Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Совершенствование оперативного планирования материальных потоков на производстве (на примере……)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ЗАКУПОК НА ПРЕДПРИЯТИИ 5
1.1.Понятие закупочного процесса 5
1.2 Сущность оперативного планирования материальных потоков на производстве 18
1.3. Виды и особенности планирования закупок на предприятии 26
ГЛАВА 2.АНАЛИЗ ПЛАНИРОВАНИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРИМЕРЕ ООО «АВТОКОР» 30
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия ООО «АВТОКОР» 30
2.2.Анализ закупочной деятельности и система управления предприятия ООО «АВТОКОР» 36
2.3 Разработка предложений по совершенствованию планирования закупок предприятия ООО «АВТОКОР» 44
2.4 Обоснование предложений закупочной деятельности предприятия ООО «АВТОКОР» 48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 52
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 54
ПРИЛОЖЕНИЯ 57

Введение:

Работа любого предприятия зависит от наличия сырья, материалов, товаров и услуг, которые поставляют ему другие организации. Даже самому небольшому офису для выполнения своих функций необходимы помещения, тепло, свет, средства связи и офисное оборудование, мебель и различные другие предметы. Как правило, ни одна организация, предприятие, учреждение не являются самодостаточными.
Деятельность управлению закупками направлена на то, чтобы компания получала необходимое по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.
Невозможно представить себе предприятие, которое работало бы без плана, то есть без определения целей и методов их достижения. Невозможно также представить, что какое-то предприятие может добиться успеха, не сумев организовать работу по плану и не сумев организовать процесс планирования.
Степень разработанности проблемы. в области логистики отечественных и зарубежных ученых, в том числе в сфере управления закупочной деятельностью на основе логистического подхода отражаются в трудах: Б.А. Аникина, Н.В. Астафьевой, А.И. Баскина, В.И. Бережного, Е.В. Бережной, М.П. Гордона, А.П. Долгова, В.В. Дыбской, М.Е. Залмаповой, Е.К. Ивакипа, К.В. Инютиной, С.Б. Карнаухова, В.Ы. Клочкова, Г.В. Кобринского, Фоменко, Д.В. Черновой, В.В. Щербакова и др., а также зарубежных ученых: Д. Бауэрсокса, К. Баррата и другие.
Цель исследования состоит в разработке предложений по совершенствованию планирования материальных потоков на производстве.
Для достижения указанной цели в работе поставлены и решены следующие задачи:
• охарактеризовать понятие закупочного процесса;
• определить сущность оперативного планирования материальных потоков на производстве;
• выявить виды и особенности планирования закупок на предприятии;
• дать организационно-экономическая характеристику предприятия ООО «АВТОКОР»;
• провести анализ закупочной деятельности и система управления предприятия ООО «АВТОКОР»;
• разработать предложения по совершенствованию планирования закупок предприятия ООО «АВТОКОР»;
• осуществить обоснование предложений закупочной деятельности предприятия ООО «АВТОКОР».
Объектом исследования данной работы являются предприятие ООО «Автокор».
Предметом исследования являются является закупочная деятельность материально-технических ресурсов предприятия.

Заключение:

Предприятиям всех отраслей и форм собственности для осуществления непрерывного производственного процесса необходимо стабильное снабжение производственных циклов различными видами ресурсов (материалами и средствами производства) в достаточном ассортименте, количестве и качестве. Задачи по непрерывному, бесперебойному и комплексному обеспечению сырьем, материалами, полуфабрикатами, оборудованием, инструментами, топливом и прочими видами ресурсов выполняют системы снабжения или материально-технического обеспечения, созданные в границах отрасли или непосредственно на предприятиях.
Рациональная организация снабженческой деятельности способствует снижению себестоимости продукции, увеличивает прибыль и рентабельность производства, тогда как недостаточно четко сформированная система снижает эффективность производственно-хозяйственной деятельности, оказывает отрицательное воздействие на сроки выполнения и качество продукции.
