Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Научно-историческая и практическая ценность документа. Особенности оценки документа (на примере сектора договоров Управления технического надзора за объектами нового строительства и реконструкции ПАО «МОЭК»)

Содержание:

Введение. 4
Глава 1. Теоретические
аспекты исследования научно-исторической и практической ценности документа, а
также его оценки. 10
1.1. Сущность и содержание понятий «научно-историческая» и
«практическая» ценность документа. 10
1.2. Особенности оценки документа: критерии, порядок,
проблемы.. 18
1.3. Анализ нормативных документов, регулирующих проведение
экспертизы ценности документа. 22
Глава 2. Практические
аспекты исследования научно-исторической и практической ценности документов в
секторе договоров Управления технического надзора за объектами нового строительства
и реконструкции ПАО «МОЭК». 32
2.1. Общая характеристика сектора договоров Управления
технического надзора за объектами нового строительства и реконструкции
ПАО «МОЭК». 32
2.2. Особенности и порядок организации и проведения
экспертизы ценности документов в секторе договоров Управления технического
надзора за объектами нового строительства и реконструкции ПАО «МОЭК». 34
2.3. Порядок хранения документов в архивохранилище
ПАО «МОЭК». 44
2.4. Требования к организации аутсорсингового (внеофисного)
хранения документов ПАО «МОЭК». 47
Глава 3. Направления
совершенствования порядка проведения экспертизы ценности документов в секторе
договоров Управления технического надзора за объектами нового строительства и
реконструкции. 49
ПАО «МОЭК». 49
3.1. Возможности
совершенствования процессов оценки и выявления научно-исторической и
практической ценности документов в ПАО «МОЭК». 49
3.2. Совершенствование механизмов регулирования ответственности
за незаконное уничтожение документов в ПАО «МОЭК». 52
Заключение. 55
Библиографический список. 59
Приложения. 63
Приложение А.. 63
Приложение Б. 64
Приложение С.. 67

Введение:

Актуальность
темы настоящего исследования определяется тем, что деятельность любой
организации сопровождается значительным документооборотом, содержащим информацию
различной ценности. Большой документооборот требует, прежде всего, значительных
финансовых затрат на хранение и обработку документов, что конечно же
нецелесообразно с экономической точки зрения деятельности организаций. На
поиски нужного документа среди огромного массива всей документации, потребуются
значительные трудозатраты и привлечение сотрудников, занятых выполнением своих
непосредственных обязанностей. В связи с этим большинство организаций задается
вопросами о том какие именно документы и сколько по времени следует хранить,
что в свою очередь влечет необходимость правильной оценки ценности документов.

Исходя
из сказанного выше актуальность приобретают вопросы организации экспертизы
ценности документов (ЭЦД). ЭЦД определяет значения экономического, практического,
политического и социально-культурного критериев документов для их отбора и
установления сроков хранения в архиве.

В документе
ценность напрямую зависит от информации, которая в нем содержится. В некоторых документах
информация ценна исключительно единоразово, поэтому к данным документам, обычно
повторно не обращаются. И напротив есть такие документы, к которым обращаются на
протяжении ряда лет постоянно. Необходимо отметить, что существуют документы, в
которых информация представляет значимость для практических целей и науки в
целом. Указанные документы должны иметь срок постоянного хранения.

Степень
изученности. В работе Т.В. Кузнецовой рассматриваются способы документирования,
а также нормативы и методика делопроизводства. Подробно описывается организация
работы с документами и бездокументационное обслуживание, которые являются
основами делопроизводства.  Данное
пособие охватывает обширный комплекс вопросов по документационному обеспечению
управления.

Алексеева
Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. в своей работе анализируют проблемы становления
архивной сферы и ее функционирования, а также вопросы ее правового регулирования.
Большое внимание уделено организационным и методическим вопросам, экспертизе
ценности и комплектованию документов в Архивном фонде РФ. В результате
подготовки выпускной квалификационной работы автором ВКР использованы
публикации в журналах «Отечественные архивы», «Делопроизводство» и
«Секретарское дело» по теме работы. Для формирования номенклатуры дел, ее
подготовки и передачи документов для архивного хранения автором использованы
статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, М.П. Жуковой,
Г.А.
Осичкиной. Исследование
А.Н. Артизова использовано для изучения вопросов по организации службы
делопроизводства и технологии работы с документами, также подробно
проанализирована процедура экспертизы ценности документов, подготовка
документов к сдаче в архив и процесс их хранения. Новизна настоящего исследования заключается в
сопоставлении практики организации проведения экспертизы научно-исторической и
практической ценности документов в секторе договоров Управления технического
надзора за объектами нового строительства и реконструкции ПАО «МОЭК» (далее –
сектор договоров Управления) с порядком, закрепленным в нормативных документах,
регулирующих проведение экспертизы ценности документа в государственных и
негосударственных учреждениях.

