Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Становление и развитие системы документации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 2
ГЛАВА 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ: ОТ ИСТОКОВ К СОВРЕМЕННОМУ СОСТОЯНИЮ 5
1.1 Историческое развитие системы документации 5
1.2 Понятие современного документа 14
1.3 Виды документов и их классификация 18
ГЛАВА 2. СТРУКТУРА ДОКУМЕТРООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ 23
2.1 Понятие системы документации 23
2.2 Основные функциональные системы документации в Российской Федерации 30
2.3 Документооборот в современных условиях 37
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 44
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 47

Введение:

В настоящее время среди отечественных ученых очень активно обсуждаются теоретические вопросы документоведения. Это связано, прежде всего, с интеграцией в международное профессиональное сообщество специалистов в области документоведения, появлением электронного документооборота, значительным расширением предмета документоведения.
В Российской Федерации на современном этапе развития документационного обеспечения управления регламентация порядка работы с управленческими документами строится в русле усиления законодательного регулирования. Наряду с введением правовых актов, обязательных для исполнения, вводятся в действие национальные стандарты и различные нормативно-методические документы общегосударственного действия.
Несмотря на определенные усилия со стороны государства, на сегодняшний день регулирование федеральным законодательством норм в области документационного обеспечения управления и документирования не может считаться комплексным. Наиболее характерная черта современною законодательства — регламентация процессов использования документированной информации в автоматизированных системах.
Органами государственной власти устанавливается порядок документирования управленческой документации, так как именно на них возложена ответственность за организацию делопроизводства и стандартизацию и систематизацию документов в Российской Федерации.
Главной особенностью современной управленческой коммуникации является все более активный переход от традиционного бумажного к электронному документообороту. В настоящее время применяется и в ближайшей перспективе пока еще будет сохраняться смешанный электронно-бумажный документооборот, имея в виду то обстоятельство, что некоторая часть документов с длительными и постоянными сроками хранения будет иметь подлинники на бумажном носителе.
Однако при этом в процесс электронного документооборота включаются как электронные документы, так и электронные копии документов, созданных на бумажном носителе.
Таким образом, в условиях применения современных информационных технологий весь процесс документооборота может осуществляться в электронной среде. При этом состав участников документооборота и их роли претерпевают изменения в сравнении с технологиями традиционного бумажного делопроизводства.
Изучение коммуникационных аспектов документооборота является весьма актуальным и перспективным. В современных условиях документооборот представляет собой специфическую область коммуникации между организациями, их должностными лицами, а также между юридическими и физическими лицами в процессе функционирования управленческой системы.
Управленческий документооборот как письменная формальная деловая коммуникация может рассматриваться с точки зрения её участников, процесса, технологии, средств и каналов коммуникации, а также носителей информации. К числу основных характеристик управленческого документооборота относятся: многозвенный характер процесса коммуникации, наличие прямых и косвенных участников документооборота, взаимосвязь с управленческими отношениями и принятием управленческих решений.
Объект исследования составляет система документации в акционерном обществе «Тандер».
Предметом исследования является действующее законодательство, общая и специальная литература, посвященная становлению и развитию системы документации.
Целью исследования является рассмотрение становления и развития системы документации.
Задачи исследования сводятся к следующему:
• определить и охарактеризовать понятие и виды документов;
• проанализировать историческое развитие системы документации;
• рассмотреть понятие системы документации;
• осветить основные функциональные системы документации в Российской Федерации;
• проанализировать документооборот в современных условиях.
Методологической основой данной работы являются теоретические труды докторов и кандидатов юридических наук, доцентов и профессоров, заслуженных деятелей науки России в области становления и развития системы документации, опубликованных в различных литературных изданиях, а именно: Абрамовой Н., Басакова М.И., Кугушевой Т.В., Кузнецова И.Н., Михайлова Ю.М., Новикова Е.А., Панасенко Ю.А., Пшенко А.В.
Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, двух глав, шести параграфов, заключения и библиографического списка.
Введение обосновывает актуальность, обозначает объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, структуру работы.
Первая глава дипломной работы отражает теоретический аспект понятия документации: от истоков к современному состоянию.
Вторая глава заключает в себя исследование структуры документооборота в современных условиях.
В заключении подводятся итоги исследования, сформированы выводы по рассматриваемой теме.

