Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Организация работы службы ДОУ на предприятии(на примере)

Содержание:

Введение. 3

Глава 1. Специфика деятельности
службы ДОУ в системе предприятия. 7

1.1. Место службы ДОУ в системе
предприятия. 7

1.2. Задачи и функции службы ДОУ.. 12

1.3. Типичная структура службы ДОУ.. 18

Выводы по главе. 23

Глава 2. Пути совершенствования
организации службы ДОУ в ООО «КарМас»  25

2.1. Общая характеристика ООО
«КарМас» и место службы ДОУ в системе предприятия. 25

2.2. Нормативно-правовое обеспечение
ДОУ «ООО «КарМас». 39

2.3. Анализ документооборота
предприятия и деятельности службы ДОУ.. 48

2.4. Пути совершенствования
организации работы службы ДОУ.. 61

Выводы по
главе. 68

Заключение. 70

Список использованных источников. 75

Приложения. 80

Введение:

Движение документов образует документооборот, и документооборот
существует на каждом предприятии или в организации. От того как организован
документооборот зависит вся работа в целом на предприятии, особенно в больших
организациях. Промышленные предприятия отличаются большим количеством различных
документов, что соответственно приводит к тому, что документооборот на таких
предприятиях является сложным. В этом случае типичным становится увеличение
документооборота.

Одним из способов улучшения делопроизводственных
процессов является его автоматизация. Для большинства российских учреждений и
организаций в последние годы стало реальностью осуществление смешанного
бумажно-электронного документооборота с постоянным возрастанием его электронной
составляющей и появлением новых организационно-технологических форм. Но наряду
с этим необходимо применять и другие способы совершенствования
документооборота, например, регламентацию типовых делопроизводственных
процессов. На данном этапе современного делопроизводства деятельность в области
улучшения документоведения направлена на переход к полностью электронному
документообороту.

Однако существует много нюансов в вопросах перехода к
электронному документообороту и очевидна важность также и традиционного
бумажного делопроизводства. Специалисты в области делопроизводства и IT-
технологий усиленно работают над решением данного вопроса.

Таким образом, актуальность данной темы в том, что
проблема документооборота в целом изучена, но специфика документооборота на
промышленном предприятии не указана. При большом объеме документов,
свойственном промышленным предприятиям, обеспечение процессов документооборота
является более сложным и многоступенчатым. 
Требует выстраивания правильного регламентированного подхода при работе
с различными видами документов.

Дополнительно актуальность темы настоящего
исследования определяется тем, что деятельность любой организации
сопровождается значительным документооборотом, содержащим информацию различной
ценности. Большой документооборот требует, прежде всего, значительных
финансовых затрат на хранение и обработку документов, что конечно же
нецелесообразно с экономической точки зрения деятельности организаций. На
поиски нужного документа среди огромного массива всей документации, потребуются
значительные трудозатраты и привлечение сотрудников, занятых выполнением своих
непосредственных обязанностей. В связи с этим большинство организаций задается
вопросами о том какие именно документы и сколько по времени следует хранить,
что в свою очередь влечет необходимость правильной оценки ценности документов.

Объект дипломной работы – постановка делопроизводства
на ООО «КарМас».

Предмет – документооборот на ООО «КарМас».

Цель – определить проблемы в организации
документооборота на ООО «КарМас» и предложить мероприятия по их устранению.

Для осуществления поставленной цели необходимо решить
следующие задачи:

— определить место службы ДОУ в системе предприятия;

— изучить задачи и функции службы ДОУ;

— рассмотреть типичные структуры службы ДОУ;

— представить общую характеристику ООО «КарМас» и
место службы ДОУ в системе предприятия;

— исследовать нормативно-правовое обеспечение ДОУ «ООО
«КарМас»;

— провести анализ документооборота предприятия и
деятельности службы ДОУ;

— предложить пути совершенствования организации работы
службы ДОУ.

Анализ изученности темы показывает, что книги по
делопроизводству описывают в целом процесс документооборота без учета специфики
работы промышленного предприятия. В книгах по делопроизводству таких авторов
как Т.В. Кузнецова, Т.А. Быкова, Л.В. Санкина, В.Ф. Янковая, освещается общее
знание о документообороте, принципах работы, совершенствованию
документооборота. Материал из учебных пособий по делопроизводству, авторами
которых являются указанные выше специалисты, служит теоретической основой
знания о документообороте, принципах и правилах его организации.

Анализ учебного материала дал общее понимание
применения специальных автоматизированных систем в делопроизводстве, а также
послужил материалом к сравнению существующей на ООО «КарМас» системы
документооборота.

Как правило, информация об аспектах документооборота
размещена в статьях периодических изданий журналов по делопроизводству и
секретарскому делу. Ряд авторов поднимают Храмцовская Н.А., Янковая В.Ф.,
Каменева Е.М. в своих статьях поднимают актуальные проблемы делопроизводства,
освещают различные темы и аспекты документоведения, рассказывают об этапах
документооборота более подробно, нововведениях в делопроизводственной сфере.