Оперативное планирование производства заключается в разработке важнейших объемных календарных показателей производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Всякий процесс оперативного планирования предусматривает выполнение экономистами-менеджерами таких этапов деятельности, как выбор стратегии развития предприятия, обоснование формы организации производства, определение логистической схемы движения материальных потоков, разработка основных календарно-плановых нормативов, оперативное планирование работы производственных подразделений организационная подготовка производства, непосредственная организация оперативной работы, текущий контроль и регулирование хода производства.
Анализ действующей системы управления поставками на ООО «Автокор» показывает, что, несмотря на активную деятельность, направленную на совершенствование системы поставок, предприятие имеет достаточно большое количество проблем в этой области.
Также были проанализировали рынок автокомпонентов и выяснили, что ситуация в производстве комплектующих крайне тяжелая, и она пока не улучшается. Кроме того, мы выяснили, что причиной спада можно считать долгосрочный цикл производства некоторых видов военной техники. Так же мы, проанализировали своих поставщиков и выявили нерентабельного поставщика для нас.
В работе разработан ряд практических предложений по совершенствованию материально-технического обеспечения ООО «Автокор».
Предлагается провести следующие мероприятия:
— проанализировать группировки элементов производственных запасов по исполняемым функциям, по времени, по целям и разделить все производственные запасы на актуальные, невостребованные и неликвидные товарно-материальные ценности.
— реализовать доработку модуля материальных потоков ПК SAP ERP в части создания выделенных виртуальных складов с перемещением в дальнейшем на них невостребованных ТМЦ, а также механизма, позволяющего автоматизированное применение складских запасов при формировании годовой и внеплановой потребности в материальных ресурсах.
В целом, мероприятия по совершенствованию материально-технического обеспечения ООО «Автокор» значительно уменьшают срок оборачиваемости товарно-материальных ценностей, обеспечивают своевременную поставку материальных ресурсов непосредственно на склад заказчика, кроме того экономическая эффективность проекта составляет 19 399,28 тыс.руб.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ЗАКУПОК НА ПРЕДПРИЯТИИ
1.1.Понятие закупочного процесса
В условиях динамики современного рынка для предприятий очень резко встает вопрос обеспечения материальными запасами, поскольку от своевременной и полной поставки ресурсов напрямую зависит финансово-экономическое состояние компании.
Закупочная логистика предназначена для того, чтобы упорядочивать схему закупок, учёта, хранения и выдачи сырья на линии производства. Всё это необходимо для оптимизации деятельности организации и увеличения её прибыли.
Закупочная логистика является одной из основных логистических подсистем и изучает процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия. Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что компания должна получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по свои обязательствам, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене[16].
Процесс закупочной логистики – это обеспечение предприятия необходимыми услугами и продуктами, включающее в себя все связанные друг с другом виды деятельности по управлению закупками и поставщиками.
Главной задачей органов снабжения предприятия является своевременное и оптимальное обеспечение производства необходимыми материальными ресурсами соответствующей комплектности и качества. Решая эту задачу, органы снабжения должны изучать и учитывать спрос и предложение на все потребляемые предприятием материальные ресурсы, уровень и изменение цен на них и на услуги посреднических организаций, выбирать наиболее экономичную форму товародвижения, оптимизировать запасы, снижать транспортно-заготовительные и складские расходы.
Закупочная логистика ставит перед собой основную цель – максимально выгодно, с финансовой точки зрения, удовлетворять потребности предприятия в ресурсах. Чтобы поддерживать запасы сырья и материалов на достаточном уровне, нужно вкладывать немалые средства в их содержание и транспортировку. В связи с этим цены на продукцию могут расти. Это, в свою очередь, подталкивает потребителей к поиску торговых точек с более доступными расценками. Поддержание запасов ресурсов на оптимальном уровне при допустимых издержках удастся лишь в том случае, если компания постоянно будет повышать качество работы всех звеньев в цепочке поставок[8,c.25].
Если закупочная логистика выстроена грамотно, то компания без проблем приобретает необходимые ресурсы, приносящие ей максимальный доход. Вместе с тем сокращаются затраты на ведение закупочной деятельности, в которую входит стоимость покупки сырья и материалов, а также расходы на транспортировку, хранение и обработку входных потоков продукции.
