Дипломная работа (бакалавр/специалист) на тему Совершенствование коммуникационных процессов в управлении организацией (на материалах Центрального филиала АО «ТК РусГидро»)»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 5
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В ОРГАНИЗАЦИИ 7
1.1 Понятие коммуникационных процессов и их разновидностей 7
1.2 Управление коммуникационными процессами в организации 14
1.3 Направления совершенствования коммуникационных процессов 21
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ И ОСНОВНЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЦЕНТРАЛЬНОГО ФИЛИАЛА АО «ТК РУСГИДРО» 29
2.1 Анализ системы управления в Центральном филиале АО «ТК РусГидро» 29
2.2 Анализ основных показателей деятельности Центрального филиала АО «ТК РусГидро» 35
2.3 Анализ внутренней и внешней среды в Центральном филиале АО «ТК РусГидро» 39
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ ФИЛИАЛЕ АО «ТК РУСГИДРО» 55
3.1 Разработка мероприятий по совершенствованию коммуникационных процессов 55
3.2 Расчет эффективности мероприятий по совершенствованию коммуникационных процессов 67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 71
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 76
Приложение А 81
Приложение Б 82

Введение:

Актуальность темы исследования. Современное общество постоянно стремится к увеличению коммуникационных потоков. Для отдельного человека средства передачи информации – это мобильная связь, интернет, общение и др. Коммуникация всегда оставалась самой важной составляющей частью в жизни общества. При помощи вербального и невербального общения люди разговаривают, получают опыт, передают свои знания, делятся впечатлениями, то есть развиваются.
Развитие современной организации зависит не только от экономических показателей, но и умения грамотно регулировать коммуникационные потоки внутри компании.
Для этого необходима разработка мероприятий по эффективности внутрифирменных коммуникаций как инструмента организационного управления поведением сотрудников на основе совмещения интересов работника и стратегических целей организации, полноправным членом которой он является. Реализация этой задачи требует теоретического осмысления накопленного практического опыта в области коммуникационных процессов, их систематизации и аналитической оценки, что предполагает получение комплекса данных о влиянии стимулов материального и нематериального характера на эффективность деятельности работников.
В работе рассмотрены понятие коммуникаций и коммуникационного процесса, управление коммуникационными процессами и направления их совершенствования в организациях на основе исследований российских авторов Д.П. Гавра, Спивака В.А., Радушинского Д.А., Нахимова Е. А., Жернакова М.Б. и др. Однако, несмотря на значительное число источников по данной теме, новизна проведенной выпускной работы состоит в том, что были обобщены и проанализированы взгляды авторов, и на основе изученного материала был проведен подробный анализ коммуникации в организации.
Целью исследования является совершенствование коммуникационных процессов в организации Центральном филиале АО «ТК РусГидро».
Для достижения поставленной цели, в работе необходимо решить комплекс задач:
1. Рассмотреть понятие коммуникационных процессов и их разновидностей.
2. Изучить управление коммуникационными процессами в организации.
3. Определить направления совершенствования коммуникационных процессов.
4. Привести организационно-экономическую характеристику АО «ТК РусГидро».
5. Провести анализ коммуникационных процессов в организации.
6. Выявить проблемы коммуникационных процессов в АО «ТК РусГидро».
7. Предложить мероприятия по развитию коммуникационных процессов.
8. Оценить эффективность предлагаемых мероприятий.
Объект исследования в работе – коммуникационные процессы в организации.
Предмет исследования — совершенствование коммуникационных процессов в Центральном филиале АО «ТК РусГидро»
Методы исследования. Для подготовки работы использованы следующие методы исследования: индукции, дедукции, анализа, экспертный метод, графический и расчетный методы.
База исследования. Для подготовки работы использована современная литература по теме работы, документация Центрального филиала АО «ТК РусГидро», результаты экспертного опроса об эффективности коммуникаций в организации.