Практическая
значимость проведенного исследования заключается в возможности применения разработанных
в данной работе рекомендаций по совершенствованию порядка проведения ЭЦД, а
также совершенствования механизмов регулирования ответственности за незаконное
уничтожение документов на практике в деятельности сектора договоров Управления.

Целью
выпускной квалификационной работы (ВКР) является проведение анализа организации
работы по проведению экспертизы ценности документов в секторе договоров Управления.

Для
решения указанной цели необходимо решить следующие задачи:

– раскрыть
сущность и содержание понятий «научно-историческая» и «практическая» ценность документа;

– рассмотреть
особенности оценки документа: критерии, порядок, проблемы;

– провести
анализ нормативных документов, регулирующих проведение экспертизы ценности документа;

– дать
общую характеристику сектора договоров Управления;

– определить
особенности проведения экспертизы ценности документов в секторе договоров Управления;

– оценить
порядок организации экспертизы ценности документов в секторе договоров Управления;

– сформулировать
возможности совершенствования процессов оценки и выявления научно-исторической и
практической ценности документа;

– разработать
предложения по совершенствованию механизмов регулирования ответственности за незаконное
уничтожение документов.

Объект
исследования — сектор договоров Управления.

Предметом
исследования является изучение состояния и оптимизация существующей процедуры экспертизы
ценности документов в секторе договоров Управления.

Заключение:

Таким
образом, изучение процесса экспертизы ценности документов в ПАО «МОЭК» позволило
сделать следующие выводы. Из числа рассмотренных сроков ЭЦД и всевозможных нормативных
источников, была выбрана концепция Федерального закона «Об архивном деле в Российской
Федерации»: экспертиза ценности документов – это «изучение документов по критериям
их ценности с целью определения сроков хранения и отбора документов для передачи
в Архивный фонд РФ. По определениям были выведены три цели проверки ценности документов:

– изучить
все документы детально, независимо от способов записи и типов носителей.

– оценить
актуальность и важность документа, по установленным критериям ценности документов.

– определить
сроки хранения документов.

Чтобы
достичь этих целей нужно определить ряд задач, которые поспособствуют их достижению:

– осуществить
отбор практически значимых документов на временное хранение.

– осуществить
отбор документов, значимых в различных аспектах для постоянного хранения.

– осуществить
подбор информативных и емких документов для хранения. – осуществить
отбор документов, утративших значение для уничтожения.

В нормативно-методических
и литературных источниках есть некоторые различия в основных критериях и принципах
ЭЦД, но не противоречащих друг другу, и как правило требующие комплексного использования.

 Необходимо соблюдать классификацию, основанную
на четырех принципах, а именно: историзм, полнота, всесторонняя оценка и социально-политический
нейтралитет. В случае критериев проверки ценности документов выделяют три группы:
внешние характеристики, происхождение и содержание документов, каждая из которых
содержит ряд уточняющих критериев.

Важнейшие
источники, регулирующие ЭЦД, разделяют на четыре основные группы: методические
документы, законы, нормативно-правовые акты РФ в области архивного дела,
локальные нормативные документы и законы субъектов Федерации.

В ПАО
«МОЭК» создано архивохранилище, которое является подразделением Общества. Данное
подразделение выполняет ряд задач: пополнение архива документами, завершенными в
делопроизводстве; обеспечение учета сохранности документов; разработка для них научного
справочного аппарата; оказание помощи в работе с документами структурным подразделениям.
Функция помогающая воплотить в жизнь эти задачи – это проверка ценности документов.

Процесс
ЭЦД можно разделить на два основных этапа: в структурных подразделениях и в
архиве ПАО «МОЭК». Первый этап проведения экспертизы имеет ряд своих особенностей:
нет описей дел, не все подразделения проводят полную регистрацию дел, нет четких
сроков передачи дел в архив Общества. Эти недостатки влияют на экспертизу ценности
документов на втором этапе: в результате несоблюдения сроков экспертизы ценности,
сотрудники, работающие в архиве, берут часть ответственности за работу сотрудников
подразделений на себя.

Решению
этих проблем может способствовать добавление в должностные инструкции сотрудников,
ответственных за ведение делопроизводства в отделах, проведение дополнительных семинаров
по аспектам архивного дела, усиление управленческого контроля за несоблюдение требований
внутренних нормативных документов Общества. Следовательно,
предложенные рекомендации позволят усовершенствовать процедуру проведения экспертизы
ценности документов в ПАО «МОЭК».

Таким
образом, из полученных практических и имеющихся теоретических знаний следует, что
в любой организации, как частной, так и государственной, экспертиза ценности документов
проводится по правилам, и нормам предусмотренными в нормативных и методических источниках.

