Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Организация и технология документационного обеспечения на примере «ПАО МТС»

Содержание:

Введение. 4

1 Теоретические основы организации документационного обеспечения
управления 10

1.2 Задачи и функции службы. Должностной и численный состав службы ДОУ.. 12

1.3 Регламентация документационного обеспечения управления. 17

1.4 Методические подходы к совершенствованию документационного обеспечения
управления 25

2 Анализ организации работы с
документами в ПАО «МТС». 30

2.1 Организационная характеристика предприятия. Место службы ДОУ в
структуре ПАО «МТС». 30

2.2 Нормативные документы, регламентирующие организацию работы с
документами в структуре ПАО «МТС». 32

2.3 Функции и задачи специалистов службы ДОУ.. 38

2.4 Анализ документационного обеспечения управления в организации. Ведение
архива  41

2.5 Предложения по совершенствованию ДОУ за счет комплексного внедрения
системы электронного документооборота. 53

Заключение. 76

Список использованных источников. 78

Приложение. 85

Введение:

В современных условиях
пандемии, экономическом кризисе и общей нестабильности отмечается возрастание
значимости результативности управления организацией.

Его центральным звеном
является информационная обеспеченность. Любое эффективное управление
организацией представляется собой технологический процесс  получения, обработки и передачи
зафиксированной в документах информации.

Документационный процесс
представляет собой эффективный механизм реализации текущей деятельности
компании. Рабочая информация отражается в документах компании, которые несут
данные о кадровых перемещениях, закупках, финансовой деятельности,
бухгалтерских операциях, складской логистике, расчетах и прочее. Документы
компании перемещаются во временном пространстве.

При этом эффективность
организации документационного обеспечения управления (далее ДОУ) в целом
является движущим фактором, при определении конкурентоспособности фирмы.

Использование современных
технологий на различных этапах документационного обеспечения управления
упрощает процедуры, позволяет наиболее эффективно организовывать рабочие
процессы. На предприятиях могут использоваться как традиционные методы операций
по ведению документационного обеспечения, так и новейшие информационные
системы. На всех стадиях организации процесса могут применяться различные
методики рационализации и оптимизации управления документацией. В современной России
имеется огромная теоретическая база по вышеуказанной теме. Постоянное
инновационное развитие поставило задачу перед многими предприятиями в нашей
стране и в мире решения организационных и экономических связей, информационных
систем и механического воздействия технологий, которые требуют высокой
концентрации внимания и активности персонала.

В связи с этим, низко
квалифицированный труд и несложная операционная деятельность перестали
пользоваться на рынке труда спросом. Таким образом, вопрос рациональной
организации работы службы ДОУ перед собственниками бизнеса в настоящее время
обозначен весьма остро.

Все эти меры требуют
поэтапного внедрения оптимизации и сокращении временных рамок процесса.
Качественное исполнение обязанностей работников службы ДОУ в настоящее время
является центральным звеном в политике любого предприятия.

Рациональная организация
работы с документами в свою очередь выступает главным инструментом повышения
эффективности использования трудовых ресурсов. 
Отметим тот факт, что в современной России данной теме уделяется
недостаточное внимание, очень часто высший менеджмент не обращает должного
внимания на данную проблему, либо вовсе игнорирует.

Таким образом, управление
документами не используется как эффективный инструмент снижения затрат в общей
стоимости себестоимости продукции. Если руководители начнут обращать
достаточное внимание к данной проблеме, осознают тот факт, что без нормативного
подхода к регулированию организации работы с документами, невозможно добиться
высокой эффективности бизнеса, любое российское предприятие станет
конкурентоспособным не только на внутреннем, но и на внешнем рынке.

Четкая организация работы
с документами, правильная расстановка позиций, рациональное построение обеспечения
и оборота документов являются залогом правильного использования трудовых
ресурсов на предприятии, снижении издержек на содержание персонала, снижение
себестоимости продукции и повышении суммы прибыли и процента рентабельности
деятельности предприятия.

Актуальность выбранной
темы опосредуется социальной значимостью менеджмента компании. Любой
руководитель вне зависимости от страны нахождения, будет заинтересован в
обоснованном и четком подходе к планированию рабочего времени в зависимости от
нагрузки производственного процесса, и его продолжительности. Рациональное
планирование рабочего времени решает задачу удовлетворения рабочими условиями
труда персона компании, повышает степень мотивации.

