Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Анализ организации работы архива учреждения (на примере администрации Суховского сельсовета).

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АРХИВА УЧРЕЖДЕНИЯ 5
1.1 Понятие и виды архивов организаций 5
1.2 Нормативно-методическая база деятельности архива организации 9
1.3 Основные функции архива организации 16
2. АНАЛИЗ РАБОТЫ АРХИВА СУХОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА 20
2.1 Характеристика Суховского сельсовета 20
2.2 Анализ деятельности архива Суховского сельсовета 28
3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ АРХИВА СУХОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА 36
3.1 Меры совершенствования работы архива организации 36
3.2 Эффективность предложенных мероприятий 41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 58

Введение:

Актуальность выбранной темы обусловлена низкой степенью ее изученности. Архивы и архивные документы, сохраняемые ими, являются важной и неотъемлемой частью культурной памяти общества и человеческого наследия.
С древних времен архивное хранение выступало в качестве одной из основных задач государственного управления. Устойчивая государственность не была способна к существованию без письменности и документа в качестве базы управления и права.
Для нормального функционирования любой государственный аппарат и любая научная дисциплина должны иметь особый механизм, где текущая документация могла быть сохранена.
В качестве научной дисциплины архивоведение возникло относительно недавно. Это произошло на стыке государственно-правовой практики и исторической науки, частью которых стало архивное дело.
Архивные документы являются бесценным хранилищем информации о прошлом, для настоящего и будущего. Они занимаются сохранностью ответов на множество вопросов историков и современников.
Цель работы – проанализировать организацию работы архива Архиве Суховского сельсовета.
Задачи:
— рассмотреть теоретические аспекты организации работы архива организации;
— изучить нормативно-методическую базу деятельности архивов организаций;
— рассмотреть виды архивов организаций;
— разработать рекомендации по совершенствованию работы архива Архиве Суховского сельсовета.
Объект исследования – Администрация Суховского сельсовета.
Предмет исследования – организация работы архива.
Методы исследования – анализ, обобщение полученной информации.
Теоретическая значимость работы заключается в исследовании организации работы архива организации.
Практическая значимость работы заключается в разработке рекомендаций по совершенствованию работы архива Архиве Суховского сельсовета.
Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников.
В первой главе рассматриваются теоретические аспекты организации работы архива организации: понятие и виды архивов организаций; нормативно-методическая база деятельности архива организации ; основные функции архива организации.
Во второй главе проводится анализ работы архива Суховского Сельсовета: характеристика Суховского сельсовета;
анализ деятельности архива Суховского сельсовета.
В третьей главе описаны рекомендации по совершенствованию работы архива Суховского сельсовета: меры совершенствования работы архива организации; эффективность предложенных мероприятий.
В заключении подводится итог проделанной работы.

Заключение:

В результате проделанной работы решены следующие задачи: рассмотрены теоретические аспекты организации работы архива организации; проведен анализ работы архива Архиве Суховского сельсовета; описаны рекомендации по совершенствованию работы архива Архиве Суховского сельсовета.
Используя жизненный цикл записей, можно надлежащим образом опре-делить, каким образом организация должна управлять и систематизировать свои документы, улучшить ли используемую систему или построить совершенно новую. Наличие системы электронного документооборота (СЭД) свидетельствует о внедрении технологий в бизнес организации. Для предприятия, важны открытость и прозрачность хранящейся информации. Технология электронного документооборота, такая как СЭД, позволит сотрудникам предприятия открывать доступ ко всей оптимально расположенной информации в соответствии с их уровнями доступа пользователей. Эта система должна облегчить процесс передачи знаний от одного пользователя другому. Что, безусловно, повысит возможности сотрудничества между пользователями системы, улучшит работу персонала, поскольку работает с управлением информацией.
В случае, если сотрудники предприятия должны его покинуть, новые сотрудники могут легко отслеживать все необходимые документы и действия с ними через систему. Новые пользователи не будут вынуждены полагаться на уезжающих сотрудников, для получения необходимой информации. Плюсом в этом случае является то, что управление информацией в данном случае менее зависимо от людей, что также говорит о том, что оно может быть менее склонным к человеческой ошибке, а, следовательно, и более надежно.
И хотя СЭД может сильно помочь организации, проблемы физического документооборота не отчуждаются от нее. Все проблемы, возникающие при управлении физическими бумажными документами, также присутствуют в управлении электронными документами. Проблемы, связанные с индексацией и организацией документов, считаются уникальными для электронных систем теми, кто изучает документацию. Но это не совсем так. Такие проблемы уже давно присутствуют в системах физического документооборота. Неправильная структура и внедрение СЭД может создать проблемы и поставить под вопрос ее необходимость.

