Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Информационная система электронного документооборота для it-предприятия

Содержание:

Введение. 4

1 Анализ необходимости организации электронного документооборота в ИТ
отделе  7

1.1 Описание деятельности ИТ отдела и его функций. 7

1.2 Анализ бизнес процессов при работе ИТ отдела ВУЗа. 8

1.3 Определение преимуществ электронного документооборота. 14

1.4 Анализ существующих программных решений для организации электронного
документооборота. 16

2 Постановка задачи на разработку информационной системы электронного
документооборота ИТ отдела ВУЗа. 22

2.1 Изменение процессов при внедрении информационной системы электронного
документооборота ИТ отдела ВУЗа. 22

2.2 Формирование требований к информационной системе. 25

3 Проектирование структуры информационной системы электронного
документооборота. 29

3.1 Определение пользователей системы и их функций. 29

3.2 Построение схемы базы данных информационной системы.. 35

3.3 Определение основных объектов информационной системы.. 40

4 Реализация информационной системы электронного документооборота ИТ отдела
ВУЗа. 44

4.1 Сравнительный анализ платформ для реализации системы.. 44

4.2 Описание принципов разработки объектов системы.. 48

4.3 Руководство пользователя. 60

Заключение. 67

Список использованной литературы.. 70

Приложение. Код программы.. 72

Введение:

Информационные потоки в современных учреждениях
расширяются лавинообразно, увеличивается динамика развития предприятий,
изменяются требования к функционированию, быстроте обработки и получению
данных. Все это требует того, чтобы находить и внедрять более эффективные
направления деятельности в области применения информационно-телекоммуникационных
технологий, использовать преимущества, которые дают данные технологии.

Одна из важных составляющих улучшения процесса
функционирования любого предприятия заключается в том, чтобы оптимизировать
процессы управления документооборотом, что позволит снизить нагрузку на
сотрудников, уменьшая объем создаваемых документов и сокращая время поиска
нужной информации из документов.

В настоящее время использование электронных документов и
систем, позволяющих ими управлять становится актуальным. Этому есть несколько
причин. Первое – возникает необходимость обработать быстро и качественно
полученную  информацию. Второе – потеря
информации или получение ее посторонними людьми приведет к серьезным проблемам,
начиная от усиления конкурентов, заканчивая физической ликвидацией компании
(предприятия). Проблемы, которые возникают при работе с документами
традиционным способом:

— высокая
вероятность потери документов;

— сложность
архивирования и хранения неиспользуемых документов;

— место, связанное с
хранение документов постоянно растет и требует увеличения площадей;

— информация в
документах не является защищенной и может быть доступна большому кругу
пользователей;

— поиск документа и
формирование отчетности занимает большой промежуток времени, теряется
оперативность и своевременность принятия решений;

Заключение:

Внедрение
системы электронного документооборота на любом предприятии позволяет
оптимизировать и автоматизировать все процессы, связанные с созданием
документов, их согласование, утверждение, ознакомление, выполнением поручений и
контроля прохождения документа по всем заданным стадиях. Решения большинства
систем электронного документооборота базируются на концепции единого
информационного пространства и позволяют создать унифицированную систему работы
с любым содержанием в разных форматах.

Выгоды
от внедрения систем электронного документооборота:

– быстрая и качественная обработка входящей, внутренней и
исходящей документации;

– ускорение процессов прохождения и согласования документов
внутри организации;

– сокращение ошибок в работе с документами;

– возможность постановки на контроль определенного
документа, группы документов, выполнение поручений и др.;

– широкие аналитические возможности по параметрам, задаются
или настраиваются;

– возможность групповой работы (в том числе и удаленных пользователей);

– возможность криптографической защиты данных при пересылке
(защита данных от изменений при передаче);

– возможность использования электронной цифровой подписи (в
пределах организации) для точной идентификации документа и подтверждение его
целостности;

– существенное сокращение затрат на подготовку исходной
документации (в том числе большого количества документов для рассылки клиентам
или партнерам).

Разработке
информационной системы электронного документооборота для ИТ отдела на базе «1С
Предприятие» посвящена данная работа.