Заключение:

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами оказывает влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От профессионального ведения документации во многом зависит успех управленческой деятельности в целом.
Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив
либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ
необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.
Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.
В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение вычислительной техники происходит постепенно, то существуют участки, где работа строится традиционными методами. Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.
Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Фрагмент текста работы:

В период расцвета Древнерусского государства существовала письменность, это подтверждается дошедшими до нас документами того времени, они сопровождали частную жизнь граждан, происходило и документирование ряда управленческих решений. Благодаря этим артефактам мы знаем историю нашей страны, специфику быта и культуру отношений, сложившиеся в то время. Изначально документы не осуществляли коммуникативную функцию, а служили лишь средством закрепления имущественных интересов граждан, позднее, с развитием письменности, они становятся средством обмена информацией, общением. Также документы выполняют функцию пролонгированного хранения информации, более продолжительного, чем человеческая жизнь, они донесли до нашего времени не только историю быта и культуры русского народа, но и историю делопроизводства.
Становление государственности — Древнерусского государства — способствует зарождению и развитию делопроизводства, правовой документации. Еще одним немаловажным условием развития делопроизводства является распространение грамотности среди населения. Например, в 1951 г. В. А. Арциховским были раскопаны берестяные грамоты, на которых писала не только правящая элита, но и ремесленники, горожане, мелкие торговцы. Они оформляли челобитные (служебная записка) и обязательства (гарантийное письмо), завещания, закладные, ряды (договоры), перечни феодальных повинностей и т. д. Также фиксации подлежали льготы и доходы церкви, привилегии купцов, соглашения различного вида.
В период существования Древнерусского государства, безусловно, нельзя говорить о наличии системы делопроизводства, этот период можно охарактеризовать как период накопления опыта и формирования обычаев и традиций документирования.
Приказное делопроизводство. История государственного делопроизводства ведет свой отсчет с ХIII–ХV вв., это период формирования и развития общественных отношений, которые документируются частноправовыми актами. Это период феодальной раздробленности, взаимоотношения между княжествами фиксируются договорами князей. Известны и международные договоры, например, Руси с Византией Х–ХI вв. Археологическими находками подтверждается, что уже в период существования Древнерусского государства сложились определенные правила оформления документов. Делопроизводство на Руси как государственный институт возникает в конце XV в. Именно тогда возникают центральные и исполнительные органы государственной власти — приказы и избы (имели меньше полномочий), они организуют и контролируют работу различных отраслей княжества, работа с документами производится специальными людьми, которые называются «дьяками». Процесс деятельности этих органов сопровождался оформлением документов, так возникло приказное делопроизводство (т. е. делопроизводство, происходившее в приказах: Казенном, Конюшенном, Сокольничем, Посольском, Поместном, Постельном, Холопьем, Житном, Стрелецком, Приказе Большого двора и др.). Заведовал приказом окольничий, люди, которые принимали решения, назывались судьями, документированием занимались дьяки и подьячие, т. е. начальник канцелярии приказа и его помощник. В это время постепенно начинает возникать прослойка чиновников-профессионалов из слоя незнатных служилых людей. В дальнейшем они не только стали высококвалифицированными специалистами, но и приобрели определенный вес в обществе и даже могли лоббировать решение некоторых вопросов на государственном уровне. Местами безопасного хранения первых управленческих документов являлись монастыри, храмы, церкви. Документы складывались в специальные ящики — лари, человек, который отвечал за сохранность документов, назывался «ларником». Делопроизводство в приказах, как и теперь, велось либо с момента поступления документа в приказ, либо с момента подготовки документа. На документах уже существовали первые реквизиты, отражающие обработку документа, — автор и дата поступления. Документы, которые относились к решению одного вопроса, подклеивались друг к другу, сохранность склейки обеспечивалась заверительной надписью дьяка. Увеличение количества документов привело и к изменению графики письма: если первоначально применялась уставная манера письма, то со временем, с XV в., стал использоваться полуустав. Он существенно снизил временные затраты на оформление документов, особенностью его является то, что текст писался слитно, без разделения на слова. Материальный носитель информации также претерпевает изменения. В период зарождения системы делопроизводства документы оформляются на бересте, одновременно, до конца XV в. — на пергаменте. Это выделанная особым образом козлиная или телячья шкура — «телятина» или «хартия». Пергамент был очень дорогостоящим, позднее его вытеснила бумага, которую изготавливали из тряпья, а не из древесины. Документы этого периода имеют вид, который сейчас не используется, — свитка: чтобы прочитать его, необходимо было постепенно сворачивать документ. Это было не совсем удобно, так как «длина» документа могла быть очень значительной — до 200 метров и более. Применение столбцовой техники оформления документов является особенностью приказного делопроизводства. Наряду с такой формой появляется, а в дальнейшем закрепляется и тетрадная форма. Переплетенные тетради образовывали книги.