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АРХИВА УЧРЕЖДЕНИЯ
1.1 Понятие и виды архивов организаций
Под архивоведением понимается комплексная дисциплина, что изучает и разрабатывает теорию, методологию и организацию архивного дела и его историю.
Слово «архив» употребляется в быту в самых разных значениях. Иногда под архивом подразумевается собрание документов и других материалов (например, газет, книг и т.д.). Нередко архивом называют совокупность информации, утратившей непосредственную актуальность (например, архив какого-либо сайта или телестудии). И, конечно, архивом называют учреждение, хранящее документы .
В архивоведении термин «архив» всегда подразумевает учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, принадлежавших государству, обществу, отдельным лицам.
Под это определение подходит и национальный архив какого-либо государства, насчитывающий миллионы единиц хранения, и архив любого предприятия, учебного заведения, поликлиники, иногда занимающий всего несколько полок в шкафу, и личный архив отдельного лица.
Основными задачами любого архива является хранение документов (без чего существование архива теряет всякий смысл); в ряде случаев — их собирание (комплектование), учет, систематизация и описание хранимых материалов (без чего архив превращается в хаотическую груду материалов, которыми невозможно воспользоваться); создание условий для использования этих документов (поскольку любые документы всегда хранятся с целью их дальнейшего использования). Эти задачи в том или ином виде, в той или иной мере осуществляет каждый архив .
В настоящее время наличие национального архива является таким же атрибутом суверенного государства, как герб, флаг, национальная валюта.
Такие архивы (и, соответственно, ведомства, управляющие архивным делом) существуют практически во всех странах.
Наряду с национальными (центральными) государственными архивами существуют также архивы местные, региональные (например, архивы департаментов во Франции, графств в Великобритании, субъектов федерации в России).
В то же время многочисленные учреждения, организации, предприятия, конфессиональные и общественные организации имеют свои архивы, без которых невозможно их успешное функционирование.
Таким образом, среди всего многообразия архивов, крупных и небольших, имеющих вековое прошлое и сравнительно недавно созданных, хранящих древние манускрипты и современные звукозаписи или электронные документы, можно выделить, прежде всего, два типа архивов.
Первые хранят документы, утратившие сиюминутное, оперативное значение, но представляющие интерес для того учреждения, организации, предприятия, которому они принадлежат. Такие архивы называются ведомственными.
Ведомственные архивы хранят документы постольку и до тех пор, поскольку и до каких пор эти документы имеют значение для данного учреждения, организации, предприятия. Эти архивы могут быть очень большими и весьма благоустроенными, например Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации или архивы других министерств. Но принадлежность их к данному ведомству и сам принцип хранения в них документов, исходя из значения последних для данного центрального органа исполнительной власти, позволяет отнести их к числу ведомственных.
К ведомственным архивам примыкают личные архивы, принадлежащие отдельным лицам и хранящие документы, представляющие интерес и ценность для конкретного лица, семейства, рода. В той или иной мере, хотя бы в самом зачаточном виде, владельцем личного архива может считаться любой дееспособный человек, так или иначе хранящий у себя дома официальные документы (например, свидетельства о полученном образовании, праве собственности на недвижимость и т.д.) и различные письма, фотографии и т.п.
Второй тип архивов — это архивы, хранящие документы, имеющие общенациональное, общегосударственное значение. Такие архивы принадлежат всему обществу и являются государственными.
Государственные архивы могут быть центральными (национальными) или региональными. В большинстве государств они образуют сеть архивов (например, национальный архив и архивы административно-территориальных единиц — департаментов, областей и т.д., из которых состоит данное государство) .
Хранящиеся в государственных архивах документы имеют непреходящее научное, политическое, социально-правовое, экономическое и культурное значение для всего общества. В силу этого такие документы должны храниться не временно, а вечно. В архивном деле такое хранение принято называть постоянным.
Формально не входят в число государственных муниципальные архивы, т.е. архивы органов местного самоуправления. Эти архивы являются муниципальной собственностью. Но они зачастую хранят документы, имеющие общенациональное значение. В этом случае муниципальные архивы получают поддержку (в том числе финансовую) от государства.
Но постоянного хранения заслуживают и многие документы, находящиеся в ведомственных или частных архивах. В зависимости от особенностей социально-политического устройства данного государства в разных странах существует специальное законодательство и так или иначе налаженная система, позволяющая по истечении определенного срока передавать из ведомственных архивов (хотя бы архивов государственных учреждений) документы, заслуживающие постоянного хранения, в государственные архивы. Поступают в государственные архивы в результате дарения, завещания, а также покупки и документы из частных архивов, а в ряде случаев (в результате добровольной передачи на хранение) — и из архивов негосударственных учреждений и организаций. Этот процесс называется комплектованием государственных архивов .
В соответствии с этим все государственные архивы можно разделить на комплектующиеся и не комплектующиеся.
В первые поступают документы из действующих учреждений и организаций. Например, Государственный архив Российской Федерации хранит документы как прекративших существование, так и действующих высших и центральных учреждений Российской Федерации. Эти документы передаются из ведомственных архивов, например, соответствующих министерств по истечении определенного установленного законом срока.
Вторые хранят документы учреждений, организаций, предприятий и лиц, закончивших свое существование. Такие архивы называются также историческими. В России к историческим архивам относятся архивы, хранящие документы учреждений, организаций, предприятий и лиц, деятельность которых проходила до Революции 1917 г., в результате которой они прекратили свое существование.
Архивы могут делиться также по отраслям и по особенностям материальных носителей хранящихся в них документов.
В ХХ в. во многих странах стали создаваться экономические архивы, хранящие документы по истории промышленности, сельского хозяйства, финансов. В Российской Федерации таким архивом является Российский государственный архив экономики (РГАЭ).
Типичным отраслевым архивом является также Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ). ХХ в. породил множество документов на нетрадиционных носителях. Хранение таких документов требует особого (отличного от документов на бумажной основе) режима, а их использование — специального оборудования (например, звуковоспроизводящей аппаратуры для фонодокументов). Поэтому в ряде стран существуют специальные архивы (или отделы центральных архивов) для хранения таких документов. В Российской Федерации это — Российский государственный архив кинофотодокументов и Российский государственный архив фонодокументов, а также архивы кинофотофонодокументов в отдельных регионах.
Таким образом, архивы хранят самые разнообразные комплексы документов, отражающие все стороны жизни общества и являющиеся одним из основных источников изучения истории человечества.