Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Электронный документооборот. Преимущества и недостатки. На примере организации АО «ОПК.»

Содержание:

Введение……………………………………………………………………………………………. 3

Глава 1. Теоретические
аспекты организации электронного документооборота на предприятии………………………………………….. 5

1.1. Понятие и характеристика электронного документооборота на   предприятии  5

1.2. Информационные продукты для внедрения электронного документооборота
на предприятии…………………………………………………………………………………………. 13

1.3. Преимущества и недостатки электронного документооборота……………… 24

Глава 2. Анализ организации
электронного документооборота в АО «Объединенная
приборостроительная корпорация»……………. 31

2.1. Краткая характеристика предприятия………………………………………………… 31

2.2. Оценка эффективности электронного документооборота на предприятии 35

2.3. Проблемы организации электронного документооборота в АО ОПК и пути их
решения……………………………………………………………………………………………….. 47

Заключение…………………………………………………………………………………….. 55

Список использованных источников……………………………………… 58

Введение:

Актуальность темы выпускной квалификационной работы. В
настоящее время вопросами организации кадрового документооборота отдельного
субъекта хозяйствования уделяется большое внимание.  В современной рыночной экономике наблюдается
повышение требований к документации предприятия, совершенствование
законодательства в данной области, а также разработка нормативов для
организаций различных форм собственности и организационно-правовой формы. На
рынке труда России большую востребованность имеют специалисты в области
документооборота.

Несмотря на высокие требования и важность ведения
документации, на отечественных предприятиях документационное обеспечение
системы управления требует серьезного совершенствования. Многие российские
компании не уделяют должного внимания данному вопросу, из-за чего возникает ряд
проблем.  В таких условиях важно
организовать электронный документооборот, чтобы упростить работу с ведением
документации, а также сократить временные и трудовые затраты.

Для исследования выбрано   АО «Объединенная приборостроительная корпорация» (ОПК), т.к.
в компании существуют значительные проблемы с организацией документооборота, в
частности кадрового документооборота.

Всё это обуславливает актуальность выбранной темы
выпускной квалификационной работы.

Объектом исследования выпускной
квалификационной работы является электронный
документооборот в АО «ОПК».

Предмет исследования – недостатки электронного документооборота в АО «ОПК».

Целью написания выпускной
квалификационной работы является
разработка предложений по совершенствованию электронного
документооборота на предприятии АО «ОПК».

Для достижения поставленной цели выпускной
квалификационной работы необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть теоретические
аспекты организации электронного документооборота на предприятии

2. Проанализировать эффективность
электронного документооборота на предприятии
АО «ОПК».

3. Разработать рекомендации по
совершенствованию электронного документооборота на предприятии АО «ОПК».

Теоретической основой работы выступила научная и
учебная литература, статьи в периодических печатных изданиях, нормативные акты
российского законодательства, материалы собственных исследований.

В процессе
достижения цели работы использовались следующие методы исследования: методы
анализа и синтеза, метод сравнения рассматриваемых показателей, метод обобщения,
метод графического и схематического представления материала.

Практическая значимость работы состоит в возможности
использовать разработанные мероприятия для совершенствования электронного документооборота АО «ОПК».

Выпускная квалификационная
работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных
источников.

Заключение:

Электронный
документооборот (ЭДО) уверенно вытесняет бумажный. Постепенно ЭДО становится
обязательным и безальтернативным. В условиях удалённой работы движение
бумажных документов усложняется. Курьерские службы и почтовые службы медленнее
доставляют письма из-за ограничений в связи с режимом самоизоляции. Затруднена
доступность подписантов-руководителей. Электронные документы за несколько
секунд доходят от отправителя к получателю – от компании к контрагенту, от
коммерческой организации в госучреждение. Кратно увеличивается скорость
платежей и бизнес-процессов в целом. В следующей главе будет проведен анализ организации электронного
документооборота в АО "ОПК", выделены проблемы и предложены
пути решения.

Показатели
для оценки эффективности внедрения электронного документооборота могут
быть качественные и количественные.

Количественные показатели
при внедрении систем электронного документооборота в основном связаны с
уменьшением затрат рабочего времени за счет сокращения времени на поиск
документов, их согласование; сокращения времени на ознакомление с документами; уменьшения
объема рутинных операций (анализ просроченных поручений, напоминание о сроках
работ, создание типовых отчетов и т.п.) и т.д.

Сокращение
затрат рабочего времени дает экономию в зарплате, но не за счет увольнения
сотрудников, а за счет отсутствия необходимости принимать дополнительных
сотрудников для выполнения новых задач. Кроме того, у сотрудников
высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ дающих
большую прибыль для предприятия.

Количественные
показатели могут быть и другими. Например: сокращение бумаг на столах
сотрудников и руководителей (вплоть до измерения стопок с помощью линейки),
говорящее о сокращении расходных материалов; ускорение документооборота и как
следствие всех процессов, и т.д.

