Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Построение современной информационно-документационной инфраструктуры организации.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 5
1. ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ ОРГАНИЗАЦИИ 8
1.1. Сущность системы документационного обеспечения организации 8
1.2. Нормативно-правовое регулирования документационного обеспечения……………………………………………………………………….13
1.3. Информационные технологии, используемые для построения информационно-документационной инфраструктуры организации 16
2. ПОСТРОЕНИЕ СОВРЕМЕННОЙ ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ БИБЛИОТЕКИ ГБПОУ МО «ПОДОЛЬСКИЙ КОЛЛЕДЖ ИМЕНИ А.В. НИКУЛИНА» 20
2.1. Характеристика современной информационно-документационной инфраструктуры организации 20
2.2. Анализ современной информационно-документационной инфраструктуры организации 23
2.3. Методы совершенствования информационно-документационной инфраструктуры библиотеки ГБПОУ МО «Подольский колледж имени А.В. Никулина» 37
3. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ СЕКРЕТАРЯ 42
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 47
ПРИЛОЖЕНИЯ 49

Введение:

Современное управление организацией – это непрерывная череда процессов составления и движения документов. Документы используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Независимо от масштабов деятельности организации, поток обрабатываемых документов достаточно велик.
Документы, созданные как традиционным способом, так и с использованием компьютерных технологий, составляют информационную среду любой организации.
В документационном обеспечении управления организация документооборота – один из важнейших участков деятельности. Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что при отсутствии правильной организации документооборота у любого предприятия, учреждения или организации возникают похожие проблемы — запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.
Отдельно следует выделить проблемы предприятий, учреждений, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное управление, в данном случае крайне затруднительно.
Вопросы информационно-документационного обеспечения управления организацией в настоящее время становятся наиболее востребованными. Это связано с ростом социально-экономического развития субъектов любого уровня: от федерального до локального. Незадолго до настоящего времени управление проектами получило признание, став лучшим методом планирования и контроля реализации инвестиционных проектов. На сегодняшний день в науке нет единого мнения по поводу системы информационно-документационного обеспечения управления организацией. Для более детального изучения обозначенной темы следует дать определения основных понятий и терминов, применяемых в ходе данной работы.
Современное документоведение — это научная дисциплина, изучающая в историческом развитии принципы формирования, закономерности образования и функционирования документов, способы их создания, законы становления и развития систем документации и систем документирования».
Информационно-документационное обеспечение — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». «Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления».
Высокие темпы внедрения информационных технологий способствуют росту количества вычислительной техники, которая используется в производственно-хозяйственной деятельности предприятий всех отраслей. Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемой к изменениям рыночной конъюнктуры.

Заключение:

Документы представляют собой главные информационные ресурсы каждой компании, поэтому работа с ними требует верной постановки. Документы сопровождают все бизнес-процессы, протекающие в организациях, они обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на каждом уровне. Непрерывный процесс движения документов, который объективно отражает деятельность предприятия и позволяет им управлять, называют документооборотом.
Таким образом, можно сделать вывод, что главной проблемой документооборота в рамках государства является недостаточная разработанность законов и нормативно-правовых актов, регулирующим документооборот и делопроизводство.
Для того, чтобы осуществлять качественный и своевременный контроль за документооборотом в организациях чаще всего создаются службы ДОУ (документационное обеспечение управления). Лучше, когда обязанности контроля и учета возлагаются на специальный отдел, находящийся в прямом подчинении руководителя организации. Управление и учет необходим при автоматизации документооборота, поскольку от качества контроля во многом зависит своевременность принятий решений, ответов на запросы и их рассылка, эффективное проведение мероприятий организации и система коммуникаций внутри отделов и в отношениях организации-клиента.
Эффективная коммуникация ключевых субъектов инновационной экономики (науки, общества, власти и бизнеса) выступает залогом развития инновационных процессов в экономике России, без которого не заработают остальные методы стимуляции инновационных процессов. Особую роль информационных технологий и знаний в современном обществе обеспечивает человек и его потенциал, становясь главной движущей силой развития экономики, концентрированным выражением роли человеческого фактора. Поэтому важное значение имеет образование и культура воспитания современного человека, готового учиться и приносить пользу себе и обществу. Человеческий потенциал в современных экономических системах является необходимым самостоятельным ресурсом и имеет большое значение для обеспечения национальной конкурентоспособности. Роль этого ресурса постоянно возрастает.
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Московской области «Подольский колледж» (далее – Учреждение) является некоммерческой организацией, созданной для достижения образовательных, социальных и культурных целей, способствующих удовлетворению духовных и иных нематериальных потребностей граждан в образовании.
В процессе развития информационных технологий, бумажный документооборот претерпевает большие изменения и вытесняется новыми автоматизированными системами. Данный переход от традиционного документооборота обусловлен современными тенденциями развития информационного общества, что позволяет ускорять обмен информационными ресурсами между всеми органами власти на территории страны. Благодаря созданию систем электронного документооборота уже существенно повысилась оперативность обмена информацией и упростились многие процессы оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде.

Фрагмент текста работы:

1. ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Сущность системы документационного обеспечения организации

Под документационным обеспечением понимается деятельность организации, направленная на обеспечение документирования и организацию работы с документацией предприятия. Документационное обеспечение – это обязательный, важный аспект работы, стороны деятельности любого предприятия: в любой организации составляются и в дальнейшем принимаются необходимые документы, которые включают в себя: итоги деятельности, финансовое состояние организации в конкретный период времени, взаимодействие с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.д.
Иными словами, подобные документы отражают все стороны деятельности предприятия в письменной форме, в виде конкретных документов. На документы возлагается важнейшая функция — обеспечение управленческих функций в рамках организации. Работа с документами — немаловажная составляющая управленческого процесса. Все операции с документами оказывают влияние на эффективность управления в целом.
Документационное обеспечение организации – неотъемлемый процесс ее функционирования. Основные задачи и функции документационного обеспечения управления представлены на рисунке 1. В современных организациях работа с документацией основывается на информационных и компьютерных технологиях.
К функциям службы документационного обеспечения учреждений относится не только организация документооборота учреждения, но также и учет, и контроль за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, а также принимает участие в обеспечении режима доступа к информации и ее защите, совершенствовании работы с документацией. Служба ДОУ осуществляет в рамках своих полномочий следующие задачи: — обеспечивает документационное управление деятельностью организации; — организовывает работу с документами внутри организации; — занимается учетом и совершенствованием процедур работы с документами. Задачи ДОУ определяют и функции документационного обеспечения учреждения. Функции ДОУ представлены на рисунке 1.