, как использование документов и конкретные
ограничения ресурсов (например, персонал, пространство, инфраструктура, бюджет)
— имеет решающее значение для достижения результатов, которые действительно
улучшают работу людей.

Сканирование
на день вперед означает, что документы, которые в настоящее время активны,
преобразуются по мере их поступления в рабочий процесс. Ежедневное сканирование
дает гибкость для доступа к бумажным файлам и перехода между бумажными и
цифровыми системами. Создать процесс преобразования, который плавно
интегрируется с существующими процессами.

Сканирование
по требованию оцифровывается по мере возникновения необходимости в определенных
файлах или типах контента.

Во
многих случаях используются все три типа оцифровки. Преобразование дня вперед
всегда используется, потому что оно повышает эффективность. Первоначальные
усилия по инвентаризации документов помогут определить, какой вариант
преобразования — или вероятная комбинация вариантов — является оптимальным. Те
вопросы, на которые ответили об использовании документов, также будут полезны
на этом этапе.

Специализированное
и безопасное облачное решение для управления документами на основе программного
обеспечения как услуги (SaaS) — это умный способ хранения, организации и обмена
цифровыми файлами. В облаке информация защищена несколькими уровнями
безопасности инфраструктуры и приложений.

Фрагмент текста работы:

Глава
1. Теоретические основы документооборота в кадровой службе

1.1 Сущность и значение документооборота в кадровой службе Документом называем результат
отображения событий, предметов, фактов, явлений объективной действительности и
мыслительной документов, с небольшими корректировками и в тех случаях, когда в их
применении нет необходимости.

Документооборот – это 1)
передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до
сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное количество внутренних,
исходящих и входящих документов организации за некоторый период времени [10].

Под документооборотом подразумевают
организацию движения документов от момента их создания или поступления до
момента завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив. В зависимости от
сферы применения документооборот в компании разделяют на следующие категории:
кадровый; произведенный; бухгалтерский; управленческий;
административно-хозяйственный.

Документооборот и делопроизводство –
это тесно связанные понятия. Ведь документооборот включает в себя все стадии
движения документации, а под делопроизводством подразумеваются все процессы
работы с документами. Без налаженной схемы документооборота невозможно
организовать эффективную систему бухгалтерского, кадрового, налогового и
управленческого учета. Более того, отсутствие единых правил работы с
документами значительно усложнит взаимодействие между структурными
подразделениями, управление персоналом и управление компанией в целом.

Бухгалтерский учет – это базовая бухгалтерская практика ведения
аккуратного учета финансовых документов и операций [9].

Основные задачи бухгалтерского учета включают в себя:

1. Категоризация транзакций.

2. Выставление счета.

3. Сверка счетов.

4. Подготовка балансовых отчетов.

5. Управление заработной платой.

6. Управление кредиторской и дебиторской
задолженностью [8].

Бухгалтерский учет — это практика анализа всех финансовых записей,
производимых бухгалтером, для создания финансовых отчетов, моделей и прогнозов.

Основные задачи бухгалтерского учета включают в себя:

1. Подготовка скорректированных записей.

2. Аудит финансовой информации.

3. Налоговое планирование и отчетность.

4. Финансовое прогнозирование и анализ рисков.

5. Подготовка финансовой отчетности, отчетов и
моделей [7].

Цель бухгалтерского учета-вооружить финансовыми знаниями для принятия
более разумных бизнес-решений.

Систематизация имеет важное значение в бухгалтерском учете. Чтобы
финансовые показатели электронной коммерции были организованы, можно
использовать любой из двух типов популярных систем учета.

1. Кассовый учет.

При использовании кассового метода учета добавлять новую запись всякий
раз, когда денежные средства попадают на банковский счет или покидают его в
качестве расхода. Таким образом, книги отражают всю транзакционную информацию,
хранящуюся в платежных методах и банковских счетах.

Кассовый учет — это "стартовый" выбор для большинства малых
предприятий электронной коммерции. Потому что это простая в обслуживании
система – просто сообщать обо всех движениях денег по мере их возникновения.
Кроме того, всегда знать, сколько денег есть в распоряжении прямо сейчас [6].

Еще одно преимущество кассового учета заключается в следующем: при
отчетности по налогам на бизнес в конце года не нужно будет платить подоходный
налог с платежей, которые еще не получили. Таким образом, налоговый счет может
быть меньше.

Однако этот метод учета не является лучшим выбором для более крупных
операций электронной коммерции, поскольку он не признает будущую дебиторскую и
кредиторскую задолженность.

2. Метод начисления.

Напротив, учет по методу начисления побуждает регистрировать каждую
продажу или расход после ее совершения, независимо от того, когда деньги
поступают (или покидают) банковский счет.

Учет по методу начисления часто известен как традиционный метод
бухгалтерского учета, поскольку это система, используемая большинством
финансовых учреждений. Подумать о кредиторах, аудиторах, инвесторах,
специалистах по налоговому планированию или о ком-либо еще, кто заинтересован в
том, чтобы узнать о состоянии финансов организации.

