Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Законодательно-нормативное регулирование управления документацией в странах Западной Европы.

Содержание:

ВВВЕДЕНИЕ 3
1.ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ЗА РУБЕЖЕМ 5
1.1 Нормативная правовая база управления документацией за рубежом 5
1.2 Теоретические основы управления документацией за рубежом 10
1.3. Специфика управления документацией за рубежом 14
2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАНАХ 19
2.1 Нормативное регулирование организации работы с документами в Германии 19
2.2 Анализ специфики управления документацией в Германии 23
3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В РФ С УЧЕТОМ ЗАРУБЕЖНОГО ОПЫТА 28
3.1 Сравнительная характеристика российского и немецкого направлений развития систем документооборота 28
3.2 Сравнительная характеристика российского и немецкого законодательства относительно охраны труда 31
3.2 Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в РФ и пути их решения 37
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 43
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 45

Введение:

За рубежом (Европа, США и т. Д.) Значительно продвинулись в применении информационных технологий в области защиты документов, особенно в электронных документах и использовании электронных документов. Это, конечно, первое самое важное отличие. ISO в 2001 году принял стандарт управления записями (ISO: 15489-1-2001).
В Европе также в 2001 году была разработана и принята спецификация «Требования европейской модели для систем электронного документооборота» (MoReq), которые сейчас используются для обновленной версии MoReq2.
Эти факты указывают на то, что развитые страны не представляют управление документами без использования информационных технологий. Уже давно не делятся документами о традиционных, так как это все еще привычно среди нас, и с использованием информационных (компьютерных) технологий. У них есть какие-либо записи, основанные на применении современных информационных технологий, другой не может быть.
Второе, что следует отметить, — это некоторые конкретные подходы к управлению документами, характерные для ведомств Западной Европы и США, которые, помимо прочего, отражены в стандарте 15489 в разделе, устанавливающем требования к процессам документооборота.
В стандартных процессах документооборота не начинается с регистрации документов (для нас это записей является ключевым), а также проверки и определения сроков хранения документов. Проверка присутствует, но это не на первом месте. По большому счету, в этом нет никакого противоречия, поскольку мы также определяем сроки хранения документов, но у нас, как правило, делается после выполнения документа, когда он (или копия) передается в дело в место хранения.
Еще одно отличие: у нас одной из функций управления записями является контроль исполнения документов. Можно сказать, — наше национальное достояние. То, как эта функция реализована у нас, возможно, нигде нет. У каждой страны есть свой конкретный офис, поэтому можно сказать, что контроль сроков оформления документов — это наша специфика.
Актуальность данной темы обусловлена современными требованиями к стандартам ведения документации и большим разрывом в данном вопросе относительно развития в России и странах Запада.
Целью данной работы является изучение законодательно-нормативного регулирования управления документацией в странах Западной Европы и их сопоставления с российской практикой.
Предметом данной работы являются законодательно-нормативного регулирования управления документацией.
Объектом работы является законодательно-нормативного регулирования управления документацией в Германии.
При написании данной работы поставлены следующие задачи:
— рассмотреть теоретические основы законодательно-нормативного регулирования управления документацией;
— провести анализ законодательно-нормативного регулирования управления документацией в Германии;
— сопоставить законодательно-нормативного регулирования управления документацией в германии и России.
— рассмотреть пути совершенствования законодательно-нормативного регулирования управления документацией в РФ.
Теоретической и методологической основой работы являются положения экономической теории, научные труды ученых, законодательные и нормативные акты РФ.
В рамках написания работы использованы методы: диалектический и наблюдений, анализа и синтеза, сравнительный анализ, системного подхода.

Заключение:

Следует отметить, что за рубежом (Европа, США и др.) Значительно продвинулись в применении информационных технологий в области защиты документов, особенно в электронных документах и использовании электронных документов. Это, конечно, первое самое важное отличие. ISO в 2001 году принял стандарт управления записями (ISO: 15489-1-2001).
В Европе также в 2001 году была разработана и принята спецификация «Требования европейской модели к системам электронного документооборота».
Эти факты указывают на то, что развитые страны не представляют управление документами без использования информационных технологий. Уже давно не делятся документами о традиционных, так как это все еще привычно среди нас, и с использованием информационных технологий. У них есть какие-либо записи, основанные на применении современных информационных технологий, другой не может быть.
Второе, что следует отметить, — это некоторые конкретные подходы к управлению документами, характерные для офиса Западной Европы и США, которые, помимо прочего, отражены в ISO-15489, разделе, устанавливающем требования к процессам документооборота.
В стандартных процессах документооборота не начинается с регистрации документов, а экспертизы и определения сроков хранения документов. Проверка у них тоже присутствует, но это не на первом месте. По большому счету, в этом нет никакого противоречия, поскольку мы также определяем сроки хранения документов, но у нас, как правило, делается после выполнения документа, когда он (или копия) передается дело в место хранения.
Еще одно отличие: одна из функций офиса в России — контроль исполнения документов.
То, как эта функция реализована в российском судопроизводстве, вероятно, нигде нет. Каждая страна имеет свою специфику делопроизводства, поэтому можно сказать, что контроль сроков оформления документов — российская специфика.
В настоящее время для управления документами разработано достаточное количество стандартов, которые помогают регулировать управление документами в международной ассоциации по стандартизации любых форматов и на любых носителях, созданных и полученных организациями в ходе их деятельности, чтобы установить правила подачи переводов в стандартной форме, что упрощает их использование различными категориями пользователей.
Основной целью международных стандартов является создание на международном уровне общих методологических рамок для разработки новых и совершенствования существующих систем качества и их сертификации.
Австралийский союз занимает одно из первых мест в мире по разработке стандартов в области обработки документов и архивирования, многие стандарты, принятые в Австралийском союзе, становятся международными, тем самым активно влияя на развитие бумажной работы по всему миру.
Глобализация, которая, помимо прочего, характеризуется стандартизацией экономических и технологических процессов, четко прослеживается в области документооборота.
Ярким примером этого является разработка на основе национального стандарта Австралийского союза AS 4390-1996 международного нормативного и методического акта ISO 15489: 2001 и принятие аутентичных стандартов в ряде стран, национальные органы стандартизации которых представлены в ISO.
Действующее законодательство Российской Федерации содержит значительное количество обязательных норм, правил и требований для документирования различных сфер деятельности государственных и общественных организаций, оформления отдельных видов документов, их содержания и структуры текста.

Фрагмент текста работы:

1.ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ЗА РУБЕЖЕМ

1.1 Нормативная правовая база управления документацией за рубежом

В настоящее время стандартизация в области управления документами позволяет эффективно организовать документы в области управления. Самостоятельное направление совершенствования управления документами — международная стандартизация.
В разработке международных норм и стандартов участвуют комитеты Международной организации по стандартизации (ISO). Целью Технического комитета № 154 «Документы и информация в управлении, торговле и промышленности» является анализ стандартизированных элементов данных, форм и содержания документов, и представление данных, используемых при обмене информацией в администрации, торговле и промышленности. Результатом деятельности Комитета является принятие ISO 8439: 1990 «Формы. Базовая структура подготовки», устанавливающий формат, поля и детали для форм документов, используемых в администрации, торговле и промышленности.
Разработкой международных норм и стандартов в области информации и документации в ИСО занимается технический комитет 46 «Информация и документация». В нем приняли участие 34 национальных члена комитета ИСО, в том числе Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России (Ростехрегулирование).
Этот комитет занимается вопросами стандартизации в области информационной деятельности, издательской деятельности, деятельности по индексированию и реферату, практической деятельности библиотек, центров документации и информации, архивов.
Среди стандартов, разработанных техническим комитетом № 46, следует отметить международный стандарт ISO 5127-2001 «Информация и документация. Словарь» (ISO 5127: 2001 «Информация и документация. Словарь»), содержащий основные термины и понятия, используемые в поле информации и документации. Стандарт используется при разработке стандартов приложений для информатики, включая библиотечное дело, управление записями и архивные документы.
В своей структуре технический комитет № 46 имеет четыре подкомитета: подкомитет № 4 «Техническая совместимость»; ПК 8 «Качество. Статистика и оценка технического задания»; ПК 9 «Идентификация и описание»; Подкомиссия № 11 «Управление файлами / документами».
Подкомитет № 11, созданный для разработки стандартизации в области управления записями и архивов, разработанных по 3 международным стандартам: две части ISO 15489-2001 «Информация и документация. Управление документами» (ISO 15489: 2001 Информация и документация. Управление записями), первая часть ISO 23081 «Информация и документация. Процесс управления документами. Метаданные документа» (ISO / TS 23081-1: 2004 Информация и документация.Процессы управления записями. Метаданные для записей. Часть 1. Принципы).
Работу секретариата этого подкомитета обеспечивает Австралийский национальный орган по стандартизации.
В работе Подкомитета № 11 приняли участие 14 национальных органов по стандартизации (комитеты, члены ISO) — Франция, США, Великобритания, Чехия, Германия, Дания, Украина, Португалия, Япония, Нидерланды, Ирландия, Австралия, Канада, Швеция. Пять комитетов являются «наблюдателями» (госстандарт России, комитеты Кубы, Польши, Финляндии, Таиланда) .
Одним из наиболее важных стандартов, разработанных Подкомитетом № 11, является ISO 15489, который регламентирует управление документами в любом формате и на любых носителях, созданными и полученными организациями в ходе своей деятельности.
Установление этого стандарта является одним из ключевых решений в контексте современных тенденций глобализации мировых экономических отношений и процессов. Изменения в политической и экономической ситуации в Европе с начала 2002 года (создание Европейского Союза) фактически привели к созданию единого экономического пространства, состоящего из ряда развитых стран, к созданию единого рынка.
Сложившаяся ситуация фактически заставляет государство-член Европейского Союза отказаться от некоторых национальных особенностей управления, в том числе от национальных систем документооборота.
Деятельность современных компаний вышла за пределы национальных границ, транснациональные корпорации имеют представительства во многих странах, в том числе за пределами ЕС, где они должны действовать в соответствии с правилами национальной экономики.
Новые экономические реалии поставили перед Международной организацией по стандартизации проблему установления единой (международной) нормативной документации. Этот стандарт стал стандартом ISO 15489 .
Несмотря на то, что основной сферой применения стандарта является работа с документами в различных отраслях экономики, он может применяться и для таких специфических целей, как работа с научно-технической документацией. При этом стандарт не затрагивает управление архивными документами в архивных учреждениях, хотя в некоторых странах понятие «управление документацией» включает и управление архивами.
Терминология ISO 15489 основана на терминах, регламентируемых стандартом ISO 5127 «Документация и информация. Глоссарий терминов» (разработана часть 1 «Основные понятия» (1983 г.), часть 2 «Документы традиционного типа» (1983 г.), часть 3). «Знаковые документы» (1988), часть 3А «Сбор, идентификация и анализ документов и данных» (1981), часть 6 «Документальные языки» (1983) и часть 11 «Аудиовизуальные документы» (1987).
В ISO 15489 термин «документация» определяется как информация, созданная, полученная и поддерживаемая в качестве доказательства, обеспечивающего правоотношения или деловые операции. Термин «управление документами» понимается как одна из функций контроля, обеспечивающих эффективный и систематический контроль за созданием, получением, хранением, использованием и размещением документов, включая сбор и хранение в форме документального подтверждения и информации о деловых операциях и операциях. ,
Стандарт состоит из двух частей. В первой части «Общие положения» изложены основные принципы управления документацией в государственных и неправительственных организациях, работающих с документами.
Эти принципы включают в себя установление и документирование основных правил и стандартов работы с документами в организации, распределение ответственности и полномочий при работе с документацией между сотрудниками организации, процедуры ведения учета и технологии. Кроме того, управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование систем управления документами, интегрированных с системой управления и процессами управления.
Часть 1 предназначена для использования менеджерами в организациях, экспертами в области управления записями, информацией и технологиями, а также для всех других сотрудников организаций и частных лиц, необходимых для создания и использования документов в своей деятельности.
Вторая часть Руководства включает описание процедур, которые помогают обеспечить управление документацией в соответствии с принципами, описанными в первой части стандарта. Под процедурами в данном случае подразумеваются такие канцелярские операции, как регистрация, мониторинг, классификация, хранение документов и т. Д.
Часть 2 предназначена для использования специалистами по управлению документами и работниками, в обязанности которых входит управление документацией внутри организации. Эта часть стандарта обеспечивает единую методологию применения первой части стандарта во всех организациях, желающих наладить процесс документооборота в соответствии с требованиями ISO. Кроме того, разработчики отмечают, что стандарт предназначен для высшего руководства организаций.
В стандарте, в частности, определены обязанности организаций за документы и исправлены их для вас: основные правила работы с документами в организации должны быть определены и задокументированы, подписаны высшим руководством организации. Обязанности должны быть распределены между всеми сотрудниками, которые в ходе своей деятельности создают документы, и это должно быть отражено в должностных инструкциях сотрудников.
В нескольких странах мира проведены работы по созданию на основе ISO 15489 национальных стандартов управления бизнес-записями.
ISO 23081 посвящен деятельности по управлению метаданными управления записями, их типам, функциям для обеспечения административных и канцелярских процессов и управления метаданными. Международный стандарт ISO 2384-1977 «Документация. Осуществление переводов» (ISO 2384: 1977 Документация. Представление переводов) устанавливает правила подачи переводов в стандартной форме, что упрощает их использование различными категориями пользователей.
В 2003 году был принят международный стандарт ISO 14416 — 2003 «Информация и документация. Требования к переплетным книгам, периодическим изданиям, сериалам и другим бумажным документам для использования в архивах и библиотеках. Методы и материалы» (ISO 14416: 2003 Информация и документация. Требования к переплету книг, периодических изданий, сериалов и других документов для использования в архивах и библиотеках. Методы и материалы).
В марте 2005 года был опубликован ISO 22310 «Информация и документация. Требования к документам управления, содержащиеся в стандартах» (ISO / DIS 22310 Информация и документация. Требования к управлению записями / документами в стандартах) .
Таким образом, нормативно-правовая база, регулирующая управление документами за рубежом, представлена многочисленными международными стандартами. Эти стандарты определяют понятие «документация» и определяют правила работы с ней.