Таким образом, документооборот явление глобальное,
т.к. охватывает весь поток документов (входящие, исходящие, внутренние),
проходящих свой жизненный путь в работе предприятия. Соответственно тема
управления документооборотом является первоочередной и значимой в
делопроизводстве. Вопросы документирования, а соответственно и документооборот
продолжают и будут оставаться актуальными многие годы и акцентировать на себе
внимание специалистов, так как способы работы с документом модернизируются.

Несмотря на большое количество работ по теме
документооборота, наличия специального периодического издания «Делопроизводство
и документооборот на предприятии» – в целом особенности документооборота
промышленного предприятия недостаточно изучены.

Основным методом исследования темы выпускной
квалификационной работы явились анализ и изучение нормативной документации
предприятия и существующих российских стандартов по ведению делопроизводства.

Цель и задачи исследования определили структуру
работы, которая представлена введением, двумя главами, заключением, списком
использованных источников и приложениями.

Заключение:

В заключение следует отметить, что управление документооборотом
предприятия является важной составляющей работы любой организации. Это
объясняется тем, что решение вопросов документооборота призвано максимально
упорядочить, систематизировать, улучшить работу предприятия в целом.

Правильно организованный
документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается
объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам
относятся электронные файлы и бумажные носители. Для их систематизации
необходимо знать, что такое документооборот.

Документооборот – это система
создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов в
организации. Ведение документооборота подразумевает процесс, включающий в себя
составление и согласование, прием и передачу, отправку документов. Поэтому в
узком смысле определение документооборота возможно как движение бумажных или
электронных носителей от момента составления до получения и отправки на
хранение в архив.

Правильная организация этого процесса
помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования
достоверной отчетности.

Основным правилом, касающимся организации документооборота, кратко служит
его оптимизация. Необходимо максимально сократить все промежуточные
«остановки», чтобы иметь возможность обеспечить оперативное движение документов.
Для этих целей разработаны три основных формы организации документооборота:

Централизованная – она предполагает сосредоточение всех видов документации
в одном месте. Это может быть канцелярия, секретариат, кадровая служба. На
такие отделы возлагают обязанности по регистрации, обработке, хранению
материальных носителей информации. Децентрализованная – такая форма характеризуется тем, что все документы
сосредоточены в нескольких структурных подразделениях, где с ними и проводятся
необходимые операции. Эта форма уместна при наличии в организации нескольких
структурных подразделений, которые удалены друг от друга территориально.

Смешанная – форма совмещает в себе все характеристики двух предыдущих форм.

В отдельных службах организации регистрируют, обрабатывают и хранят
определенную документацию. При этом есть служба ДОУ (документационное
обеспечение управления), через нее пропускают важные носители информации,
предназначенные для руководства компании. Формы документооборота выбирают
исходя из размера, структуры самой организации.

Для небольших компаний подходит централизованная форма, всеми файлами и
бумагами занимается определенный сотрудник. При смешанных формах в крупных
компаниях создают отдельную службу, которая занимается организацией
документопотоков. Децентрализованная форма подойдет тем организациям, в которых
многочисленные структурные подразделения расположены удаленно. В таком случае
документы хранятся в нескольких офисах. Основы документооборота в
организациях закрепляют локальными нормативными актами – положениями, инструкциями.

Рациональная организация документооборота — это одно из основных
условий правильной постановки работы. В связи с развитием
электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем
управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления
становится все более актуальным. Среди способов, направленных на
совершенствование документооборота выделяют: совершенствование технологии
документооборота и сокращение объема документооборота. Задача сокращения объема
документооборота имеет два основных аспекта: сокращение количества создаваемых
документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.

В ходе написания работы были получены теоретические и практические
навыки в сфере управления документооборотом на исследуемом предприятии ООО
«КарМас».

Актуальность эффективного управления документооборотом в настоящее
время очевидна. Это связано с большим ростом документации, затраты времени на
их обработку и ведением документооборота. Для улучшения управления документооборотом
предприятия считаю целесообразным: унифицировать и стандартизировать работу с
большинством документов на предприятии; начать работать через электронный
документооборот с большим количеством контрагентов; внедрить программу СЭД для
систематизации, улучшения и рациональности работы с документооборотом всего
предприятия.

Из проведенного анализа предприятия можно сказать, что оно вполне
успешно, развивающееся, финансово устойчиво и вполне рентабельно. И учитывая,
что ООО «КарМас» большое растущее предприятие, с современными технологиями, оно
всегда будет идти в ногу со временем и не переставать развиваться во всех
сферах его производства, а также в совершенствовании документооборота, и
использование электронного архива не будет для него исключением. Потому что
наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и
документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства.

