Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Организация системы контроля исполнения документов

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ НАД ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ИХ РЕГИСТРАЦИИ 4
1.1 Контроль исполнения документов: этапы и цели 4
1.2 Принципы организации контроля над исполнением документов 10
2. СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ «ТАРКО-САЛИНСКИЙ ПРОФФЕСИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ» 15
2.1 Краткая характеристика «Тарко-Салинского профессионального колледжа» 15
2.2 Проблемы контроля исполнения документов и способы их решения в «Тарко-Салинском профессиональном колледже» 16
3. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ ОХРАНЫ ТРУДА В «ТАРКО-САЛИНСКИЙ ПРОФФЕСИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ» 21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 26

Введение:

Актуальность исследования мы ежедневно сталкиваемся с документами и их несвоевременное исполнение, приводит к неэффективности работы управленческих структур. В данной работе будут рассматриваться существующие законодательные акты для правильной организации контроля над исполнением документов. Контроль над сроками исполнения документов осуществляется в каждой крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу делопроизводства, в небольшой организации – секретариатом или секретарем [17]. Организация контроля исполнения документов и поручений является сложным процессом, в который вовлекаются различные структуры организации. Постановка документа на контроль проводится в соответствии с действующими законодательными или нормативными актами, а также в соответствии с управленческим решением органа управления, которое оформляется в виде поручения (резолюции или пункта распорядительного документа).
Цель исследования: изучить организацию системы контроля исполнения документов.
Объект исследования: система контроля исполнения документов.
Предмет исследования: организация системы контроля исполнения документов в ОАО «Оранжереинские Деликатесы».
Для достижения поставленной цели нужно решить следующие задачи:
1. Изучить контроль исполнения документов: этапы и цели;
2. Рассмотреть принципы организации контроля над исполнением документов;
3. Изучить краткую характеристику «Тарко-Салинского профессионального колледжа»;
4. Проанализировать проблемы контроля исполнения документов и способы их решения в «Тарко-Салинский профессиональный колледж».

Заключение:

Контроль исполнительской дисциплины проводить обязательно, но вот абсолютно все имеющиеся документы в организации ставить на контроль будет не вполне рационально.
Различают два основных направления проведения контроля:
— по существу поставленных вопросов – обычно ответственность за качественное и в полном объеме выполнение поручений ложится на начальников структурных подразделений;
— за сроками исполнения – это уже задача службы делопроизводства.
Основные этапы контрольной работы:
— постановка на контроль документов;
— проверка хода исполнения (напоминания исполнителям о приближающемся сроке);
— снятие с контроля;
— проведение анализа результатов исполнения и информирование руководства о результатах.
В каждом конкретном случае в зависимости от объема документооборота и существующих технических возможностей в организации необходимо определиться с перечнем документов, подлежащих постановке на контроль. Например, это могут быть приказы руководителя, поступившие поручения вышестоящей организации, касающиеся вопросов работы с важными контрагентами и т.п.
В обязанности службы делопроизводства входит проведение анализа результатов контроля исполнительской дисциплины (для повышения этой самой дисциплины и поиска путей улучшения работы по данному направлению), а также информирование руководства (как водится, для дальнейших оргвыводов) [8].
Достигается решение поставленной задачи посредством составления различного вида справок. Прежде всего, интересна информация о своевременно неисполненных документах (просроченных или исполненных с опозданием), а также для оценки деятельности важно представить в справке сведения об общем количестве исполненных контрольных документах в отношении отдельного исполнителя, структурного подразделения и организации в целом.
В зависимости от практической надобности определяют (лучше всего также закрепить в инструкции по делопроизводству) периодичность составления справок за конкретный период времени (день, неделю, месяц, год) [16]. Ежедневный отчет обычно включает только перечень просроченных документов по состоянию «на сегодня».
Информация составляется в свободной форме (если удобно, то вполне допускается разработать табличную форму) и она может включать:
— дату составления;
— охватываемый период – конкретная дата или период (с … по …);
— всего документов – конкретная цифра;
— документов поставлено на контроль – конкретная цифра;
— неисполненные документы – количество, можно привести реквизиты этих документов, назвать исполнителей или отдел;
— исполнено с опозданием – аналогично предыдущему;
— в случае необходимости добавьте что угодно еще, например собственные выводы и предложения.
При введении автоматизированных систем исполнения документов прописываются методы работы пользователей в программном обеспечении, ответственность за разработку документации и ответственность специалистов служб, реализовывающих контроль за исполнением документов. С помощью создания в автоматизированных системах сводных отчетов и журналов, можно будет видеть полную картину состояния службы ДОУ, выявить сотрудников, ответственных за своевременную разработку (просрочку) документов, а также принять корректирующие действия.

Фрагмент текста работы:

1. ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ НАД ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ИХ РЕГИСТРАЦИИ

1.1 Контроль исполнения документов: этапы и цели

Значимый аспект управленческих процессов каждого нынешнего предприятия – организация контроля за исполнением документов. Сам контроль предполагает сложную структурированную последовательность действий, разрешающих контролировать факт исполнения документации в установленные законами, правилами, распорядками, приказами руководителя сроки. Ответственность за соблюдение сроков положена на конкретного сотрудника или отдел. Все их задачи нужно корректно прописать в должностных обязанностях.

Рис. 1 Организация работы с документами [1]
Контроль над исполнением документов и решений — это неотъемлемая и значимая функция управления, целью которой есть своевременное и качественное исполнение документов, снабжение получения аналитической информации, нужной для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, сотрудников [12]. В наше время, контроль над исполнением имеет большущее значение, поскольку, от своевременного исполнения документов, зависит результативность работы организации. Проблема организации контроля над исполнением документов актуальна на современном этапе и состоит в слабой правовой и нормативной регламентации, а также в неверной организации работы в службе делопроизводства.
Цель контроля исполнения документов – снабжение качества, своевременности выполнения документации. Работники, избранные за это ответственными, отвечают за качество информации, на основании которой оценивается, в какой степени действенно осуществляют положенные на них задачи разнообразные отделения, подразделения предприятия, отдельные должностные лица. Это помогает проводить анализ деятельности фирмы, формулировать, в какой степени эффективно управляют своими отделами начальники, обнаруживать результативность работы исполнителей и проводить общую аналитику по предприятию. На основе полученных при проведении такого исследования сведений можно разработать максимально результативный курс увеличения качества работы фирмы.