Заключение:

В соответствии с поставленными в работе задачами, в первой главе работы рассмотрены теоретические аспекты коммуникационных процессов в организации, в результате которых сделаны выводы о том, что коммуникационный процесс представляет собой обмен информацией между людьми. Передача информации осуществляется на различных уровнях, как по вертикали, так и по горизонтали. Правильный выбор инструментов коммуникации позволяет максимально эффективно донести сообщение руководства компании до сотрудников и нередко экономит значительные средства.
Управление коммуникациями в организации представляет собой процесс, с помощью которого менеджеры разрабатывают систему представления информации и передачи информации и фактов своим сотрудникам внутри организации, а также отдельным лицам и внешним подразделениям вне организации. Без этого невозможно получить всю необходимую информацию для принятия важных решений в организации
Основу процесса управления коммуникациями составляет взаимодействие между различными элементами административной структуры — подразделениями, должностными лицами, которые осуществляются с использованием каналов связи, которые их соединяют.
Для успешного функционирования организация система коммуникационного менеджмента должна постоянно совершенствовать, улучшать свою систему коммуникаций, применять при этом современные технические средства, информационные потоки, которые повышают эффективность коммуникационного менеджмента в организации и позволяют эффективно и быстро решать управленческие проблемы.
Для совершенствования коммуникационных процессов в организации могут быть использованы методы, которые могут решить проблемы в конкретной области управлении организации: совершенствование организационной структуры, управление конфликтами, улучшение управления персоналом, формирование и развитие организационной культуры, автоматизация производственных процессов, внедрение современных информационных технологий.
Во второй главе работы проведен анализ деятельности и коммуникационных процессов в Центральном филиале АО «ТК «РусГидро».
Центральный филиал является специализированным транспортным предприятием, способным осуществлять свою деятельность практически во всех секторах транспортного рынка.
Анализ организационной структуры Центрального филиала показал, что она сформирована по линейному принципу, руководство филиалом осуществляет директор через функциональных заместителей. Организационная структура рациональна, в ней нет лишних звеньев, она отвечает уровню развития филиала.
Изучение экономических показателей деятельности филиала свидетельствует о хорошем состоянии, имеется ежегодное увеличение выручки, но имеются отрицательные тенденции при оценке окончательных результатов деятельности. Наметилась тенденция к ухудшению положения, имеется снижения прибыли, которое обусловлено ростом расходов.
Важным фактором эффективности работы филиала является наличие персонала, отвечающего потребностям филиала. В настоящее время общая численность 175 человек. Сегодня филиал обеспечен кадрами, имеющими достаточный опыт работы и профессиональное среднее или высшее образование.
Анализ движения персонала показал, что наблюдается высокая текучесть кадров на протяжении трех последних лет от 13 до 18,9% с 2017 по 2019 год. Анализ причин увольнений показал, что часто сотрудники покидают рабочие места по причине конфликтности с руководством, которые определены неэффективными коммуникациями.
анализ показателей деятельности Центрального офиса, позволяет сделать выводы о том, что за последние три года филиал имеет рост доходов и прибыли. При этом расчет показателей финансовой устойчивости показывает, что работа филиала недостаточно эффективна, поскольку показатели свидетельствуют, что филиал может потерять финансовую независимость и нарастить зависимость от заемных средств. Также есть свидетельства о нерациональном использовании собственного капитала.
Анализ внешней среды показал, что Центральный филиал сегодня имеет хорошую рыночную позицию, но она во многом определяется государственной политикой в сфере строительства, так как основные постоянные заказчики филиала занимаются строительством.
Проведенный анализ коммуникационных процессов в филиале показал, что используются вертикальные, горизонтальные и диагональные связи. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням сотрудниками или частями организации: между подразделениями и конкретными сотрудниками, как внутри подразделений, так как между ними.
Вертикальные коммуникации осуществляются посредством оформления приказов по основной деятельности и личному составу, через проведение оперативных совещаний, оформление протоколов о деятельности. Кроме того, для передачи информации сверху вниз используется телефонная связь, электронная почта. Восходящие коммуникации реализуются посредством составления отчетности от подразделений, как текущей, так и итоговой. Участие руководителей подразделений в обсуждении и подготовке управленческих решений.
Горизонтальные коммуникации чаще всего происходят в неформальной обстановке, путем общения сотрудников, руководителей подразделений. Часто возникают смысловые барьеры, анализ показал наличие повышенной конфликтности, которая возникает при решении рабочих вопросов между структурными подразделениями.
В связи с несовершенством коммуникаций внутри филиала, организация подвергается таким угрозам, как уход сотрудников, возможно и к конкурентным компаниям, негативный настой коллектива по отношению к вышестоящему руководству, под эмоционально-психологическим воздействием затруднение адаптации новых сотрудников.
Для получения обратной связи о сложившихся в Центральном филиале внутренних коммуникаций, был проведен анонимный опрос персонала, в котором на добровольной основе приняли участие 72 работника.
Опрос показал, что 62% не удовлетворены получаемой информацией, 52% не удовлетворены решением возникающих проблем и конфликтов.

Менее половины коллектива (37%) считает себя членом команды. Велика доля (38%) тех, кто оценивает рабочую обстановку, как напряженную и конфликтную.
Проведенный анализ управления коммуникациями и результаты опроса персонала в Центральном филиале позволяет сделать выводы о выявленных проблемах:
 существующие информационные потоки между отделами не формализованы, имеются частые конфликты;
 несмотря на относительно близкий уровень образованности персонала организации, в рабочем коллективе нередко возникают те или иные барьеры в общении, которые влияют на успешность коммуникации и деятельности филиала в целом;
 не достаточно сформированная организационная культура, которая затрудняет внутренние коммуникации;
 имеется разобщенность и персонал не ощущает себя командой, объединенной общей рабочей целью.
В третьей главе работы разработаны мероприятия по улучшению коммуникационных процессов в Центральном филиале АО «ТК «РусГидро».
Для улучшения коммуникационного процесса, снижения конфликтности, предложено создание внутреннего сайта филиала. Сайт позволит всем сотрудникам филиала, даже работающих на непосредственном предоставлении транспортных услуг оперативно быть в курсе происходящих событий, давать обратную связь, знакомиться с официальными документами. Важным фактором коммуникационного процесса станет доступ к отчетным данным филиала, планам развития. Кроме того, на сайте может проводиться общее собрание, телеконференции, выступления руководителя. Посредством сайта повысится информированность персонала, снизится искажение вертикальных коммуникаций.
Для снижения конфликтности в рабочей ситуации. В целях создания хороших вертикальных и горизонтальных коммуникаций предложено использовать современный информационный ресурс для групповой работы — электронный органайзер «Outlook NewTask Add-in», который позволит всем участникам рабочего процесса одновременно быть в курсе происходящего, ликвидирует конфликты из-за искаженной информации и организует рабочий процесс всех работников офиса. Электронный органайзер «Outlook NewTask Add-in» будет способствовать ускорению прохождения документов, решению групповых задач и предоставит возможность руководству отслеживать эффективность выполнения поручений подчиненными.
С целью улучшения командообразования, предложено использование такого управленческого инструмента как тимбилдинг, для запуска механизма сплочения коллектива и оформления его, как команды.
Для того, чтобы оценить эффективность предлагаемых мероприятий, была проведена оценка затрат, которая показала, что для реализации данного проекта необходима денежная сумма, в размере 280 тыс. руб.
Для оценки эффективности мероприятий проведен опрос руководителей структурных подразделений, которые единогласно оценили мероприятий, согласившись с тем, что они позволят улучшить вертикальные и горизонтальные коммуникации, снизят текучесть по причинам конфликтности, снизят конфликтность по рабочим вопросам и повысят выручку от реализации услуг на 10-15%.
Были также проведены расчеты эффективности проекта, которые показали, что после реализации мероприятий ожидается повышение эффективности в виде увеличения производства услуг и увеличение выручки от реализации услуг на 10% в год.
Чистая прибыль предприятия за год после внедрения предложенных мероприятий составит 763 тыс. руб., экономический эффект составит 483 тыс. руб., экономическая эффективность мероприятий составит 272%.

Фрагмент текста работы: