Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Современное информационно-документационное обеспечение управления в законодательстве РФ

Содержание:

Введение. 3

Глава 1. Теоретические основы
информационно-документационного обеспечения управления в законодательстве РФ.. 7

1.1. Понятие информационно-документационного обеспечения
управления в законодательстве РФ.. 7

1.2. Особенности информационно-документационного
обеспечения управления в законодательстве РФ.. 20

Глава 2. Политика государства в сфере
информационного-документационного обеспечения управления в России. 34

2.1. Формирование единой государственной системы
документационного обеспечения управления в СССР. 34

2.2. Политика современного российского государства в сфере
информационно-документационного обеспечения управления. 40

Заключение. 54

Список использованных источников. 57

Введение:

Актуальность выбранной
темы объясняется тем, что без изучения и использования нормативно-правовой базы невозможна
организация эффективного делопроизводства, начиная с органов государственной
власти и заканчивая работой маленькой коммерческой организации. Как внешние, так
и внутренние коммуникативные взаимодействия организации будут совершенно
неэффективны в полной мере без изучения нормативно-правовой базы информационно
— документационного обеспечения управления.

В современных
условиях для повышения эффективности управления важно уделять достаточное
внимание совершенствованию работы с документами, поскольку каждое
управленческое решение всегда основывается на информации, документе. Практически
ни одна технологическая функция управления, которая связана с использованием
информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без процесса
создания, оформления, исполнения и хранения документов. Сегодня, в эпоху информатизации и развития
информационного общества каждый день руководителям организаций, структурных
подразделений, офисным работникам необходимо выполнять огромное количество
функций в области информационно-документационного обеспечения управления:
разработка и создание документов, которые регламентируют управленческую и
хозяйственную деятельность организаций, регистрация входящих и исходящих
документов, формирование дел, определение сроков хранения документов, передача
дел в архив или уничтожение дел. На каждый процесс делопроизводства существует
определенный законодательный акт или нормативно-методический документ (ГОСТ,
инструкция, перечень). Поэтому изучение вопросов и законодательства в области
информационно-документационного обеспечения управления в условиях формирования
и развития современного информационного общества является одним из основных
условий для формирования специалистов в области Документоведения и
Архивоведения.

Объект исследования – особенности
современного информационно-документационного обеспечения управления в
законодательстве РФ.

Предмет исследования – нормы, регулирующие современное
информационно-документационное обеспечение управления в законодательстве РФ.

Целью исследования – провести
анализ и совершенствование современного
информационно-документационного обеспечения управления в законодательстве РФ.

Для
достижения сформулированной цели важно решить следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие
информационно-документационного обеспечения управления в законодательстве РФ.

2. Выяснить особенности
информационно-документационного обеспечения управления в законодательстве РФ.

Источниковую базу данной выпускной квалификационной работы
составили нормативно-правовые акты.

Федеральный закон от 27.07.2006
г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
определил правовой режим документирования информации [1].

Федеральный закон от 06 апреля 2011
г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изменениями и дополнениями) [2].
Данный закон устанавливает ряд важнейших понятий, таких как средства,
сертификат, открытый ключ, подтверждение подлинности, пользователь электронной
цифровой подписи, он также определяет правовой порядок использования цифровой
подписи.

Принятие Федерального закона от 02
мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской
Федерации» [3],
явилось фактором стимуляции дальнейшего развития данного института, в законе
приводится определение обращения граждан и процедуры работы с ними.

Правовой акт обязывает организации,
вне зависимости от формы собственности, обеспечить сохранность архивных
документов: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации» [4].

Сотрудники, ответственные за организацию
делопроизводства, применяют Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О
коммерческой тайне» (с изменениями на 12 марта 2014 г.) [5]
и Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» [6]
(с изменениями на 21 декабря 2013 г.). ФЗ «О коммерческой тайне» определяет
перечень сведений, в отношении которых не может быть установлен режим
коммерческой тайны.

Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. №
477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти» [7]
устанавливает единый порядок ведения делопроизводства в федеральных органах
государственной власти и закрепляет за федеральным органом исполнительной
власти обязанность разработки на основе этих правил инструкции по
делопроизводству. В этом документе закреплены основные понятия по
делопроизводству, определены правила создания документов федеральным органом
государственной [1] Федеральный закон
от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации» // Собрание законодательства РФ – 2006. [2] Федеральный закон
от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями и
дополнениями) // Собрание законодательства РФ. – 2011. [3] Федеральный закон
от 02.05.2006 №59-ФЗ Об порядке рассмотрения обращений граждан РФ» // Собрание
законодательства РФ. – 2006. [4] Федеральный закон
от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» // Собрание законодательства РФ.
– 2004 г. [5] Федеральный закон
от 29.07.2014 №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями и дополнениями) //
Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». -2013 г. [6] Федеральный закон
от 21.07.1993 №5485-1 «О государственной тайне» (с изменениями и дополнениями)
// Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». -1993 г. [7] Постановление
Правительства от 15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями и дополнениями) //
Собрание законодательства РФ. -2009 г.

