Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Организационно-правовое и документационное обеспечение организации- Госфильмофонда России.

Оглавление

Введение 3
1.Организационно-правовое обеспечение управления Госфильмофонда 6
1.1. История создания и общая характеристика Госфильмофонда на современном этапе 6
1.2. Правовое обеспечение управления Госфильмофонда 9
1.3. Организационная структура Госфильмофонда 26
1.4. Основные направления и результаты деятельности Госфильмофонда 31
2.Документационное обеспечение в Госфильмофонде 38
2.1. Анализ документооборота 38
2.2. Анализ документирования управленческой деятельности 42
2.3. Организация работы с документами с использованием СЭД 60
Заключение 78
Список источников и литературы 80
Приложение 1 86

Актуальность выбранной темы состоит в активном развитии в течение последних десятилетий правовой базы документирования и работы с документами. В частности, произошло закрепление состава документов по определенным управленческим функциям, необходимым в различных областях, установление единых правил подготовки и оформления документов, придания им юридической силы, регламентации требований к защите информации по уровням доступа, регулирования процессов использования документированной информации в автоматизированных системах, создания правовых основ хранения документов, определения различных аспектов ведения делопроизводства. Качество оформления документов, полнота и своевременность фиксации в них соответствующей информации обуславливают ценность и оперативность управленческого решения, что напрямую влияет на эффективность системы менеджмента в целом.
Целью данной работы является анализ организационно-правового и документационного обеспечения организации на примере Госфильмофонда России.
Для достижения данной цели поставлены и последовательно решены следующие задачи:
1. Изучить историю создания и дать общую характеристику Госфильмофонда.
2. Проанализировать правовое обеспечение управления Госфильмофонда.
3. Описать организационную структуру Госфильмофонда.
4. Выявить основные направления и результаты деятельности Госфильмофонда.
5. Охарактеризовать работу канцелярии в Госфильмофонде.
6. Осуществить анализ системы документооборота в Госфильмофонде.
7. Проанализировать документирование управленческой деятельности.
8. Исследовать организацию работы с документами в Госфильмофонде.
Объектом исследования является система ДОУ в Госфильмофонде.
В качестве предмета работы выступает организационно-правовое и документационное обеспечении организации – Госфильмофонда России.
При написании работы использованы методы анализа, синтеза, сравнения, абстрагирования, дедукции и индукции.
Вопросы документационного обеспечения и развития на данной основе управленческой деятельности исследовали В. Л. Арлазаров, А. М. Баин, Т. Р. Белая, Е. А. Берсенева, М. П. Бобылева, В. В. Галахов, П. Друкер, И. К. Корнеев, А. Б. Кригер, В. А. Кудряев, Т. В. Кузнецова, М. В. Ларин, Ю. В. Лелина, С. А. Орехов, А. Н. Сокова, Ю. Ф. Тельнов и пр.
Организация документационного обеспечения с точки зрения информационных и электронных технологий рассмотрена в трудах А. И. Балашова, О. М. Белоусовой, М. А. Вожеговой, С. Ю. Глазьева, Л. М. Гохберга, В. Н. Гунина, С. Д. Ильенковой, Д. И. Кокуриной, Б. Н. Кузыка, И. В. Кушнира, Л. С. Леонтьевой, Е. С. Макаровой, В. Г. Медынского, О. В. Навоевой, Е. Ф. Никитской, В. Н. Переходова, Р. Б. Такера, Б. Твиса, Р. А. Фатхутдинова, А. Н. Фоломьева, Г. Хамела, Д. Ходжсона, И. Шумпетера, С. Ю. Ягудина и пр.
В статье И. В. Усмановой, Л. В. Коровиной, О. Г. Соколовой рассматривается проблема исследования документооборота организации. Авторами предлагается и подробно рассматривается автоматизированная процедура оценки состояния бизнес-процессов и документооборота организации, основанная на применении метода Байеса. В рамках процедуры производится оценка текущего состояния системы делопроизводства организации как результата реализации управленческих и производственных процессов организации. Слабость непосредственной связи между отдельными показателями, характеризующими эффективность работы с документами и конкретных этапов бизнес-процессов, а также очевидная зависимость результатов анализа и прогнозирования от уровня квалификации специалиста, выполняющего его, определила целесообразность применения для решения указанной задачи методов инженерии знаний. В статье приведен алгоритм оценки и прогнозирования, а также приведены результаты решения тестовых примеров, доказывающих его эффективность для различных предметных областей.
В публикациях А. Р. Равиловой и К. С. Курамшиной рассмотрена организация документооборота в организации. Авторами были выделены преимущества и недостатки между бумажным и электронным документооборотом. Интерес к данной статье обусловлен тем, что в ней представлены виды и схема документооборота любой организации, а также пути повышения эффективности документооборота в организации.
Е. А. Баширова рассматривает ключевые элементы оптимизации служебного документооборота, факторы, определяющие его эффективность, а также основные направления повышения результативности. Исследователь делает вывод о том, что документооборот — непременный атрибут каждой организации. Его правильная организация и эффективное использование является залогом эффективного функционирования как системы управления, так и всей организации в целом.
Важнейшими документами, использованными в настоящей работе являются федеральный закон от 27.02.2006 №149-ФЗ , определяющий порядок регулирования информационных потоков в хозяйствующих субъектах, а также федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ, который регламентирует порядок использования в документах электронной подписи .
Рассматриваемая в работе организация является некоммерческой, в связи с чем ее деятельность регулируется федеральным законом от 12.01.1996 №7-ФЗ .
Данная работа структурирована на введение, две главы, объединяющие восемь параграфов, заключение, список источников и литературы.
Во введении дана характеристика актуальности выбранной темы, целей, задач, объекта и предмета исследования, степени разработанности проблемы, методологии исследования и структуры работы.
В первой главе дана характеристика организационно-правового обеспечения управления Госфильмофонда. В частности, описана история создания и общая характеристика «Госфильмофонда» на современном этапе, изучено правовое обеспечение управления Госфильмофонда, исследована организационная структура «Госфильмофонда», представлены основные направления и результаты деятельности Госфильмофонда.
Во второй главе представлено описание систем документации в «Госфильмофонде». В частности, дана оценка работы канцелярии в Госфильмофонде, проанализирован документооборот и документирование управленческой деятельности в Госфильмофонде, а также представлены характеристики организации работы с документами в Госфильмофонде.
Заключение по работе содержит выводы по результатам проведенного исследования.