Фрагмент текста работы:

Глава
1. Теоретические аспекты исследования научно-исторической и практической
ценности документа, а также его оценки

1.1. Сущность и содержание понятий
«научно-историческая» и «практическая» ценность документа

В
результате деятельности организаций, предприятий и учреждений формируется
значительное количество разновидностей документов и их видов. Основное
предназначение документов, как известно, – это закрепление и передача
информации во времени и пространстве с целью её последующего использования.
Однако не все они имеют одинаковую ценность. Некоторые из них могут
предоставить ценную информацию о научной, экономической, политической и
культурной жизни общества и, соответственно, служить источниками для различных
областей научных знаний и отраслей государственной и общественной жизни.
Информационная ценность других документов не выходит за рамки сугубо
практических целей[1]. Отражая организационные,
административные и экономические вопросы, они служат лишь средством обеспечения
оперативной деятельности учреждений. Их роль как источников научных
исследований невелика. Есть документы, информация о которых теряет свою ценность
практически сразу после появления. Возможность и продолжительность
использования документов обусловливается научно-исторической и практической
значимостью информации[2].

Учитывая
содержательное и видовое многообразие создаваемых в мире документов, их
различные качественные и количественные характеристики, очевидно, что не все
они должны сохраняться для передачи последующим поколениям. Кроме того,
сохранение их в полном объёме было бы просто физически невозможным из-за
ограниченных площадей практически в любой организации. В связи с этим большое
значение приобретает решение вопроса об определении научно-исторической и
культурно-целостной значимости этих документов.

По мере исчерпания документами своих важнейших оперативных
функций происходят качественные изменения документированной информации. Первичные функции документа используются
как исторический источник.[3]

Изменение
документа из оперативного в ретроспективный приводит
к постоянному увеличению количества документов, соответственно, актуальна
проблема хранения постоянно увеличивающегося массива документов. По расчетам
ученых, можно обеспечить возможность хранения максимум 3% создаваемых
документов. Однако, абсолютно любая информация может
быть интересна как для современных людей, так и для будущих поколений, поэтому
определение наиболее ценных документов для хранения всегда имеет субъективный
характер, в зависимости от социокультурных, политических и научных тенденций. Можно
привести примеры, когда в результате исследования одни документы были признаны
ценными, а другие утилизированы, а через некоторое время стало очевидно, что
документы, имевшие несомненное значение, к сожалению, уничтожены.

В
управленческом документоведении и архивоведении выработаны единые критерии и
принципы оценки ценности большей части документной информации, циркулирующей в
системах управления, что стало возможным в силу типичности и неоднократной
повторяемости управленческих задач[4].

Утверждён
целый ряд нормативно-методических документов, регламентирующих их
использование. Например, при определении состава документов, характеризующих
основную деятельность организации (постановления, решения, приказы, протоколы,
планово-отчётная документация[5]),
необходимо уточнять в каких структурных подразделениях откладываются основные
экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры выделяют к уничтожению.
Большое значение имеет факт повторения информации – на хранение отбирают
документы, наиболее полно отражающие различные вопросы деятельности
организации, например, годовые отчёты, как правило, поглощают сведения,
содержащиеся в отчётах за месяц или квартал. Документы, содержащие экономическое
значение, работу системы управления, научно-технические достижения,
общественную, политическую жизнь, имеют значительное историческое,
научно-техническое значение, в связи с чем, данные документы включаются в
состав Архивного фонда РФ.

Касательно
особенно ценных документов Архивного фонда РФ, обладающих непреходящей научной
ценностью и культурно-историческим значением, важностью для государства и общества
определяется специальный режим хранения, учёта и использования (ГОСТ Р 7.0.8-
2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[6]).

Выделяют
следующие свойства (или функциональные качества) документов, влияющие на их
научную, историческую и практическую ценность и, как следствие, на решение о
необходимости их хранения (рисунок 1). [1] Бурова, Е.М. Архивоведение / Е.М.
Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева; под ред. Е.М. Буровой. – М.: Изд. дом
«МЭИ», 2018, С.51. [2] Пшенко, А.В. Обеспечение
сохранности информационных ресурсов / А.В. Пшенко // Секретар. дело. – 2016. –
№ 8. С.39. [3] Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и
архивное дело в терминах и определениях. М.: Флинта: Наука, 2017, С.47. [4] Храмцовская Н. А. Установление
сроков хранения документов в современных условиях // Гильдия Управляющих
документацией. – 2018. — №14. – С.29-36. [5] ГОСТ
Р 7.0.8.-2013. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М.: Стандартинформ, 2017; Единый классификатор документной
информации Архивного фонда Российской Федерации — Росархив, ВНИИДАД. М:
Стандартинформ, 2007; Основные правила работы архивов организаций. М.:
Росархив, ВНИИДАД, 2012; Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 «Об
утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН». М.: Стандартинформ, 2017;
Положение «О Федеральном архивном агентстве» (утв. Постановлением Правительства
РФ от 17 июня 2004 г. №290) с изменениями и дополнениями от 29 мая, 7 ноября
2008г., 8 августа 2009г., 15 июня 2010 г., 24 марта 2011 г., 2 ноября 2013 г [6] ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Национальный
стандарт РФ. Система стандартов по информации библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.:
Стандартинформ, 2017, С.4.