Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом организации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ.. 6

1.1.Сущность, цели и методы документационного обеспечения
управления. 6

1.2.Требования законодательства в области документирования. 10

1.3.Особенности построения систем управления персоналом в
организациях различных организационно-правовых форм. 12

1.4. Информационные технологии документационного
обеспечения управления  19

2  АНАЛИЗ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО "ЖИЛКОМЛЕКС". 26

2.1 Общая характеристика организации. 26

2.2 Анализ документационного обеспечения системы
управления персоналом в организации. 35

3 РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 
ПЕРСОНАЛОМ   45

3.1Мероприятия по совершенствованию документационного
обеспечения управления в организации. 45

3.2 Социально-экономическая эффективность мероприятий по
совершенствованию документационного обеспечения управления организации. 53

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 65

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 69

ПРИЛОЖЕНИЯ.. 72

Введение:

Успех
любого предприятия зависит от многих факторов, таких как организация
производственного процесса, штат сотрудников, стиль руководства.

Важнейшая
роль принадлежит документации и управлению документами, которые можно сказать и
основаны на деятельности предприятия. Каждая организация работает для сбора,
обработки, сбора, хранения, получения и распространения информации. Более того,
информация становится все более стабильной и документальной. Документ
представляет информацию, записанную в физической среде, с документированной
информацией и идентифицируемыми деталями.

В
процессе деятельности на предприятии имеется значительное количество различных
управленческих документов. Их состав основан на компетенции и функциях организации,
порядке, в котором решаются вопросы, объеме и характере отношений с другими
предприятиями.

Проблема
организации поддержки документации в управлении заключается в том, что не
всегда руководители и сотрудники управления относятся к этому направлению достаточно
серьезно. Однако роль документарной поддержки как в краткосрочной, так и в
долгосрочной перспективе предприятия становится все более важной.

Организация
работы с документами влияет на качество работы управленческого персонала,
организацию управления персоналом и рабочую культуру. В целом, успех
руководства зависит от того, насколько хорошо хранятся документы. Правильно
созданное управление бизнесом сокращает время, необходимое для поиска
информации, повышает точность и актуальность.

Важнейшая
роль принадлежит делопроизводству и кадровой документации, на которой, можно
сказать и основывается деятельность предприятия. Каждое предприятие уделяет
повышенное внимание работе по сбору, обработке, накоплению, хранению, поиску и
распространению информации. При этом информация все чаще приобретает
фиксированный, документальный характер. Документ, документированная информация
выражает зафиксированную на материальном носителе информацию с
реквизитами,  дающими возможность ее
идентифицировать.

В
процессе деятельности на предприятии присутствует значительный объем различных
документов, в состав которых входит и кадровая документация. Состав документов
основан на компетенции и функциях организации, порядке решения вопросов, объеме
и характере взаимосвязей с другими предприятиями.

Проблема
организации документационного обеспечения в кадровой работе состоит в том, что
не всегда руководители и работники кадровых служб относятся к этому направлению
достаточно серьезно. Однако все большее значение приобретает роль кадровой
документации  как в краткосрочных так и в
долгосрочных рамках деятельности предприятия.

Ввиду
того, что персонал считается одним из наиболее сложных объектов управления в
организации, потому как в отличие от материальных факторов производства
персонал имеет возможность осуществлять решения и критически расценивать
предъявляемые к ним требования. Персонал также имеет субъективные интересы и
слишком чувствителен к управленческим воздействиям, реакция на которые не
установлена.

Актуальность
представленной темы выражена необходимостью совершенствования организации системы
документационного обеспечения управления персоналом, ввиду того, что от
правильного ее построения во многом зависит эффективность деятельности
организации.

Целью
работы является разработка программы по совершенствованию системы
документационного обеспечения управления персоналом.

Объектом
работы является система управления персоналом .

Предметом
работы является совершенствование документационного обеспечения системы
управления персоналом  ООО "Жилкомплекс".

Для
реализации поставленной цели необходимо решение следующих задач:

—
изучить теоретические основы документационного обеспечения управления
персоналом;

—  представить характеристику деятельности ООО "Жилкомплекс";

—  провести анализ документационного обеспечения
системы управления персоналом ООО "Жилкомплекс"; —  сделать выводы и предложить мероприятия по
усовершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом.

Степень
научной разработанности проблемы. Разработка теоретических, методических и
практических вопросов, связанных с формированием и организацией кадрового
делопроизводства предприятия, нашла отражение в работах следующих отечественных
и зарубежных ученых: Беспалов В.А., 
Венделева М.А., Шеремет А. Д.  и
многих других.

Теоретической
основой исследования послужили работы российских и зарубежных ученых в области
экономики, стратегического управления и планирования, социально-экономического
развития предприятий.

В
процессе проведения исследования были использованы методы системного подхода,
статистического и экономического анализа, методы оптимизации и принятия
решений.

Выпускная
квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованной литературы и приложений.

Заключение:

В
условиях современного времени управляющим компаниям принадлежит роль посредника
между квартиросъемщиками и организациями, которые оказывают коммунальные
услуги. Поэтому, управляющие компании должны постоянно вести непрерывную
деятельность по следующим приоритетам:

—
В оперативном порядке выявлять и своевременно устранять проблемы в тепло-, водо-
и газоснабжении, поддержание санитарных требований на действующей территории;

—
В определенные законодательством сроки анализировать и исполнять обращения
квартиросъёмщиков относительно оказываемых услуг жилищно-коммунального
хозяйства;

—
Грамотно излагать информацию для жильцов о плановых ремонтах, профилактике
инженерных коммуникаций и т.п.;

—
Проводить  контрольные мероприятия
деятельности подрядчиков и субподрядчиков;

—
Осуществлять мероприятия по оптимизации затрат и эффективности расходования финансовых
ресурсов для ремонта, восстановления и модернизации жилого фонда.

Таким
образом, для качественного управления делопроизводством и документооборотом в
названных организациях необходимо внедрение комплексной СЭД, которая способна
автоматизировать не только «традиционную» работу с документами, но и прочие
бизнес-процессы.

В
каждой организации возникают проблемы, связанные с хранением достаточно
большого объема информации. Возникает необходимость применения  систем цифрового документооборота. Особенно важно
присоединение крупных организаций, через которые в день проходят десятки тысяч
бит разнообразных данных. Организация электронных архивов в таком случае просто
неизбежно.

Идеальным
вариантом выступает хранилище, в котором будет расположена вся документация,
касающаяся деятельности предприятия. Оно должно вмещать не только
структурированные оцифрованные документы прошлых лет, но и те, которые были
сформированы сотрудниками компании непосредственно в самой СЭДО. Цифровое
хранилище в качестве элемента инфраструктуры юридического лица обязано
располагать различными возможностями работы для своих пользователей.

Основные
вопросы, которым нужно уделить максимум внимания:

—
полная защита электронных документов, находящихся в папках или файлах на
физических носителях;

—
создание условий для воспроизведения информации на электронных носителях по
истечении длительного периода времени с момента создания электронного
документа;

—
обеспечение возможности считывания ЭД в долгосрочной перспективе.

Пути
решения первой проблемы уже были найдены. Для физической сохранности
электронной информации ее необходимо размещать на нескольких носителях. Самыми
надежными считаются жесткие диски и сервера.

На
основе рассмотренного материала, можно отметить, что  управление документацией является полноценной
управленческой функцией организации, поддержание  которой необходимо на всех стадиях жизненного
цикла существования документов (от создания документов — до их ликвидации или
передачи на хранение в архив), а также для всех 
видов документов и систем документации организации. Управление
документацией предполагает выполнение принципов экономичности и эффективности и
на широком применении новых информационных технологий, создающих качественный
менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу
управления.

