Дипломная работа (ВКР) бакалавр, специалист - Гуманитарные науки Документационное обеспечение и управление

Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Опыт внедрения и (или) эксплуатации системы электронного документооборота

  • Оформление работы
  • Список литературы по ГОСТу
  • Соответствие методическим рекомендациям
  • И еще 16 требований ГОСТа,
    которые мы проверили
Нажимая на кнопку, я даю согласие
на обработку персональных данных
Фрагмент работы для ознакомления
 

Содержание:

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 6

1.1 Общее описание систем электронного документооборота 6

1.2 Организация электронного документооборота: сущность, основные понятия, принципы 17

2 СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ 27

2.1 Характеристика предприятия и основные показатели его деятельности 27

2.2 Анализ действующей системы документооборота 32

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ 44

3.1 Обоснование необходимости совершенствования системы документооборота на предприятии 44

3.2 Предложения по совершенствованию системы документооборота 48

3.3 Оценка экономической эффективности совершенствования системы 54

электронного документооборота на предприятии 54

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 60

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 66

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 69


  

Введение:

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. За последнее столетие традиционный подход к бизнесу сильно изменился. Новые технологии, такие как телекоммуникации, компьютеры, Интернет и многие другие, повысили эффективность работы предприятия. Однако многие компании сегодня все еще застряли в бумажном мире, когда дело доходит до регламентированных документов. По оценкам специалистов, 80 % всей деловой информации хранится исключительно на бумаге. Это объясняется главным образом тем, что при внедрении систем электронного документооборота часто возникают значительные технические, финансовые и эксплуатационные барьеры, но, как только эти системы внедряются на предприятии, преимущества их использования видны невооруженным взглядом.

Выбранная тема выпускной квалификационной работы является актуальной на настоящий момент, так как переход на электронный документооборот наблюдается во всех сферах бизнеса, и выбор подходящей системы, из пополняющегося с каждым годом списка программ, является трудоемким процессом, который в итоге должен принести положительный экономический эффект.

Актуальность темы исследования для ООО «Вектор» объясняется и тем, что применение современных информационных технологий имеет важное значение для:

 оптимизации внутренних процессов организации;

 оперативного доведения информации до исполнителей;

 улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами;

 контроля исполнения документов и поручений;

 поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы.

Степень научной разработанности темы. Проблема внедрения СЭД сегодня находит отражения в известных и популярных трудах в сфере документооборота. Подавляющее большинство научных трудов и методической литературы носит в основном рекомендательный характер, которое предназначено для практического применения, и воспроизводит, прежде всего, вопросы внедрения СЭД на примере отдельных предприятий или государственных структур.

Теоретической, методологической и методической базой исследования являются труды отечественных и зарубежных ученых, непосредственно занимающихся вопросами управления документами в организации и внедрения систем электронного документооборота на предприятии: научные работы О.Л. Галицыной, Л.М. Демидова, Л.И. Зининой, О.А. Кобелева, А.В. Мишина, А.Л. Рыжко, М.П. Бобылева, Е.В. Дуплий, П. Яцуха, Н.А. Храмцовская и другие.

Проблема исследования заключается в отсутствии алгоритма работы в СЭД, вследствие чего невозможно полноценно перевести все подразделения организации ООО «Вектор» на электронный документооборот.

Объектом исследования является система электронного документооборота ООО «Вектор».

Предметом исследования выступают методологические и практические подходы к внедрению системы электронного документооборота в организации.

Цель работы – исследование существующей системы документооборота на предприятии ООО «Вектор» и разработка рекомендаций по ее совершенствованию.

Задачи исследования:

1. Рассмотреть теоретические основы электронного документооборота.

2. Провести анализ современного состояния документооборота на предприятии.

3. Разработать рекомендации по совершенствованию системы документооборота на предприятии.

Источники исследования. Для решения задач исследования были использованы следующие группы источников:

Нормативно-правовые акты: Конституция РФ, Трудовой Кодекс РФ, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «Об электронной подписи»; Федеральный закон «О персональных данных», Федеральный закон «О бухгалтерском учете»;

Нормативно-методические документы: «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций»;

Периодические журналы: «Проблемы теории и практики управления», «Вестник ВУиТ», «Символ науки», «Делопроизводство и документооборот на предприятии»;

Документы исследуемой организации: Устав ООО «Вектор».

Интернет-ресурсы: сайт научной электронной библиотеки «eLibrary.ru».

Методы исследования. В ходе исследования применялись 2 группы методов:

Общенаучные методы: метод изучения нормативной документации, системный анализ и синтез, графический метод, метод наблюдения, метод описания, метод сравнения, классифицирование, метод логического анализа.