«Госфильмофонд» является одной из важнейших для сохранения культурных ценностей организаций, история которой подошла к столетнему рубежу. При этом в своей деятельности компания использует ведущие современные и инновационные технологии.
Основой нормативно-правового регулирования деятельности Госфильмофонда России является действующее законодательство Российской Федерации (федеральные законы, указы Президента РФ, Постановления Правительства и пр.), Устав и иные локальные документы.
Организационная структура Госфильмофонда России представляет собой вертикальную и горизонтальную иерархию. Вертикальная иерархия связана с организационной структурой Госфильмофонда, горизонтальная – с наличием филиалов. Основными направлениями деятельности Госфильмофонда являются хранение и пополнение коллекции, а также обеспечение к архивным материалам доступа заинтересованных в этом лиц и осуществление научной деятельности.
В Госфильмофонде действует подсистема АСУП, которая представляет собой программно-технический комплекс, обеспечивающий решение основных задач управления планированием поставок и реализацию продукции. Система реализована средствами СУБД Oracle 6. Начиная с 2001г. система функционирует на объединенном сервере в СУБД Oracle 6, прикладное программное обеспечение функционирует без изменений. Кроме того, существуют еще подсистемы АСУ «Договор», АСУ «Финансы», АСУ «Бухучет», «Учет сырья и основных материалов», «Другая продукция», АСУ «Кадры».
Но эта автоматизированная система управления уже недостаточна при современном уровне развития предприятия, их необходимо расширять и совершенствовать, расходы на материально-техническое обеспечение информационной системы занимают небольшую часть от общей выручки предприятия, концентрируя основное внимание на информационно безопасности, но не расширяя саму информационную систему в соответствии с современными потребностями в ней персонала.
С целью исправления выявленных проблем на предприятии предлагается внедрить в его деятельность систему «Галактика», которая позволит не только объеденье в единую систему все существующие на предприятии информационные системы, но и оптимизирует их работу и взаимоконтроль, позволяя избегать потери времени из-за несогласованности функционирования данных систем. Срок внедрения — 5 суток, стоимость — 3000 долл. США, или 173 052 руб. (по курсу 1 долл. США=57,68 руб.), включая расходы на обучение сотрудников. Фактический годовой эффект от внедрения системы «Галактика» составит 150 тыс. руб., то есть за 2 года инвестиции для внедрения автоматизированной системы окупятся, а эффект от этого мероприятия предприятие получит по таким направлениям, как повышение качества продукции; высвобождение производственных площадей. Таким образом, реализация предлагаемых мероприятий является эффективной и целесообразной.
Внедрение автоматизированной системы управления материально-техническими ресурсами системы «Галактика» позволит более своевременно реагировать на потребность в ТМЦ. Кроме точного систематического учета, планирования и контроля на предприятии, значительно повысится уровень входного контроля качества и конечной продукции.

1.Организационно-правовое обеспечение управления Госфильмофонда

1.1. История создания и общая характеристика Госфильмофонда на современном этапе

Идея создания национального киноархива активно обсуждалась кинематографистами еще в 1920 е годы.
Основу Госфильмофонда составила уникальная коллекция старых фильмов, спасенная в 1932 году от уничтожения историком кино Сергеем Комаровым.
В 1933 году Совет народных комиссаров принял Положение о создании Главного управления кинофотопромышленности (ГУКФ) при СНК СССР.
2 октября 1935 года Оргбюро ЦК ВКП(б) приняло проект Постановления о кинонегативном фонде
Поначалу речь шла о возведении корпуса фильмохранилища на территории киностудии «Мосфильм», однако затем строительство фильмохранилища было перенесено в подмосковный поселок Белые Столбы. Строительство было начато в 1937 году.
В 1941 году, когда началась Великая Отечественная война, Всесоюзное фильмохранилище было эвакуировано в Поволжье и за Урал в Казань, Свердловск и Новосибирск.
После войны хранилище пополнилось большим количеством трофейной кинопродукции.
28 сентября 1948 года Комиссия государственного контроля СССР, проверявшая работу фильмохранилища, приняла решение о его реорганизации во Всесоюзный государственный фильмофонд.
4 октября 1948 года вышло Постановление Совета Министров СССР, в соответствии с которым Всесоюзное фильмохранилище Министерства культуры СССР было преобразовано во Всесоюзный государственный фонд кинофильмов СССР (Госфильмофонд).
С конца 1950 года Госфильмофонд начал вести активную международную деятельность, сотрудничая с мировыми киноархивами в области обмена фильмами для организации и проведения показов в архивных кинотеатрах, тематических кинопрограмм, ретроспектив.
18 марта 1966 года в высотном здании на Котельнической набережной в Москве специально для показа картин из фонда был открыт профильный кинотеатр «Иллюзион». Фильмом-премьерой стала картина «Броненосец „Потемкин“» Сергея Эйзенштейна. Сегодня кинотеатр является флагманской площадкой Госфильмофонда России с программами архивного кино и показами кинолент современных авторов.
В 1992 году Госфильмофонд СССР был переименован в Государственный фонд кинофильмов Российской Федерации.
В 1993 году Указом Президента РФ Госфильмофонд России был внесён в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации.
В 1998 году Госфильмофонд стал членом Ассоциации синематек Европы, которую патронирует Совет Европы. В том же году он был занесён в Книгу рекордов Гиннесса как один из трех крупнейших киноархивов мира.
С 1997 года Госфильмофонд регулярно проводит Фестиваль архивного кино «Белые Столбы».