За последнее время в
2020-2021гг. в России наблюдается тенденция снижения производительности труда,
она в три раза ниже, чем в Европе. В 2018г. Совет при Президенте Российской
Федерации утвердил паспорт приоритетной программы «Повышение производительности
труда и поддержки занятости» до 2024 года. А это означает, что рациональный
процесс организации работы с документами приобрел масштаб государственного
стратегического назначения.

Правильная организация
управления документами служит центральным фактором повышения производительности
труда, инструментом совершенствования политики управления персоналом, повышения
мотивационного воздействия и отдачи. Для принятия правильных и эффективных мер
нужно со всех сторон рассмотреть методы работы службы ДОУ, разработать
концептуально новые методики, внести актуальные практические рекомендации.

Теоретические взгляды к
процессу организации и технологии документационного обеспечения нашли свое
отражение в работах таких авторов, как: Т. В. Кузнецовой, М. В. Ларина, А. В.
Пшенко и пр. Что же касается отечественной литературы, то проблемам организации
работы службы ДОУ посвящены работы таких авторов, как А. С. Гринберга, Л. В.
Санкиной и Т. А. Быковой, Ю. М. Михайлова, М. И. Басаков и другие.

Научная новизна
исследования заключается в систематизации подходов к проблемам организации документационного
обеспечения в организации.

Практическая значимость
исследования заключается в том, что представленные в работе рекомендации могут
быть использованы в практической деятельности ПАО «МТС».

Цель выпускной
квалификационной работы – провести анализ организации и технологии
документационного обеспечения в ПАО «МТС» и разработать рекомендации по их
совершенствованию.

Задачами выпускной
квалификационной работы являются:

— рассмотреть
теоретические и методологические аспекты процесса организации работы с
документами;

— проанализировать
систему функционирования службы ДОУ в 
организации;

— проанализировать
нормативные документы, регламентирующие организацию работы с документами в
структуре ПАО «МТС»;

— проанализировать
функции и задачи специалистов службы ДОУ;

— проанализировать
уровень службы документационного обеспечения управления в организации, ведение
архива;

— сформулировать
предложения по совершенствованию организации оперативного хранения документов и
подготовки к передаче в архив ПАО «МТС»;

— проанализировать
процесс оптимизации документационного обеспечения управления в ПАО «МТС»;

— сформулировать
предложения по совершенствованию ДОУ за счет комплексного внедрения системы
электронного документооборота.

Объектом исследования
является публичное акционерное общество «МТС» (далее ПАО «МТС»).

Предмет исследования –
процесс организации и технологии документационного обеспечения в ПАО «МТС».

Источниками для написания
выпускной квалификационной работы послужили:

— законодательные акты;

— статьи средств массовой
информации, интервью;

— материалы периодических
изданий;

— монографии, книги и
прочие.

В работе в основном
использовались труды таких авторов, как Т. В. Кузнецова, М. В. Ларина, А. В.
Пшенко, А. С. Гринберга, Л. В. Санкиной и Т. А. Быковой, Ю. М. Михайлова, М. И.
Басаков и другие. Указанные работы посвящены широкой проблеме рационального
построения организации службы ДОУ на предприятии в условиях современных
экономических реалий.

В качестве методологической основы
исследования были использованы:

— системный подход. Использовался в
изучении системы организации службы ДОУ;

— метод обобщения и сравнения, анализа
и синтеза, метод логического анализа теоретического и практического материала.
Использовались при анализе системы управления службой ДОУ.

Также использовался институциональный
метод, с помощью которого были исследованы состояние системы автоматизации
работы службы ДОУ на исследуемом предприятии. Для работы с цифровым материалом
использовались методы статистики, классификации, факторный анализ,
прогнозирование, сравнения, группировок, таблиц и графиков. Работа состоит из
введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений.

Первая глава исследования
посвящена рассмотрению теоретических и методологических аспектов процесса
организации службы ДОУ. Отражены вопросы:

— сущности, содержания
документационного обеспечения управления;

— задачи и функции
службы. Должностной и численный состав службы ДОУ;

— методические подходы к
совершенствованию документационного обеспечения.

Во второй главе работы
проводится анализ процесса организации работы службы ДОУ на предприятии,
рассматривается система нормативных документов, регулирующих процесс, функции и
задачи работников службы, анализ службы документационного обеспечения
управления в организации, разрабатывается проект по автоматизации работы службы
ДОУ за счет комплексного внедрения системы электронной обработки
документационного обеспечения управления и архивоведения.

В заключении работы изложены основные теоретические
и практические выводы, полученные в ходе исследования

Заключение:

В современном мире невозможно успешно управлять любым процессом,
бизнесом, предприятием без использования современных технологий
делопроизводства или документационного обеспечения управления. Процесс
управления основан на информации, которая представлена в документах и является
основой принятия любого решения, поэтому процесс управления может существовать
только тогда, когда определен порядок документирования и работы с документами и
когда в нем поставлено ДОУ. Для этой задачи в организации создаются службы, отделы
и подразделения, которые занимаются документационным обеспечением управления.
Тема внедрения данных подразделений в организации и организация
документационного обеспечения управления на предприятии стала очень актуальна в
последнее время.

В Российской Федерации создана правовая база по
делопроизводству, позволяющая организациям успешно разрабатывать локальные
правовые акты по ДОУ. Законодательством Российской Федерации установлены нормы,
регламентирующие весь процесс документооборота организации – от создания
документов до сдачи их на хранение в архив. Деятельность любой организации
строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих
работу с документированной информацией.

Важная роль принадлежит внутренним организационным
документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями
и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть
устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного
выполнения в конкретной организации. Являясь локальными правовыми актами, они
составляют юридическую основу деятельности конкретной организации, так как содержат
нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.

Объектом исследования дипломного проекта является ПАО
«МТС».

На
основе проведенного анализа ПАО были выявлены следующие недостатки.

Во-первых,
все входящие документы ПАО по-прежнему регистрируются в журналах на компьютере
и в их бумажных аналогах. Тем самым происходит дублирование информации и
затрачивается дополнительное время.

Во-вторых,
в компании отсутствует архив для хранения электронных оригиналов документов.
Количество обрабатываемых документов  в
компании растет с каждым годом, поэтому возникает необходимость создания
централизованного электронного архива.

Сотрудниками
службы ДОУ осуществляется общее документационное обслуживание. В их обязанности
входит контроль длительности исполнения документов, а также снятие их с
контроля, организация работы по формированию и хранению дел в электронном и
бумажном виде.

Все
обязанности указаны в должностной инструкции.

Программное
обеспечение, используемое в ПАО «МТС» – Майкрософт Офис 2016. Также он
регулярно использует в своей деятельности сканер.

При
выполнении своих должностных обязанностей сотрудник службы ДОУ опирается на
действующее законодательство, устав предприятия, распорядительные документы,
правила трудового порядка, указания руководителя, государственные нормативные
документы по делопроизводству.

Таким
образом, во второй главе был проведен анализ современного состояния
документооборота на предприятии. Данное изучение позволило сделать ряд выводов.

Согласно
нами проведенному исследованию были выявлены проблемы, связанные с
недостаточной оптимизацией документооборота организации ПАО «МТС».

В
качестве мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения будут
предложены следующие:

—
совершенствование инструкции по делопроизводству в ПАО «МТС»;

—
оптимизация структуры службы ДОУ в ПАО «МТС»;

—
совершенствование автоматизации работы службы ДОУ;

— внедрение электронного архива.

Фрагмент текста работы:

1 Теоретические основы организации службы
документационного обеспечения управления (ДОУ) 1.1 Сущность и содержание
документационного обеспечения управления. Организационные формы службы ДОУ Документационное
обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и
принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и
качество управления.

По мнению Т. В.
Кузнецовой, ДОУ — это специфическое направление деятельности, которое
заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От
того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с
ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого
решения[1].

Как считает О.И.
Долганова, документационное обеспечение подразумевает организацию работы с
документами, обращающимися в системе управления организации. Основой
документационного обеспечения системы управления является делопроизводство —
полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками
кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в
другие подразделения[2].

По мнению М. Ю. Рогожина,
документирование управленческой деятельности предприятия — это совокупность
выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению
соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или
электронных документов[3].

Л. А. Ленкевич считает,
что ДОУ — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы
документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им
управленческих функций.

Н. Б. Баканова дает более современное определение:
делопроизводство -есть документирование деятельности организации, основанное на
научной организации с применением [1] Кузнецова
Т. В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело / Т.В. Кузнецова. –
2009. – №3. – С. 56. [2] Долганова О. И. Проведение обследования
документационного обеспечения управления и формализация его результатов //
Современные технологии документооборота и делопроизводства / О.И. Долганова. –
2014. – № 7. – С. 31–45. [3] Рогожин М.
Ю. Справочник по делопроизводству. – 3-е изд., перераб. и доп. / М.Ю. Рогожин –
СПб., Питер, 2011. – с. 82.