Заключение:

25.12.2020 года президиум
Правительственной комиссии по цифровому развитию выпустил Концепцию
развития ЭДО. В этом документе обозначены проблемы, которые препятствуют
переходу на электронный документооборот, мероприятия
по их решению, а также принципы и сроки реализации этих
мероприятий.

Проблемы ЭДО:

Нормативные акты не требуют
обязательного применения метки времени при подписании документа, процесс
проставления такой метки не регламентирован. В случае подписания
документа не усиленной подписью внутри информационной системы
компании, невозможно установить время подписания.

Электронный документ может быть создан
в формате, который поддерживается только определенным ПО. Если ПО перестает
использоваться — прочитать документ становится невозможно. Похожая
ситуация возникает, когда документ нужно передать внешнему
пользователю — на устройстве пользователя может
не быть ПО, необходимого для чтения файла.

Невозможно установить действительность ЭЦП
на момент подписания и неизменность документа, если его передают
внешнему пользователю в распечатанном виде.

Не установлены требования
к форматам электронных документов для передачи
их в Росархив.

Нерешенными для архивов по-прежнему
остаются вопросы, связанные с передачей им ЭД из организаций на долговременное
и постоянное хранение. Для их решения в 2017 году Всероссийский
научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
подготовил проект Типовых функциональных требований к системам электронного
документооборота и системам хранения ЭД в архивах государственных органов.
Документоведы обращают внимание на необходимость внесения изменений в
нормативно-правовые акты Российской Федерации, в том числе относящиеся к сфере
электронного документооборота. Одной из важных задач является определение
обязательного состава метаданных, передаваемых из системы электронного
документооборота в систему архивного хранения, что позволит достигнуть
информационной совместимости системы оперативного делопроизводства с системой
архивного хранения для поддержания непрерывности жизненного цикла документов.
Существующая в настоящее время практика работы большинства архивов с ЭД
связана, главным образом, с оцифровкой документов на бумажной основе, о чем
свидетельствует и анализ опыта региональных архивов.

Лишь немногие архивы принимают на хранение
именно ЭД, т.е. документы, изначально созданные в электронном виде. Наиболее
комплексный подход в работе с ЭД существует в Государственном архиве Российской
Федерации (ГА РФ), который в настоящее время осуществляет:

• прием документов из архива организации
при предварительной методической и организационной поддержке;

• прием документов по специальному решению
Росархива;

• прием документов личного происхождения.

В связи с необходимостью долговременного
хранения ЭД задачи архивов усложняются, им необходимо создать доверенную среду,
обеспечить для ее функционирования непрерывность, информационную безопасность,
поддерживать и обновлять комплекс программно-технических средств,
обеспечивающих процесс миграции и конвертирования ЭД. Однако это не означает,
что решение названных задач надо возлагать на IT-специалистов, которые в силу
своей специфики сводят процесс хранения документов к архивированию ЭД в
информационной системе, не разделяя оперативное и архивное хранение документов
[32]. Вопрос долговременного хранения ЭД нуждается, прежде всего, в
теоретическом осмыслении специалистами как в сфере управления документами, так
и в архивном деле. В декабре 2020 года участники круглого стола,
организованного Аналитическим центром при Правительстве Российской Федерации и
Клубом ИТ-директоров 4CIO, подвели итоги цифровой трансформации в России, придя
к выводам, что к концу 2020 года средний уровень цифровизации процессов по всем
отраслям составил 54%. В 2021–2025 годах эксперты прогнозируют существенный
рост уровня цифровизации и перевод всех государственных услуг в электронный
вид.

Для решения данных проблем предлагаются следующие
мероприятия:

1. Утвердить требования по хранению
документов, которые будут обеспечивать:

— единые форматы для электронных
документов;

— условия, исключающие возможность
внесения модификаций в электронный документ;

— ограничение доступа к содержанию
документа (шифрование документа или его части), если информация в нем
является закрытой для третьих лиц;

— доступность документа на протяжении
всего срока его хранения;

— значимость документа, после того, как
истечет сертификат ЭЦП, которым был подписан документ;

— наличие метки времени, которая
подтвердит легитимность подписи.

