Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Особенности ведения переписки в АО «Воентелеком»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ.. 8

1.1 Законодательное и нормативно-методическое
регулирование деловой переписки в Российской Федерации. 8

1.2 Виды и содержание деловых писем. 19

1.3 Оформление делового письма. 33

1.4 Язык и стиль деловых писем. 35

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ
ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ  АО «ВОЕНТЕЛЕКОМ». 40

2.1 Характеристика
деятельности АО «Воентелеком». 40

2.2 Характеристика
делопроизводства в АО «ВОЕНТЕЛЕКОМ.. 42

2.3 Анализ специфики процесса
ведения деловой переписки 
в АО «Воентелеком». 47

2.4 Предложения по совершенствованию организации
деловой переписки
в АО «Воентелеком»……………………………………………………………64

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 72

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 74

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………….76

Введение:

Во все времена деловое общение было одним из важнейших
компонентов компании, важнейшим средством взаимодействия в ее рамках и мощным рычагом
влияния одних ее субъектов на другие. Это правильно проведенные деловые
переговоры, хорошо сформированное соглашение или умелое обоснование конкретного
предложения, которые в конечном итоге определяют успех ведения бизнеса.

С глобализацией мировой экономики и растущей
открытостью экономик многих стран бизнес-деятельность получила все большее
распространение.

В настоящее время уровень социально-экономического
развития государства очень сильно зависит от навыков специалистов и компетенции
деловой переписки в различных сферах деятельности.

Изменение социальной жизни России, реформа социальных,
экономических и политических условий радикально изменили коммуникативную
ситуацию в обществе. Одной из областей, где изменения условий общения наиболее
заметны, является система бизнес-документов.

Существуют различные определения письма как документа.
Так или иначе, служебное письмо – это обобщенное название различных по
содержанию документов (открытое письмо, подтверждение, отказ, предложение,
заказ, сообщение, сопроводительное письмо, приглашение, благодарность,
извещение, информационное письмо, напоминание, гарантийное письмо, запрос,
ответ на запрос, рекламация, претензия, многоаспектное письмо), выделяемых в
одну группу на том основании, что все они служат средством общения между
юридическими и физическими лицами и при этом пересылаются от автора адресату.

Способы передачи документа могут быть разными:

— в системе электронного документооборота между
обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного
предприятия;

— почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу,
в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями.

Всё зависит от практики, сложившейся в организации, от
уровня технического оснащения.

Как правило, переписка ведется путём направления писем
как внутри организации, так и с внешними адресатами.

Деловая переписка занимает заметное место в процессе
заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров. В
соответствии с Гражданским кодексом РФ договор в письменной форме может быть
заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также
путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной,
телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что
документ исходит от одной из сторон по договору. При толковании условий
договора судом принимается во внимание предшествовавшая договору переписка.

Письмо может выступать частью договорной документации
при заключении международных договоров (например, Федеральный закон от
11.11.2003 № 142-ФЗ «О ратификации Рамочного соглашения между Российской
Федерацией и Европейским инвестиционным банком, регулирующего деятельность
Банка в Российской Федерации, и письма-приложения к нему»).[1]

Документ обладает юридической силой лишь при условии
соблюдения установленных требований. Так, в инструкциях по делопроизводству
обычно содержится положение о том, что документы, переданные (полученные) по
факсимильной связи и электронной почте без использования в установленном порядке
технологии электронной подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные
способы не могут применяться для передачи документов, требующих удостоверения
подлинности документа.

При разрешении экономических споров и рассмотрении
дел, отнесенных к компетенции арбитражных судов, оценивается способность
документов служить доказательством, их соответствие принятым правилам.

Всё вышесказанное позволяет говорить об актуальности
изучения современного делового письма и особенностей ведения деловой переписки.

Степень изученности темы. Термин «деловое письмо»
рассматривается многими авторами в различных интерпретациях. Каждый из них
использует разные синонимы для обозначения данного вида документа: письмо,
служебное письмо, деловое письмо, официальное письмо, деловая корреспонденция, переписка.
Вопросы изучения структуры и функций служебных деловых писем отражаются в
трудах Т.М. Деева, Л.А. Дорониной, М.В. Кирсанова, В.В. Ковтонюк, Ш. Сабо, и
многих других.

Они рассматривают различные структурные элементы
делового письма, их специфику, реквизиты, виды функций и т.д.

Тем не менее, работ, в которых комплексно были бы
охарактеризованы вопросы теории, истории, практики использования служебных
деловых писем, их трансформации и модернизации в условиях информатизации, нами
не обнаружены.

Новизна работы заключается в комплексном анализе
деловых писем
и обобщении материалов по теме исследования.

Практическая значимость работы может быть использована в
преподавании элективных курсов; при составлении рекомендаций по оформлению
разного вида деловых писем.

Целью данной работы
является разработка мероприятий для повышения эффективности
ведения переписки в АО «Воентелеком».

При написании данной работы
поставлены следующие задачи:

— изучить законодательное и
нормативно-методическое регулирование деловой переписки в Российской Федерации;

— рассмотреть виды и содержание
деловых писем;

— рассмотереть оформление делового
письма;

— рассмотреть язык и стиль деловых
писем;

— дать характеристику деятельности АО
«Воентелеком»;

— провести анализ специфики процесса ведения деловой переписки
в АО «Воентелеком»;

— дать предложения по совершенствованию
организации деловой переписки в АО «Воентелеком».

Объектом исследования является АО
«Воентелеком».

Предметом исследования является особенность
ведения переписки
в АО «Воентелеком».

Теоретической и методологической
основой работы являются положения экономической теории, научные труды ученых,
законодательные и нормативные акты РФ такие как:

— ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)
(ред. от 14.05.2018). Составление делового письма базируется на многих пунктах
этого документа. Этот ГОСТ определяет основные реквизиты писем и их
последовательность;[2]

— ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня.
Общие требования»;[3]

— ГОСТ Р 1.5-2012 «Стандартизация в Российской Федерации.
Стандарты национальные. Правила построения, изложения, оформления и
обозначения»;[4]

— Правила делопроизводства в государственных органах,
органах местного самоуправления (утверждены приказом Росархива от 22.05.2019;
зарегистрированы Минюстом России 27.12.2019, рег. № 57023) (пп. 2.6 и 2.7). На
основе новых Правил в организациях должны разрабатываться (или
актуализироваться) свои конкретные Инструкции по делопроизводству после
согласования с органом исполнительной власти соответствующего уровня, уполномоченным
в сфере архивного дела;

— Примерная инструкция по делопроизводству в
государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
зарегистрирована Минюстом России 17.08.2018, рег. № 51922) (пп. 2.10 и 2.23);[5]

— Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 – утверждает
примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях в целях
совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с
документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил
подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего
хранения и подготовки к передаче в архив организации. [6]

Положения, выносимые на защиту:

— Замена программы
СЭД Company Media на более эффективное и удобное в применении программное
обеспечение DIRECTUM RX.

— Интегрирование в
СЭД DIRECTUM RX шаблона делового письма для сотрудников, пункты которой могли
бы выводиться на экран в качестве подсказки.

— Введение в
действие пошаговой памятки написания делового письма для сотрудников. [1] Федеральный закон «О ратификации Рамочного соглашения
между Российской Федерацией и Европейским инвестиционным банком, регулирующего
деятельность Банка в Российской Федерации, и письма-приложения к нему» от
11.11.2003 № 142-ФЗ (последняя редакция)// http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44958/. [2] ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от
14.05.2018)// http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/. [3] ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня.
Общие требования» // https://internet-law.ru/stroyka/doc/40445/. [4] ГОСТ
Р 1.5-2012 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные.
Правила построения, изложения, оформления и обозначения» // https://docs.cntd.ru/document/1200101156. [5] Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении
Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
(Зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018 № 51922)// http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_305137/. [6] Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении
Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного
самоуправления» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019 № 57023) //
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_342093/.

Заключение:

По результатам исследования можно
сделать следующие выводы:

Деловая переписка — один из важнейших
видов взаимодействия организации с внешним миром. Создание эффективной работы с
перепиской — это превентивная мера, позволяющая значительно снизить юридические
и административные риски компании.

На особенности переписки влияют:

— отраслевая принадлежность компании.
Так, например, обязательны отношения с заказчиком и с подрядчиками в
строительной деятельности, с покупателями и поставщиками.

— размер компании. Следует отметить,
что оперативная переписка между отделами в крупных компаниях иногда
превращается в систему запросов и отписок, направленную не на решение проблемы
в деле, а на оперативную деятельность.

Деловая переписка — это неотъемлемое
средство связи между компанией и внешними организациями, поскольку это письма,
связывающие авторскую организацию с другими учреждениями.

Через письма обмениваются
информацией, вносят предложения, ведут переговоры и т.д. Иногда информация и
справочные документы просто подтверждают факты, события, которые просто
необходимо учитывать.

Без преувеличения можно сказать, что
это один из самых распространенных видов официальных документов, поэтому успех
решения тех или иных проблем и, следовательно, всего предприятия в целом во
многом зависит от того, насколько точен текст сообщения.

Документооборот и процесс
делопроизводства в АО «Воентелеком» являются частью работы всех подразделений.
Канцелярия, в частности обеспечивает формирование и передачу документов в
установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения и
знакомит сотрудников с нормативными и методическими документами по офисной
работе.

Общие правила деловой переписки в АО
«Воентелеком» утверждены инструкцией по делопроизводству, в которой четко
определены все требования к языку написания, оформлению, согласованию,
регистрации и отправке.

Проведя анализ процесса
делопроизводства в организации, можно отметить, что весь процесс работы с
документами четко регламентирован, но при этом стоит рекомендовать рассмотреть
возможность вывода СЭД на более современный уровень, включить в инструкцию по
делопроизводству алгоритм согласования документов, разработать пошаговую
памятку написания делового письма для сотрудников. Для осуществления
предлагаемых мероприятий целесообразно назначить ответственных сотрудников и
установить сроки исполнения мероприятий.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

1.1 Законодательное и нормативно-методическое регулирование
деловой переписки в Российской Федерации Под правовой и методологической основой для деловой
переписки понимается набор правовых норм, требований и методов, которые
совместно устанавливают правила составления и составления документов.

Этот комплекс включает в себя:[1]

– Федеральный закон;

– Законодательство федеральных органов власти
Российской Федерации;

– Законодательство субъектов Российской Федерации;

– Государственный стандарт;

– междисциплинарные нормативно-методические документы,
регулирующие работу с документами.

Существуют различные определения письма как документа.
Так или иначе, служебное письмо – это обобщенное название различных по
содержанию документов (открытое письмо, подтверждение, отказ, предложение,
заказ, сообщение, сопроводительное письмо, приглашение, благодарность,
извещение, информационное письмо, напоминание, гарантийное письмо, запрос,
ответ на запрос, рекламация, претензия, многоаспектное письмо), выделяемых в
одну группу на том основании, что все они служат средством общения между
юридическими и физическими лицами и при этом пересылаются от автора адресату.

Способы передачи документа могут быть разными:

— в системе электронного документооборота между
обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного
предприятия; [1] Деева, Т.М. Деловая переписка / Т.М. Деева, Е.В.
Кичатова, Н.А. Чхиквишвили. — М.: Принт-Ди, 2019. — 37 c.