На первый взгляд учет по методу начисления кажется более запутанным,
чем учет на основе денежных средств.

Но как только преодолеется эта система учета начнет иметь больше
смысла. Так как он обеспечивает более реалистичное представление дохода вашего
бизнеса каждый месяц. Кроме того, это позволяет делать более точные финансовые
прогнозы, принимая во внимание вашитекущие и будущие финансовые обязательства
[5].

Однако недостатком учета по методу начисления является то, что этот
способ ведения учета смещает акцент с того, сколько денег есть, на то, сколько
денег перемещать. Подсчитывая будущие платежи/расходы, учет по методу
начисления может сделать ваши операции более прибыльными, чем они есть на самом
деле. Таким образом, нужно будет внимательно следить за своим денежным потоком.

Метод кассовой базы для налоговой отчетности разрешен только для
компаний со средним годовым доходом в размере 5 миллионов долларов или менее.

Независимо от того, какую систему учета использовать в первую очередь,
нужно будет подготовить три вещи:

1. Идентификационный номер налогоплательщика.

Если работать, как корпорация или партнерство, вам необходимо
запросить идентификационный номер работодателя (EIN) в IRS. Это уникальный
9-значный идентификатор вашего бизнеса для использования во всех ваших
налоговых документах. Можно подать заявку онлайн и немедленно получить ее по
электронной почте. Индивидуальные предприниматели могут использовать свой номер
социального страхования (SSN) для той же цели [4].

2. Бизнес-банковский счет.

Разделение бизнеса и личных финансов-первое золотое правило
бухгалтерского учета. Откройте специальный банковский счет для вашего магазина
электронной коммерции. Настроить бизнес-версии популярных платежных приложений
(например, PayPal).

С другой стороны, можно потратить деньги со своего личного счета на
покрытие своих деловых расходов. Это должны быть разумные деловые расходы.

3. Бухгалтерское программное обеспечение.

Бухгалтерские приложения и онлайн-сервисы могут сэкономить время на
записи продаж, управлении расходами, создании отчетов и других бухгалтерских
задачах. Вот почему 50% малых предприятий используют их.

Теперь, когда все инструменты выстроены в ряд, рассмотрим ключевые
бухгалтерские задачи, которые нужно будет выполнять еженедельно/ежемесячно:

1. Классифицировать все транзакции.

2. Ведите бизнес-бюджет.

3. Будьте в курсе налогов.

4. Различать возвраты и возвратные платежи.

5. Практиковать точный учет.

Быть прилежным с каждым из них поможет понять денежный поток и
подготовиться к налоговому сезону.

Категоризация транзакций является базовой практикой бухгалтерского
учета электронной коммерции. Отмечать каждую операцию в отчете о движении
денежных средств как доход или расход. Большинство бухгалтерских приложений
автоматически сортируют транзакции для вас, поэтому просто просмотреть их и
назначить правильные дополнительные категории (например, зарплата, маркетинг,
возврат и т. д.) [3].

Бизнес-бюджет — это подсчет всех деловых расходов и других финансовых
обязательств, аккуратно суммированных и сложенных против ваших регулярных
доходов. Общее количество говорит, сколько денег нужно, чтобы безубыточно или
получить прибыль.

Учитывая, что 2020 год был трудным годом для малого бизнеса
электронной коммерции, бюджетирование может быть хорошей практикой, чтобы взять
и придерживаться.

Автоматизация бухгалтерских процессов также означает меньшее
количество ошибок, тем самым повышая доверие клиентов к данным и повышая
качество предоставляемых им консультаций. Кроме того, с роботизированной
автоматизацией процессов (RPA) специалисты по бухгалтерскому учету могут
полагаться на ИИ, чтобы понять намерения клиента или основывать его текущие
действия на прошлых данных.

Искусственный интеллект предоставляет огромные возможности для
бухгалтеров и новый уровень эффективности рабочих процессов.

Около 66% бухгалтеров будут инвестировать в искусственный интеллект.
Совсем недавно 58% бухгалтеров также считают, что ИИ может помочь им повысить
общую эффективность, и с нетерпением ждут принятия соответствующих приложений
ИИ для своей организации. Эти цифры только показывают, что ИИ трансформирует
отрасль.

Однако эксперты не видят ИИ, заменяющего человеческие роли. Вместо
этого ИИ будет помогать людям принимать решения и расширять возможности
прибыльного и углубленного анализа.

Работодателям дни трудно найти лучшие таланты в области финансов и
бухгалтерского учета. Вот почему для них более важно расширить требования к
поиску кандидатов и найму. И впервые в истории кандидаты могут диктовать
определенные условия своего трудоустройства, среди которых наличие гибкой и
удаленной работы.

Таким образом, лидеры бухгалтерского учета адаптируются к тенденции
предоставления сотрудникам возможности удаленной работы. Тем не менее, с
технологическим прогрессом и появлением компьютеризированных систем
бухгалтерского учета бухгалтеры, работающие на дому, могут добиться отличных
результатов в своей работе, как и в офисе.