Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Совершенствование процесса документооборота транспортно-логистической деятельности в АО «ФМ ЛОЖИСТИК ВОСТОК»

Содержание:

Введение 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ 5
1.1. Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков 5
1.2. Организация процесса документооборота в организации 13
1.3. Специфика организации процессов документооборота в транспортно-логистической деятельности 19
2. ПРИМЕНЕНИЕ ЛОГИСТИЧЕСКОГО ИНСТРУМЕНТА ДЛЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОМПАНИИ АО «ФМ ЛОЖИСТИК ВОСТОК» 33
2.1. Характеристика деятельности АО «ФМ ЛОЖИСТИК ВОСТОК» 33
2.2. Анализ логистической деятельности предприятия, как основы документооборота 45
2.3. Реализация решения и формирование исходных данных для оценки стоимости и логистических затрат при совершенствовании документооборота в АО «ФМ ЛОЖИСТИК ВОСТОК» с EMC Documentum 59
2.4. Анализ эффективности логистического решения при совершенствовании документооборота в АО «ФМ ЛОЖИСТИК ВОСТОК» с использованием EMC Documentum 72
Заключение 78
Список использованной литературы 80

Введение:

Проблемы, с которыми сталкиваются компании при организации транспортно-логистических процессов, как правило, сложны, пути и способы их решения неочевидны. В этой связи в середине ХХ в. на основе теории логистики сформировалось направление методологии специально-научных исследований и практик — системный подход. Его методической конкретизацией является системный анализ логистической деятельности предприятия, который представляет собой синтез науки и искусства в логистике и предназначен для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам самой различной природы и характера. Он объединяет в едином процессе подготовки и обоснования решений много различных методов.
Системный подход в организации логистики имеет большую значимость для теории и практики. В этой связи он рассматривается во многих работах. Вместе с тем нередко в них рассмотрение процедур системного подхода осуществляется применительно к обоснованию конкретных проблем, относящихся к различным областям деятельности предприятия, часто со сложным математическим аппаратом и специфической детализацией, которая несколько затеняет его суть и основные этапы.
В основании совершенствования транспортно-складских процессов находятся суммарные затраты на весь комплекс транспортно-складских услуг на пути товаров от поставщика до получения их потребителем. В зависимости от типа груза, способа хранения и транспортировки, общие расходы на транспортные и складские операции составляют порядка 5-25% в общей себестоимости продукции, при этом наблюдается тенденция их роста. Логистическая транспортно-складская система собой представляет комплекс автоматизированных взаимосвязанных складских и транспортных процессов разгрузки, укладки, хранения, загрузки, транспортировки, временного накопления грузов и т.п.
Для лиц, принимающих участие в организации транспортно-логистических процессов, а также в системном анализе предприятия крайне необходимо глубокое понимание сути рассматриваемых проблем и основных процедур обоснования и формирования решений. Это возможно лишь в случае сосредоточения на общей картине, можно сказать, на общенаучном и обще практическом уровне.
Постановка проблемы проектирования логистических систем и цепей в ходе исследований, объясняющих причину следствия необходимость изменения в материальной информационном потоке и последовательно изучаем макро затем микро-логистические системы подробно анализируем взаимодействие в конкретных логистических системах: закупках, производстве, транспорте, складе и сбыте. Так или иначе, компания неизбежно приходит к термину требования к логистической системе. В этой связи закономерен вопрос оптимизации требований к логистической системы отчасти требования к логистике включены в стандарты ISO – 9000.
Одной из самых трудных задач для компании, занимающейся транспортной или логистической деятельностью, является упорядоченный и точный учет материальных средств в складах, документальное отображение транспортных процессов и взаимоотношений с заказчиками: будь то внешние или внутренние заказчики. При большом обороте логистических операций количество первичных документов становится большим, как результат сложным становится их упорядочивание. Обычно, многие компании до сих пор, несмотря на стремительное развитие программного обеспечения и компьютерной техники, не имеют отлаженного учета и документооборота.
В последнее время резко увеличился объем информации, которая должна обрабатываться своевременно для функционирования и конкурентоспособного развития организации.
Исходя из сегодняшних требований к качеству работы современных логистических предприятий, эффективная работа его транспорта и склада во многом зависит от качества электронного и бумажного документооборота в компании на базе автоматизированного учета.
Использование информационных автоматизированных систем в учете позволяет персоналу транспортно-логистических предприятий и предприятиям напрямую связан с их работой:
 быстро вырабатывать решения по перемещению, отпуску, оприходованию продукции;
 владеть четкой информации о состоянии и размещении грузов,
 четко выполнять операции с грузами;
 вести учет;
 проводить инвентаризации грузов и т.д.
Актуальность исследования: эффективность работы логистической системы обуславливает потребность в качественной работе системы документооборота. Целесообразность постановки задачи — отыскания систематизации и унификации требования к логистическим системам — не вызывает сомнения, поскольку логистика сегодня уже ассоциируется не только со складом и транспортом (как в 90-е годы), а системное управление внутренним материальным потоком предприятия, эффективным взаимодействием с поставщиками и потребителями требуют качественного и своевременного документооборота. А ведь от нормальной организации документооборота зависит решение ряда основных задач логистики – вовремя в нужное место, в нужном количестве и качестве, своевременность поступления оплат и получение необходимых разрешений. На каждую из этих составляющих влияет правильная организация документооборота начиная от получения заказа и до подтверждения получения груза получателем и проведения окончательных расчетов.
Цель работы: разработка предложений по совершенствованию документооборота транспортно-логистического предприятия и построение проекта по ее улучшению.
Задачи исследования:
1. Рассмотреть предпосылки для разработки проекта совершенствования документооборота транспортно-логистической компании.
2. Исследовать положение дел в компании с целью нахождения предпосылок для совершенствования документооборота транспортно-логистической деятельности компании.
3. Выработать предложения по совершенствованию системы документооборота транспортно-логистической деятельности предприятия и оценить их эффективность.
Объект исследования: логистическая деятельность компании.
Предмет исследования: совершенствование документооборота транспортно- логистической компании.
В исследовании использованы такие методы: анализ динамики, структурный и сравнительный анализ.
Методологическая база исследования организована на трудах авторов: Б.А Аникин, М. С. Абрютина, Л.А. Брагин, А.И. Гребнев, И. В. Егоров, М. Е. Залманова, В. И. Сергеев, А. И. Шукаев и прочих.
Практическая значимость дипломной работы обусловлена применимостью рассмотренных методов оптимизации, которые основаны на общих принципах логистики, в каждой организации, в которой деятельность основана на потоках товарно-материальных ценностей.
Дипломная работа включает введение, две главы, заключение, список использованной литературы.

Заключение:

В результате проведенного исследования можно сделать выводы о процессе документооборота транспортно-логистической компании. Документооборот является структурной организацией информационных потоков предприятия. Информационные потоки являются важной составляющей логистики. Оптимизация документооборота транспортно-логистической компании приводит к своевременному получению заказа, своевременной его обработке и предоставлению требуемых услуг. Документы и информационные потоки несут информацию о грузе, его количестве, упаковке, способе перемещения и хранения, о месте хранения и способах отборки грузов, влияют на своевременность оплат и расходы на обеспечение процессов.
Была изучена деятельность компании АО «ФМ ЛОЖИСТИК ВОСТОК». Основными видами деятельности компании является предоставление логистических услуг.
Анализ документооборота предприятия выявил ряд проблем – несвоевременность поступления оплат, длительность процесса и дороговизна обмена документами с клиентами, проблемы с восстановлением некорректно-оформленных документов и с поиском документов в бумажных архивах.
Для решения ситуации предлагается ряд мероприятий:
− организация системы документооборота компании с целью снижения затрат на грузоперевозки и своевременности получения оплаты за предоставленные услуги;
− оснащение предприятия современным сетевым, компьютерным и сетевым оборудованием;
− обучение персонала работе в современной системе документооборота
Для компании эффект от организации документооборота заключается в том, что она дает эффективный инструмент руководству для контроля работы персонала. В результате осуществления проекта возникает возможность для своевременного принятия важных управленческих решений, а также растёт результативность системы управления процессами, а значит и результативность компании в целом. Внедрение проекта документооборота дает возможность компании увеличить конкурентоспособность и занять более высокое положение на рынке логистических услуг.
Выстроив прогнозный баланс с отчетом про прибыли и убытки, выполнив мониторинг состоятельности, можем сформировать вывод про эффективность предложенных мер, учитывая повышение класса платежеспособности АО «ФМ ЛОЖИСТИК ВОСТОК».
Кроме того, за счет организации грузоперевозок предприятие может получить экономический эффект от ведения управления грузоперевозок предприятия при помощи новой информационно-аналитической системы документооборота в размере более 1225 млн. руб.

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
1.1. Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков
Логистика – организация, планирование, контроль и выполнение товарного потока от проектирования и закупок, через производство и распределение до конечного потребителя с целью удовлетворения требований рынка с минимальными операционными и капитальными затратами. Перевозка грузов – представляет собой совокупную работу значительной инфраструктуры (комплекс взаимосвязанных структур, которые обслуживают данное направление, в данном случае – совокупность транспортных, обслуживающих предприятий и складских систем) со своими особенностями, законами и правилами. Важным направлением в логистическом бизнесе выступает доставка продукции своевременно и с минимальными затратами. Своевременность доставки груза, также, как и качество, зависят от правильно, грамотно организованного процесса такой перевозки [10, c.135].
В России нет на сегодня общепризнанной единой классификации для участников рынка логистики. Потребитель, которому требуется перевезти груз, в терминологии и в услугах, предоставляемых логистическими предприятиями, не может владеть цельным пониманием процессов, не ознакомившись со значением основных терминов и типов участников рынков. Даже логистические организации считаются «транспортно-логистическими», являясь на самом деле предприятиями, которые предоставляют лишь услуги по перевозке грузов. Для начала анализа информации по логистическим компаниям следует определить основные термины и преимущественные направления деятельности таких организаций.
Главной задачей логистики является – доставить груз в назначенное время, назначенное место, в требуемом количестве и качестве с минимальными затратами. Этот процесс включает подбор упаковки, упаковку товара, подбор и поиск транспорта, определение наиболее оптимального маршрута, а также – организацию промежуточного и постоянного хранения грузов и т.п. [28, c.85]
Важным направлением деятельности в рамках логистики хранения и перевозки грузов является экспедирование. Экспедирование предполагает собою поиск подходящего транспорта и специальной техники, сопровождение груза в процессе его перевозки, оформление требуемых документов. По своей сути экспедиторами, в первую очередь, являются люди или организации, которые непосредственно несут ответственность за доставку груза. Самый простой пример – водители, совершающие перевозку. Однако крупные транспортные экспедиторы несут неизмеримо большую ответственность за груз, своевременность и точность его доставки.
Транспортная логистика – это непосредственное управление перевозкой грузов или изменением места положения материальных ценностей с минимальными затратами с применением транспортных средств, организацией наиболее оптимального маршрута с подбором складов по пути перемещения груза [11, c.72].
Транспортная внутренняя логистика регулирует перевозки внутри производства, а транспортная логистика внешняя – снабжение организаций и обеспечение доставки продукции их производства [16, c.86].
При традиционном подходе к доставке груза от отправителя, посредством транспортного экспедитора, к получателю грузов, информационный поток в логистике движется соответственно потоку материальному.
Поток – совокупность объектов, воспринимаемых как единое целое и существующий как процесс на некотором промежутке времени и измеряется за определенный период в абсолютных единицах [13, c.75].
Параметры потока – это параметры, что характеризуют происходящий процесс. Важнейшими характеризующими поток параметрами являются: траектория движения, конечный и начальный его пункты, длина пути, время и скорость движения, интенсивность, промежуточные пункты. Для логистики представляют интерес финансовые, информационные и материальные потоки.
Материальный поток – это продукция (в виде товарно-материальных ценностей), которая рассматривается в процессе применения к ней разных логистических (складирование, транспортировка и пр.) и технологических (сборка, механообработка и пр.) операций и относится к временному определенному интервалу [7, c.85].

Информационный поток – это совокупность сообщений, цирку-лирующих в логистической системе, меж внешней средой и логистической системой, необходимых для контроля и управления логистическими операциями [14, c.79].
Управление информационным потоком заключается в согласовании скорости приема и передачи информации, объема информации, величины пути следования потока или пропускной способности структуры отдельной.
Информационный поток измеряют количеством передаваемой или об¬рабатываемой за единицу времени информации.