Дипломная работа (колледж/техникум) на тему «Исследование роли секретаря в структуре современной организации»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ 6
1.1 Уровни деятельности секретаря в соответствии с требованиями профессионального стандарта 6
1.2 Роль и функции секретаря в структуре современной организации 13
1.3 Организационно-документационное обеспечение деятельности секретаря 16
1.4 Деловые и личностные качества секретаря 21
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РОЛИ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ (КОМПАНИИ) 25
2.1 История создания компании, её задачи, функции 25
2.2 Организация деятельности секретарского дела 30
2.3 Улучшение работы секретаря в структуре современной организации 37
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 40
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 42
ПРИЛОЖЕНИЯ 44

Введение:

Актуальность темы, обусловлена тем, что современный мир с каждым днем ставит новые требования к бизнесу начиная от простого работника и заканчивая руководителем.
С каждым днем на предприятиях увеличивается поток документов и обязанностей, которые должен выполнять секретарь.
Современные предприятия, организации и учреждения невозможно себе представить без секретаря.
Профессиональный секретарь обеспечивает практически организационные функции подразделения и его руководителя, в некоторых случаях — административную поддержку и документирование деятельности всей организации. Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Секретарь — это сотрудник, имеющий оперативную информацию и осведомленный о текущих делах компании, организации, бизнеса или предприятия.
Предоставляя и поддерживая процессы обработки информации и документации, секретарь помогает своей организации и ее руководителю получить полный доступ к соответствующей информации. В то время как руководитель занимается глобальными проблемами, секретарь обеспечивает организационную поддержку деятельности руководителя: подготовка и оформление документов, приказов, договоров и других рабочих документов, организация мероприятий и встреч, обеспечение рабочей среды.
Специалисты этой профессии создают рабочую среду руководителям разных рангов благодаря чему, они могут качественно и организованно решать поставленные перед ними задачи.
В последние годы профессия секретаря претерпела значительные изменения. Квалифицированный секретарь сегодня – это специалист, обладающий деловыми, организаторскими и коммуникативными качествами. Использование умственного труда с организаторскими умениями делают эту профессию особенно интересной, ее относят к самым перспективным профессиям нового типа, в которых основной квалификации является высокий уровень общего и специального образования, что обуславливает актуальность выбранной темы.
Объектом исследования является деятельность секретаря в современной организации.
Предметом исследования — квалификационные требования, предъявляемые к секретарю руководителя в современной организации
Целью исследования является изучение требований, предъявляемых к современному секретарю и место секретаря в структуре управления.
Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
— рассмотреть уровни деятельности секретаря в соответствии с требованиями профессионального стандарта;
— определить роль и функции секретаря в структуре современной организации;
— охарактеризовать особенности профессии секретаря;
— привести организационно-документационное обеспечение деятельности секретаря;
— описать деловые и личностные качества секретаря;
— исследовать историю создания компании, её задачи, функции;
— проанализировать организацию деятельности секретарского дела на исследуемом предприятии;
— разработать мероприятия по улучшению работы секретаря в структуре исследуемой организации.
Теоретической базой исследования послужили российские и иностранные издания, касающиеся исследований в области секретарского дела на предприятии. Наиболее полно тема освещается в работах таких зарубежных ученых как Т. Коно, А. Минтберга, Р. Холла, А. Хоскинса и других. Так же в полном объеме данная тема была представлена в работах отечественных ученных, таких как А. Алавердова, А. Бандурина, В. Веснина, Г. Клейнера, И. Герчикова, М. Лапусты, О. Лебедева, О. Виханского, А. Шевченка и других.
Данная тема является достаточно популярной среди ученых, исследующих управление персоналом.
Методы исследования. В работе использованы следующие методы исследования: анализ научной литературы, нормативно-правовой документации, методы сравнения и обобщения.
Практическая значимость исследования заключается в том, что приведенные рекомендации и результаты работы можно применить в реальной деятельности ООО «Оптовая компания «Элис».
Структура и объем квалификационной работы. Квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников. Основной текст проекта изложен на 47 страницах, без учета приложений.

Заключение:

Таким образом, в ходе данного квалификационного исследования были рассмотрены следующие аспекты:
1. Уровни деятельности секретаря в соответствии с требованиями профессионального стандарта. Работа секретаря многогранна. На всех этапах, описанных выше, согласно результатам обзора литературы, секретари занимаются интеллектуальной деятельностью, которая зависит от успеха фирмы, организации и предприятия.
2. Роль и функции секретаря в структуре современной организации. Секретарь должен уметь выполнять все виды задач: от простейшей технической работы руководства. Секретарь — хорошо образованный, творческий, высокопрофессиональный помощник руководителя, который всегда полагается на него и которому можно доверять при выполнении любой сложной задачи. Согласно этому определению, секретарь является в первую очередь помощником руководителя.
3. Особенности профессии секретаря. Специфика и сложность работы секретариата обусловлены тем, что секретарь всегда на страже, с руководством, центром связи с коллегами и клиентами. Все профессиональные знания и навыки, которые необходимы современному секретарю, можно разделить на две группы: знания, необходимые для управления и документирования, а также информационная поддержка компании в целом.
4. Организационно-документационное обеспечение деятельности секретаря. Секретарь — работник, имеющий оперативную информацию и знакомый с текущими делами компании, организации или предприятия. Многочисленные и разнообразные обязанности современного секретаря можно разделить на две большие группы (довольно условно): документированные функции управления; особенности безусловного документирования руководителя.
Ответственный за поддержку документооборота, секретарь занимается подготовкой и внедрением официальных документов, организацией документооборота и использованием документов в текущей деятельности учреждения.
5. Деловые и личностные качества секретаря. В обязанности секретаря входит: организация приема, телефонная связь, планирование дел менеджера, общение с сотрудниками компании и забота о клиентах компании, организация встреч и переговоров с руководителем, организация деловых встреч, организация и посещение встреч; управление выполнением заказов, организация рабочего дня менеджера, управление временем, организация рабочего места менеджера, мониторинг оргтехники и управление сервисом.
Секретарь — надежный помощник руководителя. В то же время вся (или большая часть) организации имеет внутренние и внешние связи, то есть отношения между руководителями и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, коммуникационные функции играют важную роль в функциях секретаря для бездокументарных услуг.
6. История создания компании, её задачи, функции. В качестве объекта исследования, была выбрана крупная компания ООО «Оптовая компания «Элис», которая 3 уровня секретариата.
7. Организация деятельности секретарского дела. На основании проведенного исследования можно сделать следующие выводы — секретариат ООО «ОК «Элис» имеет большую загрузку, в связи с возложенными функции и передачей полномочий руководства;
8. Улучшение работы секретаря в структуре современной организации.
Следовательно, на основании определенных проблем в п.2.2. данного квалификационного исследования целесообразно предложить следующие мероприятия: — проведение тренингов и обучения персонала; — пересмотрение устава предприятия и закрепление основных функций секретариата.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

1.1 Уровни деятельности секретаря в соответствии с требованиями профессионального стандарта

В последнее время в России были разработаны профессиональные стандарты, которые регулируют трудовые обязанности работника, а также наличие соответствующих квалификаций для конкретной работы. Сотрудников Секретариата также коснулись изменения в должностных обязанностях, введенные профессиональными стандартами с 1 июля 2016 года.
Профессиональный стандарт секретаря вступил в силу 1 июля 2016 года (Приказ Минтруда России от 06.05.2015 N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 N 37509) Приказ Минтруда России от 06.05.2015 N 276н; Приказ Минтруда России от 20.11.2018 N 711н «Об утверждении профессионального стандарта «Корпоративный секретарь» (Зарегистрировано в Минюсте России 10.12.2018 N 52943) «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 N 37509)
Стандарт регулирует трудовые обязанности не только секретаря компании, но и помощника секретаря, и менеджера. Как было отмечено выше профессиональный стандарт регулирует трудовые обязанности, а также включает рекомендации, касающиеся опыта кандидата, частоты повышения квалификации и требований к образованию и другое.
Реформирование трудовых положений секретаря началось в середине 2016 года, окончательная точность относительно их применения и практического использования была получена только в начале 2018 года. Основные изменения, которые были внесены принятием профессионального стандарта .
Прежде всего следует отметить, что профессиональный стандарт для секретарей является обязательным только для государственных и муниципальных органов и для компаний, где более половины собственности принадлежит государству или муниципалитету. Сотрудники секретариата в вышеперечисленных органах должны работать на основе обязательного сертификата, который призван отражать уровень соответствия должности. Профессиональный стандарт содержит описание требований и меры ответственности к разным типам секретарей.
В частных компаниях каждый руководитель имеет право самостоятельно принять решение о собственных профессиональных стандартах. При этом не исключается возможность повышения квалификации сотрудников через прохождение процедуры сертификации (с их согласия), которая уточнит компетенцию и знания сотрудников компании.
В соотвествии с профессиональным стандартом установлены следующие уровневые спектры, личной ответственности секретаря,:
1. Трудовая деятельность, осуществляемая под руководством старшего по должности, но с правом принятия самостоятельных решений при выполнении типовых практических задач, где требуется анализ ситуации и ее изменений.
2. Самостоятельный выбор методов решения практических задач, планирование своей трудовой деятельности, определение функционала и приоритетов выполнения производственных задач, а также участие в управлении решением стоящих перед подразделением задач, планирование деятельности подчиненных с учетом поставленных задач и ответственность за результат деятельности группы (пятый уровень квалификации);
3. Самостоятельная деятельность, в том числе, определение ее задач и задач подчиненных сотрудников по достижению практических целей. Обеспечение взаимодействия с другими группами и подразделениями. Ответственность за принимаемые решения и эффективность профессиональной деятельности, как собственной, так и на уровне подразделения или предприятия (шестой уровень квалификации).