Принципы, на которых строится организация закупочной логистики:
1) Планомерность. То есть товары нужно завозить в соответствии с предварительно разработанными графиками заказа.
2) Ритмичность. Продукция завозится через примерно одинаковые временные отрезки, что способствует формированию оптимальных условий для работы компаний, ведущих оптовую и розничную торговую деятельность, а также для складов, транспортных средств и иных звеньев в цепочке поставок.
3) Оперативность. Товары поставляются в соответствии с изменением спроса на них.
4) Экономичность. Доставка товаров должна производиться с минимальными затратами рабочего времени, материальных ресурсов и финансов. Достичь экономичности можно, если эффективно использовать транспортные средства, механизировать погрузочно-разгрузочные работы и установить наиболее рациональную звенность цепочки поставок.
5) Централизация. Потребители снабжаются товарами благодаря усилиям и средствам поставщиков.
6) Технологичность. Применение современных технологий закупок и поставок.
Предприятия, осуществляющие реальную физическую деятельность, не могут обходиться без материального обеспечения. Чтобы оценить потребность в материальных запасах того или иного предприятия необходимо рассмотреть подробнее классификацию организаций.
Существует множество критериев, по которым происходит разделение[3]:
— по происхождению;
— по юридическому признанию;
— по формам собственности;
— по отношению к прибыли;
— по способу управления;
— по взаимодействию элементов;
— по организационно правовым формам;
— по типам объединения и прочие.
Однако, ключевыми параметрами при рассмотрении необходимого объема материального обеспечения все же является деление по размеру, по участию в секторах (циклах) производства и по расположению предприятия. Расположение предприятия влияет скорее не на количество требуемых материальных запасов, а на необходимость создания такой логистической системы, которая позволит минимизировать объем и сроки закупок предприятия, при большой территориальной разбросанности объектов её деятельности. Деление по участию в секторах производства оказывает существенно большее влияние на объем и качественную составляющую закупок.
На данный момент деление осуществляется на четыре сектора[11]:
– отрасли первичного цикла (добыча сырья, в том числе организация сельского, лесного и рыбного хозяйства и пр.);
– отрасли вторичного цикла (обрабатывающая промышленность: машиностроение, металлургия автомобилестроение);
– отрасли третичного цикла (услуги для нормальной жизнедеятельности первых двух отраслей: банки, страховые компании, образовательные учреждения, розничная торговля, турагентства и пр.);
– четвертый сектор (все организации и институты, занимающиеся информационными технологиями; сектор сформировался сравнительно недавно), и если в сфере информационных технологий материальное обеспечение может сводиться к минимуму, то в таких областях, как добыча, сельское хозяйство, машиностроение своевременная поставка оборудования, инструментов, топлива, средств индивидуальной защиты, продуктов питания, является вопросом не только максимизации прибыли и минимизации издержек, но и осуществления производственного процесса в целом, а также жизни и здоровья работников компании.
Очевидно также, что потребность организации в материальных запасах определяется во многом ее размером. По размеру предприятия подразделяются на малые, средние и крупные. С укрупнением организации растут и ее материальные потребности, не только в количественном, но и в качественном отношении. Следовательно, компании, по мере своего роста и экономического развития, приходится решать вопрос своевременного обеспечения ресурсами, на этом этапе возникает вопрос, каким образом будет осуществляться и как регулироваться закупочная деятельность в данном конкретном предприятии. Закономерно, что следующий шаг в развитии закупочной деятельности предприятия, это создание службы, отдела, сектора, отвечающего за материальное обеспечение предприятия и формирование нормативно-правовой базы, на основе которой данный отдел будет осуществлять процесс закупки материальных запасов.
Наряду с ростом компании, растут ее потребности, расширяется номенклатура материальных запасов, требующихся для обеспечения производственной, хозяйственной, административной деятельности, и помимо регламентирования непосредственно процесса закупок возникает необходимость формирования закупочной политики предприятия в целом.