2. Разрешить компаниям и ИП оказывать
услуги хранения электронной документации наряду с операторами ЭДО. Таким
хозяйствующим субъектам необходимо будет пройти процедуру аккредитации.

При этом хранитель будет обязан обеспечить
не только хранение электронных документов, но и программ для
их визуализации, а также:

— передачу документов
из информационной системы в адрес третьей стороны по требованию
заказчика;

— в случае
ликвидации — передачу документов на хранение другим операторам
(компаниям, ИП) или в Федеральное архивное

Фрагмент текста работы:

Глава 1.
Теоретические основы информационно-документационного обеспечения управления в
законодательстве РФ

1.1. Понятие
информационно-документационного обеспечения управления в законодательстве РФ Ключевые
принципы делопроизводства и документационного обеспечения управления
основываются на актах, которые касаются вопросов документирования. Активно
развивающиеся условия жизни требуют новые нормативно-методические документы. Нормативно-правовая
база делопроизводства включает в себя законы и разные методические материалы, в
соответствии с которыми происходит процесс создания документов. При этом,
обработка, хранение и использование данных материалов в работе органов
государственной власти различных уровней также относится к таковой базе.

Основным
правовым актом, в котором закреплены права и свободы граждан в сфере
информационно-документационного обеспечения управления, является Конституция Российской Федерации,
принятая 12 декабря 1993 года. Согласно ст. 29. Каждый гражданин имеет право
законным способом искать, получать, передавать и распространять информацию [1].

В Гражданском кодексе РФ установлены
правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее
документирования.

С введением в
действие Уголовного кодекса РФ
установлена уголовная ответственность за неправомерные действия с документами и
информацией. К примеру, статья 138 предусматривает наказание за нарушение тайны
переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений; статья
327 — за преступления в сфере подделки, изготовления или сбыта поддельных
документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков [2].

В
начале нулевых годов единственным органом, контролирующим сферу
документационного обеспечения управления, была Федеральная архивная служба
(ФАС). Ей были подконтрольны вопросы организации и методической помощи, а также
координирование отдельных элементов государственной систем делопроизводства. В
2004 году на базе ФАС было создано Федеральное архивное агентство (Росархив). В
соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года №
293 Росархив получил право на самостоятельную выработку и реализацию
нормативно-правовых актов в сфере делопроизводства и архивного дела  [3].

Для
информационно-документационного обеспечения управления значительными являются
положения, содержащиеся в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Именно указанный нормативный правовой акт закрепляет правовой режим
документирования информации в России. Согласно данному законодательному акту,
информация – это какие-либо сведения, которые независимы от формы их
представления. А документированная информация- это информация с реквизитами,
которая зафиксирована на каком-либо материальном носителе, позволяющими
определить такую информацию или в установленных случаях законодательством РФ её
материальный носитель [4].

Информация —
это основа управления.  Она играет важную
роль в реализации связей между управляющей и управляемой подсистемами. А также между
различными управленческими звеньями организации.

Существует
множество вариантов передачи информации: устно, с помощью каких – либо бумажных
носителей, и даже с использованием электронных средств. Около 98% информации,
которая используется в управлении, оформляется в виде документов. Это важно, для
контроля исполнения, решения неоднозначных вопросов, анализа и исследования
управления для того, чтобы повысить его эффективность.

Кроме того,
закон регулирует порядок доступа к информационным ресурсам, разработку и
производство, технологии и средства поддержки информационных систем. А также
определяет меры защиты информации и права субъектов в области информатизации  [5].

27 июля 2006 года также издается
федеральный закон «О персональных данных»,
который определил основные понятия, которые применяются при создании документов,
такие как: персональные данные, оператор, обработка персональных данных,
распространение персональных данных, распространение персональных данных, и
т.д. [6].

В федеральных органах исполнительной власти [1] Конституция
Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993 с
изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020) //
Собрание законодательства РФ. – 2020 г. Ст. 29. [2] «Уголовный
кодекс Российской Федерации» от 13.06.1996 №63-ФЗ // Собрание законодательства
РФ -1996 г. – ст. 138, 327. [3] Указ
Президента РФ от 22.06.2006 №293 «Вопросы Федерального архивного агентства» //
Собрание законодательства РФ – 2016 г. [4] Федеральный
закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» // Собрание законодательства РФ – 2006 г. – Ст. 2. [5] Ларин М.В.
Информационное обеспечение управления: учебное пособие. М.: РГГУ, 2019. – С.
33-41 [6] Федеральный
закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» // Собрание
законодательства РФ – 2006 г. – Ст.3.