Дипломная работа (ВКР) — бакалавр, специалист на тему Документационное обеспечение управления в ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница

Содержание:

Введение 3

Глава 1. Правовые и методические основы документационного обеспечения в учреждениях здравоохранения 8

1.1. Правовое регулирование документационного обеспечения управления в учреждениях здравоохранения 8

1.2. Методические основы документационного обеспечения управления в учреждениях здравоохранения 13

Глава 2. Анализ документационного обеспечения управления в ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница 21

2.1. Общая характеристика ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница 21

2.2. Документирование управленческой деятельности ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница 37

2.3. Организация и технология документационного обеспечения в ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница 45

Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения управления в ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница 64

3.1. Проблемы документационного обеспечения управления в ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница 64

3.2. Направления совершенствования документационного обеспечения управления в ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница 70

Заключение 76

Список использованных источников и литературы 82

Приложения……………………………………………………………………….. 85

Введение:

ВведеАктуальность темы исследования. Документационное обеспечение – ключевой компонент успешного управления в любой организации. Документ – это, прежде всего, способ передачи информации. Прогресс общества очень стремителен, именно поэтому все сферы деятельности государства развиваются и в процессе своей деятельности создают огромное количество документов, с помощью которых они обмениваются информацией и ведут организационно-распорядительную деятельность.

Организация работы с документами – неотъемлемая часть управленческого процесса и принятия управленческих решений. Успех управленческой деятельности целиком зависит от правильной организации делопроизводства. Именно этим и обусловлена актуальность темы данной выпускной квалификационной работы. Система здравоохранения значительно усложнилась в настоящее время. Изменилась система страхования, финансирования, планирования и взаимодействие с другими отраслями экономики государства.

С мая 2018 года Российская Федерация вступила в новый период своего социально-экономического и технологического развития. Основу такой трансформации создал Указ Президента РФ от 07.05.2018 г. № 204 , в котором российскому обществу было предложено осуществить в течение шести лет (2019-2024 гг.) масштабную «прорывную» программу преобразований национальной экономики и социальной сферы. Речь идет о подготовке и реализации за указанный шестилетний период пакета уникальных межотраслевых национальных проектов.

В 2019 году утверждена Стратегия развития здравоохранения до 2025 года, которая явилась основой для разработки отраслевых документов стратегического планирования, федеральных и региональных программ, а также нацпроектов «Здравоохранение» и «Демография» .

С 2019 года начал действовать национальный проект «Здравоохранение» , по которому до 2024 года Минздрав планирует проработать наиболее слабые и социально значимые стороны отечественной медицины. Паспорт национального проекта был разработан Минздравом после выхода Указа Президента № 204 от 07.05.2018 года, в котором глава государства определил стратегические задачи развития страны.Президент РФ Владимир Путин выступил 15.01.2020 г. с Посланием Федеральному собранию Российской Федерации, котором уточнены конкретные задачи развития системы здравоохранения до 2024 г.:

— обеспечить своевременную медпомощь: завершить создание сети ФАПов, уделить приоритетное внимание первичному звену;

— решить жилищные проблемы врачей по регионам в срочном порядке;

— обеспечить к 2024 году специалистами все уровни здравоохранения — в приоритете первичное звено;

— увеличить бюджетные места в вузах (75% педиатрия целевая, 70% лечебники целевые);

— обеспечить целевой прием студентов по заявкам субъектов;

— сделать ординатуру целевой почти на 100% — по дефицитным направлениям;

— поручить ОНФ взять под контроль оснащение поликлиник и станций скорой медпомощи, мониторить ФАПы;

— по вопросу оплаты труда врачей сформировать единую структуру, единый перечень компенсаций;

— исключить ситуации с перебоями поставок лекарств, сорванными закупками;

— сделать на 100% работающим регистр получателей препаратов;

— обеспечить контроль качества препаратов, в том числе в аптечных сетях.

Здравоохранение одна из самых крупных отраслей экономики страны, собственно, поэтому рыночные отношения не обошли ее стороной. Все вышесказанное влечет за собой увеличение документооборота. Документационное обеспечение управления в учреждениях здравоохранения требует создания множества управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения.

Основные задачи делопроизводства в этих учреждениях – это упрощение процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новых информационных технологий автоматизации этих процессов. В учреждениях здравоохранения документ должен совершать свой путь как можно с большей скоростью и с наименьшей затратой труда и времени. Хранение документов в таких учреждениях тоже должно быть организовано на высоком уровне, нужно это для того, что бы любая запрошенная информация и справка были сделаны как можно быстрее.

Делопроизводство в любом учреждении является необходимым элементом деятельности управленческого аппарата, который охватывает значительный комплекс вопросов, связанных с процессами документирования и обеспечения качественной и эффективной работы с документами.

Часть делопроизводства, которая связана непосредственного с созданием документов, определяется как документирование; организацию перемещения документов в пространстве и по кругу лиц принято называть документооборотом .

Проводя процесс учета и анализа документооборота, требуется подсчитать количество оригиналов документов и их копий, а также соответствие приложений к документам и их наличие, заверенность. Эффективному управлению деятельностью современной организации способствует грамотное управление её документооборотом .

