Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Особенности документооборота современных учреждений РЖД

Содержание:

Введение 3

Глава 1. Теоретические аспекты исследования документооборота современных учреждений 5

1.1. Сущность и содержание понятия «документооборот» 5

1.2. Особенности оценки документооборота: критерии, порядок,

проблемы 14

1.3. Анализ нормативных документов, регулирующих документооборот 19

Глава 2. Практические аспекты исследования документооборота современных учреждений на примере секторе договоров АО «РЖД Логистика» 23

2.1. Общая характеристика сектора договоров АО «РЖД Логистика» 23

2.2. Особенности и порядок документооборота АО «РЖД Логистика» 25

2.3. Порядок хранения документов в архивохранилище АО «РЖД Логистика» 43

Глава 3. Направления совершенствования порядка документооборота на примере АО «РЖД Логистика» 48

3.1. Возможности совершенствования процессов оценки и выявления научно-исторической и практической ценности документов в АО «РЖД Логистика» 48

3.2. Совершенствование механизмов регулирования ответственности за незаконное уничтожение документов в АО «РЖД Логистика» 51

Заключение 55

Список использованных источников 59

Приложения 56

Введение:

Актуальность темы настоящего исследования определяется тем, что деятельность любой организации сопровождается значительным докумен-тооборотом, содержащим информацию различной ценности. Большой до-кументооборот требует, прежде всего, значительных финансовых затрат на хранение и обработку документов, что конечно же нецелесообразно с экономической точки зрения деятельности организаций. На поиски нужно-го документа среди огромного массива всей документации, потребуются значительные трудозатраты и привлечение сотрудников, занятых выпол-нением своих непосредственных обязанностей. В связи с этим большинство организаций задается вопросами о том какие именно документы и сколько по времени следует хранить, что в свою очередь влечет необходимость правильной оценки ценности документов.

Степень изученности. В работе Т.В. Кузнецовой рассматриваются способы документирования, а также нормативы и методика делопроизвод-ства. Подробно описывается организация работы с документами и бездо-кументационное обслуживание, которые являются основами делопроиз-водства. Данное пособие охватывает обширный комплекс вопросов по до-кументационному обеспечению управления. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. в своей работе анализируют проблемы становления ар-хивной сферы и ее функционирования, а также вопросы ее правового ре-гулирования. Большое внимание уделено организационным и методиче-ским вопросам, экспертизе ценности и комплектованию документов в Ар-хивном фонде РФ.

Для формирования номенклатуры дел, ее подготовки и передачи до-кументов для архивного хранения автором использованы статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, М.П. Жуковой, Г.А. Осич-киной. Исследование А.Н. Артизова использовано для изучения вопросов по организации службы делопроизводства и технологии работы с доку-ментами, также подробно проанализирована процедура экспертизы цен-ности документов, подготовка документов к сдаче в архив и процесс их хранения.

Объект исследования — сектор договоров АО «РЖД Логистика».

Предметом исследования является изучение состояния и оптимизация документооборота в секторе договоров АО «РЖД Логистика».

Целью исследования является проведение анализа организации до-кументооборота в секторе договоров АО «РЖД Логистика».

Для решения указанной цели необходимо решить следующие задачи:

– раскрыть сущность и содержание понятия «документооборот»;

– рассмотреть особенности оценки документа: критерии, порядок, проблемы;

– провести анализ нормативных документов, регулирующих доку-ментооборота;

– дать общую характеристику сектора договоров АО «РЖД Логи-стика»;

– определить особенности и порядок документооборота в секторе договоров АО «РЖД Логистика»;

– оценить порядок хранения документов в секторе договоров АО «РЖД Логистика»;

– сформулировать возможности совершенствования процессов оцен-ки и выявления научно-исторической и практической ценности документа;

– разработать предложения по совершенствованию механизмов ре-гулирования ответственности за незаконное уничтожение документов.

Практическая значимость проведенного исследования заключается в возможности применения разработанных рекомендаций на практике в дея-тельности сектора договоров АО «РЖД Логистика».

Цель и задачи исследования определили структуру работы, которая представлена введением, тремя главами, заключением, списком использо-ванных источников и приложениями.

Заключение:

Таким образом, изучение процесса экспертизы ценности документов в ОАО «РЖД» позволило сделать следующие выводы. Из числа рассмот-ренных сроков ЭЦД и всевозможных нормативных источников, была вы-брана концепция Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»: экспертиза ценности документов – это «изучение документов по критериям их ценности с целью определения сроков хранения и отбора документов для передачи в Архивный фонд РФ. По определениям были выведены три цели проверки ценности документов:

– изучить все документы детально, независимо от способов записи и типов носителей.

– оценить актуальность и важность документа, по установленным критериям ценности документов.

– определить сроки хранения документов.

Чтобы достичь этих целей нужно определить ряд задач, которые по-способствуют их достижению:

– осуществить отбор практически значимых документов на времен-ное хранение.

– осуществить отбор документов, значимых в различных аспектах для постоянного хранения.

– осуществить подбор информативных и емких документов для хра-нения.

