Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Организация документационного обеспечения кадровой деятельности на примере ГУ МВД России 5 о/п на ММ по г. Москве

Содержание:

Введение 3
1. Теоретические аспекты организации делопроизводства в системе управления персоналом 5
1.1. Основные понятия системы кадрового документационного обеспечения 5
1.2. Общие нормы организации кадрового делопроизводства в системе управления персоналом и его законодательное регулирование 20
2. Анализ организации кадрового делопроизводства в ГУ МФДР России 5 о/п на ММ по г. Москве 27
2.1. Краткая характеристика организации 27
2.2. Анализ состояния кадрового делопроизводства в ГУ МВД России 5 о/п на ММ по г. Москве 30
3. Мероприятия по совершенствованию кадрового делопроизводства ГУ МВД России 5 о/п на ММ по г. Москве 34
3.1. Практические рекомендации по совершенствованию организации кадрового делопроизводства 34
3.2. Эффективность предлагаемых мероприятий 46
Заключение 48
Список использованных источников 51
Приложение 1 54

Введение:

В любой современной организации необходима налаженная четкая работа с документами, так как управление находится в зависимости от качества и достоверности, своевременности приема и передачи данных, точной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и применения документов. Вопросам трудовых отношений посвящается все больше внимания, развивается трудовое законодательство, повышаются требования к верному оформлению документации по управлению персоналом для организаций всех форм собственности.
Проверка внутренней кадровой документации предприятия на предмет соответствия требованиям действующего трудового законодательства, кадрового делопроизводства, создание алгоритмов кадрового документооборота, документальное оформление приема, увольнения, перевода работников предприятия, отражение отпусков имеет особую актуальность для каждой организации. Именно, благодаря аудиту кадровой документации мы имеем возможность выявить пути улучшения алгоритма ведения документации на предприятии и проблемные моменты в ведении документации.
«Жизнь» любого документа на предприятии подчинено определенным правилам. Конкретный порядок документооборота каждое юридическое лицо устанавливает самостоятельно. Но при этом он не должен противоречить законодательно установленным требованиям.
Рассматривая вопрос аудита и совершенствования документационного обеспечения управления персоналом и порядка документооборота на предприятии, следует отметить исследования следующих авторов: Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.А. Румынина, Л.В. Санкина, В.Ф. Янковой.
Организация работы со служебными документами включает организацию осуществления документооборота, формирование дел, хранение служебных документов и пользование ими текущей деятельности предприятия.
Цель дипломной работы – рассмотреть организацию документационного обеспечения кадровой деятельности и определить практические рекомендации по ее совершенствованию.
Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
1) рассмотреть основные понятия про организацию кадровой документации;
2) представить краткую характеристику ГУ МВД России 5 о/п на ММ по г. Москве;
3) оценить состояние кадрового документооборота в системе управления персоналом ГУ МВД России 5 о/п на ММ по г. Москве;
4) определить практические рекомендации по совершенствованию организации документационного обеспечения кадровой деятельности ГУ МВД России 5 о/п на ММ по г. Москве и их эффективность.
Предметом исследования работы является процесс организации кадрового документооборота в системе управления персоналом.
Объектом исследования выступает ГУ МВД России 5 о/п на ММ по г. Москве.
В процессе написания работы применялись такие методы исследования как обобщение, сравнение, группировка при анализе действующих нормативных документов; графический метод, табличный метод при анализе кадровой документации организации, а также горизонтальный анализ, вертикальный анализ, сравнительный анализ.
Теоретико-информационную базу исследования составляют нормативные и законодательные акты, которые регулируют ведение кадровой документации, монографические работы и статьи отечественных и зарубежных экономистов в ведущих экономических изданиях, материалы научно-практических конференций, статистическая отчетность ГУ МВД России 5 о/п на ММ по г. Москве за 2015-2017 годы, сеть Интернет.

Заключение:

На каждом предприятии любой формы собственности происходит постоянный оборот документов независимо от их количества. Чем больше объем документной информации, тем сложнее организация документооборота. Правильная организация документооборота, в свою очередь, способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, пропорциональной загрузке подразделений и должностных лиц, положительно влияет на процесс управления в целом.
Сегодня документооборот существует на всех предприятиях и представляет собой движение документов с момента их создания или получения до отправки или передачи их на хранение в архив.
Объем документооборота любой организации состоит из входящих, исходящих и внутренних документов, обработанных за период одного календарного года.
Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.
Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают:
— прохождение документов на предприятии кратчайшим путем;
— сокращение количества инстанций, в которые должны поступать документы (например, при согласовании);
— одноразовость операций по обработке документов, исключения дублирования при работе с ними;
— централизацию, осуществления однотипных операций с документами в одном месте;

— рациональное размещение на предприятии структурных подразделений и рабочих мест.
Проведенное исследование и дальнейшая интерпретация результатов показали, что проблему организации кадрового документооборота необходимо рассматривать системно. Для этого предлагаем следующие рекомендации:
1) Убрать или из договора ссылку на ДИ или разработать остальные;
2) Внести в трудовой договор информацию о премировании;
3) Разработать положение о премировании;
4) Разработать и ознакомить сотрудников с должностными инструкциями;
5) Завести карточки на всех сотрудников;
6) Назначить ответственных за ведение табеля. Вести табель 2 раза в месяц и подписывать ответственными лицами.
7) Определить перечень обрабатываемых ПД для каждой категории субъектов ПД (кандидат, сотрудник, родственник, заказчик, подрядчик и т.д.).
8) Привести перечень должностей, реально допущенных для обработки персональных данных в соответствие со штатным расписанием;
9) Разработать комплект регламентов по защите персональных данных, включая описание мест хранения, порядок доступа, порядок хранения в системе, порядок получения, хранения и передачи паролей.
10) Разработать положения об оплате труда и премировании
11) Производить выплаты работникам в дни, предусмотренные Правилами внутреннего трудового распорядка
12) Прописать в локальных нормативных актах порядок выплат вновь принятым работникам.
13) Пересмотреть штатное расписание с точки зрения дискриминации в сфере оплаты труда.
14) Установить локальным нормативным актом порядок предоставления отпуска
15) Урегулировать порядок выплат отпускных, не менее, чем за 3 дня до начала отпуска.
16) Проверить в программе корректность начисления отпускных.
17) Разработать должностные инструкции, чтобы четко определить зоны ответственности каждого подразделения.
18) Для каждой из папок сделать реестр документов. Создание реестра позволит упорядочить документы, обеспечит их быстрый поиск.
19) Пользоваться разработанным нами перечнем документов, необходимых для обеспечения кадрового документооборота.
20) Провести обучение сотрудников. Для этого можно пригласить специалиста со стороны, который будет проводить дополнительные курсы для персонала. Например, провести обучение сотрудников УВД на ММ ГУ МВД России по г. Москве, которые учувствуют в организации кадрового документооборота.
21) Утвердить в организации единые стандарты оформления документов в виде шаблонов. Создание единых шаблонов позволит придерживаться единого оформления документов, не будет необходимости по-новому переоформлять документы, что в свою очередь снизит временные затраты сотрудников.
22) Для хранения документов и удобства их переработки поддерживать ведение электронного архива и, возможно, дополнить его документами прошлых годов.

Фрагмент текста работы:

1. Теоретические аспекты организации делопроизводства в системе управления персоналом

1.1. Основные понятия системы кадрового документационного обеспечения

Делопроизводство – старый, привычный, несколько архаичный термин. Это в значительной степени формальное понятие, определяющее порядок документирования и работы с документами. Делопроизводство преимущественно распространяется на так называемую организационно-распорядительную документацию. Оно в основном имеет дело с формой документа и его информационно-поисковым образом, а не с содержанием документа. Собственно, информационная составляющая в делопроизводстве выражена достаточно слабо. Оно предполагает использование технических средств управления и информационных технологий в самой незначительной степени. Исходя из перечисленных особенностей, делопроизводство можно рассматривать как техническую функцию управления .
Управление документацией – наиболее новый для российской практики термин. Обозначаемое этим термином понятие качественно отличается от предшествующих. Управление документацией делает документацию полноценным ресурсом управления . Информационная составляющая здесь выражена в высшей степени, поскольку управление документацией обеспечивает интеграцию документации и информации в управлении. Оно обеспечивает качественный менеджмент по отношению к документации организации как ресурсу управления. Управление документацией основывается на широком использовании новейших информационных технологий. Важнейшей особенностью управления документацией является то, что оно основывается на принципах экономичности и эффективности.
Исходя из этого, управление документацией рассматривают либо как функцию управления, область общего административного управления, либо как самостоятельную область деятельности организации. В действующий терминологический стандарт включены три термина, обозначающие его предметную область, что явно противоречит узким рамкам определения предметной области в названии стандарта . Все три термина сегодня достаточно широко используются в литературе и практике, закреплены в нормативных актах различного уровня. Приведенные в стандарте определения терминов не содержат признаков, достаточно четко разграничивающих данные понятия, что свидетельствует о том, что они нуждаются в дальнейшем изучении и осмыслении.
Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом имеет в своем обороте документацию, и такое обеспечение предполагает организацию работы с ней. Таким образом, в него входит полный цикл обработки документации, начиная с ее создания и заканчивая передачей готовых документов в подразделения предприятия .
Обеспечение организации кадрового документооборота предполагает следующие функциональные составляющие :
1) Нужно своевременно обрабатывать все документы.
2) Предоставление управленческим работникам необходимых документов для их исполнения.
3) Осуществление печати.
4) Проведение регистрации сотрудников, сохранение всех данных.
5) Нужно формировать дела, причем так, как требуется для конкретного предприятия.
6) Необходимо размножать и копировать документы.
7) Требуется проведение контроля их исполнения и многое другое.
Под документацией по управлению персоналом понимают широкий спектр документов, содержащих информацию о работниках предприятия, структурных подразделениях и деятельности организации в целом. В системе управления персоналом организации можно выделить несколько видов документации по функциональному признаку:
 внутренние локальные нормативные акты, которые определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, (положения, инструкции, постановления и др.);
 информационно-справочные документы служат для реализации управленческих решений, позволяют выбрать определенный способ управленческого воздействия. К данному виду документов относятся протоколы планерок, отчеты совещаний, докладные и объяснительные записки, служебные письма, справки и др.;
 документы, подтверждающие трудовую деятельность работников ;
 распорядительные документы, которые издаются работодателем для передачи распоряжений сотрудникам организации (приказы, распоряжения, указания, постановления) .
Документооборот – это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Детализируя это понятие, можно отметить, что документооборот включает прием документов, их предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу и исполнение, контроль за исполнением, а также обработкой и отправкой исходящих документов.
Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают:
— прохождение документов на предприятии кратчайшим путем;
— сокращение количества инстанций, в которые должны поступать документы (например, при согласовании);
— одноразовость операций по обработке документов, исключения дублирования при работе с ними;
— централизацию, осуществления однотипных операций с документами в одном месте;
— рациональное размещение на предприятии структурных подразделений и рабочих мест.
Система кадрового документационного обеспечения управления персоналом включает в себя:
 оформление кадровой документации:
 заявлений сотрудников о приеме на работу, об увольнении, о выплате компенсаций, о назначении на другую должность, об изменении оклада, о предоставлении отпусков и другие заявления;
 приказов о приеме на работу, о переводе, о премировании, о взыскании, о предоставлении отпусков, об увольнении, командировочных и другие;
 заполнение трудовых книжек;
 ведение журнала учета движения трудовых книжек;
 составление должностных инструкций;
 ведение табеля учета использования рабочего времени работников;
