Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов экспертизы ценности в ОВМ МУ МВД России «Люберецкое»

Содержание:

Введение 3
1. Методика отбора документов на государственное хранение 7
1.1. Порядок отбора документов для хранения 7
1.2. Порядок передачи документов на государственное хранение 16
2. Особенности и порядок оформления результатов экспертизы ценности 19
2.1. Экспертиза ценности как подход к изучению документа 19
2.2. Порядок проведения экспертизы ценности 24
3. Организация, проведение экспертизы ценности документов на базе ОВМ МУ МВД России «Люберецкое» 32
3.1. Общая характеристика деятельности ОВМ МУ МВД России «Люберецкое» 32
3.2. Организация проведения экспертизы ценности документов 46
3.3. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов 52
Заключение 55
Список использованных источников 58

Введение:

Экспертиза ценности документов – одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех доку-ментов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формирова-нии их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места составления, авторов и других признаков.
Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда стра-ны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фон-дов.
Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей ра-ботника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомствен-ных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспер-тизы происходит формирование архивного фонда организации. Эксперти-за играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь по-ток документов.
Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная за-дача отбора на постоянное хранение оптимального количества докумен-тов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения госу-дарственных архивов от материалов справочного, информационного зна-чения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохра-нить как можно больше документов. Затем со временем приходит понима-ние, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопро-сы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользова-лись заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.
Актуальность изучения данной темы обусловлена тем, что докумен-ты, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций со-держат информацию, ценность которой различна. Значительная часть до-кументов несет информацию, имеющую разовое значение, после использо-вания которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет соци-альное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, цен-ную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецеле-сообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудова-ние, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономиче-ского, социально-культурного, практического и иного значения докумен-тов «с целью отбора документов на государственное хранение или уста-новления сроков их хранения на основе принятых критериев».
Целью данной дипломной работы изучение методики отбора доку-ментов на государственное хранение и оформление результатов эксперти-зы ценности в ОВМ МУ МВД России «Люберецкое».
Для достижения цели были поставлены задачи:
— рассмотреть порядок отбора и передачи документов на государ-ственное хранение;
— раскрыть понятие экспертизы ценности как подхода к изучению до-кумента ;
— изучить порядок проведения экспертизы ценности;
— дать общую характеристику деятельности ОВМ МУ МВД России «Люберецкое»;
— проанализировать порядок организации проведения экспертизы ценности документов и оформления результатов экспертизы ценности до-кументов в ОВМ МУ МВД России «Люберецкое».
Предмет исследования — экспертиза ценности дел в делопроизводстве организации.
Объект исследования — делопроизводство и экспертиза ценности до-кументов в ОВМ МУ МВД России «Люберецкое».
При написании работы был использован широкий круг источников литературы. В первую очередь — нормативная литература. В настоящее время вопросы экспертизы ценности регламентируются: Федеральным за-коном «Об Архивном деле в Российской Федерации , указы и распоряже-ния Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения методиче-ские документы по делопроизводству учреждений, организаций, предпри-ятий ; Примерным положением о постоянно действующей экспертной ко-миссии учреждения, организации, предприятия , Основными правилами работы архивов организаций , Правилами организации хранения, ком-плектования, учета и использования документов Архивного фонда Россий-ской Федерации и других архивных документов в государственных и му-ниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и Перечнями документов с указанием сроков хранения .
В ходе работы над дипломной работой мной также были изучены и проанализированы работы известных отечественных документоведов и архивистовтаких, как В.А. Кузнецова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина, Вовкотруба О.В., Фионовой Л.Р., Балюлиной Е.В., Быковой Т.А. и др.
В издании В.И. Андреевой «Делопроизводство: организация и веде-ние» рассматривается систематизация документов, экспертиза ценности, даны образцы видов документов используемых в экспертизе ценности до-кументов. В учебном пособии Вовкотруба О.В., Фионовой Л.Р. «Архиво-ведение» рассматриваются современные принципы и критерии экспертизы ценности документов.
Истории становления и развития экспертизы ценности документов в России посвящены работы С.И. Цеменковой и Е.М. Буровой.
В соответствии с поставленными задачами, данная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

