Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Международная стандартизация в сфере управления документами

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 3
1.1.Система документационного обеспечения деятельности 6
1.2.Международная политика в сфере управления документами 15
1.3.Совершенствование законодательного регулирования документооборота в Российской Федерации 21
2. МЕЖДУНАРОДНАЯ СТАНДАРТИЗАЦИЯ В ПРОЦЕССАХ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ НА ПРИМЕРЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ «ШКОЛА № 2073» 31
2.1.Анализ организации системы делопроизводства в деятельности образовательного учреждения 31
2.2.Роль и значение международной стандартизации процессов организации документооброта Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа № 2073» 39
2.3.Совершенствование документооборота образовательного учреждения 40
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОХРАНЫ ТРУДА В ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ГОРОДА МОСКВЫ «ШКОЛА № 2073» 43
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 43
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 46

Введение:

Социально-экономические процессы, происходящие в современном обществе невозможны без управления, которое является важным фактором для обеспечения качественного функционирования органов управления любой организации. Обеспечить надлежащий уровень управления помогает документирование. Именно от правильной организации работы с документами зависит качество и эффективность работы любой структуры. С помощью документа информация сохраняется и передается во времени и в пространстве, а потому, с этой точки зрения, документы могут рассматриваться как один из инструментов познания действительности.
Особое значение приобретает стремление к унификации и типизации или, иначе говоря – стандартизации. Стандартизация – это деятельность, направленная на достижения оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отношении реально существующих или потенциальных задач . Стандартизация позволяет повысить степень соответствия продукции, процессов и услуг их функциональному назначению, устранить барьеры в торговле, содействовать научно-техническому сотрудничеству. Международные стандарты являются эффективным инструментом для осуществления положительных изменений путем установления требований, которые могут содействовать освоению новых мировых рынков, созданию благоприятных условий для бизнеса, ускорению экономического роста, а также смягчению последствий изменения климата и адаптации к ним. Большое значение стандартизация приобретает в области управления документацией, в том числе на международном уровне. Установленные стандарты позволяют более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности .
Рассматривая вопрос совершенствования документационного обеспечения управления и его стандартизации для организации деятельности, следует отметить исследования следующих авторов: Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.А. Румынина, Л.В. Санкина, В.Ф. Янковой и др.
Цель дипломной работы – рассмотреть применение международной стандартизации в сфере управления документами.
Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
рассмотреть систему документационного обеспечения деятельности;
определить международную политику в сфере управления документами;
изучить совершенствование законодательного регулирования документооборота в Российской Федерации;
проанализировать организацию системы делопроизводства в деятельности образовательного учреждения;
рассмотреть роль и значение международной стандартизации процессов организации документооброта Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа № 2073»;
определить элементы организации охраны труда в Государственном бюджетном общеобразовательном учреждении города Москвы «Школа № 2073».
Предметом исследования работы является процесс организации документационного обеспечения процессов управления и его стандартизация.
Объектом исследования выступает Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 2073».
В процессе написания дипломной работы применялись такие методы исследования как обобщение, сравнение, группировка при анализе действующих нормативных документов; графический метод, табличный метод при анализе кадрового состава организации, а также горизонтальный анализ, вертикальный анализ, сравнительный анализ.
Теоретико-информационную базу исследования составляют нормативные и законодательные акты, которые регулируют делопроизводство и стандартизацию, монографические работы и статьи отечественных и зарубежных экономистов в ведущих экономических изданиях, материалы научно-практических конференций и семинаров по вопросам делопроизводства, сеть Интернет.

Заключение:

Документ определяется как информация, зафиксированная на материальном носителе, основной функцией которого является сохранять и передавать ее во времени и пространстве. Рассматривая документы как форму отражения деятельности объектов и их субъектов, можно обнаружить значительноеное количество систем документации, взаимосвязанных и подчиненных. В свою очередь, делопроизводство — это совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организацию работы со служебными документами. Следовательно, не отрицательными составляющими делопроизводства является документирование и организация работы с документами.
В современных условиях в РФ действует законодательные, нормативно-правовые и методические документы с вопросам организации делопроизводственного информационного обеспечения деятельности предприятий и организаций, выданные центральными органами государственной власти и распространяющиеся на делопроизводственные и документо-информационные процессы всех предприятий и организаций в России, независимо от их формы собственности и подчинения.
Под стандартизацией можно понимать разработку нормативных документов, закрепляющих эти единые принципы. Ведь как только формулируются какие-то принципы и правила деятельности, возможным (и даже желательным) становится их закрепление в соответствующих нормативных установлениях.
Межгосударственная система стандартизации есть совокупность организационно-методических мер, которые направлены на разработку и применение межгосударственных стандартов с целью обеспечения согласованной деятельности в области стандартизации, осуществляемой на основе соглашения цифровые технологии должны явиться тем инструментом, с помощью которого определяется маршрут движения обращения на соответствующий уровень в зависимости от его содержания, становится «прозрачным» для гражданина весь процесс его рассмотрения.
Переход на безбумажное взаимодействие предполагает выявление правовых ограничений, в частности, требований по использованию исключительно бумажного документооборота. В настоящее время установлен состав документов, создаваемых в электронной форме