 составление штатного расписания с учетом классификатора профессий;
 оформление изменений в штатное расписание;
 оформление трудовых договоров;
 составление графика отпусков;
 оформление правил внутреннего трудового распорядка;
 ведение журнала регистрации приказов по кадровой деятельности;
 оформление справок с места работы;
 оформление заявлений на социальную льготу;
 другие документы по необходимости.
 оформление личных дел сотрудников;
 консультирование по вопросам кадровой документации.
Порядок документооборота на предприятии устанавливают в инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами, положениях о структурных подразделениях, должностные инструкции.
Введение и ведение кадрового делопроизводства являются обязательными направлениями работы любой организации. К сожалению, многие руководители не уделяют этому вопросу должного внимания. А это может повлечь за собой начисление штрафных санкций, получения судебных исков и т.п.
С целью недопущения упомянутых проблем и приведения системы кадрового делопроизводства в соответствии с законодательством следует ввести в организации системы внутреннего аудита кадровой документации.
Кадровый аудит (КА) – это определенная проверка внутренней кадровой документации предприятия на предмет соответствия требованиям действующего трудового законодательства, кадрового делопроизводства, создание алгоритмов кадрового документооборота, документальное оформление приема, увольнения, перевода работников предприятия, отражение отпусков. Благодаря ему мы имеем возможность выявить пути улучшения алгоритма ведения документации на предприятии и проблемные моменты в ведении документации.
На любом предприятии обязательно нужно проводить кадровый аудит, ведь он помогает выявлять ряд рисков для предприятия.
Цели проведения кадрового аудита могут быть вообще разными — от выявления ошибок в оформлении кадровых документов к улучшению работы отдела и оптимизации процесса делопроизводства.
Основные документы предприятия, которым необходимо уделить особое внимание в процессе аудита кадровой документации:
— уставные документы, коллективный договор: проверяется наличие условий, не ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством РФ;
— правила внутреннего трудового распорядка: проверяется наличие утвержденных правил внутреннего трудового распорядка, в которых обязательно должна содержаться следующая информация:
права и обязанности работодателя и работника, порядок принятия, перевода и увольнения работников, режим рабочего времени и отдыха, ответственность за нарушение трудовой дисциплины и т.д.;
— штатное расписание: проверяется наличие утвержденного штатного расписания, наличие приказов о внесении изменений в штатное расписание, соответствие должностей в штатном расписании наименованию профессий и должностей;
— личные дела работников: проверяется наличие личных дел всех работников, а также указывается, какие документы отсутствуют в личных делах;
— личные карточки работников: проверяется наличие личных карточек, а также своевременность заполнения и ознакомления с ними работников;
— трудовые книжки работников: проверяется наличие всех трудовых книжек работников; правильность записей в них в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним: проверяется наличие и правильность оформления: журнал должен быть пронумерован, прошит, скреплен подписью руководителя и печатью;
— должностные инструкции: проверяется наличие утвержденных должностных инструкций, а также подписей работников про ознакомление с ними;
— приказы по личному составу: проверяется наличие приказов о назначении, переводе, увольнении работников, наличие подписей работников об ознакомлении с ними, соответствие должностей с указанием в трудовых книжках и заявлениях о приеме на работу;
— приказы о предоставлении отпусков: проверяется продолжительность ежегодного отпуска — не менее 24 календарных дней в году, распределение ежегодного отпуска на части — основная непрерывная часть не может быть меньше 14 календарных дней, продолжительность ежегодного отпуска без сохранения заработной платы по соглашению сторон — не более 15 календарных дней в году;
— приказы о командировке;
— приказы по основной деятельности;
— журналы регистрации приказов;
— график отпусков;
— табель учета использования рабочего времени: проверяется наличие утвержденного табеля учета рабочего времени, соблюдение нормам продолжительности рабочего времени на предприятии,
— листы нетрудоспособности (проверяются на предмет правильности заполнения, подписи должностных лиц, наличие протоколов заседания комиссии по социальному страхованию)
— положение о порядке обработки персональных данных в базах персональных данных, согласия работников на обработку персональных данных, уведомления работников об обработке их персональных данных предприятием;
— положение «О службе охраны труда»;
— положение «Об оплате труда, премировании»;
— гражданско-правовые договоры и акты приема-передачи работ: необходимо проанализировать содержание документов на предмет отсутствия в них признаков трудового договора;
— соответствие нормативам рабочих мест, предназначенных для трудоустройства инвалидов, наличие справок, выданных МСЭК об установлении инвалидности на всех трудоустроенных инвалидов;
Процедура проведения аудита может состоять из следующих шагов:
Шаг 1. Создайте группу, которая проводит внутренний аудит кадровой документации.
В такую группу могут быть включены как кадровые работники (за исключением работников, формировали и вели кадровую документацию, проверяется), так и компетентные работники бухгалтерии, планово-экономического отдела, юридических служб и тому подобное. Кроме того, к проверке могут привлекаться сторонние специалисты.
Шаг 2. Разработайте перечень вопросов, которые будут рассмотрены в процессе аудита.
Шаг 3. Разработайте этапы аудита, в том числе:
— оценка правильности ведения кадровой документации;
— проверка соответствия локальных нормативных актов организации требованиям действующего законодательства;
— выявление нарушений, ошибок или несоответствий нормам законодательства в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации;
— определение отсутствующих локальных нормативных актов или отдельных их положений, наличие которых является обязательным в организации.
Шаг 4. Проведите непосредственно аудит в сплошном или выборочном порядке на основании его этапов и имеющегося времени на его проведение.
Шаг 5. Подготовьте отчет о результатах проведенного аудита, содержит информацию о выявленных нарушениях в ведении кадрового делопроизводства, оценку рисков таких нарушений, рекомендации по их устранению, а также предложения по оптимизации работы с документами кадрового делопроизводства.
Шаг 6. Получите объяснения от работников, ответственных за ведение соответствующей кадровой документации, по отчету о результатах проведенного аудита.
Шаг 7. Проведите работу по исправлению и доработке кадровой документации в организации.
Отчет о проведении аудита должна содержать результаты:
 оценки ситуации в организации по ведению кадровых документов на определенный момент времени;
 проверить наличие всех документов, которые требуются трудовым законодательством и локальными нормативными актами организации;
 проверки соответствия оформления документов требованиям законодательства и защиты интересов организации;
 проверки локальных нормативных актов организации, взятых для аудита;
 проверки кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства;
 проверки соответствия документов нормам архивного законодательства.
Кроме того, названный отчет должен содержать:
 ссылки на конкретные статьи нормативных правовых актов, по которым в организации есть нарушения;
 рекомендации по исправлению (даются на каждое указанное нарушение)
 оценку рисков по каждому нарушению (возможность трудового конфликта или штрафных санкций по результатам проверки контролирующими органами).
Рассмотрим основные задачи (варианты) осуществления КА. Прежде всего, кадровый аудит необходимо проводить при смене директора или владельца предприятия. Ведь он должен знать всю необходимую информацию, ориентироваться в происходящем на предприятии. Новый руководитель должен понимать, в каком формате ведется кадровое делопроизводство, риски (штрафы) может понести предприятие при проверке законодательными органами власти.
При условии, что происходит передача дел от одного коллеги к другому при переводе или увольнении одного из них, кадровый аудит необходим для того, чтобы работник, принимающий дела, владел информацией про кадровое делопроизводство. Ведь он должен знать о всех недостатках в документации и оценить все возможные риски для предприятия в будущем. Только тогда новый сотрудник будет шанс быстрее все улучшить и усовершенствовать.
В случае если на предприятии не менялся директор или владелец, не произошло никаких изменений в кадровом отделе, руководитель отдела кадров должен на ежегодной основе инициировать проведение кадрового аудита на предприятии. В таком случае целью нужно ставить:
 выявление недостатков (рисков);
 возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству до минимального;
 сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;
 обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;
 повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны государства;
 ликвидация материальных и других видов расходов в случае возникновения трудовых споров и тому подобное.
То есть кадровый аудит следует проводить не менее чем раз в год, и это поможет минимизировать риски для предприятия. Ведь существует такое понятие, как «человеческий фактор». Поэтому для дополнительного контроля руководителю отдела кадров советую проводить выборочный кадровый аудит, который не займет много времени. В свою очередь, нужно выборочно взять 10 личных дел работников, 10 трудовых книжек и проверить на соответствие записей в трудовых книжках с документами, которые хранятся в личном деле. Частичный кадровый аудит можно проводить раз в 3-4 месяца.
Кадровый учет – это неотъемлемая составляющая трудовых правоотношений, возникающих в процессе хозяйственной деятельности. Учет кадров весьма трудоемкий процесс, который требует от специалистов внимательности, усидчивости и определенных знаний в сфере трудового законодательства . В современных условиях большинство предприятий осуществляет кадровый учет (рис. 1.1).
Кадровый учет как процесс есть практически во всех компаниях. Им самостоятельно занимаются отдельно выделенные 1 под этот процесс сотрудники.
Только 10% небольших компаний численностью до 20 человек отметили, что они не ведут кадровый учет.
У 82% компаний есть отдельно выделенный сотрудник на кадровый учет и у 79% сотрудник, занимающийся расчетом заработной платой.
Чем крупнее компания, тем чаще в компаниях есть выделенный человек для ведения кадрового учета или расчета заработной платы. У половины компаний S-сегмента с численностью до 20 человек такого выделенного сотрудника нет. Клиенты M и L-сегмента практически всегда занимаются кадровым учетом или расчетом заработной платы самостоятельно.