Теория экспертизы ценности документов как любая научная теория, отражает закономерности развития общества. Для экспертизы особое зна-чение имеют факторы, влияющие на оценку и отбор документов, в первую очередь, изменения в экономике и управлении; изменения в документиро-вании (повышение качества документов и возникновение их новых видов, унификация цепочки документов по типовым управленческим функциям, составление массовых документов на базе автоматизированного банка тек-стовых заготовок, изменение документопотоков и норм концентрации ин-формации в документе, разные полнота и качество документирования дея-тельности организаций и предприятий, развитие устных контактов в управлении); изменения в сфере использования документной информации (возникновение многоаспектности использования и его деидеологизация).
Анализ теоретико-методических положений экспертизы ценности до-кументов за последние двадцать лет позволяет утверждать, что решение основного вопроса оценки и отбора документов — «ценно или менее цен-но», «хранить или не хранить» — возможно, только при общенаучном под-ходе, т.е. на универсальной для любой науки базе. При этом два других уровня методологического знания (конкретно-научный и уровень методи-ки и техники исследования) также сохраняют свое значение.
Определение ценностных приоритетных документов осуществляется через систему принципов, критериев, методов.
В России экспертиза ценности документов начала широко приме-няться в первой половине XIX в. в связи с переполнением архивов учре-ждений. Этот вид работы носил название «разборка решенных дел» с це-лью уничтожения «ненужных бумаг» и проводился в отдельных ведом-ствах по мере накопления документов.
Экспертиза ценности носила чисто практический характер: сохраня-лись только те документы, которые имели практическое значение для дея-тельности учреждения, остальные уничтожались. Отсутствие государ-ственного регулирования и единых критериев для оценки документов при-водило к потере многих ценных документов.
В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством госу-дарственных архивных органов.
В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х гг. в основном осуществлялся разбор до-кументов в государственных архивах на основе их непосредственной оцен-ки.
С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны про-водится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель — отбор макулатуры для государственных нужд. В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов.
В течение 1950-1980-х гг. завершается формирование теории экспер-тизы ценности, складывается система критериев, широко применяются ти-повые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Прове-дение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.
К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учре-ждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Пере-мены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании доку-ментной информации, формировании Архивного фонда Российской Феде-рации.
Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, ме-няются состав и содержание традиционных документов на бумажной осно-ве, все более широкое распространение получают новые носители инфор-мации.
Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оцен-ку и отбор документов, в первую очередь, изменения в документировании, повышении качества документов и возникновение их новых видов, унифи-кация цепочки документов по типовым управленческим функциям, измене-ния в сфере использования документной информации.
Экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельно-сти любой организации. Так как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях опре-деления сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хра-нение.
Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодатель-стве, нормативных актах и методических документах.

Фрагмент текста работы:

1. Методика отбора документов на государственное хранение
1.1. Порядок отбора документов для хранения

Вопросы отбора документов сохраняют актуальность как в теорети-ческом, так и в практическом отношении для архивного дела и делопроиз-водства, что обусловлено его целями и задачами. Разделение документов на ценные, подлежащие хранению в процессе документирования управле-ния, а затем – для обеспечения интересов человека, общества, государства, и малоценные, которые можно выделять к уничтожению через сравнитель-но небольшой промежуток времени, является первоочередной задачей ор-ганизаций и архивов. Сложившаяся в 1960-е гг. система отбора докумен-тов, постоянно уточняясь и развиваясь, в целом выдержала испытание временем, поскольку базировалась на выработанных архивоведением в рамках теории ценности документов общенаучных положениях .
Сегодня в отборе документов на хранение прослеживаются два под-хода: с одной стороны, требование строгого соблюдения правовых основ, с другой – отступление от них на практике. Современное законодательство определяет порядок взаимодействия организаций и архивов в целом (в общеправовом поле) без детализации и определения специфики.
В нормативных актах, регламентирующих отбор документов, име-ются пробелы, объясняющиеся нередко различиями в работе организаций и архивов. Так, отсутствие унификации процесса документирования управления на федеральном и региональном уровне вызвано тем обстоя-тельством, что современные нормативные документы по делопроизводству рассчитаны только на федеральные органы исполнительной власти и управления. Это предполагает гибкость при оценке документов.
Органам управления предлагается определять сроки хранения доку-ментов с учетом значимости последних лишь для создавших их организа-ций, хотя прежде подход был общим.
Положения о возможности интерпретации критериев оценки, органи-зационных особенностей их архивного хранения трансформируются в факторы, свидетельствующие об отказе от централизации отбора докумен-тов.
Пока это отдельные отступления от правил, но они настораживают. При отборе архивисты сталкиваются с такими сложностями, как наличие на федеральном уровне большого объема требующих экспертизы доку-ментов за ранние годы; некачественное оформление документов; их раз-ный состав в ведомствах; отсутствие обязательных типовых видов отдель-ных документов; появление новых видов документов; усложнение доступа к документам негосударственных организаций; наличие документов на разных носителях и др. Попытка их преодолеть привела к стремлению от-дельных ведомств самостоятельно решать вопросы хранения и уничтоже-ния документов, в том числе типовых, оценивая их субъективно, руковод-ствуясь сугубо ведомственными интересами.
Примером такого подхода является предложение Банка России о снижении постоянного срока хранения паспортов сделок – типовых доку-ментов, образующихся в разных организациях, в частности кредитных, где они представлены в наиболее полном объеме. Данное предложение об изменении уже установленных сроков хранения требует тщательного все-стороннего изучения.
Как известно, отбор документов проводится в ходе экспертизы цен-ности документов и комплектования архивов, когда определяются органи-зации – источники комплектования архивов и состав Архивного фонда Российской Федерации.
В настоящее время нормативную базу этой работы составляют Фе-деральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федера-ции и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях (далее – Правила), Пере-чень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного само-управления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Пере-чень), а также специальные методические рекомендации.
Методические рекомендации «Определение организаций – источни-ков комплектования государственных и муниципальных архивов» допол-няют требования указанных выше Правил, раскрывая критерии отнесения организаций к числу источников комплектования архивов, этапы и мето-дику данной работы. В них достаточно полно рассмотрены вопросы со-ставления, уточнения, согласования, утверждения списков источников комплектования, приведена примерная классификационная схема построе-ния списков.
Однако в окончательный текст некоторые предложенные авторами проекта Методических рекомендаций моменты методики определения ис-точников комплектования архивов, к сожалению, не вошли. Они касались договорных отношений, организационных аспектов работы, вопросов, связанных с юридической самостоятельностью организаций, рассматрива-емых в качестве источников комплектования, и др.
Перечень 2010 г., охватывая документирование всех типовых функ-ций управления, приводит документы, образующиеся в органах управле-ния, негосударственных организациях, общественных объединениях. Его особенностью являются детализация видов документов, создаваемых в ор-ганизациях, сроков их хранения; объединение аналогичных, главным об-разом информационно-аналитических, документов в одну статью со сро-ком хранения с отметкой «ЭПК».
В перспективе при уточнении Перечня именно применению послед-ней планируется уделить особое внимание. Современная трехуровневая система организации архивов и хранения документов (федеральные архи-вы, архивы субъектов Российской Федерации, муниципальные архивы), их профиль влияют на отбор документов (по личному составу, научно-технические, аудиовизуальные, личного происхождения).
