Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Организация и совершенствование работы делопроизводителя на предприятии

Содержание:

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ 5
1.1 Сущность деятельности делопроизводителя 5
1.2 Качества современного делопроизводителя 16
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ В МУНИЦИПАЛЬНОМ БЮДЖЕТНОМ ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «ДЕТСКИЙ САД № 18 «РАДУГА» 26
2.1 Краткая характеристика Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждении «Детский сад № 18 «Радуга» 26
2.2 Анализ деятельности делопроизводителя в муниципальном бюджетном дошкольном образовательном учреждении «Детский сад № 18 «Радуга» 28
2.3 Рекомендации по совершенствованию деятельности делопроизводителя в МБДОУ «Детский сад 18» 38
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 48
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 50

Введение:

Эффективность деятельности руководящего состава в значительной мере определяется информационной и организационной поддержкой действий по подготовке, принятию и реализации управленческих решений как долговременного и стратегического характера, так и оперативных, связанных с текущей работой. Такую поддержку в целом обеспечивает весь управляющий персонал, но персонально для каждого руководителя эти функции выполняет его делопроизводитель.
Данная дипломная работа посвящена изучению вопросов организации труда делопроизводителя, методов и технологий его деятельности, способов планирования рабочего дня и практики использования современных информационных технологий для совершенствования работы делопроизводителя.
Современный делопроизводитель – это профессионал, от которого во многом зависит имидж организации. Нередко деловые контакты изначально устанавливаются именно с делопроизводителем или при непосредственном его участии. Документооборот организации, информационно-организационная поддержка различного рода мероприятий, связь руководства со структурными подразделениями, контакты сотрудников с руководством – во всем этом роль делопроизводителя первостепенна.
Актуальность рассматриваемой проблемы обусловлена недостаточной степенью ее проработанности. Значение профессиональных и личных качеств делопроизводителя для организации, на настоящий момент, достаточно глубоко осознается как руководителями, так и рядовыми сотрудниками. При этом, в большинстве отечественных организаций, формальные требования к теоретическим знаниям и практическим навыкам кандидатов на должность делопроизводителя отсутствуют. Не уделяется также достаточного внимания вопросам карьерного роста и профессионального обучения делопроизводителей. Между тем, постоянное обучение делопроизводителя, перспективы карьерного роста для всех офисных работников организации, внедрение эффективных методов обработки документов и планирования рабочего дня руководителя, использование компьютерных технологий, поиска, сбора и подачи информации обеспечивает решение задач секретарского обслуживания на качественно новом уровне.
Объектом исследования является профессиональная деятельность делопроизводителя.
Предметом исследования является совершенствование работы делопроизводителя и ее эффективная организация.
Цель дипломной работы состоит в изучении организации деятельности делопроизводителя в Муниципальном бюджетном дошкольном образовательном учреждении «Детский сад № 18 «Радуга» и поиске путей ее совершенствования.
Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:
 изучить роль делопроизводителя в деятельности современной организации;
 рассмотреть различные аспекты делового этикета и профессиональной этики в работе делопроизводителя;
 проанализировать личные качества, необходимые делопроизводителю для успешного выполнения профессиональных обязанностей;
 изучить практические стороны деятельности делопроизводителя в МБДОУ «Детский сад № 18»;
 разработать рекомендации по повышению эффективности деятельности делопроизводителя в МБДОУ «Детский сад № 18».
Для решения поставленных задач были использованы следующие методы:
 интервьюирование, а именно беседа с делопроизводителем;
 наблюдение;
 изучение документов;
 анализ особенностей обработки документов в МБДОУ «Детский сад № 18»;
 изучение нормативно-правовой базы

Заключение:

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
1.1 Сущность деятельности делопроизводителя
Делопроизводство – это характерное направление деятельности большинства предприятий, организаций и частных компаний, которое предполагает сбор, оформление и хранение всей документации. От правильности и грамотности составления бумаг зависит оперативность получения и обработки информации, а это приводит к своевременному принятию эффективных решений. Соответственно в штате любого хозяйствующего субъекта есть делопроизводитель, обязанности которого и распространяются на ведение документооборота.
Делопроизводитель, обязанности которого могут варьироваться от оформления бумаг до принятия оперативных решений, востребован на рынке трудовых ресурсов всегда. Он может работать в любой компании, где есть документооборот. На сегодня по законодательству каждое предприятие, независимо от сферы и формы собственности, обязано иметь правильно оформленные подтверждающие документы о деятельности и финансах, а их ведение входит в обязанности делопроизводителя. Приходят в эту профессию из родственных должностей: диспетчер-оператор, секретарь-референт, офис-менеджер или сотрудник справочной службы. Хороший канцелярский сотрудник – незаменимый специалист и надежный помощник руководителя.
Делопроизводитель, обязанности которого давно уже переросли банальное оформление документации, может стать личным помощником руководителя. Специалист данной профессии – это в первую очередь служащий, который ответственен за организацию и хранение документации компании. Чаще всего он трудится в канцелярии и руководствуется налоговым, гражданским, судебным законодательством. В малых фирмах делопроизводитель, обязанности которого распространяются лишь на заполнение бумаг, выполняет свои обязанности в одиночку. Возможно, что он и секретарь – это одно лицо. На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии. В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга, в штате имеется несколько сотрудников данной направленности, которые обрабатывают бумаги по конкретному кругу вопросов.
На должность делопроизводителя вовсе не обязательно берут человека, окончившего ВУЗ по специальности «документоведение», но кандидат должен грамотно владеть языком, знать ключевые правила ведения деловых бумаг.
Данная профессия требует от специалиста не только профессионализма и интеллектуальных способностей, но и таких персональных особенностей, как аккуратность, организованность, пунктуальность, доброжелательность. Человеку, желающему работать на должности делопроизводителя, должны быть свойственны способность к длительной концентрации внимания, отличная память, психологическая устойчивость, коммуникативные навыки и конструктивное восприятие критики. Чаще всего помимо личных качеств и диплома об образовании к кандидату предъявляют и другие требования, например знание иностранных языков. Сегодня многие компании сотрудничают с зарубежными предприятиями, и во избежание недоразумений делопроизводитель должен владеть иностранным языком, чаще всего это английский.
Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм.

Фрагмент текста работы:

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
1.1 Сущность деятельности делопроизводителя
Делопроизводство – это характерное направление деятельности большинства предприятий, организаций и частных компаний, которое предполагает сбор, оформление и хранение всей документации. От правильности и грамотности составления бумаг зависит оперативность получения и обработки информации, а это приводит к своевременному принятию эффективных решений. Соответственно в штате любого хозяйствующего субъекта есть делопроизводитель, обязанности которого и распространяются на ведение документооборота.
Делопроизводитель, обязанности которого могут варьироваться от оформления бумаг до принятия оперативных решений, востребован на рынке трудовых ресурсов всегда. Он может работать в любой компании, где есть документооборот. На сегодня по законодательству каждое предприятие, независимо от сферы и формы собственности, обязано иметь правильно оформленные подтверждающие документы о деятельности и финансах, а их ведение входит в обязанности делопроизводителя. Приходят в эту профессию из родственных должностей: диспетчер-оператор, секретарь-референт, офис-менеджер или сотрудник справочной службы. Хороший канцелярский сотрудник – незаменимый специалист и надежный помощник руководителя.
Делопроизводитель, обязанности которого давно уже переросли банальное оформление документации, может стать личным помощником руководителя. Специалист данной профессии – это в первую очередь служащий, который ответственен за организацию и хранение документации компании. Чаще всего он трудится в канцелярии и руководствуется налоговым, гражданским, судебным законодательством. В малых фирмах делопроизводитель, обязанности которого распространяются лишь на заполнение бумаг, выполняет свои обязанности в одиночку. Возможно, что он и секретарь – это одно лицо. На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии. В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга, в штате имеется несколько сотрудников данной направленности, которые обрабатывают бумаги по конкретному кругу вопросов.
На должность делопроизводителя вовсе не обязательно берут человека, окончившего ВУЗ по специальности «документоведение», но кандидат должен грамотно владеть языком, знать ключевые правила ведения деловых бумаг.
Данная профессия требует от специалиста не только профессионализма и интеллектуальных способностей, но и таких персональных особенностей, как аккуратность, организованность, пунктуальность, доброжелательность. Человеку, желающему работать на должности делопроизводителя, должны быть свойственны способность к длительной концентрации внимания, отличная память, психологическая устойчивость, коммуникативные навыки и конструктивное восприятие критики. Чаще всего помимо личных качеств и диплома об образовании к кандидату предъявляют и другие требования, например знание иностранных языков. Сегодня многие компании сотрудничают с зарубежными предприятиями, и во избежание недоразумений делопроизводитель должен владеть иностранным языком, чаще всего это английский.
Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм.