Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Организация деятельность секретаря начальника филиала открытого акционерного общества Российские железные дороги- Калининградская железная дорога.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3
ГЛАВА1.
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  СЕКРЕТАРЯ 
НАЧАЛЬНИКА.. 6
1.1.Основные  направления деятельности  секретаря. 6
1.2.Нормативно-методические
основы деятельности   секретаря. 11
1.3.Основные требования,
предъявляемые к секретарю.. 15
 ГЛАВА 2. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ ПО
ДОКУМЕНТНОМУ И БЕЗДОКУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ РУКОВОДИТЕЛЯ………21
2.1.Документное
обеспечение…………………………………………………..21
2.2.
Бездокументное обслуживание руководителя……………………………25
ГЛАВА 3. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ
В ДОКУМЕНТНОМ И ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ФИЛИАЛЕ ОТКРЫТОГО
АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» — КАЛИНИНГРАДСКАЯ ЖЕЛЕЗНАЯ
ДОРОГА…………………………………………………………35
3.1.
Характеристика филиала ОАО «Российские железные дороги» -Калининградская
железная дорога………………………………………….…35
3.2.Организация
деятельности секретаря филиала ОАО «Российские железные дороги» -Калининградская
железная дорога………………………41
3.3.
Рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря
Филиала
ОАО «Российские железные дороги» -Калининградская железная дорога……………………………………………………………………………54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………63
СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………65
ПРИЛОЖЕНИЕ…………………………………………………………………69

Введение:

Актуальность работы. Секретарь — одна из самых популярных профессий
в развитии рынка. Следует отметить, что в связи с переходом к рыночной
экономике и появление новых структур профессия секретаря набирает популярность,
эффективность управления больше определяется способностью секретаря выполнять
свои обязанности с высоким качеством своих деловых знаний, чем способностью
выполнять технические задачи.

 Улучшение работы секретаря определяется
должностной инструкцией. Однако, чаще всего организации используют инструкции
для секретаря, без учета определенных характеристик, что в свою очередь,
приводит к снижению квалификации сотрудника. Эту проблему можно решить,
составив должностную инструкцию, в которой четко прописаны требования.

 Секретарь является одним из координационных
центров, что на практике означает доскональное знание процессов, происходящих в
компании, и правильное оформление переписки, организацию телефонных разговоров
и подготовку всех необходимых документов.

 Документ — это материальный объект, содержащий
информацию., который устанавливает профессиональные отношения с другими
организациями как внутри компании, так и за ее пределами, и часто служит
письменным доказательством в имущественных и других спорах.

Одна из основных обязанностей секретаря —
оказывать максимальную помощь руководителю. Работа с документами должна иметь
установленный порядок, и не важно, на каком уровне производится установка, в
каком виде традиционная или современная недокументированная электроника —
документация или работа с документами осуществляется по установленным правилам.

 Одним
из направлений сегодняшнего социально-экономического развития является
информация, в которой особое внимание уделяется информационным технологиям,
мобильной связи, электронным книгам и Интернету.

Система поддержки государственного управления
документами (далее – ГСДОУ_ — это документ, который содержит набор правил и
принципов, один из которых включает определенный набор требований и положений,
влияющих на развитие как традиционного управления документами, так и методов
автоматизированного управления.

ГСДОУ оптимизирует организационную структуру,
способствует решению ряда задач автоматизации, созданию и обработке документов,
в том числе норм и стандартов. Поскольку это государственная система, система в
первую очередь ориентирована на реализацию неправительственных структур во всех
аспектах.

Объектом исследования являются филиала
открытого акционерного общества Российские железные дороги- Калининградская
железная дорога

Предметом исследования – организация деятельности
секретаря технология, процедуры и организация рационализации документационного
обеспечения.

Цель
выпускной квалификационной работы — разработка определенных рекомендаций в
системе совершенствования документационного и информационного обеспечения
управления на примере филиала открытого акционерного общества
Российские железные дороги- Калининградская железная дорога.

Данная
цель реализуется по степени выполнения поставленных задач:

— изучить
основные направления деятельности секретаря;

— изучить
нормативно-методические основы работы секретаря с

Документами;

—
проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;

—
определить основные направления деятельности секретаря;

—
предложить рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря.

В
процессе написания выпускной квалификационной работы использовались
нормативно-правовые документы (законодательные, федеральных органов власти,
управления). В частности Гражданский Кодекс Российской Федерации,
устанавливающие правовые основы деятельности и обеспечивающие защиту прав и
свобод человека.

Выпускная
квалификационная работа состоит из введения, трех глав, приложений, заключения,
списка используемой литературы и источников.