Вопросам исследования делопроизводства в органах государственной и муниципальной власти были посвящены работы Басакова М.И., Быковой Т.А., Гладий Е. В., Кирсановой М.В., Кузнецова И.И., Кузнецовой С.П., Пшенко А.В., Румыниной Л.А., Шуваловой Н.И. и других.

В последние годы в публикациях учитывают последние разработки в области методического обеспечения делопроизводства. Это работы Миронова М.А., Клепцова М.Я. и Э. М. Короткова, Ватолина М.В.

Из современных авторов можно отметить работы Кирсановой М.В., Кузнецова И.Н., Спивак В. А., Бородиной В.В., Кузнецовой Т.В., Аралбаевой Г.Г. и ряда других авторов.

Объектом исследования является документационное обеспечение управления государственного учреждения.

Предмет исследования составляют теоретические и практические аспекты документационного обеспечения управления в ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница.

Цель исследования заключается в анализе организации документационного обеспечения деятельности ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница, выявлении проблем и разработке предложений по совершенствованию данного вопроса.

Для достижения поставленной цели, в настоящем исследовании необходимо решить следующие взаимосвязанные задачи:

— рассмотреть правовое регулирование документационного обеспечения управления в учреждениях здравоохранения;

— раскрыть методические основы документационного обеспечения управления в учреждениях здравоохранения;

— дать общую характеристику ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница;

— исследовать документирование управленческой деятельности ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница;

— проанализировать организацию и технологию документационного обеспечения в ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница;

— выявить проблемы и определить направления совершенствования документационного обеспечения управления в ГУЗ Новомосковская городская клиническая больница.

Методы исследования: аналитический, логический, статистический, метод анализа документов и пр.

Структура исследования включает в себя введение, три главы, разделенные на параграфы, заключение и список использованных источников и литературы.

Заключение:

По результатам проведенного исследования можно сформулировать следующие выводы.

Документационное обеспечение управления, неотъемлемая часть жизнедеятельности любой организации, особенно организации нацеленной на результат. Грамотно организованное документационное обеспечение — залог успешной деятельности организации. Без документационного обеспечения не мыслим контроль и результативное планирование.

В Российской Федерации к документационному обеспечению управления подходят со всей ответственностью. Разрабатываются инструкции, выпускаются регламентирующие нормативно-правовые акты, делая этот процесс максимально прозрачным, унифицированным и доступным. С законодательной точки зрения этот аспект раскрывается максимально подробно, чтобы каждая организация вела документационное обеспечение на высоком международном уровне, обеспечивая условия для грамотной и результативной реализации своей деятельности.

От правильности составления и оформления официального документа и от правильной организации работы с ним зависит оперативность и точность принятия управленческого решения. В официальных документах отражается специфика деятельности учреждения. Именно поэтому наличие, правильное оформление и ведение документов регламентируется законодательством. При проведении проверок организации, в первую очередь проверяются документы, в которых регламентирована и зафиксирована специфика деятельности учреждения.

Если документ должен исполняться несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение назначается лицо, первым именованное в качестве исполнителя в резолюции или документе. Ответственному исполнителю необходимо созвать всех соисполнителей, которые обязаны по его требованию представить все необходимые материалы. В равной мере несут ответственность и соисполнители, отвечающие за своевременное и качественное исполнение документов. Документ можно считать исполненным и снять его с контроля, только если все поставленные в нем вопросы и решения были выполнены, далее необходимо уведомить об этом всех заинтересованных организаций и лиц.

В организационно-методический отдел предоставляются исполненные входящие контрольные документы вместе с копией ответа (проекта ответа) или другими документами, которые свидетельствуют об их исполнении. Своевременный ответ заявителю и лицу, отправившее поручение главному врачу, или справка о выполнении поручения является основанием для снятия с контроля поручений руководства больницы. Подписывает справку руководитель структурного подразделения с указанием даты и представляет ее в организационно-методический отдел, либо другое подразделение, ответственное за контроль исполнения документов.

Для того что бы снять распорядительные документы с контроля главному врачу или его первому заместителю представляется краткая докладная записка о выполненной работе конкретно по каждому контрольному пункту за подписью руководителя структурного подразделения или копия исполненного документа. Снимается документ с контроля организационно-методическим отделом в соответствии с установленной резолюцией главного врача или его первого заместителя. Данные о состоянии исполнения документов докладываются на аппаратных совещаниях у главного врача больницы.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов. Различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов. В организации происходит разделение поступающего потока документов на потоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения, отдельным исполнителям. Анализ документооборота любой организации показывает, что документы циркулируют между пунктами обработки содержащейся в документах информации и пунктами работы с информационно-поисковыми образами документов и физической формой документов. К первым относятся руководители организации и ее структурных подразделений, исполнители документов и поручений, т.е. специалисты и иные сотрудники. Ко вторым – делопроизводственные службы, секретариаты, копировально-множительные службы и т.п.

