Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Исследование вопросов хранения документов по личному составу

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ 5
1.1. Понятие, сущность и состав документов по личному составу 5
1.2. Нормативно-правовая основа формирования и хранения документов по личному составу 7
1.3. Особенности хранения документов по личному составу в текущем делопроизводстве, архиве организации и архивном учреждении 11
1.4. Анализ проблем хранения документов по личному составу 14
2. АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ НА ПРИМЕРЕ ГБУ ТЦСО «ВОСТОЧНОЕ ИЗМАЙЛОВО» 19
2.1. Характеристика структуры и персонала ГБУ ТЦСО «Восточное Измайлово» 19
2.2. Анализ документов по личному составу и особенностей их хранения в ГБУ ТЦСО «Восточное Измайлово» 25
2.3. Разработка рекомендаций по совершенствованию хранения документов по личному составу в ГБУ ТЦСО «Восточное Измайлово» 31
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 35
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 37

Введение:

Актуальность выбранной темы исследования обусловлена тем, что среди общей массы управленческих документов компании выделяется отдельный комплекс документов, которыми оформляются трудовые правоотношения между работниками и работодателем – документы по личному составу. Значение документов по личному составу определяется тем, что именно она подтверждает права граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. именно содержание документов по личному составу является основой для определения трудового стажа граждан при начислении пенсии.
Ввиду вышесказанного необходимость тщательной подготовки данного типа документов, а также обеспечения сохранности и хранения документов является очевидной.
Объектом данной выпускной квалификационной работы являются документы по личному составу.
Предметом выпускной квалификационной работы являются особенности хранения документов по личному составу.
Целью данной выпускной квалификационной работы является анализ особенностей хранения документов по личному составу, а также разработка рекомендаций по их совершенствованию.
В соответствии с поставленной целью определены следующие задачи:
1. Определить понятие, сущность и состав документов по личному составу.
2. Рассмотреть нормативно-правовую основу формирования и хранения документов по личному составу
3. Рассмотреть особенности хранения документов по личному составу в текущем делопроизводстве, архиве организации и архивном учреждении.
4. Выявить проблемы хранения документов по личному составу.
5. Дать характеристику структуры и персонала ГБУ ТЦСО «Восточное Измайлово».
6. Провести анализ документов по личному составу и особенностей их хранения в ГБУ ТЦСО «Восточное Измайлово».
7. Разработать рекомендации по совершенствованию хранения документов по личному составу в ГБУ ТЦСО «Восточное Измайлово».
Структура данной выпускной квалификационной работы состоит из
1. Введения, определяющего актуальность выпускной квалификационной работы, объект и предмет исследования, цель и задачи, а также структуры работы.
2. Теоретической части, в которой проведен анализ особенностей документов по личному составу, их хранения, а также проблем, возникающих при хранении документов по личному составу.
3. Практической части, в которой проведен анализ документов по личному составу в ГБУ ТЦСО «Восточное Измайлово», а также определены направления совершенствования хранения документов по личному составу.
4. Заключения, в котором сделаны выводы по теме выпускной квалификационной работы.
5. Списка использованных источников и литературы.

Заключение:

Подводя итоги данной выпускной квалификационной работы, можно сказать, что в нашей жизни большое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.
Нормативно-правовая база хранения документов по личному составу составляют Трудовой Кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и аналогичные законы субъектов Российской Федерации; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (2007 г.); Основные правила работы архивов организации 2002 г.; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.), а также другие нормативно-методические документы по архивному делу.
Основными проблемными моментами, связанными с хранением документов по личному составу являются:
1. Лишняя трата времени на второстепенные задачи.
2. Непрофильная нагрузка.
3. Отсутствие средств и специального оборудования для архива.
4. Неграмотная архивная обработка документов.
5. Несанкционированный доступ к персональным данным.
Анализ особенностей хранения документов по личному составу на практике происходил на примере ГБУ ТЦСО «Восточное Измайлово».
В ходе анализа особенностей организации хранения документов по личному составу были выявлены следующие проблемы:
1. Рост архива ТЦСО «Восточное Измайлово» в связи с ростом документации и соответственно отсутствие свободных площадей в архиве.
2. Проблема организации архива электронных документов в ТЦСО «Восточное Измайлово».
В рамках оптимизации работы по хранению документов по личному составу в ТЦСО «Восточное Измайлово» предлагается реализация следующих мероприятий:
1. Оптимизация состава архивных документов.
2. Формирование электронного архива ТЦСО «Восточное Измайлово».
Реализация на практике предложенных рекомендаций по совершенствованию архивного хранения документов в ТЦСО «Восточное Измайлово» позволят оптимизировать работу с архивом: обеспечить снижение затрат на его обслуживание и содержание, а также сократить время на поиск и предоставление архивных документов по запросам остальных сотрудников учреждения в связи с производственной необходимостью.

Фрагмент текста работы:

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
1.1. Понятие, сущность и состав документов по личному составу

Трудовые взаимоотношения работников и работодателя в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ. Причем, все этапы трудовых взаимоотношений в организации подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых отражаются все этапы трудовой деятельности работника является документацией по личному составу.
Документы по личному составу являются наиболее важными в общей системе документации компании и требуют особой тщательности и аккуратности при их оформлении, ведении и обеспечении сохранности в течение длительного периода .
На рисунке 1 представлена классификация документов по личному составу.

Рис. 1. Документы по личному составу

К документам, связанным с комплектованием персонала и учетом кадров, относятся:
1. Заявление о приеме.
2. Приказ о приеме.
3. Трудовые договора.
4. Личные карточки работников по форме Т-2
5. Трудовые книжки.
6. Личные дела.
1. Трудовые книжки
В число документов, связанных с прекращением трудовых отношений, входят:
1. Заявление об увольнении.
2. Соглашения о расторжении трудового договора.
3. Приказы об увольнении.
4. Документы, связанные с увольнением по сокращению штатов.
Помимо прочего, к документам по личному составу относятся:
1. Личные доверенности, выдаваемые на сотрудника на получение зарплаты или иных выплат, связанных с трудовыми отношениями.
2. Пропуска.
3. Удостоверения.
4. Дипломы, которые подтверждают квалификацию на занятие определенным видом деятельности .
Необходимо отметить, что все документы, за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в кадровых службах предприятия.