Организация
электронного архива помогает воплотить эти мечты в реальность, а благодаря
«безбумажной» форме хранения в офисе еще и освобождается много места.

Хранение
данных не традиционным, бумажным способом, а с использованием современных
информационных технологий позволит максимально оптимизировать рабочий процесс в
организации.

Организация
электронного архива на предприятии обеспечит: Удобный
и быстрый поиск нужной документации;

Упорядоченное
безопасное хранение;

Коллективный
доступ к работе с документами;

Ограничение
несанкционированного доступа;

Высвобождение
офисных площадей от накопившихся бумаг;

Защиту
документации от безвозвратной утери или повреждения.

Основными
этапами создания электронного архива документов являются: —
подготовка к сканированию и перевод в электронный вид;

—
настройка системы в соответствии с бизнес-процессами организации;

—
разработка регламента использования системы;

—
наладка процесса пополнения архива.

Причины
необходимости создания электронного архива — это удобство, а также использование
электронного архива документов, что обеспечивает эффективный и простой доступ и
управление служебной информацией.

Внедрение
электронного архива решает проблему оптимизации документооборота. Главное
предназначение — сократить время поиска необходимых бумаг. В большинстве
случаев необходимые документы удается найти в автоматическом режиме
поиска. Электронный
архив решает проблему утери важных документов по неосторожности, при их
передаче, транспортировке, либо по причине воздействия окружающей среды (пожар,
наводнение и т.п.). Распределенные хранилища электронных данных с налаженными
процедурами резервирования надежно защищают электронные документы от потери.

Возможность
обеспечить контроль доступа к информации в электронном архиве, исключается
потеря важных документов и их несанкционированное изменение. Механизмы
ограничения прав доступа, протоколирование действий пользователей и
автоматическое резервное копирование позволяют обеспечить высокий уровень
информационной безопасности.

Продуманная
структура электронного архива документов позволит систематизировать
документацию, распределив ее относительно вида и срока хранения, а также
структурировав данные согласно любым другим критериям.

Разработка
стандартов классификации документов и введение регламентаций позволит в
дальнейшем выработать подход к созданию единой базы документации компании
любого уровня.

В
первой главе исследованы теоретические аспекты документационного обеспечения
управления.

Во
второй главе рассмотрена характеристика Общества с ограниченной
ответственностью «Жилкомплекс».

В
третьей главе проанализирована организация системы документационного
обеспечения  ООО «Жилкомплекс».

Фрагмент текста работы:

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ 1.1
Сущность, цели и
методы документационного обеспечения управления Процесс управления
документацией — это достаточно сложное направление в системе качества.

В управленческой функции
документ выступает основным средством управленческой деятельности. В реализации
управленческой функции наиважнейшую роль занимают документы, созданные в целях
управления и в процессе управления. Управленческие документы представляют собой
наиболее объемный массив документации.[1]

Достичь эффективности
управления возможно лишь при получении актуальной (оперативной) или даже
обгоняющей (перспективной) информации, которая играет роль в своевременности и
правильности управленческих решений. В связи с этим основное свойство
документов, которым характерна управленческая функция, — это их оперативный
характер. Оперативную информацию, которая необходима для управленческой
деятельности можно сгруппировать в два вида: осведомительную и
распорядительную. Осведомительная информация формируется, в основном, на низших
ступенях управления. В процессе передачи ее вверх, т. е. при передаче от низших
ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и
дублирования. Распорядительная информация формируется на высших ступенях
управления. При передаче ее вниз средние и низшие звенья управления обычно
формируют дополнительную информацию и таким образом, происходит ее увеличение. [1]
Агарков А.П. Теория организации. Организация производства: Интегрированное:
Учебное пособие для бакалавров / А.П. Агарков, Р.С. Голов. — М.: Дашков и К,
2015. — 272 c.