Нормативно-правовые документы хранятся в структурных подразделениях, доступ к ним имеет каждый сотрудник, по его письменному требованию ему могут предоставить копии данных документов. Каждый из этих документов составлен согласно требованиям нормативных актов. Все они хранятся в бумажном виде, электронной локальной базы для этих документов в учреждении не существует. Некоторые из них выложены на сайт учреждения. В целом нормативная база данного учреждения вполне соответствует требованиям.

Вместе с тем организация делопроизводства в ГУЗ «Новомосковская городская клиническая больница» характеризуется: отсутствием службы документационного обеспечения; незначительным объемом документооборота; слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников; отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в медицинском учреждении; отсутствием особой научно-исторической ценности документов. В связи с этим остро стоит вопрос о необходимости построения эффективной системы информационно-документационного обеспечения управления в ГУЗ «Новомосковская городская клиническая больница».

Электронный документооборот на сегодняшний день — это ультимативный инструмент решающий множественный ряд всевозможных задач по работе с документами, предполагающий не один сценарий по использованию и в целом отвечающий всем тенденциям развития государственного и муниципального регулирования в РФ.

По нашему мнению, при решении проблем необходимы тщательное изучение и изучение состава документов, анализ установленного порядка документирования в дошкольном учреждении и выработка оптимальных решений. Поэтому для успешной организации документирования управленческой деятельности ГУЗ «Новомосковская городская клиническая больница» важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства на всех уровнях управления.

В ходе проведенного анализа организации делопроизводства в ГУЗ «Новомосковская городская клиническая больница» были выявлены следующие проблемы:

1) Большая загруженность персонала, занимающегося документопотоками. В ГУЗ «Новомосковская городская клиническая больница» основные делопроизводственные функции выполняются секретарем главного врача – это работа с исходящей, входящей и внутренней документацией.

2) Неоперативная работа с обращениями граждан в ГУЗ «Новомосковская городская клиническая больница».

3) В процессе функционирования СЭД 1С: Документооборот в «1С: Документооборот 8» обнаружились некоторые проблемы. Оказалось, что дополнительные функции требуют доработки и перенастройки программистами.

В целях совершенствования управления документацией в ГУЗ «Новомосковская городская клиническая больница» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в организацию делопроизводства.

Основой является смена программы «1С: Документооборот» и полный переход на электронный документооборот внутри организации.

Наиболее развитую функциональность показала система ДЕЛО, которая, в отличие от других лидеров, стабильно набирала большое количество баллов по каждому из направлений работ с документами.

Таким образом, выбрана система электронного документооборота «ДЕЛО». Широкие возможности системы решают задачи учета, контроля исполнения и управления документами.

Совершенно очевидно, что для реализации проекта электронной медицины необходим деятельно новый подход в работе. В многих отечественных медицинских учреждениях отстают от требований современного общества. Безусловно, полностью заменить бумажный медицинский документооборот на электронный невозможно, так как многие формы документов пишутся исключительно рукописно, тем не менее многие виды картотек и бумажных архивов целесообразно переводить в электронный вид.

Так, путем сокращения времени на обработку документа и последующего использования архивной документации, значительно повысится эффективность работы медицинских сотрудников. Одним из направлений деятельности отдела кадров является разработка и внедрение эффективных методик привлечения сотрудников, а также повышение квалификации уже имеющихся. Таким образом, должны разрабатываться три вида перспективных планов. Один — для разработки требований к персоналу, второй — для поиска кандидатов внутри Учреждения, и на основании этих прогнозов определяются конкретные планы определения потребностей в персонале.

Таким образом, в качестве рекомендации по оптимизации работы с медицинскими документами можно предложить следующие процедуры:

1. Оптимизация регистрации и учета документов. На сегодняшний день в ГУЗ «Новомосковская городская клиническая больница» используется регистрация в традиционных бумажных журналах, что не отвечает потребностям Учреждения и нуждается в существенной реорганизации. Целесообразно развитие электронной регистрации в рамках системы электронного документооборота.

2. Создание электронных регистрационных журналов.

3. Оптимизация контроля исполнения документов и поручений в рамках систем электронного документооборота.

4. Применение цветового кодирования при работе с документами. Использование цвета при организации работы с документами ускоряет и облегчает их поиск, снижает уровень ошибок при расстановке дел, обеспечивает более полный контроль массива информации.

5. Алфавитная индексации личных карточек пациентов.

Фрагмент текста работы:

Правовые и методические основы документационного обеспечения в учреждениях здравоохранения

1.1. Правовое регулирование документационного обеспечения управления в учреждениях здравоохранения

В настоящее время важность грамотно организованного документооборота, несомненно, велика, что объясняется тем, что своевременность и полнота информации является гарантом разумного и эффективного управленческого решения, плодотворной и рациональной деятельности муниципального образования. Делопроизводство, или документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Документ помогает консолидировать информацию и подтвердить факт ее наличия. Также необходимо обратить внимание, что каждая конкретная управленческая ситуация включает в себя множество специально разработанных под нее видов документов. Следовательно, выделяют ряд признаков, представленных на рисунке 1, по которым подразделяются документы.