Фрагмент текста работы:

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
1.1.Система документационного обеспечения деятельности
Понятие «документ» является базовым понятием в деловодстве. Происходит это понятие от латинского слова «Document» — свидетельство, удостоверение .
Документ определяется как информация, зафиксированная на материальном носителе, основной функцией которого является сохранять и передавать ее во времени и пространстве. Рассматривая документы как форму отражения деятельности объектов и их субъектов, можно обнаружить значительноеное количество систем документации, взаимосвязанных и подчиненных. В свою очередь, делопроизводство — это совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организацию работы со служебными документами . Следовательно, не отрицательными составляющими делопроизводства является документирование и организация работы с документами.
Документирование является процессом создания и оформления документа. Документирование управленческой информации заключается в создании служебных документов, содержанием которых является управленческая информация.
Предпосылки развития документоведения начали складываться еще в первой половине ХХ в. с развитием масштабного машинного производства в промышленном сегменте, успешных опытов рационализации сельского хозяйства, углублением специализации торговли, механизацией транспорта, массовых миграционных процесов, в т. ч. и урбанизация, демографический взрыв. Через новые виды задач, которые стоят перед государством, усложняются управленческие механизмы, процесы, расширяется бюрократический аппарат, играет важную роль в обеспечении повседневной деятельности власти.
Делопроизводство в современном обществе включает такие понятия, как:
— документирование — запись по установленным формам управленческих решений и действий в целях их закрепления и передачи ;
— документооборот — движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения формирания или отправки ;
— дело — совокупность документов или документ, относится к определенному вопросу или области деятельности организации ;
— документ — информация, записанная на любом материале, изданная или полученная какой либо физической или юридическим лицом, в любимой организации для использования в своей деятельности ;
— единая федеральная система делопроизводства (ЕФСД) — это научно сформированный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, регламентирующих процессы делопроизводства ;
— классификация документов — это деление документов на классы по обобщенным признакам сходство и различия .
— нормативно методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятель ности учреждения. Основными целями делопроизводства являются :
а) обеспечение эффективного процесса управления;
б) образование документов;
в) хранение доступа к документам.
Особенности современного делопроизводства заключаются в широком применении компьютерных систем обработки и печати документов, необходимости соблюдения требований действующих государственных стандартов в этой области, внедрение рациональных приемов работы. Соблюдение стандартов по делопроизводству способствует установлению четкого организационно технического порядка, искоренению бюрократизма и волокиты. Овладение приемами рациональной работы с документами дает возможность сократить время на их составление, обработку и поиск, организовывать четкий контроль за прохождением и исполнением документов.
Правильно подготовленный и надлежащим образом оформленный документ — это свидетельство культуры исполнителя. Значение делопроизводства как одной из сфер управленческой деятельности определяет ряд факторов, прежде всего его универсальность. Основу информационной сферы любого предприятия, организации составляют традиционные машинописные, рукописные, печатные документы. Информация, которую они содержат, может быть использована (зафиксирована, обработана, систематизована, передана) только в результате осуществления ряда делопроизводительних операций управленческого труда.
Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда работников. При условии рационально организованного делопроизводственного процесса специалисты и руководители освобождаются от несвойственных для них операций. В результате повышается эффективность труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием аппарата управления. Делопроизводство осуществляют органы исполнительной власти, законодательной власти, учреждения, предприятия, организации, ведут документацию и переписку между собой на государственном языке.
В местах, где большинство населения составляют граждане, принадлежащие к национальным меньшинствам, во внутреннем делопроизводстве может использоваться вместе с государственным языком речь соответствующего национального меньшинства. Разделение труда в управлении приводит наявность обособленных видов деятельности — функций управления. В процессе выполнения каждой из них создают систему документации.