Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Организация и основные направления совершенствования кадрового делопроизводства на предприятии (на примере…)

Содержание:

Введение 3

1. Теоретические аспекты кадрового делопроизводства на предприятии 6

1.1. Основные задачи, функции кадрового делопроизводства на предприятии 6

1.2. Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства 13

1.3. Современные технологии кадрового делопроизводства на предприятии 19

2. Анализ и оценка организации кадрового делопроизводства в ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ» 27

2.1. Общая характеристика предприятия 27

2.2. Анализ кадрового делопроизводства в ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ» 31

2.3. Оценка эффективности кадрового делопроизводства в ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ» 37

3. Рекомендации по совершенствованию кадрового делопроизводства в ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ» 42

3.1. Мероприятия по совершенствованию кадрового делопроизводства в организации 42

3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий 54

Заключение 62

Список использованных источников 65

Введение:

Актуальность темы выпускной квалификационной работы. В настоящее время вопросами организации кадрового документооборота отдельного субъекта хозяйствования уделяется большое внимание. В современной рыночной экономике наблюдается повышение требований к документации отдела кадров, совершенствование законодательства в данной области, а также разработка нормативов для организаций различных форм собственности и организационно-правовой формы. На рынке труда России большую востребованность имеют специалисты в области кадрового документооборота.

Грамотное составление, хранение и ведение HR-документации в организации позволяет, во-первых, правильно выстроить отношения работодателя со своими работниками с юридической точки зрения, и, во-вторых, свести к минимуму возможные риски, связанные с возникновением споров между работодателем и работниками. Помимо этого, ведение кадровой документации любой организации контролируется органами власти, такими как Пенсионный фонд России, трудовая инспекция, полиция и др. HR-документация относится к первичным документам, которую зачастую требуют налоговые службы в ходе проверки. Все трудовые отношения в компании должны быть официальными, документы правильно оформлены, чтобы у организации не возникало проблем с проверками и с самими сотрудниками в ходе осуществления хозяйственной деятельности.

Несмотря на высокие требования и важность ведения кадровой документации, на отечественных предприятиях документационное обеспечение системы управления персоналом требует серьезного совершенствования. Многие российские компании не уделяют должного внимания данному вопросу, из-за чего возникает ряд проблем в управлении персоналом. Согласно официальным данным Министерства труда РФ, кадровая документация есть всего лишь у 53% отечественных предприятий, причем в 35% компаний документационное обеспечение неполное и имеет свои недочеты. Более того, система хранения кадровых документов во многих компаний отсутствует или функционирует на низком уровне. Всё это обуславливает актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ». Предмет исследования – кадровый документооборот в ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ».

Целью написания выпускной квалификационной работы является разработка предложений по совершенствованию существующего кадрового документооборота на примере ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ». Для достижения поставленной цели выпускной квалификационной работы необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие и сущность кадрового документооборота.

2. Изучить основы организации кадрового документооборота в организации.

3. Рассмотреть пути совершенствования кадрового документооборота в системе управления персоналом.

4. Привести краткую характеристику ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ».

5. Проанализировать систему управления персоналом ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ».

6. Провести анализ кадрового документооборота в ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ».

7. Предложить рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

8. Провести оценку социально-экономической эффективности предложений.

Теоретической основой работы выступила научная и учебная литература, статьи в периодических печатных изданиях, нормативные акты российского законодательства, материалы собственных исследований.

В процессе достижения цели работы использовались следующие методы исследования: методы анализа и синтеза, метод сравнения рассматриваемых показателей, метод обобщения, метод графического и схематического представления материала.

Практическая значимость работы состоит в возможности использовать разработанные мероприятия для совершенствования кадрового документооборота ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ».

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников.

Во введении определены актуальность темы исследования, цель и задачи исследования, предмет и объект исследования, теоретическая и методологическая база исследования, практическая значимость работы.

В первой главе работы рассмотрены теоретические основы совершенствования кадрового документооборота: рассмотрены понятие и сущность кадрового документооборота, основы организации кадрового документооборота в организации, пути совершенствования кадрового документооборота в системе управления персоналом.

Во второй главе работы дана краткая характеристика ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ», проведен анализ системы управления персоналом и кадрового документооборота в ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ».

В третьей главе работы предложены рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации, проведена оценка социально-экономической эффективности предложений.

В заключении представлены выводы по результатам проведенного исследования.

Заключение:

Документооборот – это процесс перемещения документов с момента их формирования или получения до завершения исполнения, сдачи в хранение или отправки получателю.

Функционирование любой компании невозможно без ведения кадровой документации, так как на её основе держатся все отношения, возникающие в процессе осуществления хозяйственной деятельности.