– осуществить отбор документов, утративших значение для уничто-жения.

В нормативно-методических и литературных источниках есть неко-торые различия в основных критериях и принципах ЭЦД, но не противо-речащих друг другу, и как правило требующие комплексного использова-ния.

Необходимо соблюдать классификацию, основанную на четырех принципах, а именно: историзм, полнота, всесторонняя оценка и социаль-но-политический нейтралитет. В случае критериев проверки ценности до-кументов выделяют три группы: внешние характеристики, происхождение и содержание документов, каждая из которых содержит ряд уточняющих критериев.

Важнейшие источники, регулирующие ЭЦД, разделяют на четыре основные группы: методические документы, законы, нормативно-правовые акты РФ в области архивного дела, локальные нормативные документы и законы субъектов Федерации.

В ОАО «РЖД» создано архивохранилище, которое является подраз-делением Общества. Данное подразделение выполняет ряд задач: попол-нение архива документами, завершенными в делопроизводстве; обеспече-ние учета сохранности документов; разработка для них научного спра-вочного аппарата; оказание помощи в работе с документами структурным подразделениям. Функция помогающая воплотить в жизнь эти задачи – это проверка ценности документов.

Процесс ЭЦД можно разделить на два основных этапа: в структур-ных подразделениях и в архиве ОАО «РЖД». Первый этап проведения экспертизы имеет ряд своих особенностей: нет описей дел, не все подраз-деления проводят полную регистрацию дел, нет четких сроков передачи дел в архив Общества. Эти недостатки влияют на экспертизу ценности до-кументов на втором этапе: в результате несоблюдения сроков экспертизы ценности, сотрудники, работающие в архиве, берут часть ответственности за работу сотрудников подразделений на себя.

Решению этих проблем может способствовать добавление в долж-ностные инструкции сотрудников, ответственных за ведение делопроиз-водства в отделах, проведение дополнительных семинаров по аспектам ар-хивного дела, усиление управленческого контроля за несоблюдение требо-ваний внутренних нормативных документов Общества.

Следовательно, предложенные рекомендации позволят усовершен-ствовать процедуру проведения экспертизы ценности документов в ОАО «РЖД».

Таким образом, из полученных практических и имеющихся теорети-ческих знаний следует, что в любой организации, как частной, так и госу-дарственной, экспертиза ценности документов проводится по правилам, и нормам предусмотренными в нормативных и методических источниках.

В рамках третьей главы было предложено:

1. Утвердить постоянный состав ЭК для АО «РЖД Логистика», со-стоящий из:

– представителя от руководства организации;

– архивариуса;

– представителя Управления по работе с персоналом организации;

– представителя Правового управления организации;

– сотрудника ОКИАФ (отдел комплектования и использования ар-хивных фондов Центра организации и контроля исполнения поручений АО «РЖД Логистика»).

На данный момент состав ЭК в АО «РЖД Логистика» непостоянный и утверждается каждый год, при этом его состав из года в год может ме-няться, что в свою очередь отрицательно сказывается на проведении экс-пертизы ценности, т.к. привлекаемые сотрудники вынуждены изучать во-просы по определению ценности документов, отслеживать изменения зако-нодательства, то есть затрачивать временные и физические ресурсы.

Экспертная комиссия должна более продуктивно работать с заинте-ресованными подразделениями Общества по отбору документов, который проводится каждый год, для их дальнейшего хранения либо уничтожения.

2. В должностной инструкции секретаря-референта отсутствуют обя-занности по участию в процедуре проведения экспертизы ценности доку-ментов. Необходимо внести в должностную инструкцию соответствующие дополнения.

3. Предложение по внесению дополнительного пункта в Положение о секторе Управления, касающегося порядка и периодичности передачи за-ключенных доходных договоров между контрагентами и АО «РЖД Логи-стика» в Правовое управление Общества.

4. Разработка алгоритма действий при порче (утрате) документов в процессе делопроизводства.

Таким образом, решение вопросов, указанных в положениях, позво-лит усовершенствовать процедуру проведения экспертизы ценности доку-ментов в АО «РЖД Логистика», их сохранность и исключить нарушения по оформлению и подготовке документов в делопроизводстве.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические аспекты исследования документооборота современных учреждений

1.1. Сущность и содержание понятия «документооборот»

Термин делопроизводство был образован от сочетания слов «произ-водство дела» возник во второй половине XVIII века. Этот термин «произ-водства дела» означал решение судебных или административных вопросов и понимался как деятельность, которая связанна с принятием решений, то есть с производством дел [17, C.20]. Именно это и было заложено в основу понятия «Делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Современную терминологию делопроиз-водства регламентирует ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архив-ное дело. Термины и определения», в котором «Делопроизводство» опре-деляется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая до-кументирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Его возникновение обусловлено изменением организационной базы дело-производства в связи с внедрением в документационное обеспечение управления современных информационных технологий, а именно исполь-зования информации, поиска, создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска. Подготовка любого документа заключается в правиль-ном оформлении его реквизитов, из которых оно составляется, а именно текст, адрес, подпись, виза утверждения и согласования документа. Весь объём документов, обращающихся в учреждении – это своеобразная па-мять учреждении, обращение к которой позволяет оперативно решать те-кущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу учрежде-ния, принимать наилучшие решения.

Систему документации составляет совокупность различных видов и разновидностей документов, взаимосвязанных по признакам происхожде-ния, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформ-лению. Документ способен вызывать определенные юридические послед-ствия, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положе-ния не противоречат действующему законодательству, а оформление – принятому порядку. Только при соблюдении этих условий документ при-обретает юридическую силу (юридическая сила — это свойство официаль-ного документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления).

Перемещение документов с этапа их формирования или получения до полного окончания выполнения, помещения в дело согласно номенкла-турному номеру подразделения или отправки называется документообо-ротом. Информационная система, обеспечивает сбор, то есть включение документов в систему, обработку, управление и доступ к документам, это и составляет систему электронного документооборота.

Система электронного документооборота является автоматизирован-ной информационной системой, обеспечивающей создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хране-ние и доступ к ним, а также регистрацию документов. Электронный доку-ментооборот — документооборот с использованием информационной конвенции. В технологию деятельности работы с документами входит при-ем и обрабатывание документов; заблаговременный анализ и разделение документов; регистрация и надзор исполнения документов, и их отправле-ние, а кроме того, формирование дел и хранение документов [18, C.4]. Ос-новными носителями различной социально значимой информации в обще-стве являются документы.

Можно сделать вывод, что делопроизводство в учреждении охваты-вает все вопросы документооборота и организацию работы с документа-ми, которая включает в себя оформление и составление документов, веде-ние переписки, в общем, весь комплекс работ с документами. Также хочет-ся отметить, что каждому гражданину тоже необходимо владеть знаниями по правильному созданию и подготовки документов, ими могут быть заяв-ления и многие другие документы, для подачи в любую организацию или учреждение.

Вся процедура деятельности делопроизводства построена на инфор-мации, которая является базой всех организационных решений. Свойство принимаемых решений и результативность работы организации находится в зависимости, всесторонности, оперативности и насколько достоверна, получена информация. Служба делопроизводства как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем подразделения, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю ор-ганизации. На уровне современных требований ведение и постановка ин-формационно-документационного обеспечения управленческой деятельно-сти организации является основными задачами службы делопроизводства [7, C.20].

Главным организационно-правовым документом регламентирующий деятельность сотрудника, который исполняет работу по делопроизводству и документационному обеспечению организации является его должностная инструкция, которая имеет свою структуру [18, C.7]:

• общие положения;

• должностные обязанности и функции;

• права и обязанности;

• ответственность.

Основные движения документооборота в организации:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы, документы, не выходящие за пределы организации.

В любую организацию могут, поступают входящие документы от вышестоящей организации (например, поручения, инструкции, распоря-жения), от подведомственных организаций (письма, отчетные сведения), от сторонних организаций (информационные письма, запрос), обращения от граждан заявлений, предложений [8, C.9].

Исходящие документы состоят из документов, которые создаются в организации, а отправляются за пределы организации, они создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы, которые требуют ответа [2, C.32].

Внутренние документы создаются в самой организации и не отправ-ляются за его пределы, это может быт внутренняя переписка между отде-лами, служебные записки, объяснительные записки, рапорта, кадровые до-кументы, должностные инструкции, регламенты.

В каждой организации необходимо организовать для каждой груп-пы документов свой способ их движения, на основании государственной системы документационного обеспечения управления, можно разработать способ движения документооборота в организации. Важным этапом в ор-ганизации работы с документами также является хранение уже исполнен-ных документов до их передачи в архив.

Можно сделать вывод, что ведение делопроизводства в государ-ственных учреждениях является важным моментом, в работе применяется строго инструкция по делопроизводству и стандарты, которые установле-ны нормативно-правовыми актами.

Вся деятельность учреждений связана с документацией, которая яв-ляется основным действием в организационных вопросах, финансовых и средством управления в учреждениях, также в кадровых вопросах [10].

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений формируется значительное количество разновидностей документов и их видов. Основное предназначение документов, как известно, – это закреп-ление и передача информации во времени и пространстве с целью её по-следующего использования. Однако не все они имеют одинаковую цен-ность. Некоторые из них могут предоставить ценную информацию о науч-ной, экономической, политической и культурной жизни общества и, соот-ветственно, служить источниками для различных областей научных знаний и отраслей государственной и общественной жизни. Информационная цен-ность других документов не выходит за рамки сугубо практических целей [14, C.42]. Возможность и продолжительность использования документов обусловливается научно-исторической и практической значимостью ин-формации [32, C.38].

Учитывая содержательное и видовое многообразие создаваемых в мире документов, их различные качественные и количественные характе-ристики, очевидно, что не все они должны сохраняться для передачи по-следующим поколениям. Кроме того, сохранение их в полном объёме бы-ло бы просто физически невозможным из-за ограниченных площадей практически в любой организации. В связи с этим большое значение при-обретает решение вопроса об определении научно-исторической и куль-турно-целостной значимости этих документов.