Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Нормативно-правовая база хранения электронных документов на современном этапе.

Содержание:

Ведение. 3

Глава 1. Теоретические аспекты электронного документа и
электронного документооборота. 7

1.1 История возникновения и понятие электронного документа
и электронного документооборота. 7

1.2 Правовой статус электронного документооборота в
организациях. 14

1.3 Особенности хранения электронного документа. 20

Глава 2. Основные проблемы и нормативное регулирование
архивного хранения электронных документов. 30

2.1 Международные стандарты в области долгосрочного
хранения электронных документов. 30

2.2 Законодательные акты РФ и нормативно-методические
документы, затрагивающие вопросы долгосрочного хранения электронных документов. 35

2.3. Проблемы обеспечения сохранности электронных
документов и пути их решения. 43

Заключение. 48

Список использованной литературы.. 51

Введение:

Актуальность темы данного исследования обусловлена тем, что
вопросы создания электронных документов (далее – ЭД), их долговременного
хранения, а также – управления массивами ЭД в архивной сфере в настоящее время
выходят на первое место. В Российской Федерации, как и в большинстве государств
Европы и США, идет активное внедрение системы электронного правительства и
связанного с этим управления ЭД. До настоящего времени в отечественной
историографии еще не проводилось сравнительных исследований по проблемам
нормативного регулирования цифровизации документооборота и системы электронного
правительства, связанных с особенностями хранения ЭД. Поставленные вопросы
имеют выраженное практическое значение в контексте реализации в Российской
Федерации государственной программы «Информационное общество» и подпрограммы
«Информационное государство», перспективы перевода всех государственных услуг в
электронный вид в 2021–2025 годах. В связи с этим актуальным представляется
сравнительный анализ отечественного и зарубежного опыта в сфере цифровизации
делопроизводственных процессов, выявление существующих проблем и рассмотрение
возможностей их преодоления.

Электронное правительство (далее – ЭП) определяется как
«пакет технологий и набор сопутствующих организационных мер,
нормативно-правового обеспечения для организации цифрового взаимодействия между
органами государственной власти, гражданами, организациями и другими
структурами». Изначально идея ЭП совмещалась с идеей сервисно-ориентированного
государства, что предполагало широкое внедрение информационных и компьютерных
технологий в работу государственных органов для повышения эффективности их
функционирования, прежде всего, в сфере предоставления услуг гражданам.
Сформировавшаяся концепция ЭП предполагает электронное взаимодействие как между
государственными службами и гражданами, так и между государством и бизнесом,
государственными органами разных уровней, между организациями и работниками.
Программы, направленные на создание ЭП.

Реализация концепции ЭП предполагает переход на электронный
документооборот и, как следствие, передачу/прием ЭД в архивы. Решение этой
проблемы непосредственно связано с созданием законодательной базы, касающейся
организационных вопросов взаимодействия различных государственных структур (их
функций, полномочий, подчиненности и т.д.) и вопросов создания, использования
ЭД, в том числе электронных архивных документов, и содержащейся в них
информации. Подход к решению этих вопросов неоднозначный: правительства ряда
стран выступают за полный переход на электронный документооборот, исключающий
создание документов на бумажной основе, другие высказывают мнение о сохранении
бумажных оригиналов наиболее важных документов государственных структур.
Различна и степень цифровизации документационных процессов.

Целью ВКР является исследование нормативно-правовой базы
хранения электронных документов на современном этапе.

В рамках выбранной цели в выпускной квалификационной
работе определены следующие задачи:

− рассмотреть историю возникновения и понятие электронного
документа и электронного документооборота;

− раскрыть правовой статус электронных документов в организации;

− проанализировать особенности хранения электронного документа;

− изучить международные стандарты в области долгосрочного хранения
электронных документов;

− исследовать законодательные акты РФ и нормативно-методические
документы, затрагивающие вопросы долгосрочного хранения электронных
документов;

− выявить проблемы обеспечения сохранности электронных
документов и предложить пути их решения.