Специальные методы: метод формулярного анализа, метод количественного контент-анализа.

Структура исследования. Исследование состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованных источников и литературы.


Не хочешь рисковать и сдавать то, что уже сдавалось?!
Закажи оригинальную работу - это недорого!

Заключение:

 

Системы электронного документооборота действуют для построения успешного бизнеса. Это не просто база данных в облачном пространстве, это целый функциональный набор программного обеспечения, которое позволяет создавать, хранить, индексировать, защищать, извлекать и отслеживать документацию, данные, формы и другую информацию.

Целью исследования в данной работе является совершенствование организационно-методического обеспечения применения электронного документооборота в подразделениях ООО «Вектор».

В результате проведенного исследования был сделан ряд основных выводов.

1. В результате изучения теоретических аспектов электронного документооборота, автор сделал вывод:

Современное предприятие без информационных систем управления на сегодняшний день представить просто невозможно. Они стали необходимым помощником в ведении бизнеса. Одним из направлений развития информационных систем является повсеместное внедрение электронного документооборота.

Современные системы электронного документооборота предоставляют широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов. Все больше компаний отдают предпочтение в пользу электронного документооборота. Однако к процессу внедрения СЭД стоит подходить со всей ответственностью, как и к внедрению любой информационной системы, тщательно анализируя объект внедрения, подбирая подходящую систему.

2. Подробно изучив характеристику компании ООО «Вектор», организационно-методические документы, имеющиеся в ней, автор приходит к следующим выводам.

Вторая глава была посвящена детальному изучению объекта исследования – предприятию ООО «Вектор». Организационно-финансовый анализ позволил сделать вывод, что предприятие относится к малому бизнесу, но показывает неплохие экономические результаты.

Согласно нами проведенному исследованию были выявлены проблемы, связанные с недостаточной оптимизацией документооборота организации ООО «Вектор». Было выявлено, что за последний год зарегистрировано 194 входящей корреспонденции и 384 исходящей в электронном виде. Большинство архивов и документов передается и хранится в бумажном виде, а программы по работе с электронными ресурсами не всегда оптимизированы и связаны между собой. Вследствие этого, было решено провести подбор и настройку программного обеспечения для решения выявленных проблем.

3. Для устранения выявленных и описанных во второй главе проблем в ООО «Вектор» было выбрано следующее решение – внедрение системы электронного документооборота.

Выдвинуты требования к системе, определена подходящая система электронного документооборота и проведена экономическая оценка предложенных мероприятий.

По результатам расчетов, после внедрения СЭД показатели эффективности при работе с документами возрастут на 73%. Данный результат полностью соответствует поставленным в этой работе целям. Помимо точных результатов, также стоит отметить повышение уровня коммуникации между сотрудниками разных отделов, что позволит работать над совместными процессами более эффективно.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет сделать процессы в организации более прозрачными, что в конечном итоге дает возможность руководителям эффективнее контролировать процессы организации и своих сотрудников в частности.

Таким образом, все задачи, поставленные в данной работе, выполнены.

В результате проведенного исследования, сделанных выводов автором были разработаны следующие практические рекомендации:

1. Утвердить разработанный автором регламент использования систем электронного документооборота.

2. Внедрить платформу 1С: Документооборот, которая позволяет работать с различными типами документов и файлов.

3. Проводить мониторинг бизнес-операций для выявления тех операций, которые требуют больших временных затрат.


 

Фрагмент текста работы:

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Общее описание систем электронного документооборота

В соответствии со стандартом ГОСТ P 54471-2011/ISO/TR, под информационной системой управления понимают систему обработки информации в совокупности с относящимися к ней ресурсами организации, такими, как: люди, технические и финансовые ресурсы, которая предоставляет и распределяет информацию [11]. В ГОСТ Р 7.0.8 — 2013 сказано, что такие системы предназначены для обеспечения эффективного функционирования объекта управления путем автоматизированного выполнения функций управления [14].

Также в достаточно широком смысле трактует понятие информационной системы Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «информационная система − совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих её обработку информационных технологий и технических средств» [6].

Одно из наиболее широких определений ИС дал Г.Н. Калянов: «информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей» [42].

Стандарт ISO/IEC 2382-1 дает следующее определение: «Информационная система − система обработки информации, работающая совместно с организационными ресурсами, такими как люди, технические средства и финансовые ресурсы, которые обеспечивают и распределяют информацию».

Важно! Это только фрагмент работы для ознакомления
Скачайте архив со всеми файлами работы с помощью формы в начале страницы

Похожие работы