Во
введении сформулированы актуальность, практическая значимость, объект, предмет
исследования, определена цель работы и задачи по выполнению намеченной цели
работы, представлены методы исследования.

В первой
главе рассматривается роль секретаря управления и системе управления в
учреждении.

Во второй
главе рассматривается вопрос о документационном и без документационном ведении
делопроизводства секретарем учреждения.

В третьей
главе определена роль секретаря в документационном и информационном управлении
на примере филиала открытого акционерного общества Российские
железные дороги- Калининградская железная дорога

В
заключении сделаны основные выводы по выпускной квалификационной работе.

Заключение:

На основе многолетней практики выработано
ряд правил рационального прохождения документов в учреждениях. Для рациональной
организации документооборота, важное значение, принадлежит параллельности,
который заключается   в одновременном выполнении
разных работ с документами, что дает возможность сократить длительность цикла
делопроизводственных процессов.

Для
освещения   любого вопроса необходимо в
первую очередь определить его терминологический состав. Основная цель службы
документационного управления связана с осуществлением действий по
документационному обеспечению деятельности учреждения: руководство,
координацию, реализацию.

Служба
ДОУ решает задачи направленные на выполнение функций связанных с
взаимодействием с другими структурными подразделениями для более эффективного
выполнения возложенных на нее задач и функций.

В
филиале проведено разделение, большая часть документов поступает в отдел к
исполнителю. При согласовании документы, также распределены полномочия при
согласовании и подписании документа. Таким
образом,  документационное обеспечение
зависит от системы управления, поскольку система управления предприятием
зависит от поддержки документации.

Для улучшения работы с документами
сотрудников главного управления, непосредственно отвечающих за документальное
сопровождение, необходимо учитывать правильность обработки поступающих
документов в филиал, их регистрацию и своевременность передачи их исполнителю.

Исключить из регистрации документы, не
подлежащие регистрации по списку. А поскольку в общем отделе такого перечня
документов нет, то практически все документы зарегистрированы, что загружает
делопроизводство учреждения ненужными документами.

В документах, поступающих от дочерних
компаний, рекомендуется вводить номер структурного подразделения, что позволит
быстрее искать необходимую информацию.

Одна из основных задач при работе в офисе
— номенклатура шкафов. Систематизация документов — одно из важных направлений в
обеспечении управленческой документации.

ОАО «РЖД» — Калининградская железная
дорога — учреждение с большим объемом документов. В связи с этим секретарю
филиала, который непосредственно отвечает за делопроизводство, рекомендуется
составлять ежегодную инвентаризацию дел, которые должны быть переданы в архив и
согласованы в Городском архиве.

К выбору информационных систем нужно
подходить исходя из потребностей учреждения. Прежде всего, необходимо
определить набор критериев, которые удовлетворяли бы потребности в электронной
системе документации.

Переход на работу с электронными копиями
документов позволяет полностью исключить их потерю и сводит поиск документа к
запросу, который выполняется системой за считанные секунды, при этом запоминать
имя не нужно, это достаточно указать одно слово из этого документа либо
регистрационный номер, либо тему.

Таким образом, внедрение системы
автоматизации делопроизводства предусматривает определенный комплекс
организационных и технических мероприятий.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ НАЧАЛЬНИКА 1.1.Основные направления деятельности
секретаря Должность секретаря
имеет долгую историю развития в России и играет важную роль в работе
государственного аппарата чиновников. В свою очередь, чтобы подробно
разобраться в характере деятельности секретаря, необходимо изучить
происхождение этой должности.

Днем рождения
должности секретаря в России можно считать 27 февраля 1720 года, когда был
издан Указ Петра I «Об учреждении государственных коллегий». Впервые заговорили
о «чинесекретаря». В 1840 году в России появились первые личные
секретари управленцев на Путиловском и Невском заводах, которые были
крупнейшими в то время. Вскоре во многих других компаниях появились секретари,
осознавшие необходимость ведения бизнеса.

Со временем
руководители стали предъявлять требования к секретарям и требовали для этого
специальной подготовки. А в 1868 году в Харькове открылись первые курсы
секретариата. Такие учебные заведения появились в США только в 1879 г., а в
Англии и Франции — в 1900–1907 гг.

С 1884 г. в России
издано 8 специальных журналов для секретарей. Личные секретари также могут
повысить свою квалификацию на различных курсах. Из статей в журналах
«Машинопись» и «Стенографический лист» можно понять, что требуется от личного
секретаря.

 Примерно в первой четверти 18
века секретарь постепенно стал обязательным должностным лицом учреждения.

Действующее законодательство этого периода
описывает обязанности секретаря и определяет сферу его деятельности. Очень
интересное определение термина «современный секретарь» было дано Международной
организацией профессиональных секретарей.