На сегодняшний день, имеющиеся в распоряжении источники не дают четкого понимания термина закупочная политика или, иначе, политика закупок предприятия. Различные учебники, публикации, статьи и исследования ссылаются на понятие закупочная деятельность, тогда как понятие закупочной политики несколько шире. Термин «политика» в его первом значении – это программа, метод действия или сами действия, осуществляемые человеком или группой людей по отношению к какой-то одной проблеме или к совокупности проблем, стоящих перед сообществом [1, с. 254].
Рассмотрев, как пример, положения о закупочной политике нескольких крупных корпораций, осуществляющих свою деятельность в различных экономических сферах, мы можем проследить определенную закономерность: положение содержит не только информацию непосредственно о процедуре, согласно которой осуществляется процесс закупок, но и устанавливает цели, принципы и основные требования к данному процессу, а также к деятельности в этой области предприятия в целом. На этом этапе встает вопрос — каковы должны быть цели и принципы организации в области политики закупок.
Можно выделить несколько критериев, в соответствии с которыми должна формироваться закупочная политика предприятия. Закупочная политика должна отвечать следующим требованиям[22]:
1. Не противоречить федеральному законодательству, регулирующему взаимоотношения участников закупок, а также другим государственным нормативно-правовым актам, регулирующим взаимоотношения в данной области.
2. Не противоречить внутренним положениям и нормативным актам организации.
3. Учитывать и отображать сферу деятельности организации.
4. Давать полное и объемное представление о специфике потребляемых материальных ресурсов и их номенклатуре, либо номенклатурных группах.
5. Содержать стратегические, тактические и оперативные цели в области закупок.
6. Не должна содержать утверждений, имеющих противоречия с общей стратегией компании.
Основной функцией закупочной политики предприятия является регулирование системы закупок, в целях полного, регулярного и своевременного обеспечения производственных, административных и хозяйственных процессов, посредством формирования стратегических и тактических планов, необходимой и достаточной нормативной базы, а также построения оптимальных моделей взаимосвязи между отделом закупок и другими функциональными подразделениями компании.
Рассмотрим функции, которые имеет закупочная логистика. Она, в частности, предназначена для того, чтобы[19,c.165]:
— формировать стратегию покупки материальных ресурсов и прогнозировать потребность в них;
— получать и оценивать предложения от потенциальных поставщиков;
— выбирать поставщиков;
— определять потребности в материальных ресурсах, рассчитывать, в каком объёме нужно заказывать материалы, сырьё и изделия;
— согласовывать цену заказываемых ресурсов и заключать договоры на поставку; контролировать сроки поставки материалов;
— осуществлять входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;
— поддерживать нормативный уровень запасов материальных ресурсов в складских помещениях.
За реализацию вышеперечисленных функций отвечает отдел закупок, взаимодействующий с иными подразделениями компании.
Рассмотрим методы организации закупочной логистики[12].
Метод 1. MRP I («Планирование потребностей в материалах») – это система, которая включает в себя логистически связанные процедуры, правила и требования, синхронизированные во времени для каждой единицы компонентов, необходимых для выполнения производственного графика.
Данная система ставит перед собой несколько целей, а именно: удовлетворять потребности в материалах, компонентах и комплектующих для планирования производства; планировать производственные операции, расписание доставок и мероприятий, связанных с закупками.
Сначала MRP I определяет, в каком объёме и в течение какого времени нужно выпустить конечную продукцию. Далее она рассчитывает сроки и количество материальных ресурсов, необходимых для того, чтобы удовлетворить потребности производственного расписания. После проведения расчётов программа выдаёт перечень документов, в том числе схему доставки материальных ресурсов по отделам, объёмы и временные рамки поставок. То есть благодаря использованию данной системы закупочной логистики можно планомерно «проталкивать» материальные ресурсы по подразделениям.
