Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Совершенствование ​ работы ​ Центрального Архива ​ Министерства Обороны Российской Федерации на основе использования информационных технологий.​

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 5
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ 8
1.1. Сущность и функции архива организации 8
1.2. Понятие и роль информационных технологий для функционирования архива организации 12
1.3. Законодательно-нормативные основы функционирования архивов в Российской Федерации в современных условиях 22
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 30
2.1. Анализ организации системы документооборота Министерства Обороны Российской Федерации 30
2.2. Особенности функционирования Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации 35
3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА ОСНОВЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 45
3.1. Внедрение новой системы документооборота Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации 45
3.2. Внедрение современных систем защиты данных Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 58
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 61
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ 67
ПРИЛОЖЕНИЯ 68

Введение:

Актуальность темы заключается в том, что архивы играют важную роль в формировании современного информационного общества, в то же время, составляя существенную и незаменимую часть историко-культурного наследия не только субъекта Российской Федерации, но и государства в целом. Предоставляя доступ к архивной информации, они содействуют решению задач социально-экономического, политического, образовательного, воспитательного и культурного характера, способствуют развитию гражданского общества и эффективному государственному управлению. В данном исследовании рассматриваются наиболее важные проблемы в сфере внедрения информационно-коммуникационных технологий в сферу архивного дела, предлагаются эффективные решения и пути развития.
Информатизация архивного дела – необходимое направление его развития. В настоящее время существует множество проблем в данном направлении, связанных с нормативным правовым регулированием, материально-техническим, финансовым, методическим, кадровым обеспечением. Но их решение позволит достичь качественно нового уровня формирования, учета, обеспечения сохранности, использования архивных документов.
Совершенствование архивного дела и делопроизводства в современных условиях информационного общества является актуальной задачей; применение новых технологий в сфере документационного обеспечения управления требует разработки новых подходов к вопросу их развития. Наличие определенной специфики ведения делопроизводства и архивного дела в воинских частях и организациях ВС РФ делает данное направление еще более важным, требующим тщательного исследования.
В организациях ВС РФ в том числе и Министерстве обороны РФ имеется необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и использования компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками. Следовательно, хорошо функционирующий архив Министерства обороны РФ может и должен стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию. В такой центр постоянно обращаются для решения как оперативных, так и более значимых вопросов деятельности Министерства обороны РФ.
Состояние изученности проблемы. Теоретические и практические вопросы касающиеся особенностей организации документооборота в учреждениях, в том числе и в вооруженных силах РФ, рассматривались такими авторами как: Андреевой В.И. , Бузуновой В.И. , Ю.Н. Загинайловым Ю.Н. , Лариным М.В. , Е.А. Налётовым Е.А. , Носенковым С.В. и др. В то же время особенности функционирования архива Министерства обороны России на основе использования информационных технологий требуют комплексного рассмотрения данного вопроса.
Целью выпускной квалификационной работы является разработка направлений совершенствования работы Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации на основе использования информационных технологий.
Объектом выпускной квалификационной работы является Центральный Архив Министерства Обороны Российской Федерации.
Предметом исследования выпускной квалификационной работы является современное состояние и пути совершенствования функционирования Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации на основе использования информационных технологий.

Для достижения цели выпускная работа ставит и решает следующие задачи:
 рассмотреть сущность и понятие архива организации;
 раскрыть понятие и роль информационных технологий для функционирования архива организации;
 определить законодательно-нормативные основы функционирования архивов в Российской Федерации в современных условиях;
 провести анализ организации системы документооборота Министерства Обороны Российской Федерации;
 раскрыть особенности функционирования Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации;
 разработать направления внедрения новой системы документооборота Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации;
 предложить внедрение современных систем защиты данных Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации.
Для проведения исследования использованы следующие методы: обзор литературы, анализ, обобщение, синтез.
Структура дипломной работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, 3-х глав, списка использованной литературы, заключения и приложений.

Заключение:

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы получены следующие результаты:
1. Архив организации – это подразделение организации, выполняющее учет, хранение, использование и комплектование важных архивных документов организации.
2. Под информационными технологиями понимается совокупность средств и методов представления, передачи, обработки, хранения и сбора информации, которые расширяют знания людей и способствуют развитию возможностей людей по управлению социальными и техническими процессами. Потребность введения информационных технологий в практическую деятельность архивных органов, определена потребностью удовлетворения растущих потребностей социума в ретроспективной информации.
3. Законодательно-нормативные основами функционирования архивов организаций в Российской Федерации является Конституция РФ, Федеральный закон «Об архивном деле», ряд других законов и подзаконных актов РФ как федерального, так и регионального значения. К настоящему моменту правовая база функционирования архивов организаций прошла длительный путь, неоднократно дорабатывалась и пополнялась новыми актами. Однако многое не урегулировано, исключительно в общих чертах. К этому относится терминология и понятийный аппарат, вопросы подлинности электронных документов, придания им юридической силы, требований к работе с электронными документами. Фрагментарный характер регулирования области информатизации архивного дела затрудняет сам процесс, не имеющий твёрдой нормативной и методической базы.
4. Система документооборота и делопроизводства Министерства Обороны Российской Федерации обеспечивает: быстрое, четкое выполнение технических операций, связанных с приемом, регистрацией и пересылкой документов; быстрый поиск всех необходимых справок в делах; надежный и простой учет документов в делах Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации; постоянное наблюдение и контроль за выполнением заданий, связанных со служебными документами Министерства Обороны Российской Федерации при минимальном наличии технического аппарата. Система документооборота Министерства Обороны Российской Федерации производится в основном на бумажных носителях. В системе документооборота Министерства Обороны Российской Федерации применяются различные виды служебных документов, а именно: директива, приказ, распоряжение, предписание, указание, рапорт, отношение, отчет, доклад, донесение, справка и акт. В Министерства Обороны Российской Федерации ведется исторический формуляр. В системе документооборота и делопроизводства Министерства Обороны Российской Федерации все формируемые служебные документы полностью охватывают решаемые в них вопросы и не противоречат документам старших командиров (начальников) и действующему законодательству РФ.
5. Центральный Архив Министерства Обороны Российской Федерации включает в себя: отдел административно-кадровой работы, отдел обработки и учета запроса, финансово-экономический отдел, отдел режимной и секретной информации, отдел информации и обеспечение работы пользователей, отдел комплектования, отдел фондов, отдел реставрационных и переплетных работ. В Центральном Архиве Министерства Обороны Российской Федерации работает 30 сотрудников, его руководством занимается начальник архива. Главными задачами Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации является: комплектование документами, обеспечение сохранности, учет, использование документов, создание научно-справочного аппарата, хранящихся в архиве, а также проведение контроля за системой документооборота Министерства Обороны.
6. Предлагаем следующие направления совершенствования системы документооборота и Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации: совершенствование системы управления в сфере документооборота и документационного обеспечения Министерства Обороны Российской Федерации; интеграция Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации в государственный механизм системы электронного правительства; обеспечение эффективного развития Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации в современных условиях; содействие участию Министерства Обороны Российской Федерации в повышении доступности и качества государственных услуг в сфере архивного дела согласно интересам и потребностям граждан; оптимизация условий хранения документов Министерства Обороны Российской Федерации на традиционных носителях для снабжения гарантированного доступа к ним; внедрение инноваций в функционирование Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации; развитие кадрового потенциала Центрального Архива Министерства Обороны Российской Федерации. В качестве направления совершенствования системы документооборота и электронного архива предлагаем в Министерства Обороны Российской Федерации внедрить типовое прикладное программное решение «Ведомственный архив организации» от компании ЗАО «ЛМА».
7. С целью усиления защиты данных Центрального архива Министерства Обороны РФ предлагаем внедрить комплексную систему защиты данных, которая будет включать в себя устройство уничтожения остаточной информации на жестких дисках персональных компьютеров «Самурай ATX»; считыватель отпечатков пальцев «Bioki ID3» на основе теплового датчика ATMEL; программы DeviceLock и СУБД «Ред База Данных 2.1», камеры видеонаблюдения. Так как затраты на внедрение комплексной системы защиты данных в 4,5 раза ниже вероятного ущерба от утечки информации, то проект совершенствования защиты данных электронного архива эффективен

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Сущность и функции архива организации

Прежде всего, рассмотрим понятие «архив организации». У многих людей «архив организации» ассоциируется с картиной пыльного и подвального помещения. На практике архив организации – это необходимый объект любой организации. Под архивом организации понимается структурное подразделение данной организации, выполняющего функции комплектования, хранения, использования и учета архивных документов .
Следует отметить, что понятие «архивный документ» отличается от другого любого документа. Так под понятием «документ» обычно понимают следующее:
Документ – это итог закрепления информации ;
Документ – это материальный объект, обладающий информацией, предназначенный для передачи её в пространстве и времени .
Документ – это информация с реквизитами, которая закреплена на материальном носителе .
Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства ;
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», архивный документ – это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника ;
В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 № 19, по категориям архивные документы делятся на:
— открытые;
— ограниченного доступа;
— хранящиеся на особых условиях доступа к ним.
Важная особенность архивных документов – это обязанность обеспечения их сохранности. Данная обязанность возникает у государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и индивидуальных предпринимателей.
Создание архива несет в себе цель приема документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения. Архив создается или как самостоятельное подразделение в организации или как подразделение в составе делопроизводства. Форма зависит от объема документов.
Архив в своей деятельности преследует следующие задачи :
 учет и сохранность документов;
 комплектование документами;
 активное применение документов;
 организация научно-справочного аппарата к документам архива;
 передача и подготовка документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение.
Архив организации – это важнейшая составляющая современной организации, выполняющая следующие функции :
 сохранность и учет документов;
 принятие упорядоченных документов;
 поддержание списков источников комплектования архива;
 информационное обслуживание структурных подразделений и руководителей организации;
 осуществление экспертизы ценности и организация действий по передаче документов на постоянное хранение;
 проверка правильности оформления и формирования дел;
 составление номенклатуры дел организации;
 практическая и методическая помощь в организации работы с документами;
 участие в разработке методических и нормативных документов по документационному обеспечению управления и архивному делу;
 повышение квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления.
Что касается видов архивов, то они классифицируются, во-первых, в зависимости от компетенции (функций) организации :
 Центральный архив органа власти субъекта Российской Федерации или федерального органа власти;
 Объединенный архив;
 Центральный отраслевой архив;
 Архив организации.
Во-вторых, в зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве:
 Научно-технический архив;
 Архив управленческой документации;
 Архив документации на электронных носителях