В отличие от советского периода, когда возникновение и развитие разных категорий документов вело к созданию специализированных архи-вов, сегодня они становятся многопрофильными. Положительной сторо-ной этого процесса является сохранение принципа целостности и системно-сти в организации хранения документных комплексов, отрицательной – негативное влияние на финансирование работы архивов, кадровое и мате-риально-техническое обеспечение.
Параллельное существование бумажных и электронных документов усугубляет сложившуюся ситуацию. Традиционно отбор документов был ориентирован на их последующее использование в разных целях, сегодня – преимущественно в практических. В не меньшей степени на нем, а значит и на составе архивных фондов, отражаются изменения в понимании сути архива (хранилище документов, научный центр, информационный центр) .
Налицо новая тенденция – связывать вопросы отбора с вопросами справочно-поисковых систем. Казалось бы, эта связь не очевидна, но если посмотреть внимательнее, можно заметить: чем эффективнее научно-справочный аппарат, шире и детальнее поиск, тем меньше документов можно принять на хранение, исключив документы с повторяющейся ин-формацией и однородные (массовые), и наоборот.
Отбор документов по личному составу по-прежнему остается в цен-тре внимания архивистов. Методические рекомендации «Экспертиза цен-ности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации докумен-тов по личному составу» дают их видовую характеристику и критерии от-бора на хранение. Особое внимание уделено применению отметки «ЭПК» к личным делам работников, что позволяет уже при их увольнении выде-лить на хранение часть имеющих особую ценность личных дел, личных карточек, лицевых счетов. Однако это не исключает необходимости пре-дельно осторожного подхода к вопросу сокращения 75-летнего срока хранения таких документов.
Анализом качественного и количественного состава Архивного фон-да страны как в теоретическом, так и в практическом плане отечественное архивоведение занимается на всем протяжении своего существования. А введение понятия оптимизации Архивного фонда Российской Федерации явилось попыткой уравновесить эти два полюса .
Качественный состав Архивного фонда Российской Федерации в це-лом определен ст. 5 № 125-ФЗ, но его реальное наполнение должно быть раскрыто в специальных исследованиях на конкретном материале. При этом установленное нормативом представление об Архивном фонде Рос-сийской Федерации как отражении всех сторон жизни общества должно оставаться неизменным. Количественный состав документов Архивного фонда Российской Федерации во многом зависит от постановки делопро-изводства в организациях и его развития. Внедрение информационных технологий в их практику оказывает как положительное, так и негативное влияние на отбор документов. Вслед за делопроизводством в архивоведе-нии до сих пор имеют место диаметрально противоположные подходы: при безбумажном делопроизводстве следует хранить или все документы, или только первичную информацию .
Поиск оптимального варианта продолжается. Применение электрон-ного документооборота в организации и за ее пределами имеет особенно-сти, но «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполни-тельной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутреннего документооборота» (утверждены приказом Ро-сархива от 29 апреля 2011 г. № 32) внедряются в практику работы разных ведомств. Данные Рекомендации включают достаточно большое количе-ство видов типовых управленческих документов из Перечня, как правило, временного срока хранения (проекты документов, первичные, информаци-онные, справочные документы). В то же время Рекомендации могут при-меняться и к отраслевым документам, но только в том случае, если сроки их хранения нормативно установлены. Вполне очевидно, что рост объемов электронных документов не обязательно приведет к увеличению их приема в состав Архивного фонда Российской Федерации, поскольку учитывается наличие документов временного срока хранения, первичной и вторичной информации и др. Отдельно стоит вопрос о приеме в архивы баз данных (полнотекстовых), рассматриваемых как комплексы документов. При их оценке главным является содержание информации . Но вопросов много, и для их решения необходимы дополнительные исследования с привлечени-ем IT-специалистов.
Система перечней документов с указанием сроков хранения сложи-лась еще в советский период и до сих пор сохраняется, при этом роль пе-речней типовых документов ведущая. Вышли в свет уже два выпуска Пе-речня типовых управленческих документов (2000, 2010 гг.). Разработка ведомственных перечней документов по разным причинам идет очень мед-ленно. Становится заметнее прагматический подход к определению сроков хранения даже типовых документов. Следует подчеркнуть, что перечни типовых документов являются основными нормативами отбора докумен-тов на хранение и выделение к уничтожению. Отмененные перечни приме-няют к возникшим ранее документам, которые отсутствуют в действующем перечне 2010 г.