MRP II («Планирование ресурсов производства») представляет собой систему замкнутого типа, позволяющую детально прорабатывать производство, осуществлять финансовое планирование себестоимости материалов и расходов на него, а также моделировать ход производственного процесса. В отличие от MRP I, назначение данной системы закупочной логистики – производить более гибкое планирование, обеспечивать оптимальную организацию поставок и лучше реагировать на изменения уровня спроса. Важная роль в
MRP II отводится блокам прогнозирования спроса, размещения заказов и управления запасами. Результатом применения данной системы становится сокращение материальных ресурсов на складе, решение задач, связанных с оптимизацией материальных потоков, и иные благоприятные тенденции.
Метод 2. Поставка точно в срок (JIT). Нередко JIT рассматривают как поставку продукции малыми партиями по первому требованию покупателя. Но такая упрощенная схема приводит к увеличению запасов уже в складских помещениях поставщика. В общей же в цепочке поставок запасы не сокращаются, а только меняют своё местоположение в пространстве – с компаний-заказчиков в фирмы-поставщики.
Общая эффективность процесса поставок от этого почти не повышается. Закупочная логистика по схеме «точно в срок» отличается, главным образом, тем, что запасы сокращаются и у поставщиков, и у заказчиков. В соответствии с данной системой, между всеми элементами наблюдается тесная взаимосвязь.
Благодаря JIT достигается экономия от сокращения запасов и складских площадей. Но при этом нужно понимать, что многие из сэкономленных расходов перекладываются на поставщиков. Помимо этого, стоимость приобретаемых ресурсов может оказаться выше ввиду увеличения некоторых видов издержек (к примеру, транспортных), связанных с поставкой мелких партий товаров.
Метод 3. Совместное управление запасами (VMI). Логистическая технология VMI (Vendor Managed Inventory) даёт поставщику возможность рационализировать процесс поставки. То есть такая закупочная логистика позволяет точнее спрогнозировать спрос, согласовать объёмы и время пополнения запасов фирмы-покупателя с собственными производственными характеристиками.
Основой логистической технологии VMI является тесное сотрудничество между заказчиком и поставщиком, а потому ей больше бы подошёл термин «совместное управление запасами». Покупатель от этой логистической технологии получает выгоду, выраженную в существенном уменьшении уровня запасов при понижении риска их дефицита. Помимо этого, используется соглашение, в соответствии с которым покупатель не оплачивает поставленную продукцию до того момента, пока она не реализована или не использована. Так он значительно экономит оборотный капитал.
Плюс для поставщика заключается в том, что информация о реальном уровне спроса есть в свободном доступе – она распространяется при помощи электронных средств обмена. То есть поставщик может лучше планировать производственный график и распределять свою продукцию, делая таким образом логистику более эффективной и в то же время сокращая объём запасов.
Метод 4. Централизация закупок в розничных сетях. Закупочная логистика напрямую определяется типом и размером торгового предприятия. Если компания небольшая, ответственность за все закупки может лежать на одном работнике. В средних по масштабам торговых компаниях часто работает отдел, состоящий из менеджеров по закупкам, экспедиторов, сотрудников склада. Крупные торговые сети всегда располагают отделом закупок, который включает в себя лишь менеджеров по закупкам. Доставка и хранение продукции входит в обязанности иных подразделений.
Современные торговые сети пользуются двумя главными формами управления закупками: централизованной и децентрализованной. Если речь идет о централизованной форме управления, то решения, связанные с закупками, принимает единый закупочный отдел сети. То есть магазины не производят закупки – их снабжает центральный распределительный склад предприятия.
Такая закупочная логистика обладает весомыми преимуществами, среди которых:
1. Сокращение накладных расходов, поскольку торговая сеть нуждается в меньшем количестве менеджеров по закупкам.
2.Обобщение единым отделом закупок потребности в продукции всех торговых точек сети и формирование на этой основе крупных заказов. Поскольку закупки осуществляются в крупных объёмах, поставщики продают товары по меньшей стоимости.
3. Принятие большей части решений, связанных с закупками, наиболее квалифицированными менеджерами предприятия. Центральный офис направляет магазинам подробные руководства, в которых сказано, каким должно быть размещение и выкладка товаров в торговых залах. Благодаря этому ассортиментная политика и имидж всех магазинов становятся едиными, формируется узнаваемость.