Кадровый документооборот – комплекс всех процессов, складывающихся в системе трудовых отношений, включающий кадровую документацию, а также схему документационного движения, используемые технологии и специалистов, обеспечивающих функционирование документооборота.

Базой кадрового документооборота является делопроизводство – это совокупность процессов по получению, обработке, передаче и хранению информации, касающейся трудовых отношений.

Делопроизводство должно быть организовано таким образом, чтобы избежать чрезмерной бюрократизации, так как она усложняет и замедляет все бизнес-процессы. Для этой цели в организациях создаются центры ответственности, которые позволяют делегировать полномочия между подразделениями.

Для эффективной организации кадрового документооборота важно соблюдать главное правило: осуществление оперативного движения документопотоков по заданным направлениям с минимальными затратами временных и трудовых ресурсов.

Кадровый документооборот будет считаться организованным, если выполнять двенадцать основных правил.

Исследование системы управления персоналом в ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ» показало, что в структуре работников предприятия большую долю занимают технические специалисты, что обуславливается спецификой деятельности.

По результатам проведенного анализа была выявлена проблема отсутствия обучения персонала в ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ», что негативно влияет на качество работы персонала и его развитие.

Управлением кадровым делопроизводством в ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ» занимается заместитель генерального директора и главный бухгалтер. Главный бухгалтер, помимо осуществления своих прямых обязанностей, связанных с ведением бухгалтерской отчетности, работает с большим объемом служебной документации по кадровому делопроизводству.

В ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ» ежегодно увеличивается объем документации, что усложняет процесс управления документооборотом. Зачастую сотрудники, ответственные за организацию делопроизводства, не успевают справляться с возложенными на них обязанностями, вследствие чего сроки нарушаются, замедляется работа всех бизнес-процессов компании.

Проведенный анализ кадрового документооборота в ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ» выявило ряд существенных проблем:

 увеличение объемов документации, что усложняет процесс управления документооборотом;

 отсутствие специального сотрудника, занимающегося документационным обеспечением управления;

 недовольство со стороны руководства и других подразделений на деятельность кадровой службы;

 рост количества фактов утраты или потери документов.

В целях совершенствования кадрового документооборота для решения этих проблем предлагается внедрение следующих мероприятий:

 внедрить систему электронного документооборота;

 оптимизировать схему движения кадрового документооборота;

 нанять менеджера по персоналу, на которого перевести оформление первичных кадровых документов, таким образом снизив нагрузку на главного бухгалтера.

Внедрение системы электронного кадрового документооборота позволит создать оперативное движение документопотоков по заданным направлениям с минимальными затратами временных и трудовых ресурсов, тем самым увеличив прибыль компании.

Внедрение системы электронного документооборота в кадровую службу ООО «ВИПСЕРВИС ТЕХНОЛОГИИ» и набор новых менеджеров по персоналу позволит главному бухгалтеру быстрее выполнять свои прямые обязанности и не тратить время на работу с большим количеством бумаг.

Помимо всего вышеперечисленного, одним из важнейших преимуществ использования системы электронного документооборота в деятельности компании является повышение уровня организационной культуры в области, повышения профессиональной подготовки персонала в области документационного обеспечения управления.

Фрагмент текста работы:

1. Теоретические аспекты кадрового делопроизводства на предприятии

1.1. Основные задачи, функции кадрового делопроизводства на предприятии

Функционирование любой компании невозможно без ведения документации, так как на её основе держатся все отношения, возникающие в процессе осуществления хозяйственной деятельности. Даже на самом начальном этапе создания компании, учредитель работает с целым пакетом документов: бизнес-проект, свидетельство о регистрации, составление первичных организационных документов и др.

Помимо бухгалтерской и иной финансовой отчётности компании, которая является одной из самых важных, в организации необходимо вести учёт персонала, то есть создать систему кадрового документооборота. Документооборот – это совокупный процесс от формирования или получения документа до исполнения, хранения или передачи получателю [11]. Кадровый документооборот – комплекс всех процессов, складывающихся в системе трудовых отношений, включающий кадровую документацию, а также схему документационного движения, используемые технологии и специалистов, обеспечивающих функционирование документооборота.

Говоря о кадровом документообороте, стоит упомянуть о самой системе управления персоналом в организации. Система управления персоналом является одной из главных подсистем компании, без которой не обходится ни одна организация. Система управления персоналом представляет комплекс процессов, складывающихся в сфере трудовых отношений, направленных на рациональное привлечение, использование, развитие и высвобождение человеческих ресурсов [29].

Система управления персоналом осуществляет ряд важных функций, основными из которых являются: привлечение человеческих ресурсов, оценка качества работы, осуществление мероприятий по развитию персонала