Внедрение разработанной системы позволит обеспечить оперативную связь сотрудников
предприятия, руководителя ИТ отдела и  исполнителей. Главное преимущество, которое
дает переход к автоматизированному ведению учета заявок сотрудников – это
быстрый поиск необходимых сведений, предоставление их в удобной форме и
формирование статической информации для анализа функционирования ИТ отдела при
выполнении обращений сотрудников предприятия.

В
ходе выполнения данной работы были решены следующие задачи:

– представлено описание функций ИТ отдела ВУЗа;

– представлены с помощью диаграмм IDEF0, DFD процессы,
возникающие при функционировании ИТ отдела;

– определено преимущество, которое дает использование
систем электронного документооборота;

– рассмотрены существующие программные решения;

– определены требования к разработке информационной системы
электронного документооборота для ИТ отдела;

– рассмотрены функции пользователей, для каждого
пользователя разработан алгоритм работы, для визуализации были использованы
диаграммы языка UML – диаграммы прецедентов и деятельности;

– выполнено построение логической схемы БД системы;

– определены объекты, которые обеспечат необходимый
функционал информационной системы, объекты отображены с помощью информационной
модели;

– рассмотрены особенности средств разработки информационной
системы;

– после проведенного анализа, было определено, что наиболее
оптимальным вариантом для разработки информационной системы электронного
документооборота для ИТ отдела является среда 1С Предприятие, которое имеет
множество инструментов и функций;

Фрагмент текста работы:

1 Анализ необходимости
организации электронного документооборота в ИТ отделе 1.1 Описание деятельности ИТ отдела и его
функций На данный момент для любого предприятие организуется
единое информационное пространство, которое позволяет обеспечивать выполнение
основных хозяйственных операций, обеспечивающих жизнедеятельность предприятия.
Не исключением является ФГБОУ РГСУ, который имеет программное обеспечение,
обеспечивающее автоматизацию деканатов, канцелярии, бухгалтерии, отдела кадров,
администрации, отдела по организации учебного процесса и других подразделений.
Данное программное обеспечение формирует единое информационное пространство,
которое предназначено для автоматизации деятельности ВУЗа. Данные решения
установлены на серверах, доступ к которым получают пользователи в соответствии
с должностными инструкциями со своих рабочих мест.

При работе с информационными базами у сотрудников ВУЗа могут
возникать ошибки, связанные с компьютерным оборудованием, программным
обеспечением или человеческим фактором. Для решения возникших проблем
сотрудники звонят в ИТ отдел и сообщают о проблеме, иногда это приводит к тому
что обращение сотрудника теряется или выполняется, когда проблема решена или
уже неактуальна. Также руководство ВУЗа заинтересовано в контроле деятельности
сотрудников ИТ отдела, однако на данный момент таких инструментов не имеет.

Основная
деятельность ИТ отдела следующая:

– прием компьютерной
техники и комплектующих запчастей;

– перемещение техники на рабочие
места;

– ведение учета техники на
рабочих местах;

– ремонт техники своими
силами или с привлечением сторонних организаций;

– списание устаревшей или
не подлежащей ремонту техники;

– формирование отчетности и
документации.

Далее описаны технологические процессы.

1. Учет техники:

На вход будут поступать данные о вычислительной
технике, а на выходе отражаться записи о наличии вычислительной техники.
Добавление, редактирование данных и удаление из БД будет осуществляться
сотрудниками лаборатории.  Периодичность –
еженедельно.

2. Списание старой вычислительной техники:

Сотрудник лаборатории должен будет раз в два года проводить списание
устаревшей техники под контролем начальника отдела и об этом делать отметку в
БД.

3. Составление заявок на ремонт техники:

Составление заявок на ремонт и обслуживание МФУ, заправка картриджей.

4. Управление отчетностью:

Каждый квартал специалист ИТ отдела передает отчет о вычислительной технике
начальнику отдела. 1.2 Анализ бизнес
процессов при работе ИТ отдела ВУЗа При
проведении анализа основных бизнес процессов необходимо определить с помощью
каких подходов и средств будет выполняться проектирование. При выборе
технологии проектирования необходимо ориентироваться на следующие классы
технологии проектирования [41, с.12]:

– каноническое проектирование, которое ориентируется на
традиционное проектирование с использованием различной документации, систем
классификации и кодирования информации;

– типовое проектирование, которое ориентируется на
использование как ручного, так и автоматизированного проектирования, с
возможностью параметризации и реструктуризации модели;