Рис. 1.1 – Удельный вес компаний ведущих кадровый учет
А вот S-компании (особенно небольшие с численностью не более 20 человек) иногда отдают этот процесс на аусорсинг: 13% опрошенных компаний отметили, что у них кадровым учетом занимается внешний провайдер. Расчетом заработных плат в таких компаниях внешний провайдер занимается у 9% компаний. Монополистом среди систем ведения кадрового учета является 1С. Excel чаще использует мелкий бизнес.
Почти 90% компаний используют 1С систему. S-сегмент активнее других компаний использует Excel.
Каждая 4-я компания допускает перевод части функций ведения кадрового учета внешнему провайдеру. Бюджет на это готовы при наличии возможности выделить 60% компаний. В том числе 11% из этих 25% могли бы передать и кадровый учет, и расчет заработной платы одновременно. И еще по 7% оказали возможность передачи одного из этих процессов.

Рис. 1.2 — Удельный вес компаний имеющих отдельного человека для кадрового учета
При этом, чем крупнее компания, тем чаще компании не готовы передавать кадровый учет внешнему провайдеру. А вот среди компаний численностью до 20 человек такую возможностью допускает 51% опрошенных. И среди них же больше всего тех, кто готов бы выделить бюджет под это (но не более 5 000 руб.)

Рис. 1.3 – Ведение кадрового учета
Потенциально подходящая сумма бюджета на ведение кадрового учета – до 15 000 руб. в месяц, это отметило 22% компаний. Еще столько же компаний хотели бы платить за конкретного сотрудника.
Интересно, что готовность выделять бюджет есть даже у всех, кто изначально не отметил, что не допускает перевода внешнему провайдеру функций ведения кадрового учета/расчета заработной платы.
Ключевые барьеры для перевода функций кадрового учета внешнему провайдеру – это непонимание о системе хранения данных (52%), страхи за сохранность этих данных (41%) и недоверие незнакомым людям (34%). Только 4% опрошенных рисков и недостатков у внешних провайдеров не видят.
В большинстве случаев руководство не придает большого значения кадровому учету и как следствие делопроизводство ведется со значительными нарушениями, которые с легкостью определяются в процессе плановых или внеплановых проверок. В случае установления факта нарушения правил кадрового учета руководитель может понести административную ответственность, а у предприятия возникнуть дополнительные затраты в виде санкций.
Начальной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации процессов организации документооборота, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников является годовой объем документооборота.
Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота.
Подсчет количества документов осуществляется по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов в местах их регистрации. Размноженные экземпляры, проработанные службой, подсчитывают отдельно на основе принятой на предприятии системы учета документов.
Итоговые данные об объеме документооборота анализирует и обобщает служба. Полученные результаты отражают в специальном документе — отчете об объеме документооборота. После анализа и обобщения данные об объеме документооборота передают руководителю предприятия в установленном им порядке .
Таким образом, рабочее место каждого работника кадровой службы должно быть организовано так, чтобы его умственные и физические усилия в полной мере направлялись на выполнение непосредственно функциональных обязанностей. Работа с документами является одной из важнейших функциональных зон работника кадровой службы (включает получение информации, ее обработку, хранение и выдачу документов и материалов).