Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Организация работы с управленческими документами в органах местного самоуправления (на примере Департамента труда и социальной защиты населения администрации г. Керчи Республики Крым)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 9

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ.. 12

1.1 Понятие документационного обеспечения управления в
органах местного самоуправления. 12

1.2 Особенности организации работы с управленческими
документами в органах местного самоуправления. 23

2 СОВРЕМЕННАЯ ПРАКТИКА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С
УПРАВЛЕНЧЕСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ В ДЕПАРТАМЕНТЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ  Г. КЕРЧИ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ.. 30

2.1 Классификация документов Департамента. 30

2.2 Характеристика организации документооборота в Департаменте. 38

3 АКТУАЛИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ В ДЕПАРТАМЕНТЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ Г.
КЕРЧИ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ.. 47

3.1 Применение информационно-документационных
технологий в работе с управленческими документами. 47

3.2 План мероприятий по совершенствованию организации
работы с управленческими документами. 51

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 59

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 62

ПРИЛОЖЕНИЯ.. 66

Введение:

В основе управленческой
деятельности абсолютно любой организации, от министерства до небольшого
предприятия, лежат процессы получения и обработки информации. Большая часть
управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому
актуальность исследования текущего состояния и проблем документационного
обеспечения управления предприятием на сегодняшний день не вызывает сомнений.
Кроме того, независимо от технического и технологического прогресса в области
управления, важное значение документирования деятельности предприятий
непрерывно увеличивается вместе с информационно-правовой составляющей
документа. Документирование деятельности на сегодняшний день включает все
процессы, начиная с записи и регистрации необходимых данных по установленным
нормам до сохранения на длительное время или удаления руководящего документа.[1]

За последнее время
актуализировалась проблема ведения документации и информационной деятельности,
изменилась степень технологии делопроизводства, документационного обеспечения в
нашей стране и проблемы ее модернизации и слаженности с зарубежными методами
управления документации. Вместе с тем, в научной литературе большая часть
статей теоретизирована, отражает лишь общие понятия и принципы
документационного обеспечения управления. Деловая активность, направленная на
прием и реализацию решений управленческих структур коммерческих предприятий,
вызывает необходимость дальнейшей проработки и выработки рекомендаций для
формирования управленческой документации и организации работы со служебными
документами. Принимая во внимание актуальность развития современных технологий
в различных отраслях, необходимость совершенствования системы документооборота
и деятельности управленческих органов является одним из основных направлений
практически в любой сфере.[2]

Актуальность темы данной
исследовательской работы заключается в том, что организация и ведение
делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков. В документах
отражается и учитывается деятельность учреждений. Поэтому ведение многих
документов предписано законами. При проверке работы учреждения, проведении
ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации
зафиксирована. Очень важна оперативная работа с документами: вовремя
зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую
резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать
необходимую информацию. Все эти простые действия в современных условиях
рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при
налаживании деловых отношений с другими организациями и учреждениями.
Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты
сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению
служебных документов, должен знать каждый управленец. Соответственно, сегодня
совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение
уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от
того, насколько рационально поставлено делопроизводство в органах местного
самоуправления.[3]

Целью исследования в
данной работе является рассмотрение особенностей организации работы с
управленческими документами в органах местного самоуправления (на примере
Департамента труда и социальной защиты населения администрации г. Керчи
Республики Крым).

Достижение поставленной
цели реализуется посредством выполнения следующих задач:

— рассмотреть
теоретические основы документационного обеспечения управления в органах
местного самоуправления;

— проанализировать
современную практику организации работы с управленческими документами в
департаменте труда и социальной защиты населения администрации г. Керчи
республики Крым;

— актуализировать
документационное обеспечение управления в департаменте труда и социальной
защиты населения администрации г. Керчи республики Крым.

Объектом исследования
является Департамент труда и социальной защиты населения администрации г. Керчи
Республики Крым.

Предметом исследования
является специфика организации работы с управленческими документами в органах
местного самоуправления.

Методологическая база —
системный, комплексный и динамический подходы, традиционный анализ документов,
метод экспертных оценок, статистические методы обработки информации, а также
современные концепции, отраженные в научно-исследовательской литературе
(книгах, справочниках, журналах, энциклопедиях, учебных пособиях и пр.).

Теоретическая значимость
– выбранная для рассмотрения проблематика может быть рассмотрена в учебном
процессе для преподавания курса «Государственное и муниципальное управление в
социальной сфере».

Практическая значимость –
основные положения и выводы могут использоваться в качестве основы для
практического применения особенностей организации в работе с управленческими
документами в органах местного самоуправления.

Исследовательская работа
построена следующим образом – введение, основная часть (три главы –
теоретическая, аналитическая и практическая), заключение, список использованных
источников. [1] Источник: Банасюкевич В.Д., Ларин М.В., Сокова А.Н.
Государство и эволюция систем документации / Росархив. ВНИИДАД. — М., 2019. —
35 с. [2] Источник: Концепция развития документационного
обеспечения управления в Российской Федерации / ВНИИДАД; Сокова А.Н.,
Банасюкевич В.Д., Семенова Г.Ю., Трофименкова Е.В. — М., 2021. — 33 с. [3] Источник: Ларин
М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная
книга, 2018. — 137 с.

Заключение:

В муниципальных органах
власти осуществление делопроизводства происходит в соответствии с
нормативно-методической базой. В организации работы с документами выделяют
следующие этапы: прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции;
подготовка, оформление и размножение документов; организация контроля и
проверки исполнения служебных документов; работа с обращениями граждан;
составление номенклатуры дел и формирование дел; порядок хранения документов и
передачи дел в архив.

Организация
документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с
общепринятыми нормами, в том числе в соответствии с примерной инструкцией по
делопроизводству в органах местного самоуправления. Под документооборотом
понимается движение документов в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправки. Организация этапов
документооборота органов местного самоуправления совпадает с этапами
организации работы с документами муниципальных органов власти в общем, но имеет
свои особенности. Документы органов местного самоуправления должны быть
составлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97.

На основе проведенного
анализа документооборота Департамента труда и социальной защиты населения
администрации города Керчи предложен план мероприятий для улучшения
документооборота рассматриваемого муниципального учреждения. Внедрение
электронного оборота документов позволит решить наибольшее количество возникших
проблем. Это положительно отразится на документационном обеспечении учреждения
в целом и всех его подразделениях в частности.

Организация
документооборота в органах власти является важной частью процесса управления и
принятия стратегических решений, которая непосредственно влияет на быстроту и
качество управления в целом.

Поэтому
автоматизированный оборот документов важен для:

— формирования целостной
картины деятельности муниципалитета;

— повышения эффективности
работы сотрудников (автоматизации рутинных операций);

— координирования
действий структурных подразделений в рамках единого управленческого процесса;

— мониторинга движения
документов;

— оперативной обработки
информации, поддержки ее актуальности, достоверности и непротиворечивости;

— коллективной работы с
документами; контроля исполнения;

— организации поиска,
хранения и архивирования документов;

— эффективного использования
людских, коммуникационных, технических и информационных ресурсов.

При изучении
теоретико-методологической базы, в которой были рассмотрены: сущность,
принципы, этапы документооборота, его место в документационном обеспечении
управления и пути совершенствования, были выявлены положения, послужившие
основой для реализации поставленных задач.

Принятие управленческих
решений – главная задача каждой государственной организации. Чтобы принимать
решения первичные данные и необходимая информация для этого предоставляются в
учреждения в документальном виде. Объем оборота документов и работы с ними с
каждым годом растет и обычно слишком велик, поэтому загораживает, заменяет
основную деятельность. Следовательно, автоматизация документооборота позволит
существенно повысить эффективность деятельности Департамента труда и социальной
защиты населения администрации города Керчи. Не следует забывать, что бумажный
оборот документов вряд ли полностью перестанет быть актуальным. Важные
документы по-прежнему будут издаваться в бумажном виде. Однако имеются
интегрированные бумажно-электронные технологии, в них работа с документом
производится непосредственно в электронном виде, а бумажная копия просто
передается в указанную организацию. Принятие закона об электронной подписи
гарантирует ее юридическую значимость и полностью приравнивает ее к обычной
подписи, дает возможность обмениваться документами в электронном виде, не
требуя их дублирования бумажной копией. Это позволяет ощутимо уменьшить затраты
на документацию. При разработке систем по работе с электронными документами
можно столкнуться с разного рода трудностями, однако уже сейчас становится
ясно, что документооборот в государственных учреждениях в будущем будет в
большей степени автоматизированным.

Фрагмент текста работы:

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ
ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО
САМОУПРАВЛЕНИЯ

1.1 Понятие
документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления

Управленческие документы
– это организационно-правовая документация, с которой и начинается
жизнедеятельность компании. Они необходимы для создания организации, ее
структуры, определения состава сотрудников и прочее. Управленческие документы
также регламентируют режим работы, организацию труда и обязанности сотрудников
и подразделений организации.

Основные виды
распорядительных документов представляют собой:

— устав организации;
положение об организации;

— положение о структурном
подразделении организации;

— положение о
коллегиальных и совещательных органах учреждения;

— штатное расписание;

— правила внутреннего
трудового распорядка;

— инструкции по отдельным
видам деятельности.

Все управленческие
документы обладают общими характерными чертами. Кроме того, что с их помощью
реализуются нормы административного права, они имеют следующие особенности:

— управленческие
документы содержат положения, которые подлежат обязательному исполнению всеми
сотрудниками организации и представляют собой организационно-правовую базу для
обеспечения нормального функционирования всей компании. Можно сказать, что
данная документация определяет рамки правового поля, в границах которого
сотрудники компании осуществляют свою трудовую деятельность;