Кроме того, изучение процесса экспертизы ценности документов в ООО
«КарМас» позволило сделать следующие выводы. Из числа рассмотренных сроков ЭЦД
и всевозможных нормативных источников, была выбрана концепция Федерального
закона «Об архивном деле в Российской Федерации»: экспертиза ценности
документов – это «изучение документов по критериям их ценности с целью
определения сроков хранения и отбора документов для передачи в Архивный фонд
РФ. По определениям были выведены три цели проверки ценности документов:

– изучить все документы детально, независимо от способов записи и
типов носителей.

– оценить актуальность и важность документа, по установленным
критериям ценности документов.

– определить сроки хранения документов.

Чтобы достичь этих целей нужно определить ряд задач, которые
поспособствуют их достижению:

– осуществить отбор практически значимых документов на временное
хранение.

– осуществить отбор документов, значимых в различных аспектах для
постоянного хранения.

– осуществить подбор информативных и емких документов для
хранения. – осуществить отбор документов, утративших значение для уничтожения.

В нормативно-методических и литературных источниках есть некоторые
различия в основных критериях и принципах ЭЦД, но не противоречащих друг другу,
и как правило требующие комплексного использования.

 Необходимо соблюдать
классификацию, основанную на четырех принципах, а именно: историзм, полнота,
всесторонняя оценка и социально-политический нейтралитет. В случае критериев
проверки ценности документов выделяют три группы: внешние характеристики,
происхождение и содержание документов, каждая из которых содержит ряд
уточняющих критериев.

Важнейшие источники, регулирующие ЭЦД, разделяют на четыре основные
группы: методические документы, законы, нормативно-правовые акты РФ в области
архивного дела, локальные нормативные документы и законы субъектов Федерации.

В ООО «КарМас» создано архивохранилище, которое является
подразделением Общества. Данное подразделение выполняет ряд задач: пополнение
архива документами, завершенными в делопроизводстве; обеспечение учета
сохранности документов; разработка для них научного справочного аппарата;
оказание помощи в работе с документами структурным подразделениям. Функция
помогающая воплотить в жизнь эти задачи – это проверка ценности документов.

Процесс ЭЦД можно разделить на два основных этапа: в структурных
подразделениях и в архиве ООО «КарМас». Первый этап проведения экспертизы имеет
ряд своих особенностей: нет описей дел, не все подразделения проводят полную
регистрацию дел, нет четких сроков передачи дел в архив Общества. Эти
недостатки влияют на экспертизу ценности документов на втором этапе: в
результате несоблюдения сроков экспертизы ценности, сотрудники, работающие в
архиве, берут часть ответственности за работу сотрудников подразделений на
себя.

Решению этих проблем может способствовать добавление в должностные
инструкции сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в отделах,
проведение дополнительных семинаров по аспектам архивного дела, усиление
управленческого контроля за несоблюдение требований внутренних нормативных
документов Общества. Следовательно, предложенные рекомендации позволят усовершенствовать
процедуру проведения экспертизы ценности документов в ООО «КарМас».

Таким образом, из полученных практических и имеющихся теоретических
знаний следует, что в любой организации, как частной, так и государственной,
экспертиза ценности документов проводится по правилам, и нормам
предусмотренными в нормативных и методических источниках.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Специфика деятельности службы ДОУ в системе
предприятия 1.1. Место службы ДОУ в системе предприятия Организация работы с документами является важной частью
процессов управления и принятия управленческих решений, влияющей на оперативное
и качественное управление. Основной процесс управления документами построен на работе
с документами, в которых она фиксируется. Именно документы обеспечивают реализацию
управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные
показатели и другая информация [12]. Поэтому документационное обеспечение управления
любой организации, учреждения, предприятия рассматривается, сегодня как важная функция
управления, которая имеет свои специфические задачи.

Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами,
является важным критерием работы любого предприятия: в организациях создаются документы,
которые отражают результаты и ведение деятельности организации, финансовое состояние,
работу с персоналом, материально – техническое обеспечение и т. д. [8] Именно в
документах отражаются все показатели деятельности любого учреждения, предприятия
либо организации.

В современном мире объем информации значительно растет
с каждым днем. От этого зависит необходимость установления определенных правил для
составления и оформления документов, которые фиксируются в специальных инструкциях.

Существует 3 формы организации документационного обеспечения
управления: централизованная, децентрализованная и смешанная [30].

При централизованной форме вся работа с документами сосредоточена
в одном структурном подразделении (например, в службе ДОУ).

При децентрализованной форме происходит создание службы
ДОУ в каждом структурном подразделении, где выполняются все операции по управлению
документами. И смешанная форма организации ДОУ включает в себя выполнение одних
операций в службе ДОУ, а других – в структурных подразделениях.