Заключение:

Электронный документ — последовательность электрических
(электромагнитных) сигналов, описывающая совокупность элементарных данных,
объединенных смысловым содержанием, содержащая в качестве обязательных
реквизитов необходимую идентификационную информацию и аналог собственноручной
подписи, созданной с соблюдением процедур, удовлетворяющих требованиям
действующих нормативных актов.

Документ, полученный из автоматизированной информационной
системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в
порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Если электронный документ составлен и подписан должным
образом, он является оригиналом документа, а усиленная квалифицированная
подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и
печати на бумажном документе.

Документы, подписанные электронной подписью, допускаются в
качестве письменных доказательств в арбитражных спорах, также их можно
использовать при совершении гражданско-правовых сделок, оказании
государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и
муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Чтобы распечатанный документ с ЭЦП был юридически значимым,
его следует подписать вручную и поставить на него печать компании и штамп
«Копия верна». Легитимность такого документа будет признана, если между
сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором
прописана возможность применения электронного документооборота с использованием
электронной подписи.

Оформить необходимые юридически значимые документы в
электронной форме можно через нотариуса. Для этого достаточно подписать
документ простой электронной подписью в присутствии нотариуса, который
удостоверит его своей усиленной квалифицированной электронной подписью.
Нотариус может перевести в электронный вид паспорт транспортного средства,
доверенности, согласие супруга на сделку, договоры и другие юридически значимые
документы. По закону нельзя переводить в электронный вид документы,
удостоверяющие личность. Например, паспорт.

Основным международным стандартом, регламентирующим
долгосрочное хранение электронных документов, является ISO 19005-1:2005
Управление документами – Формат файла электронного документа для
долгосрочного хранения.

Переход на электронный документооборот предполагает, что
архивы готовы не только к принятию на хранение ЭД, которые будут поступать к
ним из организаций, но и к обеспечению их сохранности и использованию. Большие
данные становятся ключевым компонентом транзакций и процессов принятия решений,
в связи с чем архивистам все чаще приходится участвовать в управлении ими,
учитывая не только технические, но и этические аспекты больших данных, каждый
из которых требует особого рассмотрения. При обеспечении сохранности ЭД
необходимо сочетание технических знаний с критическим подходом к большим данным
и документам, которые они создают.

Перевод делопроизводства и документооборота на цифровую
основу в Великобритании в настоящее время ставит перед Национальным архивом (Te
National Archives, TNA) задачу перехода от архива первого поколения,
работающего с документами на бумажной основе, к архиву второго поколения, цель
которого – работа с ЭД.

Передача
документов на архивное хранение в Великобритании усложняется в связи с принятым
Законом о государственных документах

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические аспекты электронного документа и
электронного документооборота 1.1 История возникновения и понятие электронного документа и
электронного документооборота Содержание документа — это информация о событиях, ситуации,
фактах, правах, обязанностях и других обстоятельствах, наличие которых связано
с правовыми последствиями. Некоторые события, связанные с определенными
организациями, их состоянием и правовым статусом, являются юридическими
событиями, которые влияют на общественные отношения и задокументированы
определенным образом (например, периоды власти, родства, брака, рождения и
смерти человека). Важной частью этих документально подтвержденных событий
являются правовые действия органов государственной власти, местного
самоуправления, юридических лиц (утверждение нормативных правовых актов,
распоряжений административных органов, сделки и т. д.), а также противоправные
действия или бездействие. В свою очередь, документы, подтверждающие такие
действия, влекут определенные правовые последствия, определенные законом,
общественным договором или обычаями. Отсутствие необходимых документов лишает
людей их прав или не позволяет им осуществлять свои права. Эта функция и использование
документов позволяет говорить о юридической силе документа или его юридическом
значении [13].

Стремительное
развитие информационных и телекоммуникационных технологий, их широкое
использование во всех секторах экономики и управления позволило многократно
ускорить бизнес-процессы. Появилась и получила широкое распространение новая
форма документа