Проведенный
анализ кадрового документооборота в АО «ОПК» выявило ряд существенных проблем: увеличение
объемов документации, что усложняет процесс управления документооборотом; отсутствие специального сотрудника,
занимающегося документационным обеспечением управления; недовольство со стороны руководства и других подразделений на
деятельность кадровой службы;  рост
количества фактов утраты или потери документов.

В целях совершенствования кадрового документооборота для
решения этих проблем предлагается внедрение следующих мероприятий:

— внедрить
систему электронного документооборота;

— оптимизировать схему движения кадрового
документооборота;

— нанять менеджера по персоналу, на которого
перевести оформление первичных кадровых документов, таким образом снизив
нагрузку на главного бухгалтера.

Внедрение системы
электронного кадрового документооборота позволит создать оперативное движение документопотоков по
заданным направлениям с минимальными затратами временных и трудовых ресурсов,
тем самым увеличив прибыль компании.

Внедрение
в структуру управления АО «ОПК» мероприятий по совершенствованию схемы движения
кадрового документооборота и внедрению системы электронного документооборота
даст социальный эффект:

— возможность коллективной обработки
кадровой документации и, в случае возникновения трудностей, оперативное
уточнение вопроса по оформлению того или иного документа у руководителя, что
затруднено при ведении документации на бумажных носителях;

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические
аспекты организации электронного документооборота на предприятии 1.1. Понятие и характеристика электронного
документооборота на предприятии Первые
системы электронного документооборота (СЭД) появились в середине 1990-х гг. В
то время они были, по сути, электронными журналами для регистрации печатных
документов и предназначались для офисов крупных корпораций и организаций
государственного сектора. Издавна считалось, что сфера применения СЭД
ограничивается вопросами документооборота организационно-распорядительных
документов, то есть делопроизводством. На сегодняшний день использование
электронных документов во многих организациях применяется как дополнение к
традиционному документообороту, а СЭД выполняет функции учета печатных
документов, тогда как электронными являются только карточки регистрации
документов[1].

В
последующие годы все больше и больше офисных функций переводится в электронный
вид. Концепция СЭД стала охватывать не только задачи регистрации документов, но
и электронного согласования, электронного анализа, электронных копий печатных
документов, контроля дисциплинарного исполнения, появляются электронные
правила. В сферу деятельности СЭД входят договоры, собрания коллегиальных
органов, кадровые дела. Предпринимаются попытки перехода на полностью
электронный документооборот отдельных видов внутренних документов, создавая
условия для организации сквозного электронного документооборота между
структурами территориально распределенных организаций. В связи с этим круг
пользователей таких систем расширяется. Из инструмента для клерков и архивистов
они стали неотъемлемой частью рабочего места для сотрудников, совместно
работающих с содержимым документа, используя структурированные библиотеки
электронных документов. Бизнес-аналитики и лица, принимающие решения, — важная
категория потребителей[2].

В
отличие от отечественной практики, ориентация СЭД на поддержку процессов
поддержки документации и регистрации документов (своего рода «бюрократическая
автоматизация»), западные разработки систем управления документами и контентом
изначально были нацелены на поиск, интеграцию и максимизацию продуктивного
использования знаний и ценности, содержащиеся в корпоративной информации и
распространяемые на различных информационных досках. Это отражено в названии
таких систем: Enterprise Content Management Systems — ECM (системы управления
корпоративным контентом). Сейчас практически все топовые продукты СЭД (как
отечественные, так и зарубежные) в зависимости от их возможностей можно отнести
к инструментам или платформам класса ECM[3].

Документы,
подписанные специальной электронной подписью, признаются равноценными
документам, подписанным от руки. В этом случае между участниками электронного
взаимодействия должно быть соответствующее соглашение. Об этом говорится в п. 1
ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 г. 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Если
электронный документ составлен и подписан правильно, это оригинал документа, а
улучшенная специальная подпись на электронном документе эквивалентна
собственноручной подписи и печати на печатном документе.

Электронная
подпись выглядит как набор символов. Его владение легко контролируется
специальными программами. Согласно законодательству РФ ЭЦП является
эквивалентом собственноручной подписи, имеющей полную юридическую силу[4]. [1] Новиков Е.А. Делопроизводство в службе персонала. / Е.А. Новиков. — Москва: Омега-Л, 2020. – С.13 [2] Вялова Л.М. Кадровое
делопроизводство. Учебник / Л.М. Вялова. —
Москва: Academia, 2020. –
С.34 [3] Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник
для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. — 6-е изд.,
стер. — Москва: Издательский центр
«Академия», 2020. — С.124 [4] Деева, Т.М. Деловая переписка / Т.М. Деева,
Е.В. Кичатова, Н.А. Чхиквишвили. — Москва:
Принт-Ди, 2015. – С.87