Но централизованная закупочная логистика обладает и недостатками. В частности, если закупка товаров и снабжение ими торговых точек сети производятся по этой схеме, предприятию сложнее учитывать, как работают отдельные магазины и как отличается спрос в разных регионах страны.
Метод 5. Централизация закупок в торговых сетях. Централизованная и децентрализованная закупочная логистика в отношении торговых сетей выглядит так. При использовании децентрализованной системы закупочной логистики торговые точки самостоятельно определяют состав и объём необходимой продукции и делают соответствующий заказ распределительному центру торговой сети или непосредственно поставщикам. При этом магазины зачастую не знают, какой остаток продукции в данный момент в распределительном центре, или используют компьютерную программу, позволяющую отслеживать остатки на складе в режиме онлайн.
Как правило, магазины оформляют автоматизированные заказы. В рамках централизованной закупочной логистики распределительный центр производит централизованную поставку закупленных у поставщиков товаров в сетевые торговые точки.
Если у распределительного центра есть информация о том, сколько продукции в данный момент осталось на складах, и с какой скоростью ведутся продажи в каждом магазине сети, то он осуществляет в торговые точки поставку только необходимых товаров в требуемом количестве. Это – наиболее оптимальный способ организации закупочной и распределительной логистики, предназначенный для упрощения рутинных операций. Эти операции выполняют при помощи компьютерных программ и электронных заказов.
Метод 6. Категорийный менеджмент. Категорийный менеджмент (Category Management) представляет собой форму управления закупками, в рамках которой каждую категорию товаров рассматривают как отдельное бизнес-направление, для оценки которого используют установленные показатели. В рамках каждой категории в лице категорийного менеджера действует единый центр ответственности и вынесения решений по всему кругу вопросов движения товаров: от склада поставщика до витрины в торговом зале магазина.
Экономическая эффективность закупок базируется на поиске и приобретении необходимых материальных ресурсов приемлемого качества по минимальной стоимости. На рынке закупок основным вопросом является стоимость закупок, так как от них зависит экономное расходование денежных средств. Но не стоит забывать и о других факторах: логистических затратах, сроках поставок, качестве предметов закупок, надёжности поставщиков.
Оценка эффективности закупочной логистики производится по ряду показателей[24].
1.Исполнение обязательств по поставкам (речь идёт о выполнении договорных обязательств, которые принял поставщик в отношении объёма партии поставок, качества и количества продукции и ассортимента).
2.Частота поставок (их количество в течение отчётного периода), интервал поставок (временной отрезок между двумя поставками, который определяется интервалом отпуска, транзитной нормой, складскими мощностями), ритмичность поставок (поставка продукции в обозначенные в контракте сроки).
3.Среднесуточная поставка (отношение общего количества поставок к количеству дней).
4.Среднее время задержки поставок
Организация процесса закупок имеет определенные этапы[3]:
1. Определение потребности в материальных ресурсах. Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения.
2. Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг. Необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.
3. Анализ и определение возможных источников снабжения. Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков.
4. Определение цены и условий закупок.
5. Подготовка и размещение заказа на закупку. Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на основании общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий; оплаты и условий.
6. Контроль выполнения заказа и/или экспедирование. После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорят выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа — стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.
7. Получение и проверка товаров. Важный этап — оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.
8. Обработка счета и оплата. Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.
9. Учет поступлений материальных ресурсов [12, c. 115-116]. После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:
1. Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа — выполнен/не выполнен.
2. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.
3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).
4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки [14, с. 45].
Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.
В условиях развитого рынка главная проблема логистического звена снабжения заключается в том, что рыночная потребность постоянно изменяется в промежутке времени между началом поставок и использованием компонентов. Это приводит к ситуации, когда сроки поставок могут быть отодвинуты из-за того, что с производства и от поставщиков поступают детали, в которых нет больше необходимости, в то время как не хватает других компонентов для выполнения текущих заказав клиентов.