К сожалению, ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД «Делопроизводство и ар-хивное дело. Термины и определения» допустил непростительную ошибку, поставив в один ряд (на один уровень) перечни документов со сроками хранения и номенклатуры дел организаций. Типовые решения, заложен-ные в перечни документов со сроками хранения, составляя основу инфор-мационного подхода работы с документами, будут все более востребова-ны. Это подтверждает опыт создания Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и ООО «Лаборатория 3 ИТ» («Летограф») базы данных «Состав и сроки хране-ния документов, образующихся в организациях», рассчитанной на исполь-зование при подготовке ведомственных перечней документов со сроками хранения. Она должна была стать организационным центром работы ар-хивов и ведомств, но, к сожалению, этого не произошло.
Несмотря на возникшие проблемы отбора документов на архивное хранение, принципы историзма, системности, целостности гарантируют полноценное пополнение современными документами Архивного фонда Российской Федерации – духовной памяти России.
Документы по личному составу как комплекс документов, образую-щихся и накапливающихся в течение всей трудовой деятельности человека, отражают все стороны трудовой деятельности. К ним относятся докумен-ты, касающиеся комплектования кадров, приема на работу, перемещения и увольнения работников, а также документы учета и отчетности по движе-нию кадров. Документы по личному составу в соответствии со статьей 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ до марта 2016 года хранились 75 лет после уволь-нения сотрудника .
Создание информационной базы индивидуального персонифициро-ванного учета в 2003 году Пенсионным фондом Российской Федерации позволило при начислении пенсий не обращаться к архивам организаций. В связи с этим Министерство культуры Российской Федерации приходит к решению о внесении статьи в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», которая сократила сроки хранения документов по личному составу, что позволило снизить потенциальную нагрузку на архивы и сократить материальные затраты работодателей, муниципаль-ных и государственных архивов. Согласно данной статье, документы, со-зданные до 2003 года, и документы, предоставляющие право на досрочное назначение пенсии по старости и по выслуге лет, хранятся в течение 75 лет. Срок хранения других документов сокращается до 50 лет .
Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» выделяется три категории документов по личному составу: к первой категории относятся документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; ко второй – документы, закончен-ные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет; и тре-тья категория документов граждан, проходящих государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, хранятся в тече-ние 75 лет после прекращения государственной службы .
Внесение поправок в Федеральный закон «Об архивном деле в Рос-сийской Федерации» предлагалось с 2014 года. Пояснительная записка раскрывала цель подготовки законопроекта. Цель законопроекта – опти-мизация и сокращение физических объемов ведомственного хранения ар-хивных документов по личному составу .
Внесенные поправки влекут за собой ряд недостатков, среди них – размытость понятия «документы по личному составу», а также противоре-чия предлагаемых сроков хранения с тем «Перечнем типовых управленче-ских архивных документов, образующихся в процессе деятельности госу-дарственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», который является действующим.
Определенные нарушения при хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов влекут за собой наложение штрафа административного характера, предусмотренного Кодексом об админи-стративных правонарушениях Российской Федерации статьей 13.20. «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов». Административная ответственность может насту-пать в следующих случаях, при отсутствии документов по личному соста-ву, в ходе осуществления проверки органами трудовой инспекции, а также в результате допущения подобных нарушений может быть вынесено пре-дупреждение или наложен штраф .
Новый текст Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» вносит изменения, которые исключают из четвертого пункта подпункта «Б» статьи 22 словосочетания «документы по личному соста-ву». Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» был дополнен статьей 22.1 (рисунок 1.1), которая и определяет сроки хра-нения документов по личному составу .

Рисунок 1.1 — Сроки хранения документов по личному составу

Статья 22.1 не раскрывает вопрос о хранении документов по лично-му составу, которым менее 50 лет. И это несмотря на то, что «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» включает в себя документы со сроками хранения до десяти лет .
Анализ правовой базы архивного дела Российской Федерации поз-волил сделать следующие заключения: во-первых, необходимо конкрети-зировать понятие «документы по личному составу», во-вторых, разрешить противоречия между Федеральным законом «Об архивном деле в Россий-ской Федерации» и действующим «Перечнем типовых управленческих ар-хивных документов, образующихся в процессе деятельности государ-ственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».